Визуальное руководство по планированию проекта
Опубликовано: 2018-10-12Некоторыми проектами легко управлять, другие требуют больших усилий. В любом случае наличие надлежащего плана проекта поможет вам убедиться, что он будет выполнен безупречно.
Если у вас есть четкое представление обо всем, что должно произойти, и о том, как вы собираетесь это сделать в течение определенного периода времени, вы можете свести к минимуму, если не полностью исключить, вероятность провала проекта.
В этом посте мы собрали список методов планирования проекта, которые вы можете использовать для создания надежного плана проекта и его успешного выполнения. Мы рассмотрим различные области планирования проекта, такие как процесс планирования, планирование ресурсов, управление знаниями, картирование процессов, принятие решений и управление рисками.
Процесс планирования
На первом этапе планирования проекта вам необходимо установить цели, создать набросок плана проекта и проанализировать свои бюджетные потребности. Вы можете использовать приведенные ниже методы планирования проекта, чтобы быстро выполнить эти задачи.
УМНЫЕ цели
SMART — это критерий постановки целей и задач для проектов. Согласно SMART, цели вашего проекта должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени.
SMART-критерии цели
Ознакомьтесь с нашим Руководством SMART по оптимизации процесса планирования проекта, чтобы узнать, как правильно использовать критерии SMART при планировании проекта.
Структура работы
Структура декомпозиции работ (WBS) — это инструмент управления проектом, используемый для визуализации результатов проекта в виде иерархической структуры. Это помогает руководителям проектов разбивать сложные действия проекта на простые и управляемые задачи.
Как это использовать
Шаг 1 : Первый шаг создания WBS — понять объем проекта. Это означает, что вам необходимо определить цели проекта, результаты, задачи, сроки и т. д.
Шаг 2: Определите ключевые результаты. Эти ключевые результаты необходимы для успеха проекта, и они должны появиться на уровне 2 вашей структуры декомпозиции работ.
Шаг 3: Определите рабочие пакеты или результаты проекта на самом низком уровне вашей WBS. Соберите проектную команду и заинтересованные стороны, чтобы определить всю работу, необходимую для достижения основных результатов.
Шаг 4: Создайте словарь WBS, содержащий определение и объем элементов (рабочих пакетов) на диаграмме.
Пример структуры разбивки работ (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Матрица приоритетов действий
Матрица приоритетов действий — это инструмент планирования проекта, который используется для определения того, каким действиям следует отдавать приоритет, а каких следует избегать, чтобы максимально эффективно использовать ваше время и ресурсы. Это помогает принимать лучшие решения.
Как это использовать
В матрице приоритетов действий усилие действия должно быть отмечено по оси x, а его воздействие — по оси y. Матрица приоритетов действий создает 4 возможности;
- Быстрые победы/срочные действия — это действия, которые оказывают большое влияние и требуют небольших усилий для их выполнения. Лучше сосредоточиться на таких проектах как можно больше.
- Крупные проекты/несрочные – это проекты/мероприятия, которые имеют большое влияние и требуют больших усилий. Хотя вы не должны позволять этим проектам затмевать быстрые победы, вы должны хорошо спланировать их перед выполнением.
- Заполнители / делегаты — это проекты с низким приоритетом, которые имеют небольшое влияние и небольшие усилия. Вы можете работать над ними, когда у вас есть время между быстрыми победами и крупными проектами. Или вы можете делегировать их другой команде.
- Тяжелые задачи / Отложить или игнорировать — это задачи, которые малоэффективны, но требуют больших усилий. Рекомендуется избегать их выполнения или, если их нельзя избежать, воспользоваться помощью эксперта, который может выполнить их эффективно.
Матрица приоритетов действий (нажмите на шаблон для редактирования онлайн)
Структура разбивки затрат
Структура декомпозиции затрат (на основе WBS) — это один из методов планирования проекта, который используется для распределения затрат по различным частям проекта (по операциям на самом низком уровне вашей структурной декомпозиции работ). Он используется для сравнения фактических затрат с бюджетом.
Как это использовать
Шаг 1. Убедитесь, что в вашей структуре декомпозиции работ все рабочие пакеты представляют собой отдельные и определяемые задачи друг от друга. И назначьте каждому рабочему пакету дату начала и окончания.
Шаг 2: Назначьте каждому рабочему пакету определенную сумму бюджета. Убедитесь, что вы также назначили ответственного владельца бюджета для этого.
Шаг 3: Изучите затраты и определите, во сколько вам обойдется проект на каждом уровне структуры декомпозиции работ.
