20 лучших советов по организации продуктивного офиса

То, где вы работаете, влияет на то, как вы работаете. Работа в беспорядочном, хаотичном или отвлекающем состоянии повлияет на вашу работу, и, вероятно, неблагоприятно.

Если вы похожи на обычного специалиста по информации, вы тратите большую часть своей энергии, сидя перед экраном компьютера. Несмотря на то, что ваша работа вращается вокруг ПК, ваш офис, в целом, должен помочь вам быть настолько прибыльным, насколько это было бы благоразумно.

Эффективный офис имеет колоссальные преимущества. В любом случае, это дает чувство контроля и мастерства, что способствует повышению эффективности. Во-вторых, простая истина, что все улажено, защищает от диверсий. Ваш благоустроенный офис сможет справиться с предстоящей работой и настроит вас на прогресс.

1. Начните с очищения

Вы не сможете создать прибыльное рабочее место без The Purge.

В зависимости от состояния вашего офиса уборка может занять от пары часов до целого дня. Последняя цель уборки — полностью избавиться от беспорядка в офисе.

2. Сделайте место для ловли.

Каждому офису нужно место, чтобы обнаружить приближающийся мусор. Есть три основных вида мусора, которые текут в офис:

1) императивные архивы,

2) вещи, которые нужно оставить (пальто, зонт, дорожная кружка),

3) отходы.

Место для ловли должно быть установлено в самой чистой зоне вашего офиса. Если у вас есть прихожая, сделайте место для ловли с одной стороны от прихожей. Если вы находитесь в рабочей зоне, сделайте ловушку где-нибудь рядом с проходом.

Пространство для ловли должно иметь:

1) тумба или плита для архивов;

2) стеллаж, силки или футляр, в который можно положить жизненно важные вещи; и

3) мусорное ведро.

Ваше пространство для ловли помогает поддерживать чистоту в офисе с минимальными усилиями.

3. Следите за тем, чтобы на рабочем месте не было беспорядка

Самым важным физическим пространством в офисе является рабочая зона.

Очень многие люди считают, что они получают наибольшую прибыль, работая на рабочем месте, где нет беспорядка. Другие личности, по большей части обладающие богатым воображением, процветают в смещенной обстановке.

Если у вас есть склонность к инновациям и загадочная любовь к беспорядку, тогда делайте то, что вам подходит. Наш стиль работы отражается в нашей рабочей среде; идеальное рабочее пространство делает полезный рабочий процесс.

4. Разместите две пластины для отчетов вокруг рабочей зоны.

Каркас из двух пластин является наименее сложным и лучше всего подходит для работы с приближающейся бумагой.

Фреймворк работает следующим образом:

1) новая табличка, новые отчеты;

2) старая пластина, отчеты, которые вы открывали или просматривали, и которыми нужно управлять.

Все новые, новые или неоткрытые записи помещаются в новую пластину. Эта пластина предназначена для того, чтобы помочь людям, которые блуждают в вашем офисе, швырять вещи вокруг вашего рабочего места. Укажите на тарелку. Новая табличка для вещей, которыми, несмотря ни на что, нужно управлять. Нераспечатанные конверты, органайзеры, пластинки — все это лежит у вас под рукой, идеально сложено, когда вы к этому готовы.

Старая табличка предназначена для вещей, которые вы открыли, но в то же время ими нужно управлять — фильтровать, документировать, пересылать и так далее. Он напоминает план на день, но в любом случае не разбросан по всему офису.

Это очень простой метод, но он помогает убрать бумажный беспорядок с рабочего места, освобождая вас от необходимости быть более прибыльным.

5. Сделайте две зоны

Не все работы равнозначны. С этой двухзонной точки зрения следует подходить к объединению офисов.

Зона 1: Работа за компьютером. Это ваша обычная рабочая зона. Вы вкладываете сюда большую часть своей энергии, выбивая вещи и завершая дела.

Зона 2: работа без ПК. Это место, куда вы идете, чтобы делать вещи, не связанные с ПК. Это может быть похожая рабочая зона, но по сути другая зона, очищенная от экранов, веревок и зарядных устройств. Это место, куда вы идете, когда вы просматриваете записи, используете свой iPad, подписываете документы, проверяете отчеты или ставите штампы на конвертах — что бы это ни было, что не требует ручного способа работы с консолью.

Двухзонный способ работы в офисе побуждает вас как организовывать свою работу, так и ваш способ справляться с выполнением тех дел, которыми вы управляете один раз в день.

5. Поместите физические предметы в ящики или сортировочную тарелку.

Для большинства рабочих мест требуется несколько положений. В самом деле, даже Эндрю Хайд, необычайно умеренный человек, сокративший свое имущество до 15 вещей, нуждается в месте, где можно разместить свой iPhone, зарядные устройства, наушники, камеру, солнцезащитные очки и бумажник.

Независимо от того, есть ли у вас 15 вещей или 500, вам нужно место, чтобы сказать все, место, которое никто не может увидеть.

