Руководство SMART по оптимизации процесса планирования вашего проекта

Ваш системный подход к управлению проектами — это то, что скрепляет всю вашу бизнес-операцию. Плохое планирование может означать смерть для проекта еще до того, как он будет запущен.

Согласно Институту управления проектами (PMI), управление проектами включает в себя «применение знаний, навыков, инструментов и методов к широкому спектру действий для удовлетворения требований конкретной задачи».

Из-за огромного количества сложных и технически сложных проектов в современном деловом мире разработка надежного шаблона управления становится все более важным навыком.

Суровая правда заключается в том, что многие компании еще не нашли эффективного ритма, соответствующего их бизнес-целям. Для сравнения: на каждый 1 миллиард долларов, инвестированный только в США, приходится 122 миллиона долларов, потраченных впустую из-за недостаточной эффективности проектов.

Имея это в виду, чтобы обеспечить успех вашего проекта, крайне важно использовать SMART при планировании проекта.

В конечном счете, включение этой стратегии в ваш подход должно помочь ответить на 4 вопроса.

1. Что нужно сделать?
2. Зачем мы это делаем?
3. Кто будет вовлечен в процесс?
4. Откуда возьмутся необходимые ресурсы?

Итак, как именно вы можете использовать цели SMART в управлении проектами? Давайте погрузимся.

СПЕЦИФИЧЕСКИЙ

Наброски целей

Прежде всего, вам нужно знать основные цели, ведущие к общей картине, и меньшие, необходимые для ее достижения. Тщательно изучите объем поставленных задач и точно определите, чего вы хотите достичь, и как это влияет на вашу общую миссию.

Например, предположим, вы запускаете новую функцию живого чата на своем веб-сайте. Несмотря на то, что будет много более мелких целей для обеспечения правильной реализации новой системы, общие цели, вероятно, будут заключаться в улучшении поддержки пользователей и разъяснении того, что вы являетесь брендом, который уделяет приоритетное внимание успеху клиентов.

Некоторые другие всеобъемлющие цели, которые вы можете учитывать в любом конкретном проекте, могут быть следующими:

• Выполнение работ в установленные сроки
• Остаться в рамках заданного бюджета
• Улучшение доставки продукта

Для этой части процесса начните с масштабного мышления. Постановка колоссальных целей закладывает основу для всего проекта и помогает не сбиться с пути. Отсюда вы получаете подробные сведения о том, что именно необходимо сделать для достижения основных целей.

Для некоторой организационной помощи Wunderlist — это простой, но эффективный инструмент для определения более крупных целей и систематического выполнения задач. Вы можете быстро назначать людям их задачи, при этом все обновления управляются и синхронизируются между несколькими мобильными устройствами.

ИЗМЕРИМЫЙ

Создайте список результатов

Установление требований к результатам — это жизнь и кровь проекта. Взгляните глубже, и вы увидите, что результаты выходят далеко за рамки результатов. Они служат ориентиром для того, как задачи планируются, управляются и выполняются от А до Я. В общем, есть два типа результатов, которые необходимо учитывать при управлении проектом: проект и процесс.

Как правило, при управлении проектом необходимо учитывать два типа результатов: проект и процесс.

Результаты проекта относятся к результатам, основанным на конкретных потребностях. Обычно это материальные объекты. Например, если проект разрабатывает новый веб-сайт, результаты будут включать в себя такие элементы, как целевые страницы или завершенные определенные элементы.

Результаты процесса связаны с реализацией деталей результата. Это связано с тем, как разыгрываются проекты. Примером может служить то, насколько хорошо проект укладывается в отведенные сроки или общее качество выполненной работы.

Первым шагом будет определение результатов проекта. Как они будут производиться? Какие пункты имеют приоритет?

Далее идут результаты процесса. Что будет определять, будет ли проект завершен эффективно? Что такое KPI?

Эти результаты служат планом всего процесса. Убедитесь, что каждый четко определен с минимальным количеством серой области.

ДОСТИЖИМОЕ

Определить выплату взноса

Все просто и ясно, без квалифицированной команды у ваших проектов нет шансов. Тем не менее, первоклассная команда сильно укомплектована без надлежащей системы для оплаты заданий. В конце концов, управление проектами, как правило, представляет собой групповую работу.

В зависимости от ваших целей и размера операции, скорее всего, потребуется межведомственное сотрудничество на протяжении всего проекта. После определения приоритетов задач менеджер будет нести ответственность за делегирование на протяжении всего проекта.

