Метод Огайо для управления документами и электронной почтой

Последнее обновление: 27 января 2022 г.

Прерывания отстой. Они разрушают наш рабочий процесс и рутину и слишком часто мешают нам продуктивно работать. Перерывы подстерегают за каждым углом на работе — от неожиданных телефонных звонков с клиентами до импровизированных встреч для обсуждения важных вопросов. Наш самый большой актив, помогающий нам быть продуктивными, также является самым большим препятствием на пути к эффективному и бесперебойному выполнению нашей работы — нашим компьютерам и, в частности, нашему управлению электронной почтой.

Как я открыл для себя метод OHIO для управления электронной почтой

Недавно я слушал подкаст во время утренней поездки на работу. Хотя я обычно нахожу этот конкретный подкаст проницательным и информативным, один недавний эпизод действительно привлек мое внимание. Если вы чем-то похожи на меня, ваш почтовый ящик на работе полностью завален электронными письмами, начиная от стандартных писем от других фирм, предлагающих свои услуги, и заканчивая клиентами, информирующими вас о важных проблемах, и ведомственными служебными записками, которые нельзя игнорировать. Тема подкаста, который ударил по голове, как конский каштан, — это метод управления электронной почтой в штате Огайо.

Метод управления электронной почтой, принятый в штате Огайо, означает «ОБРАБАТЫВАЙТЕ ЭТО ТОЛЬКО ОДИН РАЗ» . По сути, как только вы увидите электронное письмо в своем почтовом ящике, немедленно разберитесь с ним, если это необходимо, и разберитесь с ним позже. Как объяснил ведущий подкаста Кен Норр, «если у вас есть время открыть электронное письмо, у вас есть время для быстрого ответа или соответствующей регистрации». То, как я раньше обрабатывал свою электронную почту (как я полагаю, многие из вас там делают), заключалось в том, чтобы просмотреть ее, а затем, если ее нужно было удалить, несущественное сообщение было удалено немедленно. В противном случае я бы сказал себе, что я «вернусь» к письму позже и сделаю с ним что-нибудь более подходящее — либо отвечу, либо каталогизирую/зарегистрирую его.

Почему управление электронной почтой важно

По данным MNC Consulting Group, 80% входящей почты можно сразу направить на измельчение или переработку. Это означает, что только 20% почты и сообщений, которые мы получаем ежедневно, должны быть размещены где-то еще или сохранены для будущего использования/действия.[1]

Недавняя статья в журнале Money Magazine объяснила электронную почту следующим образом:

«Я думаю о почтовом ящике как о цветочном саду (поддержите меня здесь). Ваши основные электронные письма — это цветы от ваших клиентов, потенциальных клиентов, руководителей и т. д. Сорняки — это информационные бюллетени, нежелательная почта и уже прочитанные электронные письма, забивающие ваши цветы… Вы не можете видеть цветы сквозь сорняки ».[2]

Метод Огайо подчеркивает, что мы должны предпринять соответствующие действия по электронной почте прямо здесь и сейчас. Как объяснялось в подкасте, по мере того, как этот метод внедряется и используется ежедневно, он становится эффективным и продуктивным способом распределения времени на то, что в противном случае могло бы быть трудоемкой и расточительной задачей.

Давайте рассмотрим, как организовать управление электронной почтой по методу Огайо.

• Хранение — это электронные письма и сообщения, которые необходимо сохранить и сохранить для последующего использования. В некоторых случаях эти электронные письма должны быть включены в систему информационных ресурсов организации. В других случаях их можно просто сохранить в папке «Входящие» человека и никогда не удалять. Некоторые организации предпочитают, чтобы их сотрудники никогда ничего не удаляли, что позволяет искать всю информацию в их электронных письмах и быть в пределах досягаемости.
• Чтение — это электронные письма, содержание которых вы можете (и должны!) просмотреть, когда у вас есть свободная минута, чтобы просмотреть их. Эти электронные письма можно просматривать в любом месте — во время обеденного перерыва, в поезде или, что еще лучше, — в течение определенного времени вашего дня, предпочтительно ближе к концу рабочего дня, когда у вас меньше отвлекающих факторов и есть возможность оперативно реагировать на вещи, которые могут вам понадобиться. .
• Маршрутизация — другими словами, пересылка. Это электронные письма, которые не должны загромождать ваш почтовый ящик или папки, но могут быть полезны коллеге. Если сообщение может быть полезно кому-то еще, отдайте его, в противном случае избавьтесь от него и не позволяйте ему пылиться в вашем почтовом ящике.
• Действие — это электронные письма, которые включают в себя что-то, что должно быть сделано — ваш список дел. Создайте отдельную папку в своей почтовой программе, чтобы мгновенно помещать эти электронные письма, когда вы просматриваете свой почтовый ящик. Открывайте эту папку ежедневно и обязательно выполняйте перечисленные задачи и действия. Очистите папку и начните следующий день с пустой папки действий, которую нужно заполнить и выполнить.

В зависимости от вашего рабочего места и ситуации эти четыре папки могут быть физическими папками, расположенными на вашем столе и используемыми, когда письмо попадает на ваш стол. Однако в большинстве случаев эту систему можно использовать, создав четыре «папки» на вашем настольном почтовом сервере.

Включение Огайо означает, что нам не нужно постоянно наводить курсор на наши почтовые ящики, затаив дыхание, ожидая, когда наше следующее сообщение загорится на нашем экране. Знаете ли вы, что средний человек проверяет свою электронную почту 15 раз в день? [3] Метод Огайо предполагает, что мы проверяем нашу электронную почту только несколько раз в день. Таким образом, появляется больше сообщений, с которыми нужно действовать тут же. Конечно, еще одним преимуществом этого является то, что вы экономите больше времени на важных вещах, вместо того, чтобы проверять нашу папку «Входящие» каждые несколько минут, чтобы просмотреть сообщения, с которыми мы все равно ничего не собираемся делать.

Мне особенно понравился совет Марка Мерфи по продуктивности на работе:

«…для начала сделайте 2-часовой перерыв от электронной почты. А затем за эти 2 часа проверните 1-2 самых важных проекта. Заприте дверь, выйдите из офиса, прогуляйтесь до своей любимой кофейни, делайте все, что вам нужно, чтобы провести 2 часа дня максимально продуктивно».[4]

Метод Огайо — это простой и быстрый способ повысить производительность и сэкономить драгоценное время, управляя при этом напряженной и сложной рутиной задач, проектов и общения на работе. В качестве один из моих менеджеров недавно указал мне, что вы менее активны и эффективны, когда у вас есть маленькие мысли или проблемы, которые грызут вас в затылке. Если я чувствую, что мне нужно постоянно следить за своей электронной почтой, а затем либо немедленно отвечать, прерывая мой поток, либо, в конечном счете, не делать ничего продуктивного с ними, пока я не «вернусь» к ним, не замедляет меня в течение рабочего дня, я не могу придумайте лучший пример.

В результате прослушивания подкаста во время утренней поездки я могу подтвердить, что метод Огайо работает для меня. Я призываю вас попробовать и рассказать об этом другим. Посмотрите, сколько времени вы и ваши коллеги можете сэкономить на управлении документами и электронной почтой, а также повысить продуктивность или сосредоточиться на множестве задач, которые мы все выполняем в течение рабочего дня.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38