Тайм-менеджмент для успеха в бизнесе: советы владельцам малого бизнеса

Время — ценный товар для владельцев малого бизнеса, и умение эффективно его использовать имеет решающее значение как для личного благополучия, так и для успеха в бизнесе. Узнайте, как овладеть искусством делать больше за меньшее время с помощью тайм-менеджмента и лучших практик ведения бизнеса. Ознакомьтесь с эффективными стратегиями управления временем, инструментами для повышения производительности и методами определения приоритетов задач, которые способствуют развитию вашего бизнеса. Оптимизируйте операции, снизьте стресс и достигайте своих бизнес-целей, сохраняя свободное время, максимально эффективно используя каждую минуту.

Познакомьтесь с экспертами

Тайм-менеджмент для владельцев бизнеса

Время — один из наших самых ценных и ограниченных ресурсов, и владельцам малого бизнеса кажется, что его никогда не бывает достаточно. У вас ограниченное время в сутках, много шляп и бесконечные задачи, которые ждут вас. Тайм-менеджмент в бизнесе является одним из ключей к росту и успеху бизнеса. Многие владельцы бизнеса сталкиваются с проблемой тайм-менеджмента, прокрастинацией и ощущением перегруженности делами. Предпринимательство может быть одиноким путем, но при наличии правильных стратегий, систем и мышления можно взять под контроль свой график и сосредоточиться на том, что действительно важно, будь то возвращение домой к ужину или обеспечение инвестиций для вашего бизнеса. Тайм-менеджмент — это важная стратегия успеха в малом бизнесе, и мы рассмотрим практические способы экономии времени при ведении малого бизнеса.

Давайте разберем стратегии управления временем для владельцев бизнеса, включая расстановку приоритетов, избежание отвлекающих факторов и использование инструментов для максимизации производительности.

В чем ошибаются предприниматели в отношении тайм-менеджмента?

Многие владельцы малого бизнеса неправильно понимают природу тайм-менеджмента. Распространенная ошибка – пытаться справиться со всем самостоятельно. Делегирование часто кажется рискованным и поначалу может быть трудным с финансовой точки зрения, но по мере того, как вы начинаете расти, важно инвестировать в дополнительную помощь для вашего бизнеса. Обычные ранние задачи, которые следует делегировать, включают ведение бухгалтерского учета, бухгалтерский учет и маркетинг.

Другая проблема – недооценка ценности планирования. Владельцы бизнеса, которые активно распределяют время, а не реагируют на них, с большей вероятностью добьются успеха. Когда владельцы не планируют свое время и приоритеты, в конечном итоге их бизнес управляет ими, а не они управляют своим бизнесом.

Чтобы решить эти проблемы:

• Научитесь делегировать: сосредоточьтесь на задачах, которые действительно требуют вашего опыта, и поручайте другим сотрудникам или передайте помощь на аутсорсинг.
• Планируйте свой день: каждое утро уделяйте 10–15 минут, чтобы расставить приоритеты в своих задачах, выделите время, посвященное работе над своим бизнесом, а не над своим бизнесом. Отключите или ограничьте уведомления на телефоне, чтобы получать только самое необходимое.

Как расставить приоритеты задач для владельцев малого бизнеса

Как определить, на что для вас наиболее важно тратить время в своем бизнесе? Как повысить продуктивность вашего бизнеса? Определение наиболее важных задач — это первый шаг к расстановке приоритетов, который может привести к эффективному управлению временем. Вот как лучше принимать решения о том, на чем сосредоточить свою энергию:

1. Используйте структуру расстановки приоритетов. Такие методы, как матрица Эйзенхауэра, могут помочь вам классифицировать задачи как срочные, важные, и то, и другое или ни одну из них. Начните с наиболее срочных и важных задач и подумайте, какие задачи приносят наибольшую денежную ценность вашему бизнесу. Рассмотрите возможность проведения аудита времени, чтобы определить, на что вы тратите свое время и где ваше внимание наиболее ценно для успеха вашего бизнеса.
2. Заблокируйте время в своем календаре. Выделите определенные часы для задач с наивысшим приоритетом (или получения прибыли) и придерживайтесь их. Относитесь к этим блокам как к не подлежащим обсуждению назначениям.
3. Знайте свои часы пиковой продуктивности: планируйте сложные задачи на то время, когда ваша энергия и концентрация находятся на пике.
4. Дайте себе буферное время: планируя задачи в календаре, дайте себе больше времени, чем вы думаете, что вам понадобится, чтобы учесть отвлекающие факторы и срочные задачи, которые могут возникнуть. Это поможет вам избежать нехватки времени.

Выработайте привычки, позволяющие экономить время

Уведомления продолжают появляться на вашем телефоне, ваши сотрудники заходят к вам с вопросами, вам нужно пообедать — в мире, который никогда не останавливается, трудно сосредоточиться на том, что действительно важно. Так как же не тратить зря время и сосредоточиться на том, что важно для вас как владельца бизнеса и как человека? Вот некоторые из главных виновников и способы борьбы с ними:

• Чрезмерное планирование: насыщение вашего дня постоянными встречами не оставляет места для неожиданных потребностей или глубокой работы. Запланируйте перерыв между встречами или подумайте о том, чтобы запланировать один день в неделю, чтобы сосредоточиться на более широкой картине бизнеса и помечтать о том, что будет дальше.
• Промедление. Крупные проекты могут вызывать ощущение непосильной работы и вызывать прокрастинацию. Разбивайте большие задачи на более мелкие части и ставьте разумные цели для выполнения каждой части. Это облегчит начало работы и методичную работу над большим проектом.
• Отвлекающие факторы. Определите частые отвлекающие факторы, такие как телефонные уведомления, электронные письма или случайные посещения, и установите границы, например установите «часы концентрации» или используйте приложения, которые блокируют отвлекающие факторы. Вы также можете планировать и группировать эти более отвлекающие задачи, например отвечать на электронные письма только пару раз в день, чтобы избежать постоянных перерывов.

Управляйте прерываниями и отвлекающими факторами

Независимо от того, являются ли ваши отвлекающие факторы внутренними или внешними, в 21 веке их невозможно избежать. Отвлекающие факторы могут повлиять на вашу продуктивность, и вы не сможете избежать их всех, но вы можете сделать все возможное, чтобы подготовиться к ним. Сильная стратегия управления отвлекающими факторами поможет вам сосредоточиться на своих целях. Прежде чем разрабатывать стратегию управления отвлекающими факторами, вам необходимо определить отвлекающие факторы и их триггеры. Обратите пристальное внимание на моменты, когда вас отвлекают или прерывают. Как только вы узнаете, что и когда происходит, вы сможете приступить к выработке стратегии.

Советы, которые помогут не сбиться с пути, несмотря на перерывы:

• Создайте рабочее пространство, свободное от отвлекающих факторов: отключите уведомления, закройте ненужные вкладки и сообщите другим, когда вас не следует беспокоить. В этом также может помочь наличие выделенного рабочего места.
• Установите границы: четко сообщите о своей доступности клиентам, сотрудникам и членам семьи, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что вам нужно сделать.
• Планируйте неожиданное: добавьте гибкости в свой график, чтобы незначительные перерывы или задачи, занимающие больше времени, чем вы ожидали, не сорвали весь ваш день.
• Помните о внутренних отвлекающих факторах: даже если вы заблокировали время для сосредоточения и свели к минимуму возможность отвлекаться, вашему собственному мозгу может быть сложно сосредоточиться. Выявить причины внутренних перебоев может быть сложнее, но некоторые основные методы, которые помогут справиться с ними, — это прогуляться или подвигать телом, чтобы очистить разум, поговорить с бизнес-тренером, укрепить свою уверенность и мотивацию или присоединиться к виртуальный коворкинг-сессия.

Оставаться сосредоточенным — это не только вопрос дисциплины, но и настройка среды для достижения ваших целей. Если первые несколько техник, которые вы попробовали, вам не помогли, продолжайте пробовать разные техники, пока не найдете то, что подойдет именно вам.

Лучшие инструменты тайм-менеджмента для владельцев малого бизнеса

Технологии и приложения могут помочь вам более эффективно управлять своим временем. Как только вы определите свою основную задачу управления временем, вы сможете найти инструменты и методы, которые помогут вам, в том числе эффективные инструменты управления задачами. Избегайте использования каждого инструмента по отдельности (потому что сами инструменты могут отвлекать, если они не имеют реальной ценности) и сосредоточьтесь только на тех, которые вам нужны. Некоторые популярные инструменты включают в себя:

• Приложения для управления проектами: Trello, Asana или Monday.com помогут организовать задачи и сроки.
• Инструменты планирования: Calendly может упростить планирование встреч, а Календарь Google (или другие бесплатные календари) поможет вам стратегически планировать свое время.
• Приложения для фокусировки. Помимо инструментов, которые могут быть встроены прямо в ваш телефон, существует множество приложений и программного обеспечения, которые помогут вам сосредоточиться на работе. Вы также можете просто перенести свой телефон в другую комнату и выйти из электронной почты, чтобы сосредоточиться.
• Приложения для конкретных задач. Инструменты для оптимизации конкретных задач также могут помочь вам повысить эффективность. Например, многие владельцы бизнеса испытывают трудности с управлением социальными сетями и ведением бухгалтерского учета. Это две ключевые области, в которых вам могут помочь технические инструменты.

Использование правильных инструментов может упростить ваш рабочий процесс и дать вам лучшее представление о вашей производительности, но будьте осторожны, поскольку внедрение инструментов, которые вам на самом деле не нужны, может отнять у вас больше времени от действительно важных задач.

Постройте здоровые границы между работой и личной жизнью

Эффективное управление временем – это не только продуктивность на работе, но и баланс между работой и личной жизнью владельца малого бизнеса. Речь также идет о сохранении вашего времени для восстановления сил, включая время, проведенное с семьей или друзьями. Без границ легко работать круглосуточно, что может привести к выгоранию и оказать негативное влияние на вас и ваш бизнес. Рассмотрите такие методы, как

• Установите строгие рабочие или личные часы. Установите для себя наиболее удобное рабочее время. Или установите строгие нерабочие часы, чтобы защитить то, что в вашей личной жизни имеет для вас наибольшее значение.
• Создайте личные ритуалы: используйте распорядок дня и выделяйте время для перехода от работы к личной жизни, чтобы вы могли полностью присутствовать во всем, что делаете.
• Скажите «нет», когда это необходимо: будьте избирательны в отношении новых проектов или обязательств, которые не соответствуют вашим личным или профессиональным приоритетам.
• Практикуйте заботу о себе: определите, что вас заряжает, и сделайте приоритетом регулярное выполнение этого занятия.
• Создайте свою команду: выясните, на кого вы можете положиться как в личном, так и в профессиональном плане, чтобы построить баланс между работой и личной жизнью.

Выделить время для отдыха и восстановления сил – это не роскошь, это должно быть приоритетом, чтобы предотвратить выгорание и расширить свой бизнес-потенциал.

Формируйте здоровые привычки: тайм-менеджмент для роста бизнеса

Если вы можете принять только одну новую привычку, чтобы сэкономить время и уменьшить стресс, эксперты рекомендуют начинать свой день с составления плана. Найдите то, что работает для вас, и реализуйте это. Составление плана может включать в себя такие вещи, как:

• Напишите список дел
• Установите три главных приоритета на день (и, возможно, список дел, над которыми вы намеренно не будете работать сегодня)
• Блокируйте время в своем расписании
• Составьте дорожную карту на свой день

Эффективное управление временем в бизнесе не происходит в одночасье, но небольшие, последовательные изменения могут привести к большим улучшениям. Сосредоточьтесь на одной привычке за раз, найдите то, что работает для вас, и отмечайте свой прогресс на этом пути. Расставив приоритеты и используя правильные инструменты, вы настроитесь на успех и освободите время для того, что действительно важно, как в вашей рабочей, так и в личной жизни.