Шаблоны для эффективной организации проектов

В нашем обзоре на прошлой неделе мы поделились несколькими шаблонами, специально разработанными для дизайнеров UX, менеджеров по продуктам, менеджеров проектов и специалистов по персоналу.

На этой неделе у нас есть пять новых шаблонов, полезных для эффективной организации проектов. Эти шаблоны помогут проектным группам планировать, отображать, управлять и выполнять различные задачи.

Изучите наше сообщество диаграмм, чтобы открыть для себя широкий спектр отраслевых шаблонов и примеров, которые помогут вам эффективно управлять повседневными задачами.

Шаблоны этой недели включают в себя:

• Шаблон проектного предложения
• Структура разбивки работ
• Шаблон приоритизации проблем
• Фреймворк Cynefin
• Шаблон рабочего процесса временной шкалы

Шаблон проектного предложения

Шаблон предложения по проекту предназначен для упрощения планирования и организации проекта. Этот шаблон предоставляет структурированную основу для определения целей, объема, ресурсов и графика вашего проекта. Используя этот шаблон, вы можете эффективно доносить идеи и стратегии проекта до заинтересованных сторон, обеспечивая ясность и согласованность с самого начала.

Вот как использовать шаблон проектного предложения:

1. Введение: Начните с представления вашего проектного предложения. Четко сформулируйте цель проекта, задачи и ожидаемые результаты. В этом разделе должен быть представлен обзор, который привлечет внимание читателя и подчеркнет значимость проекта.
2. Детали проекта: Предоставьте подробное описание проекта. Определите его объем, ключевые функции и результаты. Укажите необходимые ресурсы, включая персонал, бюджет и оборудование. Этот шаг гарантирует, что все понимают, что влечет за собой проект.
3. Временная шкала: укажите временную шкалу проекта от начала до конца. Разбейте основные вехи и их соответствующие сроки. Это помогает визуализировать ход проекта и эффективно управлять временем.
4. Методология: Объясните подход, который вы будете использовать для завершения проекта. Опишите методы, инструменты и приемы, которые вы будете использовать. Этот раздел демонстрирует вашу готовность и опыт решения задач проекта.
5. Заключение. Подведите итог своему предложению, подчеркнув преимущества проекта и его соответствие стратегическим целям. Устранение потенциальных рисков и стратегий их смягчения. Поощряйте отзывы и вопросы, чтобы стимулировать сотрудничество и уточнить ваше предложение.

_{Нажмите на изображение, чтобы отредактировать шаблон проектного предложения}

Структура работы

Шаблон структурной декомпозиции работ (WBS) помогает эффективно организовывать сложные проекты. Он разбивает проект на более мелкие управляемые задачи, позволяя профессионалам распределять ресурсы, отслеживать ход выполнения и обеспечивать эффективное выполнение проекта.

5 простых шагов для использования структуры разбивки работ:

1. Основы проекта. Начните с объяснения основной цели проекта и ее значения. Кратко расскажите о масштабах и целях проекта, чтобы дать контекст.
2. Основные фазы: разделите проект на большие фазы или ключевые части. Это как основные главы вашего проекта. Перечислите их на верхнем уровне.
3. Разбивайте задачи: на каждом этапе разбивайте работу на более мелкие задачи. Это конкретные дела, которые необходимо выполнить. Расположите их в списке, чтобы показать, что должно произойти.
4. Назначьте, кто что делает: скажите, кто отвечает за каждую задачу. Четко покажите, кто отвечает за каждую вещь. Это помогает всем знать, кто чем занимается.
5. Время и порядок: оцените, сколько времени может занять каждая задача и зависят ли какие-либо задачи от других. Это помогает планировать порядок задач и время их выполнения.

_{Нажмите на изображение, чтобы изменить структуру разбивки работ}

Шаблон приоритезации проблем

Шаблон приоритизации проблем помогает принимать обоснованные решения, определяя и ранжируя проблемы или проблемы. Этот шаблон позволяет эффективно распределять ресурсы и фокусироваться на наиболее важных проблемах, что приводит к эффективному управлению проектами с такими инновационными элементами, как парусная лодка, Cynefin, категоризация проблем и подходы «мне нравится, я хочу, мне интересно». просмотр вопросов проекта.

