Что такое управление запасами и 8 способов его оптимизировать
Опубликовано: 2023-09-05
Управление запасами является основой предприятия и играет центральную роль в балансировании спроса и предложения. Постоянно поддерживая оптимальные уровни запасов, ритейлеры могут избежать неприятных последствий затоваривания запасов – капитальных затрат и дорогостоящих затрат на хранение – или недотоков, что приводит к потере продаж, а также к репутационному ущербу.
Но помимо операционных преимуществ хорошее управление запасами также имеет стратегическую ценность и может определять успех или неудачу компании.
Другими словами, ваш инвентарь вмещает больше, чем вы думаете. Оптимальное управление запасами дает доступ к аналитике, которая расширяет возможности брендов по нескольким аспектам: от понимания поведения потребителей и прогнозирования тенденций до эффективности продукта или даже определения областей роста.
Более того, с ростом омниканальной розничной торговли, когда потребители постоянно переключаются из онлайн-магазинов в обычные магазины, эффективное управление запасами становится еще более важным. Просмотр уровня запасов в режиме реального времени, полученный благодаря передовому программному обеспечению для управления запасами, гарантирует постоянную доступность продукции по всем каналам, в нужное время и в нужном месте.
Давайте узнаем все, что вам нужно знать об этих операциях, и узнаем, как улучшить управление запасами для вашего бизнеса.
Что такое управление запасами?
Управление запасами, также называемое управлением запасами, — это процесс наблюдения за потоком товаров компании, контроля заказа, хранения, отслеживания, отгрузки и пополнения запасов. Основная цель успешного управления складскими запасами — найти оптимальный баланс между спросом и предложением клиентов, минимизируя при этом затраты, связанные с хранением. Это означает, что важно точно знать, сколько запасов нужно заказать, чтобы не оказаться в избытке или не столкнуться с неприятными ситуациями отсутствия товара на складе. По мере расширения бизнеса вопросов, касающихся их запасов, становится все больше: «Как мне узнать, достаточно ли у меня товаров на складе?» или «Какие товары приносят мне прибыль?» . Точные ответы на эти вопросы очень важны, поскольку они помогают сформировать траекторию развития компании и исключить риск потери денег из-за неликвидных запасов.
Различия между контролем запасов, управлением запасами и оптимизацией запасов
В управлении складами термины и понятия контроля запасов, управления и оптимизации часто переплетаются. Разберем их значение подробно.
- Складской учет: Он предполагает наличие всей информации о количестве, характеристиках и расположении продукции на складе. Поэтому постоянный мониторинг уровня запасов и регулярное проведение инвентаризации имеет важное значение для обеспечения точного времени пополнения запасов и соответствия зарегистрированных цифр физическому запасу.
- Управление запасами на складе относятся ко всем процессам, связанным с хранением, отслеживанием запасов, пополнением запасов или системами движения товаров, такими как FIFO, FEFO или LIFO.
- Оптимизация запасов относится к стратегиям, направленным на повышение продуктивности хранящихся запасов. Например, обеспечение соответствия запасов потребительскому спросу или балансирование складских расходов с продажами.
Различные виды акций
Четыре основные категории запасов следующие:
- Сырье: основные материалы и комплектующие, используемые при производстве товаров
- Работа в процессе: товары, которые еще находятся в производстве
- Готовые изделия: товары, готовые к продаже покупателям
- Расходные материалы: запасы, используемые в повседневной деятельности компании, например, топливо и канцелярские товары
Каждая категория требует своего подхода для поддержания сбалансированного запаса. Кроме того, вы можете решить разделить свои акции на категории в зависимости от стоимости, например, акции низкой, средней и высокой стоимости. Это может быть полезно для выявления предметов, требующих особого внимания с точки зрения условий безопасности хранения или более крупных капиталовложений.
Разница между постоянным и периодическим управлением запасами
Существует два основных подхода к управлению запасами:
Периодическое управление запасами
Этот метод подходит для малых предприятий с ограниченными запасами, которым не нужны современные системы отслеживания и штрих-коды. Он включает в себя инвентаризацию вручную через определенные промежутки времени. Обратной стороной этого подхода является отсутствие информации и аналитики в режиме реального времени, на которых можно было бы основывать стратегические решения, и, следовательно, его простота может достигаться за счет неэффективности или сбоев.
Растущим компаниям или предприятиям, которые обрабатывают большие объемы запасов, не следует использовать этот метод, поскольку инвентаризация физических запасов отнимает много времени и подвергает их ошибкам, которые могут помешать их деятельности.
Постоянное управление запасами
Этот метод, основанный на электронном отслеживании, интегрированном с системами POS (точки продаж) и платформами электронной коммерции, позволяет предприятиям постоянно контролировать запасы. Как только заказ размещен или происходит движение, связанное с определенным товаром, система автоматически обновляется, позволяя розничным торговцам точно знать, сколько товаров доступно. Видимость в режиме реального времени устраняет необходимость регулярной инвентаризации вручную и, как следствие, риск человеческой ошибки. Постоянное управление запасами дает более точный обзор запасов, помогая избежать дефицита и принимать более обоснованные решения на основе точных данных.
