Будущее государственной помощи ориентировано на человека

За последние три года многие государственные и местные органы власти приложили колоссальные усилия для удовлетворения потребностей членов своих сообществ. Мало того, что они столкнулись с крупномасштабными последствиями пандемии COVID-19, многие агентства также реагируют на быстро развивающиеся стихийные бедствия и поддерживают исторический уровень федеральных инвестиций.

Хотя сближение всех этих сил усилило давление на многие правительственные команды в краткосрочной перспективе, это не единичный случай. Будущее программ для государственного сектора зависит от способности администраторов поддерживать темп, который они уже создали.

Более всего недавние события высветили тот факт, что социальные проблемы накладываются друг на друга и пересекаются. Поскольку государственные учреждения разрабатывают программы для удовлетворения потребностей общества, они должны делать это с учетом этой взаимосвязанности. И им необходимо инвестировать в правильные технологии — технологии, которые объединяют людей и способствуют трансформационным изменениям.

Государственные программы помощи должны гарантировать, что люди будут сосредоточены на всех этапах проектирования, строительства и реализации. Практика должна основываться на реальном жизненном опыте как сотрудников, так и членов сообщества. Короче говоря, процессы и технологии должны служить людям, а не наоборот.

Технологии являются важной частью этого перехода к ориентированному на человека подходу, а программное обеспечение для управления грантами является важным компонентом. Хорошее программное обеспечение для грантов позволяет правительственным командам удовлетворять срочные и долгосрочные потребности сообщества, открывая линии связи и уменьшая административную нагрузку как для сотрудников, так и для заявителей.

Но хорошее программное обеспечение для управления грантами — это больше, чем просто сама технология. С правильным партнером по программному обеспечению команды могут эффективно расширяться, используя опыт специалистов по внедрению и поддержке, которые имеют опыт преобразования программ грантов и помощи любого масштаба. Эта увеличенная мощность позволяет им стратегически подходить к интеграции технологий, позволяя им сосредоточиться на людях, находящихся в центре их программы.

Необходимый баланс

Для работников государственного сектора переход к подходу, ориентированному на человека, требует гибкости и намерения. Команды должны будут сбалансировать то, что может показаться противоположными приоритетами.

Эволюция и соответствие

Независимо от того, насколько амбициозны администраторы программ в отношении развития практики, реальность такова, что эта эволюция должна происходить в рамках существующих структур соответствия. Речь не идет о том, чтобы начать с нуля. Правительственные команды должны повторять свои процессы, чтобы лучше удовлетворять потребности сообщества, при этом соблюдая правила и положения, лежащие в основе их работы.

Скорость и справедливость

Администраторы программ должны действовать быстро, но никогда не в ущерб справедливости или прозрачности. Оптимизация процессов позволяет правительствам быстрее реагировать на насущные потребности сообщества. Но поскольку команды стремятся упростить работу с кандидатами, они должны сохранить рычаги для справедливости и подотчетности.

Инновации и надежность

Правительственные команды должны продвигать новые идеи, не жертвуя при этом надежностью. Стремясь к инновациям, они должны уделять первоочередное внимание обеспечению стабильного и надежного опыта для соискателей и сотрудников. Они должны иметь пространство для экспериментов, принимая проверенные решения, которые они могут внедрить с минимальными перерывами. Им следует искать интуитивно понятную, простую в использовании платформу, доступную для всех.

Принятие подхода, ориентированного на человека

Независимо от того, насколько правительственная команда привержена подходу, ориентированному на человека, если технология не построена на том же идеале, им, вероятно, будет трудно реализовать свои идеи на практике. Правильные технологические решения учитывают потребности правительственных групп и реалии реальной жизни членов сообщества, снижая при этом вероятность того, что средства будут использованы не по назначению или не по назначению.

Запускайте и масштабируйте быстро

Внедрение правильных систем позволяет правительствам создавать будущие приложения или целые программы за часы или дни, а не за недели или месяцы. Эта скорость имеет важное значение, когда речь идет о реагировании на внезапные кризисы.

