10 самых больших проблем управления проектами и как их избежать
Опубликовано: 2021-06-30Если проект — корабль, управление проектом — его парус. Управление проектом — это то, что дает указание конкретному проекту, чтобы его можно было направить к успеху. Однако при выполнении проекта можно столкнуться с беспрецедентными проблемами управления проектом.
Creately вместе с командой Proofhub и ее директором по маркетингу Вартикой Кашьяп организовали чат в Твиттере, намереваясь пролить свет на 10 самых больших проблем управления проектами и способы их решения.
Ниже приводится тщательно подобранный список задач и ответы участников по их решению.
Проблемы
- Устранение разрозненности и создание среды, способствующей эффективному и действенному сотрудничеству и общению в рамках проекта.
- Вклад правильного планирования в успех проекта
- Решение проблем управления проектом, возникающих, когда проектной команде не хватает необходимых навыков для решения поставленной задачи.
- Важность плана на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектами
- Создание среды подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет назначенные роли
- Улучшение взаимодействия с заинтересованными сторонами и обеспечение того, чтобы все были на одной волне
- Постановка четких целей и критериев успеха для обеспечения успеха проекта
- Важность правильного программного обеспечения для управления проектами
- Улучшение сотрудничества проектной команды и укрепление доверия
- Распределение ресурсов на проект
Как разрушить разрозненность и создать среду, способствующую эффективному и действенному сотрудничеству и общению в рамках проекта?
Команда проекта не может работать изолированно. Успешное выполнение проекта зависит от того, насколько эффективно каждый член команды сотрудничает друг с другом при выполнении задач. С этой целью команда Proofhub подчеркнула важность проведения всех коммуникаций, связанных с проектом, через один общий портал, доступный для всех в команде.
«Объедините всех на одном коммуникационном портале и позвольте всем ядерным командам участвовать без творческих ограничений. Каждый, научи одного!»
ProofHub
Дополняя заявление Proofhub, директор по маркетингу Вартика Кашьяп также заявила, что использование средств коммуникации и создание кросс-функциональных команд может обеспечить эффективное и действенное сотрудничество в рамках проекта.
«Создавайте кросс-функциональные команды. Использовать средства связи. Обеспечьте более открытую и прозрачную культуру».
Вартика Кашьяп
Что насчет удаленной работы? Пандемия привела к быстрому увеличению числа удаленных рабочих моделей из-за блокировок и ограничений на поездки. Created направил вопрос Кашьяпу о дополнительных шагах, которые должна предпринять компания, чтобы избавиться от разрозненности в удаленной рабочей среде.
В ответ Кашьяп подчеркнул важность прозрачной культуры работы.
«Сделайте прозрачность новой культурой. Относитесь к общению как к улице с двусторонним движением. Преодолевайте ямы производительности/вовлеченности с помощью виртуальных культурных инициатив».
Вартика Кашьяп
В исследовании говорится, что около 39% проектов терпят неудачу из-за недостатков в планировании проекта. Как планирование способствует успеху проекта?
Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды заявил, что «Планы ничего не значат; планирование — это все». План имеет жизненно важное значение при выполнении проекта.
Proofhub подчеркнул важность наличия надлежащего плана проекта.
«Планирование проекта сродни компасу и рулю парусного корабля. Вы все еще можете добраться до места назначения без них, просто это займет на 100 лет больше».
ProofHub
Участница Нандини Сехедев указала на многочисленные преимущества наличия плана проекта.
«Планирование проекта жизненно важно для предотвращения или сведения к минимуму возникновения рисков и количества отказов. Планирование проекта помогает направлять спонсоров, команды, заинтересованные стороны; а менеджер проекта проходит через сложные этапы проекта».
Нандини Сехдев
Как справляться с трудностями управления проектами, которые возникают, когда у проектной команды нет необходимых навыков для решения проблемы?
Вы можете столкнуться с беспрецедентными трудностями или проблемами при работе над проектом. В таких обстоятельствах вы можете решить их без заметного влияния на ход проекта, если вы вооружены необходимыми навыками для их решения. Представьте себе сценарий, в котором вы не знаете, как решить проблему? Каков же тогда путь вперед?
Proofhub подчеркнул, что совместная работа команды для визуализации проблемы приведет к другой точке зрения и возможным решениям.
«Соберите команду, заставьте их говорить, выслушайте их и помогите им визуализировать, что не так. Большинство команд способны решать проблемы, но не спешат их догонять. Если вы станете их путеводной звездой, они найдут конец туннеля».