Структура разбивки затрат (нажмите на шаблон для редактирования онлайн)
Анализ основных тенденций
Анализ тенденций вех — это метод планирования проекта для отслеживания вех в проекте. Это помогает определить, выполняется ли работа, связанная с вехой проекта, с опережением графика или с отставанием от него.
Как это использовать
Шаг 1: Обратитесь к графику вашего проекта и определите этапы вашего проекта. Лучше не иметь много вех, чтобы это не выглядело запутанным на диаграмме анализа тенденций вех.
Шаг 2: На диаграмме MTA ось Y представляет временную шкалу проекта, а ось X представляет временную шкалу отчета. Вы можете использовать определенную линию с определенным цветом или определенной формой маркера, чтобы обозначить веху на диаграмме. Добавляйте вехи на диаграмму в конце каждого отчетного периода.
Шаг 3: Обратитесь к диаграмме MTA, чтобы определить ключевые тенденции в вашем проекте.
Обратитесь к этому сообщению, чтобы узнать, как работает анализ тенденций вех в деталях.
Milestone Trend Analysis (Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Планирование ресурсов
Чтобы выполнять проекты более эффективно, вам необходимо правильно распределять свои ресурсы. На этапе планирования ресурсов вам необходимо принять к сведению типы ресурсов, которые вам нужны для задач проекта, и определить продолжительность каждой задачи.
Диаграммы Ганта
Диаграммы Ганта — это инструмент и метод планирования проекта, который используется для планирования и мониторинга задач. Их также можно использовать для передачи стоимости и расходов на разных этапах проекта.
Как это использовать
Шаг 1. Разбейте проект на отдельные задачи и назначьте им строки на диаграмме Ганта.
Шаг 2: У каждой задачи есть временная шкала, и вы можете раскрасить их по своему усмотрению. Наложение временной шкалы представляет собой линию прогресса, и с ее помощью отмечайте, сколько работы было проделано над задачей.
Обратитесь к нашей публикации «Как использовать диаграммы Ганта для планирования проектов как босс», чтобы узнать больше об использовании диаграмм Ганта в планировании проектов.
Диаграмма Ганта для плана проекта высокого уровня (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Другие шаблоны диаграмм Ганта
Организационные схемы
Организационные диаграммы — это методы планирования проекта, которые можно использовать для визуализации команды проекта, их ролей и обязанностей. С его помощью вы можете не только выделить иерархию и структуру отчетности, но и использовать его при назначении задач отдельным лицам.
Как это использовать
Шаг 1: Изучите доступные вам ресурсы и свяжите их с задачами.
Шаг 2: Поймите иерархию/структуру отчетности команды проекта.
Шаг 3: Используя шаблон организационной диаграммы, подобный приведенному ниже, вы можете назначить каждому человеку место в диаграмме. Вы можете добавить необходимую информацию, такую как роли и обязанности, доступность и т. д., на организационной диаграмме. Ссылаясь на него, вы можете ставить перед каждым отдельные актуальные задачи.
Организационная схема управления проектами (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Дополнительные шаблоны организационных диаграмм
Управление знаниями
При работе над проектами команде необходимо обращаться к различным ресурсам, таким как учебные пособия, протоколы собраний, рабочие документы и т. д., чтобы выполнить некоторые области своей работы. Если бы было одно место — что-то вроде базы данных — где они могли бы получить доступ ко всей информации, это сэкономило бы много времени.
Карты знаний/ интеллект-карты
Интеллект-карты — это инструмент, который используется для организации информации. Проектные группы используют интеллект-карты во время сеансов мозгового штурма, чтобы зафиксировать свободный поток идей и структурировать их в простой для понимания форме. Их также можно использовать в качестве карт знаний, в которых хранится необходимая информация.
Как это использовать
Шаг 1: Соберите ресурсы, которые нужны команде, чтобы сослаться на них, и распределите их по категориям. Например: в проекте создания веб-сайта сообщения в блогах, видео, инфографика по планированию веб-сайта могут быть отнесены к категории учебных пособий по планированию веб-сайта.
Шаг 2: Используя Creately, вы можете добавить соответствующие ссылки. Просто щелкните фигуру, откройте « Свойства » и добавьте свою ссылку в разделе «Ссылка на URL-адрес или диаграмму».
Шаг 3: Если вы встраиваете диаграмму на веб-страницу, опубликуйте ее как интерактивную диаграмму с помощью Creately Viewer.
Интеллект-карта ресурсов проекта
Отображение процессов
Если вы разъяснили, как выполнять определенную задачу шаг за шагом, любому — независимо от того, знаком ли он с процессом или нет — будет легко выполнить его без труда. Именно здесь в игру вступает картирование ваших процессов.
