Панели отчетов для агентств: пошаговое руководство по автоматизации отчетов

Если вы владеете маркетинговым агентством или работаете в нем, вы знаете, что отчетность о ваших результатах и ​​предоставление бизнес-аналитики клиентам в четкой, краткой и профессиональной форме так же важны, как и сами показатели эффективности.

Традиционный способ, которым маркетинговые агентства создают отчеты, заключался в объединении различных инструментов, таких как Google Docs, Sheets и Slides, и ручном создании отчетов для каждого клиента для периодической отправки. Хотя этот подход может работать, когда вы только начинаете, по мере вашего роста отчетность может стать утомительной и трудоемкой задачей, которая на самом деле не способствует вашей прибыли.

Если вы хотите создать панели отчетности для более автоматизированного подхода, эта статья для вас.

В этой статье мы обсудим:

1. Компромиссы между объединением различных инструментов ручной отчетности и использованием программного обеспечения для составления отчетов, которое может автоматизировать весь процесс.
2. Пошаговый процесс создания отчета с помощью ReportGarden, в том числе способы автоматизации процесса создания отчетов и обзор распространенных типов отчетов, которые используют агентства.

Хотите попробовать новый ReportGarden? Вы можете подписаться сегодня на нашу бесплатную 7-дневную пробную версию .

Компромиссы между ручным созданием отчетов и использованием программного обеспечения для создания отчетов Dashboard

Когда вы впервые начинаете работу со своим маркетинговым агентством, вам нужно сосредоточиться на привлечении новых клиентов, получении ими результатов и составлении экономически эффективных отчетов.

Однако по мере того, как вы начинаете масштабироваться, отчеты могут занимать очень много времени, и вы можете начать чувствовать, что отправляемые вами отчеты не так впечатляют, как вам хотелось бы. Кроме того, поскольку многие другие агентства присылают аналогичные отчеты, ваш, скорее всего, будет гармонировать, а не выделяться и впечатлять.

Прежде чем мы углубимся в то, как автоматизировать процесс отчетности, давайте рассмотрим некоторые плюсы и минусы ручной отчетности по сравнению с использованием программного обеспечения для создания отчетов, такого как ReportGarden.

Ручная отчетность

Плюсы

Преимущество создания отчетов вручную заключается в том, что это недорого (помимо временных затрат) и относительно легко собрать воедино такие инструменты, как Google Docs, Sheets и Slides. Эти инструменты позволяют создавать базовые отчеты, необходимые вашему агентству, а также ими легко делиться с клиентами.

Минусы

Основным недостатком такого подхода к отчетности является то, что время, необходимое для ручного создания каждого отчета, быстро увеличивается. Время, которое вы тратите на создание отчетов вручную, может быть потрачено на более ценные, приносящие доход задачи, такие как поиск или улучшение результатов, которые вы получаете для клиентов.

Другим недостатком является то, что многие другие агентства сообщают о своих результатах таким образом, поэтому вы упускаете возможность использовать отчетность как конкурентное преимущество.

Отчетность панели мониторинга

Плюсы

Одним из основных преимуществ использования программного обеспечения для составления отчетов на панели инструментов является возможность автоматизации процесса. Конечно, потребуется некоторая первоначальная настройка, но после этого она, безусловно, будет более эффективной по времени.

Еще одно преимущество заключается в том, что вы можете отобразить более полную картину с помощью своей бизнес-панели. Вы по-прежнему можете сообщать о тех же ключевых показателях эффективности (KPI), что и отчеты вручную, но тот факт, что ваш клиент может войти в систему и просмотреть результаты в режиме реального времени, не только улучшает процесс принятия решений, но и повышает доверие за счет прозрачности, в то время как многие из ваших конкурентов могут не предлагать эту функциональность.

Минусы

Одним из недостатков предоставления вашим клиентам круглосуточного доступа к результатам вашего агентства является то, что они могут сделать необоснованные выводы. Чтобы решить эту потенциальную проблему, ReportGarden дает вам возможность предоставлять дополнительный контекст наряду с KPI, о которых вы сообщаете, что еще больше укрепляет доверие и прозрачность, которые обеспечивает маркетинговая панель управления.

Как уже упоминалось, если вы все же используете SaaS для создания отчетов на панели инструментов, потребуется некоторая начальная настройка, поэтому сейчас мы рассмотрим пошаговый процесс, который вы можете использовать для автоматизации отчетности вашего агентства.

Пошаговое руководство: как настроить панели отчетности с помощью ReportGarden

Важно отметить, что с программным обеспечением для составления отчетов на панели мониторинга вы можете либо предоставить клиенту круглосуточный доступ к панели мониторинга, либо использовать более традиционный подход и экспортировать статический отчет в формате PDF, который вы периодически отправляете клиентам. Какой бы подход вы ни выбрали (и он может варьироваться от клиента к клиенту), вот пошаговое руководство по автоматизации процесса с помощью ReportGarden.

Шаг 1: Создание клиента

Чтобы приступить к созданию нового клиента, все, что вам нужно сделать, это ввести его URL-адрес, и наше программное обеспечение автоматически извлечет соответствующую информацию о объекте. Затем вы можете добавить несколько специфических для клиента настроек, таких как загрузка фотографии, выбор менеджера по работе с клиентами и выбор языка и часового пояса.