Для многих правительств разработка мер реагирования на пандемию COVID-19 стала уроком того, почему важно иметь технологии до того, как возникнет необходимость. Агентства, которые еще не внедрили технологию предоставления грантов, оказались в затруднительном положении. Многие с головокружительной скоростью переходили от бумажных или табличных систем управления к программным решениям. Это было похоже на попытку построить самолет и одновременно летать на нем.

В идеале технологии должны не только ускорять процесс оказания помощи, но и поддерживать масштабируемость. Многим местным органам власти и правительствам штатов было поручено распределить финансирование Закона CARES, пакет помощи на сумму 2,2 триллиона долларов. Процессы, которые работали для оказания поддержки в небольших масштабах, внезапно оказались неустойчивыми.

Правильные технологические решения позволяют правительственным командам создавать и запускать программы грантов и помощи любого масштаба.

Чтобы обеспечить скорость и масштабируемость, администраторы программ должны искать технологии, сочетающие в себе расширенную автоматизацию и науку о данных. Эти инструменты позволяют небольшим правительственным командам максимизировать свои усилия, сокращая время и энергию, необходимые для запуска и управления программами, одновременно повышая безопасность и доступность.

Независимо от того, насколько быстро команды продвигаются через процесс подачи заявки и проверки, если они все еще печатают и отправляют бумажные чеки, они создают ненужную задержку в своем процессе. Технологии должны способствовать распределению цифровых средств, чтобы упростить работу команды и ускорить выплаты нуждающимся.

Включите капитал в процесс

Когда дело доходит до государственных субсидий и программ помощи, равенство должно быть основополагающим принципом разработки. Правильная технология предоставляет инструменты и информацию для претворения в жизнь намерений, связанных с обеспечением справедливости.

Справедливость — это не теоретическое занятие. Это имеет реальное влияние. И ставки высоки. На федеральном уровне лидеры FEMA столкнулись с реальностью, что раса часто искажает помощь, которую она оказывает жертвам стихийных бедствий, при этом белые люди постоянно получают больше помощи, чем цветные.

Частью применения справедливого подхода является признание того бремени, которое приложение возлагает на тех, кто подает заявку на получение средств. Независимо от того, предназначена ли программа для частных лиц, предприятий или других государственных учреждений, администраторы должны помнить, что по другую сторону приложения находятся реальные люди. Приложения должны запрашивать только ту информацию, которая абсолютно необходима, а платформа должна максимально упростить людям доступ к формам и их заполнение. Процесс подачи заявки на финансирование никогда не должен быть настолько громоздким, чтобы отпугивать квалифицированных кандидатов.

На всех уровнях правительства принимают меры для поддержки справедливости. В рамках инициативы «Справедливость40» федеральное правительство поставило перед собой цель направить 40% инвестиций в борьбу с изменением климата в неблагополучные сообщества. Чтобы помочь командам достигать таких целей, технологии должны собирать данные, необходимые для оценки и улучшения программ, а также обеспечивать все необходимые отчеты и аудит.

Интеграция новых решений с существующими и знакомыми технологиями

В государственном секторе важно, чтобы технологии упрощали работу для всех — как для людей, управляющих программами, так и для членов сообщества, получающих от них пользу. Для многих правительственных команд это означает, что любое новое решение должно хорошо интегрироваться с существующими системами.

Команды должны стремиться к тому, чтобы соискатели, сотрудники и другие заинтересованные стороны могли работать без сбоев, используя интуитивно понятное и простое в использовании программное обеспечение. Интерфейс технологии должен быть современным и знакомым. Здесь важны мелочи. Инструменты должны быть перетаскиваемыми, а соискатели должны иметь возможность запускать, сохранять и возвращаться к приложению без потери своей работы. Если изображения или документы являются частью приложения, кандидаты должны иметь возможность использовать свой телефон для захвата изображения, а группы проверки должны иметь возможность просматривать файлы, не загружая их.

Технологии также должны обеспечивать совместную работу в режиме реального времени — как для заявителей, которые могут работать с коллегами или коллегами, так и для правительственной команды, которой необходимо координировать усилия на протяжении всего процесса проверки.

Уменьшите мошенничество и человеческие ошибки, не обременяя соискателей

Мошенничество отнимает важные ресурсы у людей, которые в них нуждаются, подрывая усилия по улучшению общества. Правильное программное обеспечение дает правительственным командам возможность бороться с мошенничеством, не отвлекая их от важной работы по созданию и управлению своими программами.

Мошенничество может не только исказить результаты, оно также подрывает общественное доверие к процессам и институтам, ставя под угрозу будущие программы. Возьмите недавние скандалы вокруг кредитов ГЧП, на которые приходится 80 миллиардов долларов кражи средств для помощи COVID. Когда избиратели и выборные должностные лица видят такое незаконное присвоение, они гораздо более не решаются поддерживать крупномасштабные расходы на помощь в будущем.

Чтобы эффективно бороться с мошенничеством, правительствам следует искать партнеров по технологиям и консалтингу, которые применяют информированный и ориентированный на человека подход к пониманию основной цели программ. Если партнеры не попытаются понять более широкий контекст того, почему существует программа, им будет сложно устранить мошенничество, не обременяя кандидатов.

Опять же, мы возвращаемся к идее баланса. Искоренение мошенничества и человеческих ошибок имеет важное значение, но если существующие меры предосторожности затрудняют подачу заявки квалифицированным кандидатам, это все равно, что спилить яблоню, чтобы спасти плод.

Правительственная команда должна искать технологию, которая может помочь в борьбе с мошенничеством, не добавляя обременительных шагов в процесс подачи заявки. Здесь могут быть невероятно полезны простые, но эффективные проверки безопасности. Например, викторины по проверке подлинности на основе знаний проверяют личность заявителей, заставляя их отвечать на несколько вопросов с несколькими вариантами ответов, например, с какими адресами или транспортными средствами они были связаны. Другим вариантом является мгновенная проверка личности по фотографии, при которой инструмент подтверждает, что выданное государством удостоверение личности заявителя совпадает с селфи, сделанным в режиме реального времени.

Хотя человеческая ошибка привлекает меньше внимания, чем мошенничество, человеческая ошибка может стать серьезной проблемой, особенно для команд, обрабатывающих большие объемы приложений. Легко допустить ошибку, когда вам нужно просмотреть тысячи или десятки тысяч форм. Автоматика снимает напряжение. Правильная технология может устранить рутинную работу за счет автоматизации таких задач, как проверка данных из налоговых форм или анализ изображений. Автоматизированная оценка может избавить правительственные команды от необходимости выполнять сложные расчеты при рассмотрении заявок.

При правильной технологии нет необходимости идти на компромисс. Этот опыт может быть простым и понятным для всех, обеспечивая при этом наличие правильных проверок и средств контроля для предотвращения мошенничества и человеческих ошибок.

Будущее строится на партнерских отношениях

Государственные учреждения по всей стране переживают решающий момент. У них есть импульс — теперь нужно просто направить этот импульс на долгосрочные преобразующие изменения. Пришло время принять подход, ориентированный на человека, и инвестировать в технологии и ресурсы, которые поддерживают это стремление.

Партнерские отношения являются ключевыми. В частном секторе, благотворительных организациях и государственных организациях стратегические коалиции позволяют командам служить отдельным лицам и сообществам.

Вот почему мы рады новому сотрудничеству между Submittable и BDO. Вместе мы создали комплексную службу управления грантами, адаптированную для организаций государственного сектора.

Эта новая совместная служба предоставляет надежное программное обеспечение и опытную поддержку внедрения, необходимую для защиты программ грантов от возврата, оптимизации готовности к государственному аудиту и поддержки текущей документации. Благодаря удобным инструментам, мощной автоматизации и комплексным услугам BDO и Submittable помогают государственным учреждениям упростить, масштабировать и повысить эффективность администрирования грантов.

С общим видением будущего, ориентированного на человека, Submittable и BDO могут поддерживать правительства всех размеров в их стремлении развиваться.