Стратегии эффективных деловых встреч.

Исследование, проведенное в конце прошлого года Стивеном Рогельбергом, профессором менеджмента и психологии Университета Шарлотты в Северной Каролине, показало, что до трети собраний, на которых присутствуют сотрудники, не требуют их присутствия. Компании, которые полагаются в первую очередь на этот способ работы (особенно в эпоху широко распространенной удаленной работы), теряют до 100 миллионов долларов в год.

Что может помочь решить эту проблему? Во-первых, тщательно проанализируйте, можно ли обсуждать тему по-другому, по электронной почте или в виде письменной заметки. Во-вторых, ищите способы гарантировать, что при необходимости видеться друг с другом лично или в Интернете время будет потрачено максимально эффективно. Вот лучшие стратегии для эффективных деловых встреч.

Эффективные деловые встречи – нужны ли они?

На этот вопрос, несомненно, следует ответить утвердительно – даже если на текущем этапе развития компании хорошо функционируют с помощью различных видов обмена мгновенными сообщениями. Почему? Потому что никакой обмен электронными письмами (как правило, вдумчивыми, краткими, лишенными эмоций и т. д.) не даст таких результатов, как дискуссия — сеанс мозгового штурма, в котором сталкиваются взгляды, мысли и идеи разных людей с разным бэкграундом.

Деловые встречи становятся особенно незаменимыми, когда нам важно принять важное решение для команды или компании, решить серьезную проблему, обсудить стратегию, влияющую на долгосрочную деятельность компании, или генерировать новые идеи (например, для маркетинговых кампаний бренда). Таким образом, ни одна компания, в какой бы отрасли она ни работала, не может обойтись без живых или онлайн-обсуждений в небольших или больших группах.

Эффективная деловая встреча – почему ее так сложно организовать?

Можно перечислить несколько различных причин, по которым бизнес-звонки занимают слишком много времени, не дают ожидаемых результатов и заставляют участников чувствовать, что их время было потрачено впустую. Начиная с традиционного опоздания, до отсутствия заданного плана («перескакивания» с темы на тему) и цели (результата, которого мы хотим добиться, что приводит к ненужным размышлениям), до неадекватной модерации дискуссии организатором.

Такие наиболее популярные причины приводят к тому, что возникает необходимость организовать еще одну возможность поговорить на ту же тему, поскольку первый раз оказался недостаточно эффективным, что сказывается на работе (скорости выполнения других обязанностей) каждого участника.

Эффективные деловые встречи – стратегии, которые стоит реализовать

Итак, что вы можете сделать, чтобы ни один участник не сказал: «Этот вопрос можно было обсудить по электронной почте»? Вот 5 главных вещей, о которых вам следует позаботиться, если вы настроены на проведение только эффективных деловых встреч.

1. Определите цель

Прежде чем организовывать дискуссию, необходимо четко определить ее цель, так как без этого элемента дискуссия может получиться хаотичной, а значит – непродуктивной. Определение цели позволит всем участникам сосредоточиться на актуальных вопросах и направить дискуссию в нужное русло. Таким образом, с самого начала укажите, является ли цель принятием конкретного решения, решением проблемы или, возможно, разработкой новых идей.

2. Подготовьте повестку дня

Повестка дня — самый важный — сразу после цели — элемент эффективных деловых встреч. Определенный пошаговый план, которого придерживаются участники, вместе с теми, кто отвечает за обсуждение обсуждаемой проблемы, приведет к ожидаемым результатам (поскольку каждый участник знает, чего ожидать). Обязательно разошлите участникам повестку за несколько дней, чтобы у всех было время ознакомиться с ней и достойно подготовиться к обсуждению пунктов.


3. Смотреть время

Превышение установленного времени для отдельных пунктов (или даже отсутствие четкой временной структуры, т. е. определенного количества времени, которое можно потратить на конкретный пункт) может закончиться затяжным обсуждением, что приведет к потере фокуса. и заинтересованность участников. Неэффективное управление временем повышает уровень усталости, значительно снижая эффективность и вовлеченность, поэтому так важно всегда придерживаться графика.

4. Ограничьте количество вопросов для обсуждения

Помните также, что попытка обсудить слишком много тем на одном совещании может привести к поспешным, поверхностным обсуждениям и неспособности глубоко изучить каждый вопрос. Лучше сосредоточиться на нескольких наиболее важных моментах и ​​уделить им должное внимание, но обсудить вопросы, связанные с темой, но менее важные, в виде электронного письма.

5. Обеспечьте активное участие

Для обеспечения полной эффективности деловой встречи поощряйте участников к активному участию в обсуждении. Задавайте вопросы, выслушивайте их мнения и побуждайте их делиться идеями, следя за тем, чтобы они оставались сосредоточенными на текущих проблемах. Устранение ненужных отвлекающих факторов (например, телефонных звонков во время обсуждения) особенно поможет вам в этом.

Эффективные деловые встречи – резюме

Ни одному сотруднику или партнеру не нравится чувствовать, что он или она потратили свое рабочее время впустую, посещая собрание, на котором не удалось прийти к согласию по каким-либо важным вопросам. Затем наступает горечь, поскольку в это время можно было бы сосредоточиться на других задачах.

По этой причине каждый организатор дискуссий — будь то внутренних с сотрудниками или с внешними партнерами — должен подготовиться к ним соответствующим образом, используя, например, стратегии, описанные выше, особенно в области определения цели и постановки подробной повестки дня. Сочетание всех этих советов гарантирует, что каждый почувствует себя участником эффективной деловой встречи.

Читайте также: Методы прогнозирования продаж электронной коммерции

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения