Краткое руководство по удаленному проведению продуктивных ретроспектив

Ретроспективные встречи даже более важны для удаленных команд, чем для тех, которые находятся в одном месте.

Поскольку удаленные команды не могут ежедневно работать рядом друг с другом, они часто упускают возможность обнаружить сложности в своем рабочем процессе на раннем этапе, которые могут повлиять на их производительность и настроение, что в конечном итоге может привести к задержке своевременного завершения их работы. результаты проекта.

Регулярные ретроспективы могут помочь удаленным командам избежать этого, предоставляя платформу для каждого члена команды, чтобы высказать свое мнение, открыто поговорить о проблемах или препятствиях, мешающих их работе, и, следовательно, завершить все эффективно.

В этом посте вы познакомитесь со всеми элементами ретроспективной встречи, уделив особое внимание их эффективному удаленному проведению. Все предоставленные шаблоны можно редактировать онлайн, и вы можете использовать их, чтобы сразу же начать ретроспективную встречу.

Что такое ретроспективная встреча

Известный под многими названиями — ретроспектива Scrum, ретроспектива спринта, ретроспектива agile, обзор после действий, а иногда даже post-mortem или подведение итогов — этот тип встречи представляет собой мероприятие с ограниченным временем, на котором команды собираются вместе, чтобы обсудить и поразмышлять о том, что прошло хорошо. и что пошло не так во время их последнего спринта или итерации. Это позволяет им улучшить свой следующий спринт, учась на своих прошлых ошибках и победах.

Хотя изначально он обычно использовался в гибкой разработке программного обеспечения, со временем ретроспективные встречи были приняты многими другими командами в области маркетинга и управления персоналом.

Основные шаги

• Просмотрите запланированную, завершенную или незавершенную работу и другие важные события, которые могли произойти во время спринта/проекта. Вы можете использовать ретроспективный шаблон, подобный приведенному ниже, и предложить участникам заполнить его. Это поможет вам следить за разговором и легко делиться важными идеями.

• Просмотрите каждый из пунктов, выложенных участниками на доске, и подробно обсудите их.
• Решите, как улучшить будущие проекты, основываясь на том, что вы узнали во время ретроспективы, и создайте действия для внедрения этих улучшений во время следующей итерации. Назначьте владельца каждому из этих действий. Во время следующего ретро вы можете связаться с владельцем, чтобы узнать, было ли оно реализовано; если нет, он продолжится до следующей итерации.

Кто должен участвовать

Приглашайте только непосредственных членов команды, которые работают вместе. Ретро дает участникам безопасное пространство, чтобы открыто говорить обо всем, в том числе о проблемах, с которыми они сталкиваются, в чем они терпят неудачу и о помощи, в которой они нуждаются. Поэтому вы можете не приглашать кого-то (скажем, менеджера или заинтересованного лица, которые не участвуют напрямую в работе команды), кто может заставить их чувствовать себя уязвимыми или неудобными, чтобы говорить открыто.

Что вам нужно

Чтобы все было организовано и сфокусировано, вам нужно записывать вещи, особенно то, что сообщается командой во время встречи. Для этого вам понадобится белая доска.

Однако во время сеанса удаленной ретроспективной встречи вам необходимо переключиться на онлайн-доску, где вы и ваша команда можете сотрудничать (возможно, даже лучше, чем на физической доске), обмениваясь своими идеями, вопросами и мнениями.

• Creately — это интерактивная доска/онлайн-холст, предназначенная для совместной работы в команде. Он поставляется с бесконечным холстом, стандартными библиотеками форм для более чем 50 типов диаграмм, видеоконференциями в приложении, предварительным просмотром изменений в реальном времени и отслеживанием мыши, а также встроенными комментариями. Все это в совокупности делает его отличным инструментом для проведения ретроспективных совещаний, мозговых штурмов, совещаний по планированию и т. д. в режиме онлайн.

Кроме того, вам также может понадобиться инструмент для проведения видеоконференций (только в том случае, если используемое вами программное обеспечение интерактивной доски не поддерживает видеоконференцсвязь в приложении), чтобы упростить онлайн-совещание. Некоторые варианты, которые вы можете рассмотреть,

• Увеличить
• Слабый
• Гугл встречи

В качестве альтернативы вы также можете использовать инструмент для совместной работы с документами, такой как Google Docs или Google Sheets, вместе с одним из инструментов для видеоконференций, указанных выше, для проведения ретроспективной встречи.

Советы по удаленному проведению ретроспективных совещаний

Проведение личной ретро-встречи сильно отличается от проведения онлайн-встречи, главным образом потому, что команда распределена по континенту, если не по всему миру, и ограничена своими устройствами с точки зрения того, как они ведут себя во время сеанса.

Однако это не означает, что продуктивное ретро невозможно сделать удаленно. Вот несколько советов, как сделать работу в Интернете эффективной и привлекательной.

Убедитесь, что все участвуют

Если ваша команда находится в разных часовых поясах, убедитесь, что вы выбрали удобный для всех временной интервал. Обычно ретроспективы проводятся в конце спринта (их также можно проводить во время спринта/проекта, если он занимает длительный период времени). Когда вы планируете свой спринт, не забудьте заранее запланировать ретроспективы в календарях команды. Запланируйте сеанс и постарайтесь закончить его в отведенное время, чтобы не создавать неудобств участникам, которые могут пропустить обед, чтобы присоединиться к собранию.

