Как эффективно управлять своим временем при удаленной работе

Во время изоляции может показаться, что все, что у нас есть, — это время, поэтому мы можем не осознать необходимость эффективно управлять им и принимать сознательные решения, чтобы лучше расставить приоритеты в наших задачах.

Но чаще всего мы обнаруживаем, что наши дни ускользают, и этот длинный список всего, что, как мы думали, мы должны сделать, переносится на следующий день, и на следующий, пока мы не будем перегружены бременем всего этого.

Внедрение инструментов тайм-менеджмента трудно осуществить правильно при любых обстоятельствах, но если добавить к этому сложность распределенных команд, удаленную координацию усилий с другими, работу с изоляцией и одиночеством во время карантина, это становится проблемой, требующей некоторых творческих решений.

Бесконечная гибкость не всегда хорошо

Удаленная работа сопряжена с естественной потерей контроля. Во многом теперь мы сами отвечаем за свой график. Организации также больше не сосредотачиваются на отсчете времени и больше заботятся о производительности и производительности сотрудников. Имея неограниченную гибкость в планировании нашего дня, мы должны иметь дополнительный уровень дисциплины, чтобы организовать нашу работу. Отсутствует встроенная структура обычного рабочего дня в офисе. Нам нужно найти эффективные инструменты тайм-менеджмента, чтобы заполнить эту пустоту.

Многозадачность ≠ Продуктивность

Эти термины обычно объединяют. При работе из дома всегда присутствует желание делать много дел одновременно. Мы думаем, что можем заниматься домашними делами, отвечая на электронные письма, или заниматься детьми во время телефонной конференции.

Границы между домом и работой размыты, и постоянно возникает соблазн переключаться между задачами. Хотя нам может казаться, что мы постоянно заняты, на самом деле мы мало что делаем.

Испытания

Простой перевод расписания, которое работало для вас в офисе, на работу из дома, может не сработать. Существует целый ряд других соображений, которые необходимо учитывать, чтобы оставаться эффективным и продуктивным, работая из дома.

Риск переутомления

Мы часто чувствуем необходимость делать слишком много, работая из дома. Поскольку большинство из нас вынуждены оставаться дома, мы чувствуем, что нам больше нечего делать, кроме как работать. Это может заставить нас взять на себя больше, чем мы должны. Мы не отключаемся от рабочего дня, что не дает нам перерыва, необходимого для того, чтобы оставаться свежими и продуктивными.

Чувство одиночества

Самая большая потеря работы из дома — это чувство общности, которое мы испытываем на рабочем месте. Это чувство изоляции может привести к вялости ума, в результате чего мы потеряем мотивацию, что может сильно повлиять на то, как мы распоряжаемся своим временем.

Больше никакого баланса между работой и личной жизнью

  Активная социальная жизнь вне работы важна для нашей работы. Требуются дополнительные усилия, чтобы найти способы оставаться удовлетворенными, когда у нас больше нет доступа к нашим обычным делам. Нам нужно найти способы закончить наши рабочие задачи, чтобы мы могли перейти к другим вещам.

Бесконечные отвлекающие факторы

Несмотря на все наши усилия, работа из дома всегда будет отвлекать. Найти время, посвященное исключительно продуктивной работе, может быть сложно, когда дома так много других дел.

Добавьте структуру, чтобы лучше управлять своим временем

Установите рутину

Простые приемы, такие как пробуждение и начало работы в одно и то же время каждый день, могут помочь вам повысить свою продуктивность. Затем вы сможете лучше определить время дня, когда вы более эффективны, и соответствующим образом распределить задачи.

Сообщите свое расписание своей команде, чтобы они имели четкое представление о том, когда вы доступны, чтобы вас постоянно не отвлекали при решении других вопросов.

Поставить цели

Разбейте свои задачи на управляемые блоки. Вы должны быть в состоянии определить свои долгосрочные цели и преобразовать их в более неотложные практические задачи. Установите ежедневную рабочую нагрузку, которая соответствует достижению ваших целей в конце недели. Это позволяет вам несколько раз оценивать свой прогресс и вносить соответствующие коррективы.

Будьте активны и заметны

Используйте Slack и другие платформы для общения со своими командами и постоянно сообщайте им о том, над чем вы работаете. Сообщите им, когда вы отсутствуете и не можете присутствовать на работе. Если вы не можете выполнить что-то вовремя, заранее сообщите об этом соответствующим людям, чтобы ситуация не вышла из-под контроля.

Планируйте перерывы и придерживайтесь их

Отключение и посвящение времени занятиям, которые вам нравятся, является ключом к сохранению бодрости и мотивации. Не чувствуйте себя виноватым из-за того, что уделяете время рабочему дню забыванию о работе. Делайте глубокие, значимые перерывы и дайте людям знать, когда вы находитесь. Создание «нерабочих зон» дает вам возможность с нетерпением ждать и позволяет вам вернуться более сосредоточенным.

