Управление рисками в деловых отношениях: четыре основных совета агентствам и бизнесу

Управление рисками необходимо для успеха вашей компании. Любой крупный бизнес строится годами, и все это время без деловых отношений просто нельзя двигаться! Здесь недопустимы ни шлепки, ни ренегаты. Качественные партнеры выбираются на длительный период, альянсы строятся стратегически. Клиенты всегда полагались на профессионалов, знающих свое дело, склонных к изучению бизнеса, надежных в финансовых вопросах и счастливых вместе расти.

Однако нет смысла полагать, что найти подходящего партнера — это «наполовину сделанная работа». Великая идея — ничто без реализации, заключение договора — ничто без тесного сотрудничества в достижении общей цели.

Процесс управления рисками при интеграции бизнеса и агентства состоит из нескольких этапов . И они тесно связаны с этапами разработки проекта.

Первый этап – знакомство друг с другом

Каждая сторона демонстрирует свои сильные стороны, отмечает свои профессиональные достижения, делится опытом. Эта фаза следует за предварительной оценкой потенциала другой стороны. Это первый реальный разговор, который может показать нам, будем мы хорошей парой или нет.

Агентство, естественно, заинтересовано в том, чтобы решение было принято в их пользу. Бизнес надеется, что их миссия и ресурсы будут переданы нужным людям, которые не исчезнут просто так или не переключятся на другой проект в течение недели. Бизнес захочет положиться на проактивное агентство для оценки рисков и обеспечения того, чтобы они выделялись из толпы, достигая при этом результатов, необходимых для роста доходов.

Совет агентству: не вводите бизнес в заблуждение, создавая ложное представление о вашей работе. Изучите бизнес: его сайт, положение на рынке, слабые и сильные стороны, а также основных конкурентов. Убедитесь, что у клиента есть четкое задание, и он понимает цели. Подумайте о своих финансовых рисках в бизнесе. Будьте уверены, что все эти пункты соответствуют вашему профилю, и у вас есть опыт решения подобных проблем. Подготовьте прогноз с собственным видением ситуации. Расскажите о своих реальных возможностях. Не лги. И не создавайте впечатление, что вы хотите конкурировать с собственной маркетинговой командой клиента — сосредоточьтесь на взаимодействии. Обсудите риски. Подготовьте список ключевых показателей эффективности и показателей, которые помогут вам обоим двигаться в правильном направлении.

Совет для бизнеса: не падайте кувырком и старайтесь избегать завышенных ожиданий. Изучите опыт агентства в решении подобных задач, почитайте отзывы других клиентов об их услугах. Сформулируйте конкретные, неабстрактные задачи на основе анализа вашей реальной ситуации. Старайтесь избегать завышенных ожиданий, ведь в начальный период команде агентства будет не так просто справиться даже с теми задачами, которые они перед собой ставят. Не говоря уже о превышении их результатов. Было бы здорово справиться с этим самостоятельно, в противном случае не стесняйтесь нанимать отдел управления рисками.

Второй этап – старт проекта

На втором этапе отношений бизнес часто имеет завышенные ожидания. И агентство часто сталкивается со своими первыми серьезными проблемами. При рациональном управлении рисками в выигрыше могут оказаться обе стороны. Это могут быть одна-две дополнительные задачи с более высоким приоритетом, ошибки в оценке времени на задачи или необходимость поддержки ранее реализованных решений. Это может привести к затягиванию сроков, расхождению между ожидаемыми и фактическими результатами и другим мелочам, столь незначительным в долгосрочной перспективе, но столь ощутимым в начале.

Совет агентству: очень важно начать работу над проектом с установления графика и распределения обязанностей между членами проектной команды. Каждый должен понимать, что его беспокоит. Обращайте внимание на детали и старайтесь постоянно контролировать рабочий процесс. Ошибки, которые могут остаться незамеченными через полгода, на старте могут иметь эффект снежного кома. Поэтому это будет идеальный вариант, если члены вашей команды хранят свои задачи в одной коллективной системе управления задачами, где они могут отмечать свои результаты, проблемы, запрашивать дополнительные данные, расставлять приоритеты задач или оставлять комментарии. Это решение может продемонстрировать общую картину на любом этапе сотрудничества, а также найти «узкое место», если что-то пойдет не так. Не забывайте планировать регулярные встречи.

Совет для бизнеса: не давите слишком сильно. Выделяйте ошибки, давайте советы, делитесь своим видением и оставляйте качественные отзывы. Но, пожалуйста, постарайтесь быть максимально вежливым. Скажите им, что вы будете контролировать процесс, но избегайте микроменеджмента. Команда на противоположной стороне действительно нуждается в вашей поддержке. Правда, лояльность еще не заработана, но ваша поддержка может стать авансовым платежом, который зарядит команду энергией. Верьте в них, и ваша уверенность обернется для вас отличным последствием .

Третий этап – первая веха

Агентство предоставит отчет за конкретный период: месяц или квартал. Вы обсуждаете достигнутые успехи. Чем эти результаты отличаются от того, что было запланировано изначально?

