Автоматизация продаж: почему пора автоматизировать отдел продаж

Всегда будьте закрыты. Звучит знакомо?

Лидеры продаж постоянно призывают своих представителей заключать больше сделок. Тем не менее, многие не предприняли необходимых шагов по автоматизации продаж, что привело к их отставанию.

Как вы можете всегда закрываться, если вы привязаны к своему столу и вводите данные?  

Автоматизация продаж является ключом к увеличению доходов. В настоящее время торговые представители тратят только треть своего продуктивного времени на общение с потенциальными клиентами. Остальное время они тратят на выполнение повседневных задач, таких как ввод данных, поиск клиентов, групповые встречи и планирование. Но представьте, насколько больше ваш бизнес мог бы продавать, если бы вы использовали автоматизацию продаж, чтобы высвободить остальные две трети времени вашей команды.

Автоматизировав свой отдел продаж, вы позволите торговым представителям сосредоточиться на том, что вас (и их) волнует больше всего, — создании значимых отношений с потенциальными клиентами, которые заключают больше сделок и ведут к росту бизнеса.

Итак, давайте копать.

Во-первых, что такое автоматизация продаж?

Чтобы успешно автоматизировать свой отдел продаж и внедрить автоматизацию продаж, крайне важно иметь глубокое понимание того, что именно это такое.

Автоматизация продаж — это оптимизация ручных, административных задач с использованием программного обеспечения, искусственного интеллекта и других цифровых инструментов. По сути, это перевод повседневных рутинных задач ваших представителей на автопилот с использованием технологий.

Убрав эти административные обязанности, ваши представители могут больше сосредоточиться на установлении контактов и продажах потенциальным клиентам и клиентам. Кроме того, автоматизация продаж унифицирует ваш процесс продаж. Автоматизировав эти задачи, ваша команда будет иметь итеративный подход, чтобы следовать, промывать и повторять.

Отчет HubSpot показывает, что автоматизация продаж повышает производительность торговых представителей

Не верьте мне на слово. Давайте углубимся в некоторые данные.

В отчете HubSpot о возможностях продаж за 2021 год было опрошено 500 различных лидеров продаж в восьми разных странах, и было обнаружено, что 40% из них не достигли своих целей по доходам в прошлом году. Интересно, что большинство из этих лидеров продаж, независимо от их эффективности, оценили CRM и программное обеспечение для видеоконференций как наиболее важные инструменты для удаленных продаж. То, что отделяло сверхэффективность от неэффективности, заключалось в том, как лидеры продаж использовали эти инструменты. Шестьдесят один процент высокоэффективных лидеров использовали CRM для автоматизации процесса продаж, по сравнению с 45% неэффективных лидеров.

Таким образом, разница сводится к использованию инструмента. Хотя внедрение технологии продаж является жизненно важным первым шагом, автоматизация продаж имеет решающее значение, если руководители хотят увидеть рост.

Следуйте этим четырем шагам, чтобы автоматизировать свою команду продаж

Ключевым моментом является наличие стратегического плана внедрения автоматизации в ваши процессы продаж. Поэтому я изложил следующие шаги в качестве руководства, которое поможет вам автоматизировать ваши отделы продаж, заключать больше сделок и увеличивать прибыль вашего бизнеса.

1. Создайте чемпиона по автоматизации продаж

Одна из самых больших проблем, с которыми я сталкиваюсь, когда компании пытаются внедрить автоматизацию продаж, — это разрыв между продажами и маркетингом. Маркетинговая команда часто является отделом, которому принадлежит программное обеспечение для автоматизации. Они часто несут ответственность за объединение рабочих процессов или последовательностей в HubSpot или выбранной CRM. Но все же они не передают эти знания отделам продаж. Они часто думают, что сделали свою работу, но бросают мяч прямо в ноги торговому представителю.

Решение состоит в том, чтобы создать чемпиона по автоматизации продаж. Этот человек должен взять на себя ответственность за процессы маркетинга и продаж в организации и помочь связать их между собой. Этот человек отвечает за то, чтобы торговые представители имели в своем арсенале все инструменты для автоматизации своих процессов. Они также несут ответственность за обучение этих членов команды этим инструментам и обеспечение того, чтобы они знали, как их эффективно использовать.