Советы по эффективному управлению запасами
Положитесь на программное обеспечение для управления запасами
Бизнес-ландшафт электронной коммерции сложен, особенно из-за его непредсказуемости и жесткой конкуренции. В таком контексте программное обеспечение для управления запасами может стать огромным преимуществом. Это программное обеспечение помогает изменить бизнес-стратегии, используя возможности технологии автоматизации запасов, определяя закономерности продаж, рыночные тенденции и сезонные колебания благодаря точным решениям для ведения учета и отслеживания в реальном времени. С помощью прогнозного анализа и напоминаний о повторных заказах вы можете быть уверены, что уровень запасов всегда точный, тем самым сокращая финансовые потери и потери, вызванные недостаточным или избытком запасов.
Всегда дважды проверяйте заказанный вами товар.
Важно проверить, соответствует ли качество и количество товара, который вы получаете от поставщиков, тому, что вы заказали. Вы не хотите рисковать получить больше или меньше, чем вам нужно, что повлияет на вашу репутацию или потенциальные продажи из-за таких ошибок.
Избегайте случайных
Хранение запасов везде, где есть место на складе, может быть заманчивым, но это также и верный путь к катастрофе. Случайное размещение товаров может затруднить отслеживание товаров, привести к неправильному выбору товаров и задержкам, что приводит к снижению операционной эффективности, а также к дорогостоящим ошибкам. Это особенно актуально при наличии постоянного потока больших объемов товаров или когда товары схожи по внешнему виду, но различаются по своим характеристикам. Доставка неправильного варианта продукта — это последнее, чего вы хотите. Неорганизованная система хранения нарушает весь процесс выполнения заказов, поэтому убедитесь, что вы правильно структурируете свой склад и используете эффективную систему хранения. Например, вы можете:
Использовать зоны
Назначение определенных областей или зон на вашем складе для определенных категорий продуктов полезно для улучшения потока операций. Например, быстроходные товары следует хранить ближе к зоне упаковки, а товары, которые продаются реже, можно хранить дальше.
Используйте четкую систему маркировки
Наличие четкой системы маркировки на ваших контейнерах с соответствующим номером продукта, количеством, сроком годности и описанием помогает быстрее идентифицировать продукты. Например, рассмотрите возможность использования штрих-кодов, которые ускорят процесс и позволят обновлять информацию об уровне запасов в режиме реального времени. Если есть скоропортящиеся продукты, пометьте их всей необходимой информацией, чтобы гарантировать, что они будут проданы до истечения срока годности.
Установить пороговые уровни запасов
У каждого бизнеса свои модели продаж. Чтобы воспользоваться ими по мере их возникновения, важно знать сроки выполнения заказов поставщиками и соответствующим образом управлять запасами. Например, если вашему поставщику нужны недели или месяцы для доставки продукции, вы не можете ждать, пока товар почти закончится, прежде чем размещать новый заказ. Согласование сроков выполнения заказов у поставщиков с вашими моделями продаж поможет вам извлечь выгоду из периодов пикового спроса, лучше прогнозировать и удовлетворять спрос клиентов.
Точно управляйте доходами
Когда возвраты не обрабатываются и не документируются эффективно, это не только влияет на качество, но и приводит к неэффективности других отделов, таких как продажи, поддержка клиентов и бухгалтерский учет. Не говоря уже о том, что точные данные о продажах становятся миражом. Возможно, вы наблюдаете высокие продажи, но если значительная часть из них является недокументированной прибылью, компания может работать на основе обманчивых показателей. Отделив возвращенные товары от других, вы сможете выявить проблемы с возвратом и упростить их решение. Напротив, неадекватное управление доходами может существенно повредить репутации вашей компании; Представьте себе, что вы игнорируете повторяющиеся проблемы с продуктами и продаете бракованную партию продуктов. Это заставит клиентов убегать, и их нельзя винить!
Следите за наличием товара в режиме реального времени
С помощью системы управления запасами вы можете автоматически быть в курсе всех процессов, связанных с товарами на вашем складе, и получать информацию о каждом движении в режиме реального времени. Постоянное отслеживание гарантирует, что все ваши данные о запасах надежны, а прогнозы или стратегии основаны на достоверной информации. Такая прозрачность уменьшает неточности, а автоматизация устраняет риск человеческой ошибки. Помните, что прозрачность означает возможность количественной оценки, а количественная оценка является ключом к прибыльности.
Знайте, каким продуктам отдать приоритет
Обычно, согласно принципу Парето или правилу 80/20, компании обнаруживают, что 80% их дохода генерируется 20% их продукции. Это означает, что это элементы, которые следует расставлять по приоритетам и регулярно менять заказ именно потому, что они стратегически важны для компании. Это где АВС-анализ пригодится, так как поможет вам определить, на каких элементах следует сосредоточиться и оптимизировать управление запасами соответственно. Это очень полезная практика для оптимизации уровня запасов, максимизации прибыльности и снижения управленческих затрат.
