Тайм-менеджмент в проекте | #43 Начало работы с управлением проектами

Опубликовано: 2023-03-13

Эффективное управление временем в проекте имеет решающее значение для его успеха. Однако, согласно опросу PMI 2021 года, только 55% проектов выполняются вовремя. Чаще всего руководители проектов сталкиваются с проблемами из-за нереалистичных графиков, отсутствия гибкости или неподходящих инструментов. В конце концов, тайм-менеджмент — это планирование, мониторинг, а также контроль времени проекта, в то время как менеджер проекта отвечает за постановку целей и установление приоритетов для обеспечения выполнения задач в соответствии с графиком.

Тайм-менеджмент в проекте – содержание:

  1. Введение
  2. Что такое тайм-менеджмент в проекте?
  3. Проблемы тайм-менеджмента в проекте
  4. Методы управления временем проекта
  5. Метод Парето
  6. метод АВС
  7. метод Эйзенхауэра
  8. Краткое содержание

Введение

Проекты должны быть завершены в определенные сроки, в соответствии с установленным графиком, чтобы не нести убытки и не представлять угрозы для организации. Сдвиг сроков приводит к дополнительным затратам, влияет на другие задачи в компании и приводит к накоплению задач и быстрому увеличению сложности проекта. Так как же хорошо приступить к тайм-менеджменту в проекте уже на стадии планирования?

Что такое тайм-менеджмент в проекте?

Тайм-менеджмент в проекте — это:

  • планирование,
  • мониторинг и
  • постоянный контроль сроков выполнения отдельных задач и подцелей.

Менеджер проекта должен ставить цели и устанавливать приоритеты, чтобы обеспечить выполнение проекта в соответствии с графиком. С этой целью руководитель проекта должен тщательно спланировать каждый этап проекта, принимая во внимание время, необходимое для каждого действия, и наиболее вероятные препятствия на пути их завершения.

Проблемы тайм-менеджмента в проекте

Наиболее распространенные проблемы управления временем в проекте:

  1. Нереалистичные графики — особенно при работе с новой командой или в сфере повышенного риска создание точного графика и установка реалистичных этапов требуют опыта и очень сложны; поэтому во время планирования проекта часто создаются расписания, которые невозможно выполнить в отведенное время.
  2. Отсутствие гибкости . Отсутствие гибкости — это слишком жесткие временные рамки, нехватка времени, выделенная для внедрения новых членов команды, или отсутствие плана на случай непредвиденных обстоятельств на случай простоя из-за нехватки сырья или ожидаемого интереса рынка.
  3. Неадекватные инструменты . Руководители проектов часто применяют неадекватные инструменты управления временем, что приводит к ошибкам в оценке продолжительности задач и зависимостей.

Методы тайм-менеджмента в проекте.

Чтобы избежать этих проблем или снизить связанный с этим риск провала проекта, руководитель проекта должен внимательно изучить методы и инструменты управления временем проекта: метод Парето, метод ABC и метод Эйзенхауэра.

Метод Парето

Итальянский ученый Вильфредо Парето выращивал в своем саду горох. При этом он заметил, что целых 80% семян гороха находятся в 20% стручков. Поскольку он в основном занимался экономикой, он вскоре обнаружил, что этот принцип применим и к другим сферам жизни. Например, в его время 80% земли в Италии принадлежало 20% населения.

Вскоре стало ясно, что применение метода Парето действительно широко, особенно в сфере бизнеса. Это помогает, среди прочего, определить:

  • Наиболее важные задачи для выполнения в проекте, а также
  • Тип задач, которые чаще всего вызывают задержки,
  • Наиболее распространенные причины задержек, вне зависимости от типа задачи.

Метод Парето основан на предположении, что 20 % действий производят 80 % результатов. На практике это означает, что во избежание задержек руководитель проекта должен сосредоточиться на:

  • Выявление первых 20% задач в проекте и обеспечение того, чтобы они выполнялись в первую очередь,
  • Обнаружение задач, вызывающих задержки, и понимание их причин,
  • Определение 20% самых частых причин задержек и работа над их устранением.

Метод Парето часто визуализируется с помощью диаграммы Парето. Он сочетает в себе гистограмму с линейной диаграммой, где:

  • По оси X, например, отмечены причины задержек, расположенные в порядке от наиболее частых,
  • По оси Y отложено количество их возникновения и процент от общего количества задержек,
  • Линейный график позволяет легко определить, какие причины задержек относятся к наиболее важным двадцати процентам.
time management

метод АВС

Метод ABC предполагает маркировку задач в соответствии с их важностью – классы A, B и C. Задания класса:

  • А – являются наиболее важными и требуют наибольшего внимания,
  • Б – важные, но менее срочные,
  • C – неактуальны и могут быть отложены.

Это позволяет менеджеру проекта сосредоточиться на наиболее важных задачах и не тратить время на менее важные.

Метод ABC прост в применении и понятен. Это особенно удобно в проектах с большим количеством задач одинаковой важности.

метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра, также известный как матрица Эйзенхауэра, является, пожалуй, наиболее широко используемым инструментом для определения приоритетов задач, целей и даже целых проектов. Метод предполагает разделение задач на срочные и несрочные, важные и неважные, а затем сосредоточение внимания на тех, которые являются одновременно срочными и важными.

Обычно его изображают двумя пересекающимися линиями, делящими лист на четверти.

СРОЧНЫЙ

ОБНОВЛЕНО

ВАЖНЫЙ Сделать сразу Будет запланировано в ближайшее время
НЕВЕРНЫЙ Будет делегирован или выполнен, если позволит время Быть отклоненным

Руководитель проекта должен выяснить, являются ли задачи срочными и важными, только срочными только важными или вообще не срочными и важными. Таким образом, можно сосредоточиться на самых важных задачах и не тратить время на те, которые мало приносят проекту.

Чтобы эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра, нужно регулярно обновлять статус поставленных в ней задач. Это потому, что часто задача быстро переходит в категорию самых срочных.

Краткое содержание

Управление временем в проекте влияет на качество и успех проекта, поэтому руководитель проекта должен знать и использовать такие инструменты, как метод Парето, метод ABC и метод Эйзенхауэра, а также обновлять статус всех задач в проекте. Для этого он должен постоянно общаться со всеми вовлеченными сторонами и корректировать график с учетом возможных изменений.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

  1. Что такое проект?
  2. Что такое управление проектами?
  3. Как управлять проектами?
  4. Методы управления проектами
  5. Типы проектов
  6. 4 примера проектов
  7. Приоритизация проектов
  8. Направления проектной деятельности
  9. Определение успеха в управлении проектами
  10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
  11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
  12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
  13. Жизненный цикл проекта
  14. Для чего предназначено видение проекта?
  15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
  16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
  17. Сфера планирования в управлении проектами
  18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
  19. Как использовать вехи в проекте?
  20. Выполнение проекта
  21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
  22. Важность закрытия проекта
  23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
  24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
  25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
  26. Самые полезные навыки менеджера проектов
  27. Как стать менеджером проекта?
  28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
  29. Как создать команду проекта?
  30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
  31. Как вести команду во время гибридной работы?
  32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
  33. Типы проектных встреч
  34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
  35. Как написать убедительное
  36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
  37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
  38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
  39. Как создать устав проекта?
  40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
  41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
  42. Как составить бюджет проекта?
  43. Тайм-менеджмент в проекте
  44. Как создать реестр рисков проекта?
  45. Стратегии управления рисками проекта
  46. Маркетинг проекта
  47. Источники и направления изменений в проекте
  48. Модели изменения управления проектами
  49. Что после Agile? Методы управления проектами