ProofHub
Визуальные рабочие пространства, такие как Creately, могут быть эффективными для отслеживания ваших шагов и переоценки процессов. Например, вы можете использовать диаграмму причин и следствий, чтобы выяснить основные причины проблемы, и использовать интеллект-карты для мозгового штурма.
Как восполнить пробелы в навыках? Общайтесь открыто и создавайте среду, в которой члены команды могут участвовать в увлекательном обучении.
«Открытое общение необходимо, если вы надеетесь успешно сократить пробелы в навыках. Вы также можете создать увлекательный опыт обучения, и недостаточно просто проводить учебные программы, но и оценивать, эффективны ли ваши стратегии или нет».
ProofHub
Насколько важен план на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектами?
Плавный парус в любой момент может превратиться в шторм; и если вы не вооружены доблестью, чтобы противостоять этому, вся миссия может зайти в тупик. План на случай непредвиденных обстоятельств может подготовить вас к успешному преодолению непредвиденных обстоятельств.
«Они часто говорят, что ваш план А никогда не должен нуждаться в плане Б. Но на самом деле вам нужны планы С, D, E и F, на всякий случай. Непредвиденные обстоятельства — это беспокойство о проблемах сегодня, которые могут свести вас с ума завтра».
ProofHub
Как вы можете создать среду подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет назначенные им роли?
Первым шагом в обеспечении подотчетности в управлении проектом является четкое определение целей проекта и соответствующее распределение обязанностей между членами команды. Однако важно отметить, что существует разница между подотчетностью и ответственностью.
Например, ответственным членом команды может быть лицо, назначенное для выполнения конкретной задачи. Ответственность разделяемая. Подотчетный член команды является окончательным лицом, принимающим решение по задаче.
Кашьяп считает, что наделение людей необходимыми навыками и ресурсами для выполнения их работы позволит им нести ответственность.
«Ваша цель должна заключаться в том, чтобы предоставить своим людям навыки и ресурсы, необходимые для выполнения их работы, а затем создать среду, в которой им будет легко брать на себя ответственность за свои решения и действия».
Вартика Кашьяп
С другой стороны, Proofhub подчеркнул, что четкое понимание ожиданий от проекта и последствий ответственности каждого человека создаст среду подотчетности.
«Ответственность лучше всего понимается, когда ожидания ясны, а последствия яснее. Покажите им весь игровой набор — мишень, дротик, как попадать и что происходит, когда они промахиваются».
ProofHub
Создано задал вопрос: «Что происходит, когда члены команды не выполняют свои обязанности?» В ответ Proofhub считает, что первый шаг — это поговорить с человеком и, следовательно, предоставить обратную связь о том, как необходимо изменить образ действий.
«Ваш первый шаг — поговорить с заинтересованными лицами. Затем дайте обратную связь, чтобы люди знали, что нужно изменить. То, что вы узнаете в ходе обсуждения, создаст контекст для ваших следующих действий».
ProofHub
Невовлеченный клиент может вызвать много проблем. Как улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами и обеспечить, чтобы все были на одной волне?
Еще одним ключевым фактором, определяющим успех проекта, является взаимодействие с заинтересованными сторонами. Взаимодействие с заинтересованными сторонами заключается в поиске поддержки и отзывов заинтересованных сторон проекта для обеспечения достижения его целей.
Хорошее управление заинтересованными сторонами включает в себя надлежащий анализ заинтересованных сторон с использованием реестра заинтересованных сторон для определения их требований. Вовлеченность заинтересованных сторон, как правило, выше в начале проекта и снижается в ходе проекта. Чтобы избежать этого, важно поддерживать постоянную связь с заинтересованными сторонами с помощью инструментов совместной работы, средств удаленного общения и т. д.
«Дайте своим клиентам ежеминутные обновления, внутреннюю информацию, своевременные отчеты и общайтесь с ними по фиксированному графику. Привлеките их к участию, и вам никогда не придется переворачивать страницу. Это то, что больше всего нравится нашим клиентам в использовании ProofHub!»
ProofHub
Плохо определенные цели и задачи могут погубить проект. Как установить четкие цели и критерии успеха, чтобы обеспечить успех проекта?
Вы всегда должны ставить SMART-цели. Следующим шагом является разработка четкого плана действий для достижения этих целей в рамках продолжительности проекта. Наличие такого плана действий обеспечит четкое понимание того, кто за что отвечает, с указанием сроков выполнения каждой задачи.
