Как создать временную шкалу проекта за 6 простых шагов (с помощью шаблонов)

Управление проектами сопряжено со многими проблемами. Один из эффективных способов убедиться, что вы тем не менее достигли своей цели, — это создать временную шкалу управления проектом. Это простой инструмент, но он помогает всем быть на одной странице и оптимизировать процессы планирования и управления проектом.

Возможно, вы перестраиваете процесс управления проектами или только начинаете свою карьеру в этой области. В любом случае, пусть это простое руководство поможет вам научиться создавать эффективную временную шкалу управления проектами.

Вот некоторые другие ресурсы, которые могут оказаться полезными в управлении проектами;

Простое руководство по созданию Устава успешного проекта

Простое руководство для понимания этапов жизненного цикла управления проектами

Визуальное руководство по планированию проекта

Руководство SMART по оптимизации процесса планирования вашего проекта

Что такое график проекта?

Временная шкала — это инструмент, который мы используем для визуализации последовательности событий в хронологическом порядке. А временная шкала проекта представляет собой высокоуровневый визуальный обзор этапов проекта от начала до конца. В нем указывается, какие задачи уже выполнены, какие задачи выполняются и что предстоит сделать в будущем.

Элементы, которые входят в временную шкалу проекта, могут различаться в зависимости от размера проекта и количества деталей, которые вы хотите продемонстрировать. Это может быть очень подробная временная шкала с несколькими задачами и подзадачами или простая с высокоуровневой информацией.

Однако временная шкала проекта обычно должна состоять из списка задач, дат начала и окончания, продолжительности задач и зависимостей задач.

Временная шкала управления проектом может принимать различные формы, хотя диаграммы Ганта были наиболее популярным типом временной шкалы на протяжении десятилетий.

Диаграмма Ганта и временная шкала проекта

Диаграмма Ганта — это инструмент, который предлагает подробный обзор проекта, выделяя зависимости задач, а также ход выполнения задач и проектов.

С другой стороны, временная шкала отображает общий прогресс проекта.

В то время как диаграмма Ганта даст вам более подробное представление об отдельных задачах проекта, временная шкала проекта даст вам только общее представление о проекте. Хотя он может отображать зависимости задач, он может пропустить это, в отличие от диаграммы Ганта, которая должна показывать взаимосвязь между задачами.

Временная шкала проекта может выглядеть как диаграмма Ганта, хотя диаграмма Ганта не может выглядеть как временная шкала проекта.

Зачем нужен график проекта

• Это простой способ передать высокоуровневую информацию о вашем проекте менеджерам и заинтересованным сторонам.
• Держит всех на одной странице и согласовывает их цели и задачи
• Помогает в определении приоритетов проекта и принятии эффективных решений
• Упрощает процессы отслеживания проектов и мониторинга прогресса
• Помогает с распределением ресурсов и управлением временем

Как создать временную шкалу управления проектом

График управления проектом дает полную картину проекта, включая значимые события и даты. Хотя это может показаться простым в изготовлении и понимании, его создание включает в себя несколько шагов, которые новичку могут показаться сложными.

Но мы разбили процесс и перечислили их ниже. Выполните эти 6 шагов, чтобы упростить задачу создания графика проекта.

Шаг 1. Определите описание содержания и цели проекта.

Прежде чем приступить к временной шкале проекта, вам необходимо определить масштаб проекта.

Описание содержания, которое играет критическую роль в плане проекта, определяет действия, которые необходимо предпринять для получения ожидаемых результатов проекта. В нем также выделяются цели проекта, сроки и связанные с ним расходы.

Масштаб также прольет свет на ключевые вехи вашего проекта, которые вам необходимо знать при создании временной шкалы.

В зависимости от масштаба проекта у вашего проекта может быть одна или несколько целей, которые могут быть внешними (наиболее важными для спонсора проекта) или внутренними (наиболее важными для внутренних заинтересованных сторон). Вы также должны четко определить свои цели, прежде чем переходить к следующему шагу.

В то же время обратите внимание на предпочтения ваших заинтересованных сторон, так как вам может потребоваться убедиться, что сроки вашего проекта также их удовлетворяют.

Шаг 2. Определите результаты проекта

Перечислите конкретные результаты, полученные в результате работы, которую команда выполняет в ходе проекта. Это результаты проекта.

Разбивка целей проекта на результаты поможет вам легко составить список задач проекта и оценить время для их выполнения. Инструмент, который вы можете использовать для упрощения этого шага, — это структурная декомпозиция работ (WBS).

Структура декомпозиции работ поможет вам определить зависимые задачи, связанные с ними затраты и риски, а также распределить обязанности.

Вы можете обратиться к нашему простому руководству по структуре разбивки работ, чтобы узнать, как создать ее за 6 простых шагов.

Шаг 3: Создайте список действий

Посмотрите на конечные результаты в структуре декомпозиции работ и определите действия (рабочие пакеты), которые необходимо выполнить для их выполнения.

На этом шаге также необходимо указать задачи, зависящие от других, и задачи, которые можно выполнять одновременно.

Шаг 4. Оцените время, необходимое для выполнения задач

Теперь, когда вы знаете шаги, которые необходимо предпринять для выполнения каждого результата, сосредоточьтесь на определении времени, необходимого для их выполнения.

Здесь вы должны быть максимально точными, поскольку неправильная оценка времени для задач приведет к ошибочной временной шкале. Чтобы избежать этого, вы можете

• Проконсультируйтесь с владельцами задач или профильными экспертами в вашей команде
• Обратитесь к прошлым проектам и узнайте время, затраченное на выполнение аналогичных результатов.
• Избегайте переоценки или недооценки таймфреймов

В то же время вам может потребоваться обратить внимание на доступность ресурсов, особенно членов вашей команды. Если они работают над другими проектами, вам может потребоваться рассмотреть вопрос о расширении установленных сроков для деятельности, за которую они несут ответственность.

Шаг 5: Определите вехи

Вехи проекта помогают определить, какого прогресса вы добились и сколько еще нужно пройти.

Результаты проекта, которые вы определили ранее, могут служить вехами на вашей временной шкале, или вы можете выбирать вехи в зависимости от того, как вы хотите выделить начало и конец задачи. Например, это может быть конец одного этапа проекта и начало другого.

Шаг 6: Создайте график управления проектом

К настоящему моменту вы знаете, каковы результаты и задачи проекта, сколько времени они займут, а также ключевые вехи проекта, указывающие на ход проекта.

Большой! Это то, что вам в основном нужно, чтобы начать строить график управления проектом.

• В зависимости от продолжительности вашего проекта выберите временные рамки (например, дни, недели, месяцы и т. д.)
• Добавляйте задачи в зависимости от их приоритета. Выделите продолжительность задач, регулируя их длину.
• Добавьте вехи, чтобы продемонстрировать прогресс в ходе проекта

Ниже приведены некоторые готовые шаблоны, которые помогут вам начать работу.

Готовы к следующему проекту?

Управлять проектом сложно, но если вы используете правильные инструменты, многие проблемы можно легко преодолеть. Сроки управления проектами — один из таких креативных инструментов, который поможет вам и вашей команде эффективно продвигаться вперед.

Какой ваш любимый инструмент управления проектами? Есть что добавить к посту? Поделитесь им с нами в разделе комментариев ниже.