Чемпион по автоматизации продаж возьмет на себя инициативу в следующих шагах и позаботится о том, чтобы мяч не был сброшен между отделами.

2. Организуйте существующее обеспечение продаж

Вы не можете исправить то, о чем даже не подозреваете. Таким образом, чтобы успешно внедрить автоматизацию продаж, крайне важно определить, каковы ваши текущие процессы, на что ваши представители могут тратить слишком много времени и что вам может понадобиться для внедрения автоматизации.

Этот процесс включает в себя совместную работу с вашей маркетинговой командой и классификацию всех маркетинговых и коммерческих материалов, которые отделы продаж должны использовать в своей автоматизации. Они могут включать следующее:

• Шаблоны электронной почты
• Гиды
• Брошюры
• Электронные книги
• Плейбуки

После того, как вы установили все, что у вас есть для использования отделом продаж, определите, легко ли к ним получить доступ.

Торговые представители умеют придумывать оправдания и самостоятельно создают небрендовый залог продаж. Это вызывает стресс и разделение между отделами продаж и маркетинга.

Так что не давайте им никаких причин не использовать эти инструменты. Помните, что их работа заключается в том, чтобы продавать, а не копаться на веб-сайте в поисках маркетинговых материалов. Если ресурсы и инструменты, используемые в их автоматизированных процессах, легко найти, автоматизацию продаж будет легче достичь. Сюда также входит разработка простого в использовании соглашения об именах для всех файлов и размещение их в центральной легкодоступной библиотеке документов.

3. Стандартизируйте процессы продаж

После того, как вы организовали свои маркетинговые активы и добавили их в свою платформу автоматизации маркетинга, такую ​​как HubSpot, начните планировать области в ваших текущих процессах продаж, которые необходимо оптимизировать. Это может быть немного сложно, поэтому вот несколько шагов, которые помогут вам сосредоточиться на наиболее важных областях.

1. Определите и устраните все второстепенные задачи, которые не приносят пользы бизнесу.
2. Составьте список задач, необходимых для процесса продаж.
3. Можно ли стандартизировать эти задачи с помощью вышеуказанных маркетинговых материалов?
4. Если да, придумайте стандартизированный процесс.
5. Используйте автоматизацию, чтобы упростить этот процесс для каждого представителя.

Вы не сможете стандартизировать все свои процессы продаж сразу. Поэтому сосредоточьтесь на том, что принесет наибольшую пользу вашему бизнесу. Есть ли области, где вы можете добиться быстрых побед? Если это так, вы можете сделать это своим фокусом. Если члены команды быстро увидят результаты, в дальнейшем будет легче стандартизировать другие процессы.

Стандартизация процессов продаж — важный шаг в направлении автоматизации продаж. Имея централизованный способ, с помощью которого все ваши представители управляют поиском, охватом и отслеживанием сделок, вашей команде будет легче управлять задачами, которые у них есть.

Но автоматизация сделает шаг вперед. А теперь, когда все процессы стандартизированы, это намного проще.

4. Решите, что вы хотите автоматизировать

Если вы используете CRM, например HubSpot, существует так много различных инструментов автоматизации, что невозможно перечислить их все. Но вот некоторые ключевые области, которые, вероятно, тратят время ваших представителей, и их достаточно легко реализовать, если у вас есть стандартизированный процесс.

Поиск данных

Ваши представители тратят время на поиск в Интернете справочной информации, когда вы назначаете им новых лидов? Упростите им поиск, предоставив им централизованное место для поиска всех необходимых им данных о поиске.

Многие CRM позволяют вам создавать рабочие процессы, которые запускают внутренние заметки об известной информации о клиенте, такой как тип отрасли, размер компании, болевые точки и цели. Инструмент Inbox Profiles в HubSpot Sales собирает всю эту информацию в централизованное место. Торговые представители смогут видеть любые исторические данные о контакте, их профили в социальных сетях и любую другую информацию, относящуюся к компании. HubSpot даже даст представление о последней странице, на которой они совершили конверсию, что позволит представителю отправить еще более персонализированное электронное письмо.

Электронная почта

Шаблонная коммуникация часто не рекомендуется в продажах. И это правильно. Вы никогда не хотите звучать как робокаллер. Но рассылку по электронной почте можно автоматизировать таким образом, чтобы это было выгодно как вашим представителям, так и эффективно для ваших потенциальных клиентов.

