Простое руководство по управлению заинтересованными сторонами

Большинство проектов терпят неудачу, потому что интересам и требованиям стейкхолдеров уделяется нулевое внимание.

Несмотря на то, что ваши ключевые заинтересованные стороны могут сделать ваш проект провальным, у вас должен быть надлежащий план, чтобы определить их потребности, а также общаться с ними и взаимодействовать с ними.

Ваш план взаимодействия с заинтересованными сторонами должен быть ключевым элементом ваших усилий по планированию проекта.

В этом посте мы рассмотрим, что такое управление заинтересованными сторонами, и различные этапы процесса управления заинтересованными сторонами.

Мы также представили несколько визуальных инструментов, которые вы можете использовать на каждом этапе вместе с редактируемыми шаблонами.

Что такое управление заинтересованными сторонами?

Заинтересованное лицо — это тот, кто заинтересован в вашем проекте и его результатах или на кого они влияют.

Это могут быть как внутренние, так и внешние лица, такие как члены проектной группы, спонсоры проекта, руководители, клиенты, поставщики, партнеры и правительство.

Управление заинтересованными сторонами — это процесс управления ожиданиями и требованиями этих заинтересованных сторон.

Он включает в себя выявление и анализ заинтересованных сторон, а также систематическое планирование коммуникации и взаимодействия с ними.

Процесс управления заинтересованными сторонами

Ниже приведены основные этапы управления заинтересованными сторонами. Выполнение этих шагов поможет вам эффективно удовлетворить требования ваших заинтересованных сторон и обеспечить их удовлетворение.

Идентификация заинтересованных сторон

Первый шаг — определить заинтересованные стороны вашего проекта. Вы можете начать с перечисления всех и каждого, кого затрагивает проект.

Вам пока не нужно беспокоиться о присвоении им категории; просто запишите их имя или их компанию, чтобы указать. Заинтересованные стороны, которых вы должны принять во внимание, это те

• На кого повлияет (положительно и отрицательно) ваш проект
• Кому интересен ваш проект
• Кто имеет власть над вашим проектом
• Кто хочет, чтобы ваш проект провалился
• Кто хочет, чтобы ваш проект был успешным

Подобный шаблон интеллект-карты может помочь вам составить их список.

Когда у вас есть полный список заинтересованных сторон, их легче классифицировать. Например, вы можете сгруппировать их как внешние и внутренние. Для этого вы можете использовать аналогичную карту заинтересованных сторон, как показано выше.

Анализ заинтересованных сторон

На этом этапе вы будете оценивать заинтересованные стороны с точки зрения их власти и заинтересованности в вашем проекте. Классифицируя их таким образом, вы можете решить, на какие заинтересованные стороны вы должны тратить больше и меньше всего усилий.

Сетка властных интересов

Сетка властных интересов является наиболее широко используемым методом анализа заинтересованных сторон. Этот инструмент поможет вам определить, что вы будете общатьсяк ваши заинтересованные стороны и как часто вы будете это делать.

Высокая мощность/высокий процент (полное участие)

Заинтересованные стороны, которых вы помещаете в этот квадрант, являются ключевыми игроками. Хотя вам придется приложить максимум усилий для взаимодействия с ними, вы должны постоянно информировать их.

Высокая мощность/низкий интерес (продолжайте удовлетворяться)

Приложите достаточно усилий, чтобы эти заинтересованные стороны были удовлетворены. Но не переусердствуйте с коммуникативными усилиями, чтобы им не стало скучно.

Низкая мощность/высокий интерес (будьте в курсе)

Предоставьте адекватную информацию о проекте этим людям и убедитесь, что у них нет проблем с проектом.

Низкая мощность/низкий интерес (минимальные усилия)

Следите за этими заинтересованными сторонами и их интересом к проекту и предоставляйте им адекватную информацию, не перегружая их.

Луковая диаграмма — определение приоритетов заинтересованных сторон

Теперь, когда вы знаете, где каждый из вашихакционер Вы можете использовать организационную диаграмму или луковичную диаграмму, подобную приведенной ниже, чтобы расставить приоритеты в зависимости от их важности для проекта и их иерархии.

SWOT-анализ заинтересованных сторон

Еще одним отличным инструментом для анализа важности ваших заинтересованных сторон и определения их приоритетности является SWOT-анализ.

С его помощью вы можете оценить своих заинтересованных лиц на основе их сильных и слабых сторон, угроз, которые они представляют для вашего проекта, и возможностей, которые они могут предоставить для успешного завершения проекта.

Планирование заинтересованных сторон

Теперь, когда у вас есть представление о том, как и как часто вы должны общаться и взаимодействовать со своими заинтересованными сторонами, пришло время создать план, чтобы своевременно донести правильное сообщение до нужного заинтересованного лица.

Прежде чем вы приступите к созданию своего плана коммуникации, вы должны иметь профиль заинтересованной стороны вручную.

Эти профили (у вас должно быть по одному для каждой категории заинтересованных сторон) должны перечислять их потребности, интересы, цели, обязанности, уровень власти и заинтересованности, каналы связи и т. д.

Затем вы можете разработать план коммуникации для каждого профиля заинтересованной стороны. В плане должна быть указана такая информация, как

• Тип информации, которая должна быть передана (ключевое сообщение)
• Подход к взаимодействию
• Каналы связи (например, электронные письма, информационные бюллетени, видеозвонки и т. д.)
• Частота взаимодействия и фаза проекта

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Здесь вы выполняете свой план коммуникации, который вы создали.

При активном взаимодействии с заинтересованными сторонами вам необходимо постоянно следить за ними, чтобы определить, могут ли у них возникнуть проблемы с развитием проекта.

Примите необходимые меры для их решения, чтобы получить их постоянную поддержку.

Также будьте внимательны при выборе подходящего подхода к взаимодействию в зависимости от типа заинтересованной стороны. Например, вы можете использовать дорогостоящие подходы, такие как личные встречи, обширные консультации и т. д. с заинтересованными сторонами, которые имеют большую власть и большой интерес (ключевые игроки) в вашем проекте.

Зарезервируйте менее дорогие методы, такие как информационный бюллетень и электронная почта, для тех, на кого вы должны приложить минимум усилий.

Затем измерьте эффективность своей стратегии взаимодействия и внесите необходимые корректировки, чтобы улучшить ее по мере необходимости.

Есть еще советы по управлению заинтересованными сторонами?

Вне зависимости от вашего списка, необходимо управлять и взаимодействовать с каждым заинтересованным лицом в вашем проекте. Удовлетворение их потребностей является ключом к успешному проекту.

В этом посте мы рассмотрели, как именно вы должны выявлять и анализировать заинтересованные стороны и создавать эффективный план взаимодействия с ними.

Также обратитесь к нашему сообщению о составлении плана коммуникации с клиентом, чтобы подробно узнать, как создать успешный план коммуникации для ваших заинтересованных сторон.