Как определить масштаб проекта и избежать его расползания? | #36 Начало работы с управлением проектами

Опубликовано: 2023-02-23

Еще до того, как жизненный цикл проекта начался, менеджер проекта думает о масштабах проекта. Он анализирует требования и ожидания клиентов, сопоставляет их с имеющимися ресурсами и ставит их в соответствие с временными ограничениями. В результате он может хорошо определить объем проекта. Однако даже образцовое выполнение этой задачи не является гарантией чрезмерного роста масштабов проекта в процессе реализации. Так как же правильно определить масштаб проекта и избежать расползания масштаба?

Как определить масштаб проекта и избежать его расползания? - оглавление:

  1. Введение
  2. Определение масштаба проекта
  3. Понимание требований
  4. Структура распределения работ (WBS)
  5. Приоритеты для рискованных задач
  6. Последний ответственный момент (LRM)
  7. Как избежать расползания масштаба?
  8. Краткое содержание

Введение

Согласно PMBOK, объем проекта — это «работа, которую необходимо выполнить, чтобы предоставить продукт, услугу или результат с указанными свойствами и функциями». Чтобы результат проекта соответствовал ожиданиям заинтересованных сторон, а сам проект был успешным, вы должны как можно точнее определить масштаб.

Определение масштаба проекта

Менеджер проекта должен с самого начала убедиться, что запланированный проект четко определяет следующие области:

  • деловые и технические требования заинтересованных сторон,
  • структура разделения труда,
  • приоритеты для задач с наибольшим риском, т. е. тех, которые являются наиболее инновационными или происходят впервые,
  • согласовал с заинтересованными сторонами подход «последний ответственный момент» (LRM, Last Responsible Moment).

Давайте посмотрим, на какие вопросы должен ответить менеджер проекта при определении каждого из них.

Понимание требований

Менеджер проекта должен ответить на следующие вопросы, играя на мгновение роль заинтересованного лица:

  1. Каковы финансовые и нефинансовые преимущества этого проекта? – Финансовые выгоды могут относиться к продажам продукта или услуги, созданных в рамках проекта. Однако преимуществом также может быть улучшение имиджа компании, эффективность адаптации или внедрение нового программного обеспечения для облегчения управления проектами, такого как Firmbee.
  2. Кого затронет реализация проекта? – Реализация проекта предполагает изменения внутри и вне организации. Поэтому стоит задать более конкретные вопросы:

    3. а. Потребует ли реализация задач проекта реорганизации внутри компании, изменения обязанностей сотрудников, найма новых людей или работы с фрилансерами?

    б. Будут ли результаты проекта видны в публичном пространстве и повлияют ли они на местное сообщество?

    в. Кому будет выгодна его реализация?

  3. Каким потребностям должны удовлетворять результаты проекта?
  4. Какими техническими характеристиками должны обладать результаты проекта?

Структура распределения работ (WBS)

Создание структуры разделения труда в проекте предполагает ответы на иерархически расположенные вопросы:

  1. Какова основная цель реализации проекта?
  2. Каковы конкретные цели?
  3. На какие задачи делятся конкретные цели?
  4. Когда должны быть достигнуты цели и задачи?
  5. Каким специалистам будет доверен каждый из них?

Только главная цель должна оставаться совершенно неизменной. С другой стороны, ответы на вопросы со 2 по 5 детализируются и уточняются в ходе проекта.

Приоритеты для рискованных задач

Наиболее важные вопросы о рискованных задачах связаны с их точной идентификацией и определением того, как области риска могут повлиять на объем проекта.

  1. Какие задачи имеют самый высокий риск неудачи?
  2. От каких факторов зависит успех каждой из этих задач? Это может быть доступность материалов, специалистов или, в случае проектов НИОКР, труднопрогнозируемые результаты исследований и экспериментов, такие как кривая повышения точности модели искусственного интеллекта при машинном обучении.
  3. Какое влияние окажет невыполнение этой задачи на остальную часть проекта?
  4. Как продолжительное выполнение этой задачи повлияет на возможность достижения цели проекта?
  5. Насколько мы можем увеличить объем проекта для выполнения этой задачи?

Последний ответственный момент (LRM)

Приоритизация задач тесно связана с принципом последнего ответственного момента (LRM), также известным как принцип наименьшего подходящего момента.

Это стратегия минимизации риска, заключающаяся в откладывании задач до тех пор, пока их дальнейшее откладывание не станет более рискованным, чем их немедленное выполнение. Это позволяет избежать напрасной траты усилий, когда задача оказывается ненужной или в цели или требования проекта вносятся изменения.

Этот принцип, полученный из методологии Lean, также применяется к решениям, которые являются решающими для проекта и которые трудно изменить, например:

  • Закупка специализированного оборудования, которое потребуется для дальнейших этапов реализации проекта,
  • Проектирование структуры целей, которые должны быть выполнены задачами, которые должны быть выполнены.

Вопросы, которые должен задать себе менеджер, работающий по принципу LRM, можно сформулировать следующим образом:

  • Нужно ли уже начинать работу над задачей?
  • Что произойдет, если я отложу задачу?
  • Каковы будут последствия принятия решения слишком поздно?
  • Какие могут быть последствия слишком раннего принятия решения? Например, обнаружив позже, что это не нужно или что требования изменились, решение не используется или бизнес-ценность устарела.
scope of a project

Как избежать расползания масштаба?

Даже самые хорошо спланированные проекты имеют тенденцию к росту (увеличение масштаба) в ходе их реализации, например, продукт, который изначально должен был иметь две функции, теперь внезапно будет иметь шесть. Чтобы избежать этого, руководитель проекта должен установить безопасное расширение масштаба с заинтересованными сторонами. Основой для сведения к минимуму расползания масштаба проекта является — в дополнение к определению объема задач и бизнес-ожиданий — постоянная коммуникация с командой и заинтересованными сторонами. Тем не менее, наиболее важными средствами защиты от расширения масштаба являются:

  • Хорошо подготовленный график,
  • Эффективное использование программного обеспечения для планирования задач и общение с командой,
  • Информирование всех заинтересованных сторон о ключевых изменениях в проекте.

Также стоит помнить, что предотвращение расширения масштаба — это непрерывный процесс. Таким образом, объем проекта требует регулярного мониторинга и контроля, и руководитель проекта должен оставаться на месте, чтобы быстро реагировать и принимать решения, когда возникают ситуации, которые могут привести к расширению объема.

Краткое содержание

Масштаб проекта является ключевым элементом хорошо спланированного проекта, поскольку он четко определяет, что должно быть реализовано, а что не включено в проект.

Таким образом, задача менеджера проекта состоит в том, чтобы определить объем проекта до начала работы путем:

  • Анализ требований и ожиданий клиентов,
  • Сопоставление их с имеющимися ресурсами и
  • Столкновение с временными ограничениями.

Однако даже четко определенный объем проекта может измениться в ходе реализации. Чтобы избежать разрастания масштаба проекта, известного как расползание масштаба, придерживайтесь структуры разбивки работ, тщательно расставляйте приоритеты рискованных задач и используйте подход «последний ответственный момент».

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

  1. Что такое проект?
  2. Что такое управление проектами?
  3. Как управлять проектами?
  4. Методы управления проектами
  5. Типы проектов
  6. 4 примера проектов
  7. Приоритизация проектов
  8. Направления проектной деятельности
  9. Определение успеха в управлении проектами
  10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
  11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
  12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
  13. Жизненный цикл проекта
  14. Для чего предназначено видение проекта?
  15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
  16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
  17. Сфера планирования в управлении проектами
  18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
  19. Как использовать вехи в проекте?
  20. Выполнение проекта
  21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
  22. Важность закрытия проекта
  23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
  24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
  25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
  26. Самые полезные навыки менеджера проектов
  27. Как стать менеджером проекта?
  28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
  29. Как создать команду проекта?
  30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
  31. Как вести команду во время гибридной работы?
  32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
  33. Типы проектных встреч
  34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
  35. Как написать убедительное
  36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
  37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
  38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
  39. Как создать устав проекта?
  40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
  41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
  42. Как составить бюджет проекта?
  43. Тайм-менеджмент в проекте
  44. Как создать реестр рисков проекта?
  45. Стратегии управления рисками проекта
  46. Маркетинг проекта
  47. Источники и направления изменений в проекте
  48. Модели изменения управления проектами
  49. Что после Agile? Методы управления проектами