Например, предположим, что главной целью является повышение коэффициента конверсии на веб-сайте. Процесс, скорее всего, потребует передачи информации о запросах в службу поддержки в отдел проектирования, чтобы помочь устранить узкие места.

К счастью, мы живем в эпоху, когда доступны феноменальные ресурсы, помогающие оптимизировать такие задачи и способствовать открытому общению.

Для эффективного сотрудничества между отделами и отслеживания зависимостей Workzone представляет собой функциональный инструмент управления проектами, находящийся между упрощенным Basecamp и сложным JIRA, который дает вам полное представление обо всех текущих проектах с ETA, назначенными ролями и статусами. подзадач в одном месте.

РЕАЛИСТИЧЕСКИЙ

Определите факторы риска

Неважно, насколько заранее вы планировали проект, почти всегда всплывает что-то неожиданное и сбивает все с толку. Итак, что же делает хороший руководитель проекта в таких ситуациях? Они остаются спокойными и продолжают двигаться. Почему? Потому что они запланировали неожиданное!

Например, если вы работаете с новой командой, общий риск будет заключаться в том, что люди не полностью разбираются в процедурах, и некоторые факторы могут быть упущены из виду. Еще один большой может быть связан с клиентом. Возможно, вы никогда раньше с ними не работали и не знакомы с их динамикой или ожиданиями.

Начните с определения всех ваших неизвестных. Оттуда проведите мозговой штурм как можно больше потенциальных рисков. Разыграйте худший сценарий. Затем разработайте протокол о том, что делать, если эти проблемы возникнут снова.

Теперь было бы невозможно спланировать каждую потенциальную опасность, которая может нанести ущерб вашей работе. Разработка надежного плана по борьбе с икотой эквивалентна использованию системы безопасности, чтобы убедиться, что проблемы не превращаются в полномасштабные бедствия.

ВРЕМЯ

Установить сроки

Установление крайних сроков неизбежно вызывает у работников чувство безотлагательности. Здесь главное быть реалистом. Стресс от соблюдения нелепых сроков может привести к недовольству работников или к тому, что качество будет принесено в жертву скорости.

Проведите тщательное изучение проекта и всего, что с ним связано. Чем детальнее будет этот процесс, тем точнее будут сроки.

Подумайте о внедрении диаграмм Ганта на ранних этапах вашего бизнеса. Эти диаграммы являются одним из самых популярных и эффективных шаблонов для отображения хода проекта и достигнутых вех. Каждое задание представлено полосой, соответствующей диапазону дат, поэтому продолжительность задания четко указывается.

Понимание систем и процессов управления проектами, а также связанных с ними переменных и рисков имеет решающее значение для подготовки точных диаграмм Ганта. Creately предлагает диаграммы Ганта, оснащенные этой функцией, чтобы вы могли легко установить временные рамки для завершения и связать их с вехами и зависимостями.

Также не помешает позволить вашим сотрудникам определять сроки, если показатели находятся в пределах разумного. Например, если вы добавляете полноценную функциональность электронной коммерции на веб-сайт своей компании, скорее всего, потребуется ряд действий, интеграций и входных данных от нескольких отделов — просто посмотрите на все элементы, из которых состоит электронная коммерция. Начните с того, что позвольте командам дизайнеров и разработчиков выбрать предварительные даты сбора необходимой информации.

После того, как вы установили временные рамки, постарайтесь их придерживаться. Убедитесь, что они хорошо известны и отмечены в календаре каждого. Кроме того, приготовьтесь стать силовиком. Чрезмерная снисходительность только поощрит прокрастинацию и неэффективность.

Что вы думаете об SMART в планировании проектов?

Использование SMART в управлении проектами — один из лучших способов добиться успеха. Тем не менее, независимо от того, насколько хорошо продумана каждая задача, вашей команде, вероятно, потребуется несколько попыток, чтобы полностью достичь поставленных целей. Сделайте обязательным критический отзыв. По завершении никогда не помешает сесть и оценить, что получилось хорошо, а что можно улучшить в будущем.

Есть ли у вас опыт использования целей SMART при планировании проектов? Какой еще инструмент вы используете для оптимизации вашего проекта? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.

Биография автора

Рэймонд Крейн — специалист по цифровому маркетингу в E2M, агентстве контент-маркетинга, базирующемся в Сан-Диего, Калифорния. Он специализируется на услугах контент-маркетинга и маркетинга в социальных сетях.