После этого вы готовы приступить к подключению источников данных и выбору шаблона панели мониторинга. Со временем вы также можете начать создавать свои собственные шаблоны для каждого клиента по своему усмотрению.

Шаг 2. Подключение источников данных

Собираетесь ли вы использовать шаблон или создать пользовательскую панель мониторинга для своего клиента, у каждого из них будут свои собственные требования к источнику данных. Чтобы подключить источник данных, вы просто нажимаете «Связать новый источник данных» , разрешаете подключение, и ReportGarden затем предоставляет список объектов, из которых вы можете извлечь данные.

Одним из уникальных аспектов ReportGarden является то, что в каждом источнике данных вы можете использовать разные профили данных. Например, если у клиента есть две отдельные учетные записи объявлений Google, вы можете подключиться к источникам данных из нескольких учетных записей, вошедших в систему.

Шаг 3: Создание информационной панели

Теперь, когда вы создали клиент и подключили источники данных, вы готовы приступить к созданию панели мониторинга. Независимо от того, решите ли вы использовать шаблон или настраиваемую панель мониторинга, ReportGarden автоматически извлечет данные из выбранных источников и заполнит ими панель мониторинга.

Одна из сверхспособностей   Платформа заключается в том, что вы можете извлекать данные из нескольких источников в единую панель мониторинга. Например, если вы хотите сопоставить Google Analytics с вашими данными Facebook Ads, это можно сделать всего несколькими щелчками мыши.

Шаг 4. Выбор шаблона отчета (или создание пользовательского отчета)

После того, как вы заполнили свою панель мониторинга и вытащили ключевые показатели эффективности, о которых хотите сообщить, вы можете экспортировать либо шаблон отчета, либо создать свой собственный отчет.

Если вы хотите создавать статические отчеты для периодической отправки клиентам, вы просто выбираете диапазон дат и ключевые показатели эффективности, о которых хотите сообщить, и через несколько секунд у вас есть готовый отчет для отправки клиенту.

Если вы решите создать настраиваемый отчет с нуля, вы можете сначала создать его с образцами данных, пока все не будет настроено по своему вкусу, а затем просто подключить отчет к API-интерфейсам оперативных данных или определенному источнику данных. По сравнению с созданием настраиваемых отчетов в Excel, например, вы можете увидеть, сколько времени можно сэкономить с помощью панели отчетности по сравнению с необходимостью вручную импортировать данные, сортировать их и создавать собственные визуализации данных.

Что касается способа представления данных, у вас есть широкий выбор возможностей. Вы можете либо получить всю подключенную библиотеку точек данных, либо просто добавить виджеты данных для определенного отчета.

Кроме того, вы можете выбрать один из наших многочисленных шаблонов дизайна, которые извлекают данные из вашей информационной панели и имеют знакомую презентацию в стиле PowerPoint. Вам не нужно быть дизайнером, чтобы эти отчеты выделялись среди конкурентов.

Шаг 5: Планирование отчетов с помощью ReportGarden

В зависимости от типа услуги, которую вы предоставляете своим клиентам, после того, как вы создали свои клиентские информационные панели и сгенерировали для них отчеты, вы можете автоматизировать весь этот процесс, запланировав их периодическую отправку.

Кроме того, вы также можете предоставить доступ к панели инструментов клиента, чтобы они могли следить за вашим прогрессом в удобное для себя время.

Шаг 6: Предоставление вашему клиенту доступа к панели инструментов

Если вы решите предоставить своему клиенту круглосуточный доступ к его информационной панели, вы можете настроить внешний вид ReportGarden с помощью цветовой схемы вашего бренда. Как только панель инструментов будет готова для клиента, все, что вам нужно сделать, это нажать «Пригласить» на панели инструментов, и клиент получит приглашение по электронной почте со своими учетными данными для входа. После этого ваш клиент получит доступ к информационной панели только для просмотра и сможет настроить диапазоны дат по своему усмотрению.

Резюме: Использование панелей отчетности для повышения эффективности и впечатления ваших клиентов

Как мы уже говорили, существует компромисс между созданием собственных специальных отчетов вручную и использованием программного обеспечения для составления отчетов на панели инструментов. Когда вы только начинаете, использование бесплатных инструментов часто является лучшим выбором, но по мере того, как вы развиваете свое агентство, пришло время подумать об автоматизации процесса отчетности.

Помимо времени, которое вы экономите на создании отчетов вручную, одним из основных преимуществ использования программного обеспечения для составления отчетов на панели инструментов является то, что ваши клиенты имеют круглосуточный доступ к своим результатам. Это создает доверие, которого просто не будет у других «черных ящиков» агентств цифрового маркетинга.

И что важно, предоставляя дополнительный контекст наряду с ключевыми показателями эффективности, сообщаемыми на ваших маркетинговых панелях, вы также можете рассказать более полную историю результатов, которые вы получаете для клиентов.

В сочетании с возможностью планировать и автоматизировать доставку ваших отчетов, все эти функции работают вместе, чтобы высвободить ваше время, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно: увеличение прибыли ваших клиентов.

Если вы хотите сами убедиться, как ReportGarden может автоматизировать процесс отчетности вашего маркетингового агентства, вы можете начать бесплатную 7-дневную пробную версию здесь.