5 мощных инструментов для совместной работы из домашних команд

Сотрудничество является важнейшим элементом, который повышает производительность труда.

Это укрепляет командную работу и поощряет новаторское мышление и равный вклад членов команды в эффективное достижение целей.

Стэнфордское исследование, проведенное несколько лет назад, показывает, что даже простое восприятие совместной работы в команде повышает производительность человека.

Поскольку COVID-19 затронул и изменил методы ведения бизнеса по всему миру, командная работа и сотрудничество стали еще более важными.

И сложно выполнить из-за того, что команды работают из дома. В результате компании все больше зависят от онлайн-инструментов для удаленной совместной работы, чтобы продолжать внедрять инновации, повышать производительность сотрудников и оставаться актуальными.

Ниже мы перечислили 5 популярных инструментов удаленной совместной работы, которые вы можете использовать для улучшения общения и командной работы между сотрудниками, особенно между теми, кто в настоящее время работает из дома.

Инструмент для совместной работы с документами и файлами – Документы Google/Диск Google

Приложения для обмена документами и файлами играют важную роль в наборе инструментов для совместной работы. Они помогают командам легко обмениваться и совместно работать над общими документами в Интернете.

Исследования показывают, что команды могут создавать документы на 33 % быстрее с помощью инструмента управления документами, который устраняет необходимость во вложениях .

Одним из основных игроков в этой категории является Google Docs, с помощью которого вы можете создавать документы, редактировать/просматривать их и делиться ими с другими с любого устройства и из любой точки мира.

Вы также можете загружать документы в нескольких форматах файлов по мере необходимости. Интегрированный с Google Диском, он позволяет аккуратно упорядочивать документы и управлять доступом к ним в рамках всей организации.

Когда использовать:

• Во время онлайн-совещаний делать заметки
• Совместная разработка идей во время онлайн-мозгового штурма
• Совместная работа над редактированием документа в режиме реального времени
• Отслеживайте ход документа с историей версий
• Для обмена важными документами с членами команды, клиентами или заинтересованными сторонами
• Предоставляйте мгновенные отзывы о документах или вносите предложения по изменениям

Визуальное рабочее пространство для совместной работы — Creately

Подсчитано, что более 60% поколения X и миллениалов больше сотрудничают с помощью визуальных средств.

Визуальные элементы помогают людям лучше доносить свои идеи, процессы, рабочие процессы, проекты и т. д. Вот почему в большинстве конференц-залов есть белые доски; чтобы помочь добавить визуальный аспект к тому, что обсуждается.

Платформы для визуальной совместной работы заменяют эту традиционную доску облачным бесконечным холстом, где несколько человек могут вместе работать над разработкой своих идей и проектов с использованием визуальных элементов и диаграмм.

Гигантом в отрасли является Creately. Он предлагает масштабируемый бесконечный онлайн-холст с интуитивно понятными функциями рисования, помогающий командам сотрудничать в режиме реального времени для более быстрой визуализации концепций.

Он также имеет тысячи готовых шаблонов, основанных на различных сценариях для маркетинга, разработки, дизайна, проектирования, управления персоналом, управления проектами и гибких команд.

Полная интеграция с Google Drive, Confluence и Slack еще больше помогает укрепить сотрудничество между межфункциональными командами.

Когда использовать:

• Проводите мозговой штурм вокруг идей, используя интеллект-карты, доски идей, диаграммы «рыбий скелет» и т. д.
• Для онлайн-планирования спринта со своей командой Scrum
• Совместная работа в режиме реального времени над разработкой идей/планов с использованием визуальных материалов и диаграмм из любой точки мира.
• Планировать и анализировать пользовательские потоки, каркасы и макеты пользовательского интерфейса.
• Для визуализации статистики и информации для отчетов, документов, презентаций и т.д.
• Делиться и получать отзывы о документах от коллег, заинтересованных сторон и клиентов

Приложение для обмена сообщениями в команде — Slack

Сотрудничество начинается с правильного общения между сотрудниками.

И существует множество специально разработанных приложений для облегчения общения между командами, независимо от того, работают ли они из одного места или удаленно.

Хотя Microsoft Teams предназначен для крупных корпоративных компаний, его часто считают сложным в настройке, в отличие от Slack, который проще в настройке и администрировании.

Поэтому для этого поста мы решили придерживаться Slack, хотя Microsoft Teams имеет большую базу пользователей по той причине, что его проще настроить и использовать, и он является подходящим выбором для обмена мгновенными сообщениями для бизнеса.

Slack — отличный инструмент для общения для команд любого размера, независимо от того, работают ли они внутри компании или удаленно. Это позволяет командам общаться с коллегами с помощью мгновенных сообщений, видеозвонков и даже создавать отдельные каналы, не связанные с работой, для общения.

Когда его использовать;

• Он заменяет электронные письма, телефонные звонки и текстовые сообщения, когда вы хотите общаться со своей командой.
• Чтобы сохранить важную информацию, документы, ссылки на ресурсы и т. д. в истории чатов. Вы можете быстро найти их с помощью опции поиска
• Чтобы установить напоминания для себя и своей команды о важных событиях (например, ежедневный схватка)
• Чтобы связаться с коллегами по аудио- или видеозвонку
• Чтобы создать веселые общественные места для вашей команды, чтобы общаться по не связанным с работой вещам.
• Чтобы решать проблемы, уведомляйте других людей, проводите мозговой штурм вокруг идей и делитесь обновлениями задач/проектов.
• Чтобы поделиться своим статусом доступности в рабочее время

Инструмент онлайн-встреч – Zoom

При удаленной работе встречи и работа лично невозможны; но видеоконференции позволяют виртуально общаться «лицом к лицу».

А для удаленной команды они имеют решающее значение для укрепления доверия и предоставления визуальных подсказок, необходимых для эффективного общения.

На рынке есть много инструментов. Bloomberg сообщает, что мировой рынок видеоконференций будет расширяться со совокупным годовым темпом роста 9,2% до 2025 года, в результате чего этот рынок увеличится до 6,7 млрд долларов . В нем также говорится, что 51% работников принимали видеозвонки по работе из домашнего офиса, а 33% — из коворкинга .

Популярным инструментом, используемым во всем мире для видеоконференций, является Zoom. С начала пандемии COVID-19 Zoom увеличил свою пользовательскую базу до рекордно высокого уровня. По оценкам, в 2020 году компания добавила 2,22 миллиона активных пользователей в месяц, а в 2019 году — 1,99 миллиона .

Когда его использовать;

• Для видеоконференций и аудиоконференций с коллегами
• Для проведения удаленных встреч с членами команды, клиентами, заинтересованными сторонами и т. д.
• Для проведения удаленных собеседований и проведения тренингов для новых удаленных сотрудников
• Для проведения вебинаров и других маркетинговых мероприятий
• Планирование и запись встреч
• Для демонстрации экрана

Управление проектами — Фавро

За последние несколько лет программное обеспечение для управления проектами/задачами стало чрезвычайно популярным, а теперь еще более популярным, поскольку члены большинства команд работают удаленно.

Независимо от того, хотите ли вы просто организовать задачи проекта или систему корпоративного уровня для планирования и мониторинга проектов, для каждого найдется решение.

Favro предлагает распределенным командам единое пространство для совместной работы над планированием, организацией и отслеживанием хода выполнения задач/проектов, над которыми они работают.

Когда его использовать:

• Чтобы визуализировать текущую работу с помощью дорожных карт, списков и таблиц, выявляйте узкие места и синхронизируйтесь в команде.
• Для создания и совместной работы над контентом, необходимым для проектов в приложении.
• Планировать проекты и распределять задачи и обязанности между членами команды
• Для создания бэклогов работ на будущее и коллекций (рабочих пространств) для отдельных команд
• Чтобы просматривать и оставлять отзывы о проектах для коллег

Какие ваши любимые инструменты для удаленной совместной работы?

Ключом к эффективному удаленному сотрудничеству является использование правильного инструмента для правильной цели и использование ограниченного набора инструментов, чтобы избежать путаницы. Чтобы способствовать более эффективному использованию инструментов, запишите четкие инструкции о том, когда и как их использовать, и поделитесь ими с командой.

Мы надеемся, что эти 5 инструментов удаленной совместной работы помогут вам эффективно выполнять работу.

Дайте нам знать ваши отзывы в разделе комментариев ниже.