Никто не может оценить важность последовательного достижения максимальной производительности лучше, чем основатели стартапов и владельцы малого бизнеса. Потому что для них каждый день — крайний срок. Но за день можно сделать так много. Кроме того, помимо работы в жизни есть и другие дела, которыми стоит заняться.

Согласно недавнему исследованию производительности:

• 72 процента владельцев малого бизнеса чувствуют себя довольно перегруженными своими ролями и обязанностями,
• 39% считают, что поиск документов — это самая большая трата времени, и
• 56% считают, что общение является ключом к повышению их производительности.
  
  

Понимая это, сегодня существует бесчисленное множество технологических стартапов, которые предлагают инструменты повышения производительности, которые обещают упростить ваш рабочий день и повысить производительность, не вызывая информационной перегрузки. И если вы читаете это, скорее всего, вы уже используете инструмент для повышения производительности, но понимаете, что этот инструмент или приложение на самом деле не повышает вашу производительность.

Наоборот, этот инструмент снижает вашу производительность благодаря довольно неинтуитивному, плохо спроектированному и разочаровывающему интерфейсу. Другими словами, если вам приходится сильно ломать голову, используя инструмент, то этот инструмент на самом деле не «инструмент», а скорее головная боль.

Источник: Hubspot, Death by 1000 Apps.

На самом деле, исследование цифровых рабочих мест показывает, что 56 процентов работников считают поиск информации в различных приложениях разрушительным. Это прерывает поток мыслей и приводит к напрасной трате времени.

Что вы делаете тогда? С таким количеством задач, которые нужно решать одновременно, не использовать какой-либо инструмент или приложение для управления всем этим, вероятно, не лучшая идея. Более того, повышение производительности и эффективности бизнеса может быть даже субъективным вопросом. То, что работает для кого-то в повышении их производительности, может не работать для вас.

Итак, прежде чем вы выберете инструмент повышения производительности для своего бизнеса или стартапа, вот три важных фактора, которые вы должны учитывать.

3 фактора при выборе инструмента повышения производительности для вашего стартапа или малого бизнеса

Простота

Инструмент повышения производительности повысит вашу производительность, только если он прост в использовании. Причудливые инструменты с множеством функций могут поначалу выглядеть заманчиво, но они часто имеют очень плохой пользовательский опыт, что, в свою очередь, снижает производительность.

Вот пример, доказывающий важность хорошего пользовательского опыта:

Молодая женщина, проходившая курс химиотерапии, умерла от осложнений, потому что дежурные медсестры не смогли разобраться в сложном интерфейсе программы, предназначенной для отслеживания лечения пациентки.

Понять, что произошло, можно, взглянув на скриншот программы:

Забудьте о производительности, отсутствие интуитивно понятного пользовательского интерфейса может стоить жизни. Таким образом, простота использования должна быть одним из главных факторов, которые следует учитывать при выборе инструмента.

Функциональность

Очевидно, что хотя инструмент должен быть простым в использовании, он также должен удовлетворять всем вашим функциональным требованиям. То же исследование (упомянутое выше) показало, что 69% сотрудников тратят до часа в день на переходы между приложениями.

Поэтому лучше, если вы сможете сократить количество используемых вами инструментов и, если возможно, иметь один инструмент, отвечающий всем вашим требованиям. При выборе одного из них имейте в виду, что включены основные функции, такие как установка напоминаний, совместная работа в режиме реального времени, интеграция с другими приложениями и управление задачами.

Тем не менее, убедитесь, что вы не выбрали инструмент, переполненный функциями, которые вам не нужны.

Сотрудничество

Что касается вышеизложенного, особого внимания заслуживает совместная работа, поскольку работа из разных географических точек уже не редкость. Убедитесь, что инструмент имеет функцию обмена мгновенными сообщениями. Функции голосовых и видеозвонков будут дополнительным бонусом.

Тщательно оцените инструмент в течение пробного периода, чтобы оценить его интуитивность и функциональную эффективность. Не торопитесь и будьте дотошны, прежде чем выбрать инструмент для вашего бизнеса или стартапа.

Переключение на другой новый инструмент повышения производительности через несколько месяцев будет непростым, когда ваши команды наконец-то привыкнут к нему (независимо от того, насколько хорош или плох этот инструмент).

Концепция Канбан

Канбан — это японская концепция, направленная на оптимизацию производительности труда. Исходя из этого, существуют инструменты повышения производительности программного обеспечения, известные как доски Канбан. Они позволяют пользователям визуализировать свой рабочий процесс, разделяя задачи на полосы с цветовой кодировкой для простых и сложных процессов.

Одним из существенных преимуществ использования методологии канбан-доски является то, что она позволяет вам установить четкую иерархию ваших задач. Традиционные приложения для ведения дел могут не сработать, когда дело доходит до расстановки приоритетов и детализации вашего списка дел.

И когда мы говорим о канбан-досках, Trello — это первый из многих инструментов повышения производительности, которые приходят на ум. Вы, наверное, слышали об этом раньше, так как он популяризировал концепцию доски Канбан с ее простым интерфейсом и карточным макетом.

По сути, это позволяет визуализировать рабочий процесс вашей команды в виде структурированных списков дел. Это помогает разбить сложную задачу на более мелкие части в виде карточек. Кривая обучения буквально нулевая, и управление задачами не может быть более простым.

Более того, бесплатный план Trello может похвастаться всеми необходимыми функциями, которые могут когда-либо понадобиться вашему малому бизнесу. Однако основные функции Trello не подходят для крупных компаний и команд со сложными требованиями. Если вы ищете канбан-приложение, которое не просто отслеживает задачи, такие как обмен мгновенными сообщениями, установка напоминаний, управление взаимоотношениями с клиентами, вам нужно искать альтернативы, которые являются более многофункциональными, но минималистичными и интуитивно понятными в использовании.

Ваше последнее средство

Опять же, то, что работает для кого-то, может не работать для вас. И даже при всем бесчисленном выборе инструментов на рынке вполне возможно, что ни один из них не подходит вам.

В этом случае лучше всего использовать простую электронную таблицу для управления всеми вашими задачами, совместной работы с членами команды и отслеживания сроков. Или может сработать и старая школа с ручкой и бумагой.

Ответ на вопрос о достижении максимальной производительности довольно прост: используйте все, что помогает вам и вашей команде не сбиться с пути. Тот факт, что ваши конкуренты используют дорогой и сложный инструмент повышения производительности, не означает, что вы должны делать то же самое. Пока ваша команда не тратит время на выяснение того, как работает инструмент, и не разочаровывается в его производительности/отсутствии функций, любой выбранный вами инструмент вполне подойдет.

Шьямал Парих является основателем SmartTask, онлайн-инструмента управления работой, который помогает командам работать более продуктивно, имея четкое представление о том, кто, что и когда делает. Парих любит исследовать и делиться стратегиями, повышающими производительность команды.