Как эффективно управлять проектом удаленно

Управление проектом само по себе является сложной задачей. И теперь вам придется делать это с командой, которая даже не работает из того же места, что и вы.

COVID-19 значительно изменил то, как мы работаем, и когда дело доходит до управления проектами, необходимо преодолеть совершенно новый набор препятствий.

В этом посте мы поделимся лучшими практиками, которым Creately следует при управлении проектами.

Процесс управления проектом

В основном жизненный цикл управления проектом включает 5 этапов; инициирование проекта, планирование проекта, выполнение проекта, мониторинг проекта и закрытие проекта. Мы подробно рассмотрели эти этапы в нашем Руководстве по пониманию этапов жизненного цикла управления проектами.

Но чтобы вам было проще, вот общие шаги по управлению проектами на каждом этапе.

Лучшие практики удаленного управления проектами

Теперь задача состоит в том, чтобы выполнить эти шаги, пока все работают удаленно.

Метод управления проектом удаленно или на месте также может отличаться от компании к компании. Однако с помощью рекомендаций, представленных ниже, вы можете адаптировать свой собственный процесс, чтобы сделать его более эффективным.

Инвестируйте в правильные инструменты удаленного управления проектами

Важность использования правильных онлайн-инструментов при удаленной работе невозможно переоценить. Насколько эффективно сотрудничает команда, зависит от того, какие инструменты вы используете и как вы их используете.

Хотя существует множество инструментов управления проектами, вам также необходимо полагаться на средства коммуникации и совместной работы. Несколько основных инструментов перечислены ниже.

Инструменты управления проектами/задачами — они помогают удаленным проектным группам совместно разбивать проекты на более мелкие задачи, устанавливать контрольные точки, распределять обязанности и отслеживать ход выполнения в режиме онлайн.

• Трелло
• Асана
• Фавро

Онлайн-инструменты для интерактивной доски/холста — с онлайн-доской вы можете полагаться на визуальные эффекты, диаграммы и эскизы, чтобы описать то, что вы говорите во время встреч или сессий планирования.

Creately предлагает расширенное визуальное рабочее пространство для совместной работы удаленных команд. Видеоконференции в приложении, отслеживание мыши в режиме реального времени и функции предварительного просмотра изменений делают совместную работу еще более удобной.

Инструменты управления документами — храните все документы и ресурсы, связанные с проектами, в централизованном онлайн-хранилище, доступном с любого устройства и из любого места. Такие инструменты, как Google Drive, One Drive и т. д., также упрощают управление разрешениями и доступом ко всем файлам компании.

Средства связи — вы должны использовать чат-платформу и инструмент для видеоконференций, чтобы поддерживать связь с командой во время проекта. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams и Skype — одни из самых популярных вариантов для проектных команд по всему миру.

Хотя использование этих инструментов для совместной работы в Интернете необходимо во время проекта, установите основные правила их использования, чтобы устранить любую путаницу и повысить эффективность.

Ресурсы:

5 мощных инструментов для совместной работы из домашних команд

29 инструментов удаленной работы для продуктивной работы

Регулярно общайтесь с командой

Коммуникация — ключ к успешному удаленному управлению проектами.

Одним из преимуществ работы из одного места является то, что общение происходит естественным образом. Всякий раз, когда вы хотите что-то уточнить, вы можете повернуться и спросить свою команду.

Хотя это не то же самое при удаленной работе, вы можете положиться на видеоконференции, чтобы имитировать это богатое личное общение.

• Придерживайтесь мгновенных сообщений для срочных потребностей в общении и включайте видео для более продолжительных или серьезных разговоров, чтобы более эффективно взаимодействовать с командой.
• Поддерживайте отдельный общий канал для команды проекта.
• Делитесь проблемами, ресурсами и документами, связанными с проектом, в общем канале, побуждая всех делиться своими отзывами.
• Общайтесь, чтобы избежать путаницы и недопонимания. Когда нет возможности поговорить друг с другом лицом к лицу, полагайтесь на ввод более длинных сообщений, объясняющих ваши опасения, чтобы другой человек не сделал неверных выводов. Кроме того, используйте смайлики, чтобы добавить человеческое прикосновение.

Ежедневно делиться обновлениями задач

Вы можете положиться на платформу управления задачами для ежедневного мониторинга хода проекта, но это не всегда так. По мере того, как команда занята, они часто не могут обновить свои задачи с помощью инструмента.

Есть более простые способы узнать, над чем сейчас работает ваша команда.

• Заранее запланированная короткая ежедневная встреча, на которой команда рассказывает о том, над чем они работают, что удалось закончить, и о том, что их сдерживает.
• Цепочка сообщений в чате, где команда ежедневно делится этой информацией.
• Временная шкала проекта или диаграмма Ганта, которая регулярно обновляется одним человеком или командой, поэтому она предлагает общий обзор достигнутого прогресса.

Отредактируйте эту временную шкалу проекта онлайн и поделитесь ею с остальной частью вашей проектной команды через Slack; все внесенные изменения будут отражены в предварительном просмотре диаграммы Slack в режиме реального времени. Или откройте его на соответствующей странице Confluence, чтобы легко обновить его и предоставить своей команде быстрый доступ.

Ресурс: Простое руководство по созданию эффективной временной шкалы проекта

Храните все ресурсы в общем месте

Одна вещь, с которой работает проектная группа, работающая в общем месте, — это поиск доступа к документам и ресурсам, которые им не предоставлены.

Хотя крайне важно иметь цифровые версии всех документов, активов и ресурсов, связанных с вашим проектом, храните их на облачной платформе, которая позволит команде получить доступ ко всему из любого места и с любого устройства.

Здесь вы можете использовать инструмент управления документами или внутреннюю вики, например Confluence.

Уточнить роли, обязанности, ожидания и рабочие процессы

Не оставляйте ничего на волю случая при удаленном управлении проектом. Поскольку вы, как менеджер проекта, не можете направлять их лично, приложите дополнительные усилия, чтобы уточнить, чего вы ожидаете от каждого отдельного члена команды.

• Создайте и опубликуйте организационную диаграмму с указанием ролей, обязанностей и отношений отчетности между членами команды.

• Установите четкие ожидания. Назначьте цели и этапы для каждого члена команды. Объясните, как они должны достичь их шаг за шагом, с помощью схемы рабочего процесса.

Ресурс: Простое руководство по рабочим процессам

• Регулярно проводите личные встречи с членами команды. Это позволит вам узнать, как они продвигаются вперед, и проблемы, с которыми они борются.

• Установите четкие приоритеты. Чтобы избежать провала проекта и путаницы в вашей команде, определите приоритеты отдельных задач, над которыми должны работать члены команды. Если вы используете инструмент управления проектами, вы можете разбить и перечислить задачи для каждого человека в соответствии с их приоритетом.

• Создайте дорожную карту продукта, чтобы помочь команде увидеть, как работа, которую они выполняют, способствует достижению более крупных целей организации.

Есть еще советы по удаленному управлению проектами?

Управление проектами — одна из самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленные команды. Но если вы объедините правильный набор навыков, инструментов и практик, это можно эффективно преодолеть без проблем. Придерживайтесь этих рекомендаций, чтобы сделать вашу работу в качестве удаленного менеджера проекта более эффективной и легкой.

Хотите быть удаленным менеджером команды, на которого все равняются? Вот руководство для менеджера по удаленному управлению командой.

Хотите больше полезных советов по управлению удаленной командой? Вот наше практическое руководство по работе с домашними командами.