Этап инициации проекта – на что обратить внимание? | # 16 Начало работы с управлением проектами

Фаза инициации проекта начинается с идеи для предприятия. Однако он заканчивается принятием обязывающего решения о начале проекта. Прежде чем наступит время планирования бюджета, выбора метода реализации и состава команды, менеджер проекта готовит набросок видения и цели проекта. Так что же требует особого внимания на этапе инициации?

Этап инициации проекта – содержание:

1. Введение
2. Документы и заинтересованные стороны
3. Определите, как управлять новым проектом
4. От инициации к планированию
5. Краткое содержание

Введение

Фаза инициации проекта происходит только один раз, независимо от метода реализации. Его цель состоит в том, чтобы определить, о чем проект. Также это лучшее время отказаться от проекта, если есть серьезные сомнения в возможности его завершения. На этом раннем этапе организация не понесет больших затрат, в то время как руководитель проекта относительно легко расстается со все еще схематичным проектом. Однако если новый проект кажется многообещающим, на что стоит обратить внимание на этапе его инициации?

Документы и заинтересованные стороны

После первых договоренностей пришло время сделать ТЭО и устав проекта . Первый документ определит шансы на успех нашего предприятия. В то время как во втором руководитель проекта напишет эскизную основу для предприятия. Несмотря на отсутствие подробностей, именно эти два документа должны убедить заинтересованные стороны в том, что новый проект стоит того, чтобы его реализовывать.

Но кого нужно убеждать? Это также определяется этапом инициации проекта, когда составляется реестр заинтересованных сторон . Это список лиц, непосредственно связанных с проектом , т. е. представителей заказчика, совета директоров организации или потенциальных подрядчиков, среди прочих. Однако в число заинтересованных сторон могут входить люди, которые будут косвенно затронуты реализацией нашего проекта. Это могут быть, например, жители улицы, на которой мы будем проводить работы, или сотрудники отдела обслуживания клиентов, где мы будем внедрять автоматизацию. Они не будут вовлечены в проект, но наши действия изменят их среду обитания или работы.

Определите, как управлять новым проектом

Но кто участвует в подготовке планов для нового предприятия? За них в первую очередь отвечает руководитель проекта . Он или она устанавливает контакт с людьми, которые будут следить за выполнением проекта, и решает с ними, среди прочего, такие вопросы, как:

• обязанности
• способы общения – формальные, такие как отчетность, и неформальные, такие как задавание вопросов о текущих проблемах в планировании и реализации проекта
• допустимые диапазоны — например, для бюджета и времени выполнения запланированного проекта или принятых рисков.

Если в проект будет вовлечено больше людей в совете, иногда для этой цели проводится собрание, называемое инициационным собранием . Обычно это происходит, когда руководитель проекта уже закончил работу над первыми версиями документов, о которых мы писали выше:

• технико-экономическое обоснование
• устав проекта
• реестр заинтересованных сторон, а иногда и предварительную версию
• реестр факторов риска.

От инициации к планированию

Самый простой способ указать на разницу между инициированием проекта и планированием — задать ключевые вопросы, на которые необходимо ответить на обоих этапах. Их сравнение показано в таблице ниже:

Планирование является более подробным — оно, как правило, отвечает на вопросы о том, как что-то сделать, а также на факты о сроках реализации и бюджете. Инициация, с другой стороны, фокусируется на вопросах об общей цели и значении, а также осуществимости проекта в целом.

Хотя планирование часто происходит одновременно на этапе инициации и до официального запуска проекта , эти две области проекта имеют разные масштабы. Стадия планирования может многократно повторяться в ходе проекта. Это связано с тем, как и в каком порядке выполняются конкретные задачи и реализуются цели, ведущие к достижению цели проекта. Стадия инициации, с другой стороны, фокусируется на определении цели проекта и оценке возможности и целесообразности ее реализации. Если да, то часть этого этапа также включает в себя убеждение ключевых заинтересованных сторон.

Краткое содержание

На этапе инициации проекта неоднократно задавайте самый фундаментальный вопрос: есть ли смысл реализовывать этот проект? Ведь однажды данный окончательный ответ завершит и закроет, так сказать, стадию инициации. Это определит направление и объем работы проектной группы на весь срок реализации запланированных мероприятий.

Чтобы сделать правильный выбор, стоит потратить силы на кропотливую подготовку документов и установление четкого пути управления новым проектом. Эти вложения обязательно окупятся на следующих этапах его реализации.

Вас интересует управление проектами? Следите за нашей серией, чтобы не пропустить ни одной статьи.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами