Ваше полное руководство по методам планирования проектов

Большинство менеджеров проектов знают, что создание плана проекта — это только начало пути управления проектом. Все тщательное планирование и прогнозирование не имеют большого значения, если нет конкретного способа выполнить план проекта. А с учетом того, что в большинстве проектов так много движущихся частей, создание расписания, которое является действенным и учитывает все реалии проекта, может стать наиболее важной частью процесса управления проектом.

Что такое планирование проекта?

График проекта — это временная шкала вашего проекта, состоящая из всех последовательных задач, действий и этапов, которые необходимо выполнить в определенные сроки.

Создание графика проекта — это способ сообщить обо всех задачах, которые необходимо выполнить, и уточнить, какие ресурсы необходимы и в какие сроки.

Эффективное планирование проекта приводит к успеху проекта, снижению затрат и повышению удовлетворенности клиентов.

В широком смысле планирование проекта состоит из 3 шагов.

• Определите , что необходимо выполнить
• Определите , кто должен выполнять работу
• Определить , сколько времени потребуется для выполнения работы.

Создание расписания проекта

Даже большие и сложные проекты необходимо разбивать на более мелкие управляемые задачи с четкими целями и сроками. Создание расписания проекта можно выполнить, выполнив следующие действия:

1. Планирование управления расписанием: включает в себя всю основу, связанную с составлением расписания. Он состоит из установления всех политик, процедур и руководств, которые будут управлять вашим проектом. Он определяет всех заинтересованных лиц в процессе управления проектом, определяет, кто должен утверждать график и кто имеет полномочия вносить в него изменения.

2. Определить действия по проекту: сюда входят все действия, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Это включает в себя четкое определение характера каждой задачи, подзадач под ними и определение вех для отслеживания прогресса проекта на этом пути. Мероприятия должны быть измеримыми, легко оцениваемыми и связанными как с результатами проекта, так и с бюджетными затратами.

3. Определите зависимости. Определение зависимостей включает в себя перечисление всех действий, выполнение которых зависит от других. Это поможет вам структурировать свое расписание на основе того, какие задачи нужно выполнять параллельно, а какие — последовательно.

4. Последовательность действий : после того, как вы определили зависимости, вы можете начать упорядочивать действия в проекте. Это не включает в себя назначение временных рамок для каждой задачи, а включает создание эффективного рабочего процесса, в котором определяется порядок задач.

5. Оцените ресурсы . Каждое действие в вашем проекте требует ресурсов. Это может быть персонал, программное обеспечение, рабочее пространство и многое другое. Оценка ресурсов гарантирует наличие оптимального количества ресурсов на каждом этапе проекта, чтобы вы не сталкивались с задержками при выполнении проекта.

6. Установите продолжительность: точное документирование того, сколько времени займет каждое действие, является ключом к обеспечению того, чтобы проект в целом оставался в нужном русле. Недооценка того, сколько времени займет задача, может иметь каскадные последствия для всего графика, а переоценка того, сколько времени займет проект, может привести к расточительному использованию времени и ресурсов.

7. Мониторинг и контроль : этот процесс происходит на протяжении всего проекта. Он включает в себя создание отчетов и оценку хода выполнения проекта по графику, управление производительностью и общение с командой.

Методы планирования проекта

Планирование проекта обычно включает в себя различные методы, некоторые из наиболее распространенных методов:

Математические методы:

Эти модели рассчитывают дату начала и окончания различных задач в проекте на основе их известного объема.

Критический путь:

Метод критического пути — это модель, которая определяет максимальное и минимальное время, необходимое для завершения проекта. Это также помогает определить все критические задачи, которые необходимо выполнить в проекте, чтобы он не сбивался с пути. Он также определяет другие задачи, в которых время доставки не влияет на график. CPM реализуется путем перечисления задач, необходимых для завершения проекта, и определения зависимостей между ними.

Критический путь помогает визуализировать ход проекта и рассчитать его продолжительность, когда известны все зависимости и конечные результаты.

Диаграмма ПЕРТ:

Как и диаграмма критического пути, диаграмма PERT также помогает визуализировать поток задач в проекте и оценивает временную шкалу на основе их предполагаемой продолжительности. Как и в CPM, вам нужно определить задачи и упорядочить их на основе сроков проекта. Затем вы можете создать сеть, оценивающую различные временные рамки вашего проекта в зависимости от различных уровней достоверности для создания,

• Оптимистичный график
• Наиболее вероятный график
• Пессимистичный график

Диаграммы PERT используют средневзвешенную продолжительность для расчета возможных временных рамок.

Продолжительность сжатия

Это приемы сокращения расписания, они используются для корректировки расписания без изменения объема.

Быстрое отслеживание

Это еще один способ использования критического пути. Это поможет вам найти задачи, которые можно выполнять одновременно или частично перекрывать друг друга, чтобы ускорить выполнение проекта. Анализируя критический путь, вы можете определить, какие задачи можно ускорить.

Сбой

Это метод, при котором для своевременного завершения проекта привлекаются дополнительные ресурсы. Это можно использовать в уникальных случаях, когда у проекта есть дополнительные ресурсы. Его также можно применять в ситуациях, когда простое добавление дополнительных ресурсов может ускорить завершение проекта. Этот метод значительно увеличивает стоимость проекта.

Список заданий:

Это самый простой метод планирования проекта, который включает в себя создание электронной таблицы или документа всех возможных задач, связанных с проектом.

Диаграмма Ганта

Он используется руководителями проектов большую часть времени, чтобы получить представление о среднем времени, необходимом для завершения проекта. График проекта Диаграмма Ганта представляет собой столбчатую диаграмму, которая представляет ключевые действия в последовательности слева в зависимости от времени. Каждая задача представлена ​​полосой, которая отражает начало и дату действия и, следовательно, его продолжительность.

Советы по освоению планирования проектов

Вклад заинтересованных сторон: Составление расписания проекта невозможно сделать изолированно. Консультации с вашей командой и другими заинтересованными сторонами позволяют более точно определять задачи, ресурсы и зависимости, чтобы вы могли оценивать продолжительность с реалистичными временными рамками.

Обратитесь к прошлым проектам: обращение к предыдущим проектам с аналогичным объемом может помочь составить более полный график с реалистичными оценками и более исчерпывающим списком задач.

Выявление рисков. Упреждающее выявление и документирование всех факторов, которые потенциально могут подорвать ваш проект, позволит вам создать план управления рисками, который может эффективно снизить риски, если они возникнут, без существенного влияния на график проекта.

Запишите допущения планирования : Четко определите свои доводы для расчета оценки. Большая часть планирования составляет прогнозы, это включает в себя предположения, основанные на текущей доступной информации. Список этих предположений облегчает определение того, как весь график может измениться, если некоторые из ваших предположений изменятся в процессе.

Расскажите нам о своем опыте планирования проектов

Методы планирования проектов постоянно совершенствуются. Есть ли у вас опыт внедрения методов планирования проектов, мы хотели бы услышать от вас. Расскажите нам о своих выводах в комментариях ниже.