CRM, такие как HubSpot, предлагают шаблоны электронной почты , которые легко настраиваются в зависимости от потенциального клиента. Просто напишите мастер-версии часто рассылаемых информационных писем и сохраните их как шаблоны. Легко прикрепляйте к этим письмам маркетинговые материалы, такие как руководства, электронные книги или предложения, и вперед.

Кампании по электронной почте также можно автоматизировать в HubSpot, поэтому вам не нужно отправлять несколько писем потенциальным клиентам подряд. Функция последовательностей позволяет отделам продаж настроить кампанию по электронной почте, уникальную для конкретного потенциального клиента.

Так, например, если потенциальный клиент не отвечает на первое сообщение от представителя, можно установить дату для отправки еще одного последующего электронного письма. HubSpot даже позволяет вам добавлять токены персонализации, которые будут отображать персонализированный контент для контактов на основе значений их свойств в вашей CRM. Когда потенциальный клиент ответит, вы можете быстро отключить эти последовательности.

Этот тип автоматизации заменит повторное вовлечение старых контактов, помогая вашему отделу продаж тратить больше времени на заключение сделок с уже привлеченными потенциальными клиентами.

Календари

Планирование совещаний может отнимать много времени, особенно если вы работаете с несколькими людьми и переключаетесь между расписаниями. Автоматизировав календари ваших представителей, вы можете избавиться от необходимости постоянно назначать встречу.

HubSpot Meetings — отличный инструмент, который синхронизируется с вашим календарем Google или Office 365 и позволяет потенциальным клиентам видеть вашу самую актуальную доступность и автоматически назначать встречи с вами. Для новых потенциальных клиентов вся их информация автоматически импортируется в вашу CRM. Легко отправляйте ссылку на собрание по электронной почте группам, упрощая процесс планирования.

Ведущая квалификация

Когда у вашей команды продаж есть несколько потенциальных клиентов, находящихся на разных этапах пути покупателя, может быть сложно отслеживать, где каждый из них находится и как развивать каждого из них. Инструмент HubSpot Lead Scoring может помочь автоматизировать процесс квалификации потенциальных клиентов и сэкономить время, поэтому представителям не придется теряться в анализе данных.

Прогнозная оценка использует данные, которые вы собрали в своей CRM, и определенные критерии, которые вы определили, чтобы определить ваших лучших и наиболее квалифицированных лидов. Затем вы можете использовать эту «оценку потенциальных клиентов» в HubSpot для сегментации списков адресов электронной почты и запуска уведомлений торговых представителей. Кроме того, это позволяет вашей команде отслеживать этих высококвалифицированных потенциальных клиентов и лучше определять, какие типы обеспечения, охвата или персонализации они могут использовать.

Предложения

Как насчет предложений - одной из трудоемких и наиболее важных частей процесса продаж? Да, даже это можно автоматизировать.

HubSpot сотрудничает с различными инструментами, которые позволяют легко интегрироваться в вашу CRM, поэтому, когда вы создаете предложение, все ключевые данные, которые могут вам понадобиться, автоматически заполняются. Вот список инструментов, которые можно интегрировать с программным обеспечением:

• RFPIO — бесплатная демоверсия
• Предложение - $ 19 в месяц
• PandaDoc — 19 долларов в месяц.
• Qwilr — 75 долларов в месяц.

В HubSpot вы даже можете настроить временные напоминания для отправки потенциальным клиентам с напоминанием о подписании. Или, если вашей команде нужен менеджер для проверки контрактов в первую очередь, вы можете настроить автоматизированный рабочий процесс, который отправляет предложение нужным заинтересованным сторонам, прежде чем оно будет автоматически отправлено покупателю.

Плейбуки

Вы даже можете автоматизировать сами процессы продаж. HubSpot предлагает динамические учебники , которые могут сделать обучение новых представителей и руководство вашей текущей командой беспрепятственным процессом.

В HubSpot сборники игр определяются как набор тактик или методов, на которые полагается торговый представитель при выполнении своей работы. Инструмент HubSpot playbook предоставляет продавцам централизованное место для хранения этих методов и тактик. Он также предлагает динамическую технологию на базе искусственного интеллекта, которая будет направлять торговых представителей через окна вопросов и ответов. Кроме того, вся информация, хранящаяся в этих плейбуках во время звонка, может автоматически импортироваться в профиль клиента. Это означает, что представителям не нужно возвращаться назад и заново вводить свои заметки в CRM.