Карты процессов
Карты процессов — это инструмент, который используется для визуализации этапов рабочей деятельности и людей, которые за нее отвечают.
Чтобы узнать, что такое карты процессов, символы карт процессов, типы карт процессов и как нарисовать карту процессов, обратитесь к нашему Простому руководству по картированию процессов.
Шаблон карты процесса управления проектом (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Диаграмма PERT
PERT расшифровывается как «Техника обзора оценки проекта». Это помогает отобразить ваши процессы от начала до конца.
Диаграмма PERT помогает командам быстро выявлять «узкие места» в проектах, которые затем могут быть немедленно устранены. Это помогает сэкономить так много времени в долгосрочной перспективе, а не ждать возникновения проблем.
В этом подробном руководстве по диаграммам PERT мы рассказали, как использовать этот метод планирования проекта и какие преимущества вы можете получить, используя его.
Диаграмма PERT для планирования проекта (нажмите на диаграмму, чтобы редактировать онлайн)
Другие шаблоны диаграмм PERT
Мозговой штурм/принятие решений
Мозговой штурм и сессии по принятию решений, как правило, занимают много времени в процессе планирования проекта и на протяжении всего проекта. Хотя мозговой штурм необходим для выдвижения творческих идей, это незаменимый метод при принятии решений и решении проблем.
Диаграммы сходства
Диаграммы сходства используются для группировки большого набора идей/данных/мнений по определенной теме или категории на основе их релевантности друг другу. Его можно использовать для логического упорядочивания идей, порожденных в ходе мозгового штурма.
Как это использовать
Шаг 1: Соберите компетентную команду для мозгового штурма
Шаг 2: Запишите каждую идею/мнение, высказанную во время сеанса.
Шаг 3. Рассортируйте идеи по их сходству
Шаг 4: Сгруппируйте их вместе и дайте каждой группе имя для идентификации.
Шаблон диаграммы сходства (нажмите на диаграмму, чтобы редактировать ее онлайн)
ВЫБЕРИТЕ диаграмму
Диаграмма PICK — это еще один метод планирования проекта, который можно использовать для систематизации идей после сеанса мозгового штурма. Это поможет вам определить, какие идеи легко реализовать, а какие имеют высокую отдачу, или, другими словами, какие идеи являются наиболее полезными.
Как это использовать
В соответствии с таблицей PICK вы можете обозначить свои идеи как
- Возможные: это идеи, которые легко реализовать, но они имеют низкую отдачу.
- Реализовать: идеи в этом разделе диаграммы легко реализовать и они приносят большую отдачу.
- Вызов: здесь сложнее реализовать идеи и сложно определить отдачу
- Убить: эти идеи сложнее реализовать и они имеют низкую отдачу.
Как только вы поместите свои идеи мозгового штурма в матрицу, станет яснее, над какой идеей вам следует работать в первую очередь, а какой следует избегать.
Диаграмма выбора для планирования проекта (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)
Древо решений
Когда вам предлагается несколько вариантов действий, вы можете использовать дерево решений для анализа различных результатов выбора этих вариантов.
Как это использовать
Шаг 1: Найдите и определите решение и поместите его в начало диаграммы.
Шаг 2: Запишите возможные решения на линиях, связанных со следующим уровнем фигур дерева решений.
Шаг 3: Нанесите результат этих решений на фигуры, соединенные с линиями. Вы можете использовать овал для представления результатов, которые являются определенными. И если результат приводит к новому решению, поместите его в прямоугольник.
Шаг 4. Соберите команду лиц, принимающих решения, и просмотрите результаты анализа, чтобы сделать окончательный выбор.
Шаблон диаграммы дерева решений (нажмите на диаграмму, чтобы редактировать ее онлайн)
Дополнительные примеры дерева решений
Управление рисками
Риски — неизбежный элемент проектов, и лучший способ свести к минимуму их влияние на ваши цели — подготовиться к ним заранее. Заранее определяя и анализируя риски, вы можете избежать негативных результатов, которые могут повлиять на результаты проекта.
В нашем окончательном списке методов визуального управления рисками мы рассмотрели 11 эффективных методов управления рисками, которые вы можете использовать для выявления, оценки и контроля рисков.
Разверните список методов планирования проекта
Здесь мы рассмотрели полезные визуальные методы, которые вы можете использовать в качестве методов планирования проекта. Они не только просты в использовании, но и эффективны, когда речь идет о планировании проектов, принятии решений, решении проблем, управлении знаниями и т. д.
Есть ли у вас другие методы планирования проектов, которые можно добавить в список? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.