Поймите, сколько времени нужно, чтобы ваши продукты превратились в продажи.
Расчет Дни в инвентаре имеет важное значение для оптимального управление запасами, поскольку оно предоставляет ценные данные об эффективности управления запасами и, в зависимости от результатов, может указать, есть ли области, требующие вмешательства. Обычно, когда DII высокий, это означает, что продажи медленнее, тогда как низкое значение предполагает более быструю оборачиваемость запасов. Наличие этой информации помогает предприятиям понять, как долго могут храниться запасы, и соответствующим образом планировать обновления запасов.
Преимущества эффективного управления запасами
Удовлетворенность клиентов
Способность склада точно найти артикул, упаковать его, отправить, доставить вовремя и в идеальном состоянии напрямую влияет на удовлетворенность и удержание клиентов. Действительно, отзывы клиентов могут создать или разрушить бренд, и важность беспрепятственного опыта покупки невозможно переоценить. Давайте посмотрим, как удовлетворенность клиентов зависит от эффективного управления запасами.
Доступность продукта
Если покупатели обнаружат, что товара в вашем каталоге нет в наличии, они без колебаний обратятся к конкуренту и, вероятно, больше не вернутся к вам за покупками. Всегда способная удовлетворить спрос клиентов, предоставляя им желаемые товары, делает ваш магазин надежным и заслуживающим доверия.
Своевременная доставка
Эффективное управление запасами гарантирует быструю обработку заказов и то, что клиенты смогут получить свои заказы в обещанный вами интервал времени. Быстрые поставки необходимы для получения конкурентного преимущества в мире электронной коммерции, где время доставки может изменить правила игры при принятии решений о покупке.
Лучшее общение
Благодаря передовой системе управления запасами служба поддержки клиентов может быстро получить доступ ко всей информации, необходимой для решения проблем, и предоставить клиентам прозрачность, которую они ожидают, чтобы оставаться верными бренду.
Сниженная прибыль
Улучшенное управление запасами приводит к меньшему количеству возвратов, поскольку возникает меньше ошибок, например, при доставке неправильных товаров или количества. В долгосрочной перспективе это приводит к значительной экономии затрат.
Гибкость адаптации к спросу
Усовершенствованная система управления запасами может прогнозировать спрос, гарантируя, что товары с высоким спросом всегда будут доступны в часы пик. Более того, предприятия могут эффективно расширять объемы своей деятельности, извлекая выгоду из этой тенденции, не упуская при этом потенциальных возможностей продаж.
Снижение затрат на содержание
Хранение запасов на складе обходится дорого; вы не хотите в конечном итоге платить за ненужный инвентарь. Эффективное управление запасами сокращает затраты на хранение, поскольку вы всегда будете заказывать действительно необходимые объемы, не связывая капитал с пустыми запасами.
Это приводит к лучшему управлению денежными потоками и снижению операционных расходов. Эту значительную экономию можно инвестировать в другие отделы или даже в предложение вашим клиентам более конкурентоспособных цен.
Лучшее принятие решений
Точная видимость запасов в режиме реального времени означает наличие доступа к информации, которая поддерживает бизнес-стратегии и принятие решений. Более того, это помогает предприятиям использовать возможности, как только они возникают. Например, мгновенное знание того, какие товары быстро сменяются, а какие нет, означает, что вы можете установить приоритет повторного заказа одних продуктов перед другими, избегая связывания ресурсов и места на складе, которые не работают должным образом. Результатом является более гибкая доставка продуктов, которые нужны вашим клиентам, и более разумные закупки расходных материалов.
Улучшенное управление складом
Оптимальный контроль запасов приводит к более организованному складу, в частности, с точки зрения использования пространства и уменьшения отходов. Поскольку каждый квадратный фут склада стоит дорого, важно максимально эффективно использовать его. Никто не захочет продолжать платить за хранение ненужных вещей, верно? Используя эту систему, предприятия сокращают количество ненужных запасов на складе. Все операции становятся более рентабельными, и меньше ресурсов тратится впустую.
Поддерживает омниканальность
С ростом омниканальных продаж хороший контроль запасов становится еще более важным. Благодаря просмотру запасов в режиме реального времени по всем каналам предприятия смогут избежать нехватки запасов, а их платформы будут отражать точные подсчеты запасов.
В заключение
Управление запасами является основой здоровой цепочки поставок и бизнеса электронной коммерции. Эффективное управление запасами имеет важное значение для навигации в современной розничной торговле, где клиенты ожидают наличия, своевременной доставки и прозрачности. Даже самая привлекательная электронная коммерция может потерпеть неудачу без хорошей стратегии управления запасами. Речь идет не только о доступности продукта, но и о создании стратегического актива для достижения успеха, а также устойчивой деловой практики, при которой отходы сводятся к минимуму и ресурсы используются эффективно.