Отчеты о продажах

Автоматизация отчетов может сэкономить время как вам, так и вашему отделу продаж. Программное обеспечение HubSpot для отчетов о продажах избавляет вас от утомительной задачи разделения всех сделок ваших представителей на отдельные отчеты для анализа. Это также держит всех на задании. Благодаря автоматическому переносу метрик на автоматизированную панель мониторинга все становится видимым. Ваш представитель всегда знает, где они находятся в соответствии с их целями продаж, и у вас есть простой способ привлечь их к ответственности.

В HubSpot вы можете использовать более 90 шаблонных отчетов о продажах или создавать настраиваемые отчеты, соответствующие вашим бизнес-целям. Вот несколько фаворитов, которые помогают повысить производительность:

• Отчет о прогнозах сделок — в этом отчете автоматически отображается прогнозируемый доход по этапам сделки.
• Отчеты о воронке — несколько настраиваемых отчетов о воронке помогут вам лучше понять, как сделки продвигаются по воронке и на чем вам, возможно, придется сосредоточить усилия.
• Отчеты о продажах — простой и автоматический способ отслеживания активности каждого торгового представителя.

Благодаря автоматизации отчетов о продажах вам больше не придется тратить драгоценное время на составление многочисленных электронных таблиц. Вся информация у вас под рукой; вам просто нужно добавить фильтры, которые вы хотите видеть необходимую информацию.

5. Обучите представителей автоматизации

Часто маркетинговые команды забывают обучить или показать своим отделам продаж, как использовать доступные процессы автоматизации продаж. Это ошибка. Чтобы усилия по автоматизации продаж были эффективными, вся команда, включая лидеров продаж, должна понимать, как использовать эти новые процессы.

Погрузите свою команду в системы, проведя мастер-класс по автоматизации. Ваш чемпион по автоматизации продаж может возглавить эту работу с помощью маркетинговой команды в целом. HubSpot также предлагает различные онлайн-курсы и тренинги , которые могут быть полезны для торговых представителей.

Мы также рекомендуем тренинги по развитию продаж . Обеспечение продаж — это непрерывная работа и важнейшая часть внедрения автоматизации продаж, которая определяется как обеспечение ваших отделов продаж всем контентом, обучением, рекламными материалами и инструментами, необходимыми им для взаимодействия с потенциальными клиентами.

Это может быть тяжелый подъем. Вот почему существуют команды, которые специализируются на этом типе обучения. Подумайте о том, чтобы воспользоваться услугами по поддержке продаж, которые мы предлагаем, чтобы лучше согласовать ваши отделы продаж с новыми процессами автоматизации продаж. Это поможет им обрести больше уверенности при внедрении этих инструментов в свои рабочие процессы. И чем больше у них уверенности, тем больше вероятность, что они их примут.

Это, безусловно, то, что вы хотите услышать как менеджер по продажам, который только что потратил много времени на инвестиции и переопределение этих процессов.

Добейтесь долгосрочного роста с помощью автоматизации продаж

Автоматизация продаж является ключом к достижению целевых доходов в 2021 году. Лидеры продаж, которые сейчас вкладывают время и энергию в автоматизацию продаж, увидят плоды своего труда в росте бизнеса.

Но дело не только в мгновенном росте. Автоматизация продаж также может помочь в принятии стратегических решений на будущее. Отчет HubSpot о возможностях продаж показал, что те высокоэффективные лидеры, которые превысили выручку в 2020 году, также были сосредоточены на повышении скорости конвейера. Используя автоматические отчеты и данные, собранные в результате усилий по автоматизации в HubSpot, они смогли точно определить области, чтобы сосредоточиться на улучшении процессов.

Так что с автоматизацией выигрывают все. Торговый представитель может больше сосредоточиться на продажах, руководитель отдела продаж — на росте, а бизнес — на стратегическом планировании. Не говоря уже о том, что клиент выигрывает от общего более эффективного процесса и компании, ориентированной на обслуживание своих потенциальных клиентов и клиентов.

Берите пример с данных. Настало время автоматизировать вашу команду продаж.