5 простых шагов для использования шаблона приоритезации проблем:

1. Определите проблемы: начните с перечисления проблем, с которыми сталкивается ваш проект. Будьте исчерпывающими в отмечая вниз препятствия и проблемы.
2. Визуализация парусника: используйте изображение парусника, чтобы визуализировать «ветры» (положительные силы) и «якоря» (отрицательные факторы) вашего проекта. Это поможет вам понять, что продвигает ваш проект вперед, а что сдерживает его.
3. Платформа Cynefin: классифицируйте проблемы по областям структуры Cynefin: простые, сложные, сложные и хаотичные. Эта классификация поможет вам выбрать подходящие стратегии для каждого типа проблем.
4. Категоризация проблем: используйте шаблон категоризации проблем для сортировки проблем по различным категориям в зависимости от их характера. Это поможет вам сосредоточиться на совместном решении схожих задач.
5. «Мне нравится, я хочу, мне интересно»: поощряйте командное сотрудничество, используя подход «мне нравится, я хочу, мне интересно». Члены команды делятся тем, что им нравится, что они хотят улучшить и какие у них есть вопросы о проекте. Это способствует открытому общению и формирует понимание.

_{Нажмите на изображение, чтобы отредактировать шаблон приоритизации проблем}

Фреймворк Cynefin

Шаблон cynefin framework — это мощный ресурс для организации проекта, помогающий разобраться в сложных ситуациях. Этот шаблон классифицирует задачи по четырем областям: сложные, сложные, хаотичные и простые. Он предлагает структурированный подход к пониманию и решению различных сценариев проекта.

Вот как использовать шаблон фреймворка cynefin:

1. Признайте проблему: определите проблему или проблему, с которой вы имеете дело в своем проекте. Поймите его характеристики и то, как он влияет на ваши цели.
2. Классифицировать по доменам: поместите вызов в один из доменов Cynefin:
   • Комплекс: проблемы без четкой причинно-следственной связи, требующие экспериментирования и адаптации.
   • Сложные: проблемы с различимыми закономерностями, требующие экспертных знаний и анализа для решения.
   • Хаотичность: ситуации непредсказуемости, когда для восстановления стабильности необходимы быстрые действия.
   • Простота: четкие причинно-следственные связи, позволяющие использовать стандартные рекомендации.
3. Информация о домене: узнайте о характеристиках выбранного домена. Поймите, как обычно ведут себя проблемы в этой области и какие подходы работают лучше всего.
4. Выберите стратегии. В зависимости от предметной области выберите подходящие стратегии для решения проблемы. Различные домены предлагают разные способы подхода, анализа и решения проблем.
5. Применяйте и контролируйте: реализуйте выбранные стратегии для решения проблемы. Следите за прогрессом и будьте готовы адаптироваться, если ситуация изменится. Если возникает неопределенность, переоцените область и скорректируйте свою стратегию.

_{Нажмите на изображение, чтобы отредактировать структуру cynefin}

Шаблон рабочего процесса временной шкалы

Шаблон рабочего процесса временной шкалы — ценный инструмент для организации проекта, поскольку он помогает эффективно визуализировать временные рамки проекта и управлять ими. Этот шаблон предоставляет четкую дорожную карту для задач и этапов, улучшая координацию проекта и обеспечивая своевременное завершение.

5 простых шагов для использования шаблона рабочего процесса временной шкалы:

1. Составьте список задач и вех: начните с перечисления всех задач и вех, которые необходимо выполнить для вашего проекта. Не забудьте включить как основные вехи, так и более мелкие задачи.
2. Расположите по порядку: Расположите задачи и вехи в хронологическом порядке. Это поможет вам увидеть естественный ход проекта и то, как задачи связаны друг с другом.
3. Назначьте продолжительность: оцените время, необходимое для каждой задачи или вехи. Это поможет вам создать реалистичную временную шкалу для всего проекта.
4. Визуализируйте временную шкалу: используйте шаблон для создания визуального представления временной шкалы. Вы можете использовать диаграмму Ганта или простой хронологический список для отображения последовательности и продолжительности задач.
5. Контролируйте и корректируйте: по мере продвижения проекта регулярно обновляйте шаблон, чтобы он отражал фактический прогресс. Если есть какие-либо задержки или изменения, соответствующим образом скорректируйте график, чтобы держать всех в курсе.

_{Нажмите на изображение, чтобы отредактировать шаблон рабочего процесса временной шкалы.}