Научись говорить нет

Работая удаленно, мы чувствуем давление, чтобы взять на себя любую задачу, чтобы доказать, насколько усердно мы работаем. Но это может быть контрпродуктивно, слишком много дел может привести к истощению до такой степени, что мы не сможем делать что-либо так эффективно, как нам нужно. Прямолинейность в отношении того, что вы можете и чего не можете сделать, обеспечивает большую прозрачность и помогает вам и организации сэкономить время.

Инструменты визуального управления временем для повышения производительности

Тайм-боксинг

Тайм-боксинг — это инструмент тайм-менеджмента, который делит ваш день на блоки времени. Каждая ячейка посвящена одному действию или группе связанных действий. Вместо того, чтобы разбивать свой день на множество дел, которые вам нужно выполнить в случайном порядке, тайм-боксинг позволяет вам более эффективно структурировать свои действия, чтобы вы могли лучше планировать свой день.

Это здорово, если вы занимаетесь разными проектами и обязанностями, от которых вам приходится переключаться туда и обратно. Это позволяет вам лучше учитывать прерывания, чтобы вы не реагировали постоянно на электронные письма или не занимались вещами по мере их возникновения.

Затем вы используете это время и только это время для решения задач, поставленных для конкретного проекта. Установка строгих ограничений для задач повышает концентрацию и позволяет вам тратить пропорциональное количество усилий в зависимости от того, насколько важна задача.

Без эффективных инструментов тайм-менеджмента вы можете обнаружить, что работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения. Это не очень эффективный способ подходить к задачам, так как вы можете потратить слишком много времени на несущественные задачи.

Матрица Эйзенхауэра

Все рабочие места не созданы равными. Вы не сможете эффективно управлять своим временем, не расставив приоритеты в задачах, которые необходимо выполнить. Вам нужно найти эффективный способ добавить веса тому, что в вашем расписании, чтобы вы могли лучше распределять время. Матрица Эйзенхауэра — это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который помогает вам визуализировать, какие задачи вы должны выполнять и в каком порядке.

Этот визуальный инструмент позволяет группировать задачи в зависимости от важности и срочности и дает вам лучшее понимание того, как вы должны разделить свой день.

Контрольные списки

Простые и эффективные, они должны стать основой при планировании дня и недели. Просто перечислив все, что вам нужно сделать, вы лучше поймете, как вам следует планировать свой день. При работе из дома вы должны перечислить все не связанные с работой задачи, которые необходимо выполнить в течение дня, чтобы они не застали вас врасплох.

Использование онлайн-инструментов, таких как онлайн-конструктор контрольных списков, позволяет легко составлять список задач, чтобы решать их более эффективно.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — отличный инструмент для повышения наглядности удаленных рабочих групп. Вы можете перечислить все задачи, которые необходимо выполнить в конкретном проекте, и указать порядок их выполнения, а также временные рамки. Это отличный инструмент, так как он определяет зависимости и позволяет всем сразу увидеть, кто за что отвечает.

С помощью диаграмм Ганта вы можете определить разницу между последовательными задачами (которые могут быть запущены только после завершения другой) и параллельными задачами (теми, над которыми можно работать одновременно).

Удаленные команды могут лучше распределять работу и с легкостью координировать свои действия.

Советы по улучшению управления временем

Определите поглотители времени

Поглотители времени снижают производительность, это вещи, на которые вы тратите слишком много времени, не получая от этого никакой реальной пользы. Отвечая на слишком большое количество электронных писем, которые мешают вам выполнять настоящую работу, посещать многочисленные встречи или просто слишком часто проверять социальные сети. Выявление самых больших провалов времени в вашем дне позволяет планировать их.

Проведите аудит времени

Аудит времени — это процесс определения и записи того, на что именно вы потратили время в определенный период. Это отличный способ выявить недостатки в удаленных командах и принять меры по их устранению. Аудит времени отвечает на три основных вопроса:

Как вы хотите проводить время?

Как вы на самом деле проводите время?

Какие коррективы вы можете внести?

Сгруппируйте похожие задачи вместе

Процесс группировки похожих задач или «группирование времени» — отличный способ разбить свой день. Например, выделение времени в течение дня для совершения звонков или ответов на электронные письма поможет избежать постоянных отвлекающих факторов и может стать отличным способом повышения производительности.

Встроенные буферы

Тайм-менеджмент — не точная наука. Создание расписания должно учитывать некоторую степень расхождения, когда задачи перетекают в другие, не оказывая каскадного эффекта на ваше общее расписание.

Какие техники тайм-менеджмента работают для вас?

Поиск эффективного способа управления своим временем при работе из дома может немедленно повысить вашу производительность и настроение в целом. Если вы нашли лучшие инструменты тайм-менеджмента для организации своего дня, сообщите нам об этом в комментариях ниже. Дополнительные советы о том, как оставаться продуктивным при удаленной работе, можно найти в этой статье.