«Четкая цель — это то, с чем могут согласиться клиент, менеджер и сотрудник. Главное — не позволять никому опередить себя в постановке целей».
ProofHub
Сехдев повторил, что постановка целей ведет к определению задач для достижения этой цели. Это будет вашей путеводной звездой на протяжении всего проекта.
«Постановка цели склонна к разработке предложения, а затем к определению задач, которые помогут достичь цели. Когда вы знаете свои цели, вы можете определить задачи, то есть как, почему и что вам нужно сделать для планирования проекта».
Нандини Сехдев
Между тем, Кашьяп подчеркнул, что правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может определить, как проект может быть завершен в рамках его графика и бюджета.
«Правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может повлиять на то, как руководители проектов завершат проект вовремя, в рамках бюджета и с высококачественными результатами».
Вартика Кашьяп
Насколько важно получить правильное программное обеспечение для управления проектами?
Правильное программное обеспечение для управления проектами может повысить производительность и эффективность межфункциональных команд. Это делает общение быстрее, проще и помогает в процессе принятия решений.
С этой целью Proofhub подчеркнул, что это одно из самых важных решений, когда речь идет о ведении проекта.
«Безусловно, одно из самых важных решений. Большинство команд слишком поздно понимают, насколько они могут улучшить работу, имея в своем распоряжении правильный инструмент управления проектами. 85 000+ наших пользователей согласятся!»
ProofHub
На какие основные факторы следует обратить внимание при покупке инструмента управления проектами? Анализ требований проекта и целей, поставленных командой, поможет вам выбрать программное обеспечение для управления проектами, которое лучше всего подходит для вас.
«Знайте свои проблемы, чтобы вы могли лучше определить свои потребности, понять, как инструменты могут помочь, и определить критерии для оценки инструментов».
ProofHub
Как улучшить сотрудничество команды проекта и укрепить доверие?
Коммуникация играет ключевую роль в улучшении сотрудничества в проекте и укреплении доверия. Важно создать среду, в которой члены команды могут делиться знаниями и работать вместе для преодоления трудностей.
«Свободно делитесь знаниями. Учитесь друг у друга. Гибко переносите рабочие нагрузки, чтобы устранить неожиданные узкие места, помогать друг другу выполнять задания и укладываться в сроки, а также делиться ресурсами».
Вартика Кашьяп
Proofhub также подчеркнул, что более эффективное общение приведет к более эффективному сотрудничеству, поскольку каждый может делиться своими идеями.
«Сотрудничество заключается в том, чтобы говорить и вдохновлять людей из вашей команды на самовыражение. Менеджеры должны поощрять новые идеи и позволять каждому свободно выражать себя. Последует лучшее сотрудничество».
ProofHub
Такие инструменты, как Creately, могут помочь вам лучше сотрудничать в режиме реального времени, даже если вы работаете удаленно. Такие инструменты обеспечивают бесперебойное межфункциональное сотрудничество.
Существуют ли какие-то методы ледокола, которые можно использовать для укрепления доверия?
«Прозрачность, доверьтесь своей команде, попросите об общении и отзывах и ответьте на общение и отзывы»
ProofHub
Какие факторы следует учитывать при распределении ресурсов на проект?
Эффективное распределение ресурсов направлено на распределение ограниченных ресурсов наиболее подходящим и экономичным способом. Ответственность за правильное распределение и учет каждого ресурса часто лежит на руководителе проекта.
Еще раз подчеркнув нехватку ресурсов, Кашьяп упомянул, что управление проектами заключается в достижении большего с меньшими затратами.
«Распределение ресурсов в управлении проектами заключается в достижении большего меньшими средствами. Проанализируйте объем вашего проекта Определите ресурсы Имейте запасной план для изменений клиента Разделите проект на более мелкие задачи»
Вартика Кашьяп
Proofhub, с другой стороны, подчеркнул важность наличия инструмента управления проектами для повышения эффективности управления проектами.
« Доступность источника Требования к навыкам проекта Цели проекта Существующие задачи Загрузка проекта Хотя все это необходимо, интеллектуальный инструмент управления проектами поможет вам меньше беспокоиться об этих моментах».
ProofHub
Вы обязательно столкнетесь с непредвиденными проблемами и препятствиями при управлении своим проектом. Важно то, что у вас есть необходимые навыки и инструменты для преодоления таких проблем и успешного завершения проекта.