Убедитесь, что все участвуют. Если они не могут этого сделать, убедитесь, что они хотя бы внесли свой вклад до встречи, чтобы их можно было сослаться и обсудить во время встречи со всеми остальными. Вы можете использовать готовый ретроспективный шаблон, чтобы собрать их отзывы.

Соблюдайте общий этикет онлайн-встреч

Иногда вещи выходят из-под контроля во время онлайн-встречи, и установление правил помогает лучше справляться со всем этим. Для более продуктивного результата объясните, чего вы ожидаете от участников собрания, и как вы хотите, чтобы они вели себя, до собрания.

Некоторые правила этикета общего собрания, которым должны следовать участники:

• Одевайтесь соответственно
• Убедитесь, что ваш фон подходит для работы (например, никаких кроватей, грязных комнат и т. д.).
• Отключайте микрофон, когда не говорите
• Не отвлекайтесь. Не смотрите в телефон, не печатайте на клавиатуре и не работайте над другими задачами, когда кто-то другой выступает
• Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите другие уведомления
• Не перебивайте, пока говорят другие, и не перебивайте их.
• Если у вас есть комментарий или вопрос, обратите внимание на себя, прежде чем говорить. Либо сделайте жест рукой, либо скажите «вопрос» или «комментарий».
• Будь готов. Перед встречей убедитесь, что ваше соединение, камера и микрофон работают.

Как провести продуктивную удаленную встречу | Лучшие практики и шаблоны

Соберите отзывы до встречи

Чтобы уделить больше времени фактической ретроспективной встрече анализу высказанных идей и обсуждению действий на будущее, соберите отзывы команды до фактической сессии.

Заранее поделитесь с командой одним из приведенных ниже ретроспективных шаблонов, чтобы каждый мог перечислить свои неудачи и победы, опасения и предложения. Этот подход также может помочь интровертам чувствовать себя более комфортно, делясь своими идеями, и поощрять участников, которые могут считать их отзывы более важными, делиться ими, не чувствуя опасений.

Создайте план действий

Распределенные команды легко забывают, кто за что отвечает и когда нужно что-то делать. Чтобы избежать путаницы и привлечь всех к ответственности, создайте простой план действий, которым поделитесь со всеми.

Или вы можете использовать инструмент управления проектами, такой как Favro, для создания задач, назначения владельцев и отслеживания хода выполнения.

Используйте правильную ретроспективную технику

На стандартной ретроспективе команда отвечает на вопросы: что прошло хорошо? что не получилось? и что мы можем улучшить? Хотя это довольно просто, это может привести к устареванию, если вы будете делать это неоднократно. Вот несколько идей для проведения ретроспективных встреч, которые сделают общение более увлекательным и увлекательным.

Начать, остановить, продолжить

Этот подход собирает отзывы участников по 3 категориям;

• Над чем должна начать работать команда?
• Над чем команде следует прекратить работу?
• Над чем команде следует продолжать работать?

Понравилось, Узнал, Не хватало, Ждал (4 Ls)

Разделите холст на 4 области и попросите участников индивидуально представить свои идеи по каждой из L.

• Нравится – что им понравилось в проекте
• Узнали - чему они научились
• Недочеты – вещи, которые команда сделала, но могла бы быть сделана лучше
• Вожделенные - то, что они желали во время проекта

Безумный, грустный, радостный

Этот подход позволяет команде делиться и группировать свои отзывы на основе их эмоций по поводу предыдущего спринта.

• На что они злились
• О чем они грустили
• Чему они были рады

Как только идеи сгруппированы, команда может проголосовать за них. Те, кто наберет наибольшее количество голосов, получат приоритет и будут приняты меры во время следующего спринта.

Парусная лодка

Этот метод технически сравнивает спринт с парусной лодкой, заставляя команду сравнивать факторы, влияющие на спринт, с тем, что толкает парусную лодку вперед или назад.

• Солнечное сияние – то, что сделало команду счастливой
• Якоря — то, что мешало команде добиться прогресса
• Ветер и облака — то, что помогло команде двигаться вперед
• Скалы и пираты – риски и препятствия, которые могут помешать команде оказаться там, где им нужно.

КАЛМ

KALM означает,

• Храните (вещи, которые вам нужно сохранить)
• Добавить (что нужно добавить)
• Больше (то, что вам нужно больше)
• Меньше (то, что вам нужно меньше)

Другие ретроспективные методы можно найти здесь.

Есть еще советы по проведению продуктивных удаленных ретроспективных совещаний?

В конце ретроспективной встречи можно уделить немного времени размышлениям о том, как она прошла (короткая ретроспектива о ретроспективе!). Предложите команде поделиться своими отзывами о том, как улучшить ретроспективу, чтобы в следующий раз сделать ее более продуктивной.

Ретроспективные встречи дают вам возможность поразмышлять над ошибками, которые вы совершили, и где вы преуспели, чтобы спланировать лучшее будущее. Хотя проведение удаленной ретроспективы могло поставить вас в затруднительное положение в прошлом, мы надеемся, что этот пост и шаблоны, которыми мы поделились, помогут вам успешно это делать.

Если у вас есть что-то, что особенно помогло вам при проведении удаленных ретроспективных совещаний, поделитесь этим с нами в разделе комментариев ниже.