Важно открыто обсуждать все вопросы. Что было сделано хорошо и почему за этот период? Какая часть плана не была реализована и почему? Какие изменения произошли в процессе и какова была наша реакция на них? Как каждая команда выполняла определенные задачи? Что следует улучшить в следующем периоде? Все это примеры рисков , о которых следует всегда помнить.

Совет агентству: ежедневно следите за своими результатами. Если вы заметили возможную проблему, сообщите об этом своему клиенту, предложите решения и свою помощь. Мы не рекомендуем вам ждать, пока эта проблема решится сама собой. Даже если ваш клиент не предоставляет вам никакой информации, или менеджер в его офисе перегружен и не может вовремя ответить на заданные вами вопросы, как минимум 50% ответственности лежит на вас. Так что пора действовать на свой страх и риск, особенно если вы знаете, как своевременно решить эту проблему.
В большинстве случаев это даст положительный эффект, если вы превзойдете ожидания владельцев бизнеса и тем самым подтвердите свое качество и мастерство.

Пройдите лишнюю милю, посвятите немного больше времени деталям. Посмотрите на самую суть поставленной задачи. Если вы выполнили или даже перевыполнили договор, если вам удалось устранить риски – молодцы, теперь пора подумать, что еще можно сделать. Продолжай двигаться вперед!

Совет для бизнеса: оцените ситуацию. Соответствует ли производительность тому, что вы ожидаете взамен? Команда оправдала ваши ожидания? Какие выводы были сделаны в результате сотрудничества? Чем хорошо агентство? Что идет не так и почему?

Говорите, ваше мнение важно. Если какие-то мелочи кажутся вам очевидными, это может быть что-то новое для противоположной стороны.

Расскажите им о своих планах. Расскажите им, что произошло на вашей стороне в течение этого периода времени. Что изменилось в вашей компании, какие изменения планируются в ближайшее время?
На этом этапе обе стороны обычно договариваются о долгосрочных целях: полгода, год и более. Таким образом, каждая сторона должна быть уверена, что стратегия движется в правильном направлении при наличии достаточных ресурсов и что коммуникация понятна. Крайне важно согласовать вехи: месяцы, кварталы. Если есть какие-либо проблемы с сотрудничеством, они должны быть вынесены на свет, обсуждены и урегулированы. Большинство проблем, с которыми сталкивается типичный проект, связаны с коммуникацией. Мелкие проблемы и недоразумения часто перерастают в затяжные конфликты. А это приводит к потере эффективности.

Четвертый этап – успешное сотрудничество

Проект развивается, KPI выполняются в соответствии с планом, команды отработали модель успешного сотрудничества.

Совет агентству: помимо хорошей работы, созданной сейчас, вы должны предложить образ будущего. Инвестируйте время в развитие вашего клиента. Анализируйте свои результаты, представляйте им новые возможности, предлагайте новые инструменты. Подготовьте список рекомендаций и покажите им «цифры» новой возможной прибыли. Это время, чтобы предложить другие ваши услуги.
Помните, что просто правильно выполнять свою работу недостаточно. Всех волнует будущее. И у вас есть возможность принять участие в создании этого будущего, разделяемого вами и вашим партнером.

Совет для бизнеса: продолжайте двигаться дальше. Продолжайте организовывать регулярные встречи, задавайте вопросы, делитесь идеями и новостями о своем бизнесе. Ищите некоторые преимущества для вашей внутренней команды от сотрудничества с агентством. Доверяйте партнеру, но не забывайте наблюдать со стороны и давать обратную связь.

Последние слова об управлении рисками

Нельзя отрицать, что каждые деловые отношения имеют свою специфику. Мы точно не сможем дать вам идеальный общий сценарий, который поможет вам успешно сотрудничать с вашим клиентом или аутсорсинговым агентством и избежать всех трудностей. Ваши отношения с малым бизнес-клиентом будут совершенно иными, чем с крупным бизнес-клиентом, отношения с европейской компанией будут отличаться от американских или азиатских. И есть миллион других факторов, влияющих на ваши деловые отношения даже внутри вашей компании.

Несколько советов агентству:
- Тщательно анализировать бизнес клиента
- Тщательно проанализируйте силу вашей команды
— Не начинайте работу, если у вашего клиента слишком абстрактная задача
– Оставайтесь честным с клиентом в любой ситуации
- Распределите обязанности между вашей командой на основе их реальных навыков
- Постоянно контролировать рабочий процесс
– Систематически встречайтесь и обсуждайте свои результаты и проблемы с клиентом
- Делать все возможное для достижения целей клиента
– Постарайтесь сохранить отношения с клиентом после завершения проекта, если понимаете большую перспективу в партнерстве

Несколько советов для бизнеса:
Проанализируйте свой бизнес и определите свои реальные слабые места и области, которые нужно улучшить
Установите свои цели и подготовьте список разборчивых технических запросов
Будьте в курсе, согласовывайте их стратегию, если это совершенно не соответствует вашему собственному видению
Контролируйте процесс, но избегайте микроменеджмента
Примерьте агентство на размер, если они действительно хороши — они могут помочь вашей внутренней команде прогрессировать и улучшить другие области вашего бизнеса.