Шкаф рабочей зоны — разумное место. Держитесь на стратегическом расстоянии от импульса держать свой очаровательный степлер, элегантный контейнер для ленты и симпатичную подставку для бумаги над рабочим местом. Как правило, эти продукты следует убрать в разобранное и открытое место, например, в шкаф.

6. Получите большую корзину для мусора

Большая мусорная корзина звучит несколько бессмысленно, но на самом деле это ключевой хак. Вот причина. Большая часть бумаги, поступающей в офис, может быть утилизирована или оцифрована, а не записана. Документирование документов — одно из поручений, которое занимает больше всего времени, и в этом отношении оно наиболее откладывается.

Так как большая мусорная корзина становится все более очевидной, вы будете чаще обращать на нее внимание. В тот момент, когда на вашем рабочем месте появляется лишняя бумага, вы скорее выбросите ее в мусорное ведро, чем сложите в смятую бумажную башню «Без понятия, что с ней делать».

Большой мусорный бак также предотвращает затопление мусорного бака. Одним из самых ужасных видов офисного беспорядка является мусорное ведро, которое заработало три дня назад. Получите большую банку, и у вас будет возможность проглотить все больше отходов. Сделайте точку для повторного использования!

7. Оптимизируйте свое пространство.

Прежде чем делать что-то еще, выделите пару минут в начале каждого дня, чтобы собраться и привести в порядок свое рабочее место.

Состояние отсутствия беспорядка побуждает вас мыслить более ясно и добиваться лучших результатов. Приведя в порядок и рассортировав свое пространство, вы значительно повысите свою прибыльность и ограничите время, затрачиваемое на поиск вещей.

8. Включите мух затенения или живых растений.

Затенение может существенно повлиять на ваше душевное состояние и работоспособность в течение дня. Синий создает ощущение гладкости и заставляет вас сосредоточиться, в то время как красный отлично подходит для работы, требующей точности и дотошности.

Растения также могут помочь людям сосредоточиться: исследование Университета штата Вашингтон показало, что специалисты, которые были представлены растениям в строгом рабочем пространстве, были менее сосредоточены, более продуктивны и чувствовали себя более внимательными.

9. Украсьте свое рабочее место.

Несмотря на затенение и растительность, пара отдельных безделушек на вашем рабочем месте может заставить вас чувствовать себя еще лучше и расслабленнее, что в конечном итоге может повысить вашу эффективность.

например, признания и гранты и другие воодушевляющие вещи, которые заставляют вас чувствовать себя плодотворными, признанными и целеустремленными.

————————-

10. Избавьтесь от проторенной дорожки при выполнении вашего самого опасного задания.

У каждого есть не менее одного задания в ежедневной повестке дня, которое продолжает откладываться только на том основании, что перспектива действительно выполнить его кажется такой ужасной.

Это поручение действительно нужно постараться закончить в первую очередь. Вместо того, чтобы ждать до последнего момента, чтобы выполнить задание, снимайте его со своей тарелки при первой же возможности.

Ваши различные дела будут казаться менее обременительными благодаря корреляции, и вы перестанете беспокоиться об этом одном задании в течение дня, что в целом принесет вам больше пользы.

11. Организуйте и управляйте вашими различными делами.

Ваш центр должен в первую очередь заниматься самыми важными делами, поэтому учитывайте все, что вы делаете, и насколько все на самом деле важно или незначительно.

Если есть возможность, отложите второстепенные вещи и подумайте о том, чтобы назначить или переназначить их, чтобы вы могли вкладывать больше энергии в то, что увеличивает ценность вашего положения и организации.

12. Уберите уведомления по электронной почте.

Вместо того, чтобы просматривать каждое электронное письмо по мере его поступления в папку «Входящие», попробуйте отключить предупреждения и проверять сообщения только в установленные промежутки времени.

Почему? Постоянные предупреждения по электронной почте, появляющиеся на вашем телефоне или на рабочем месте, могут действительно сломить ваш основной интерес.

Мужчине требуется 64 секунды, чтобы оправиться от того, что ему помешало уведомление по электронной почте.

13. Делайте короткие перерывы.

Независимо от того, идет ли речь о прогулке по площади, походе в ближайшую кофейню, просмотре журнала или беседе с коллегой, короткие перерывы, не относящиеся к вашей работе, могут оказать огромное влияние на ваше исполнение.

Ваша эффективность снижается, чем больше вы отказываетесь от перерыва.

14. Двигайтесь.

Упражнения полезны не только для вашего тела — они также могут положительно повлиять на вашу работу. По словам Макинтайра, физические упражнения влияют на эмоциональное благополучие и центр.

Невероятный способ почувствовать себя более отточенным и постепенно прибыльным? Продолжайте бегать в первой половине дня или начинайте день с упражнений. Также не помешает попытаться заняться чем-нибудь во время перерывов.

15. Настройтесь на музыку.

Постоянное ношение наушников не означает, что вы замкнуты.

Во время работы включение ваших самых любимых мелодий может позволить вам попасть в зону и набросать список дел. Это также посылает вашим коллегам ненавязчивый флаг, который вы бы предпочли не раздражать.

16. Обновите свое оборудование

Какие офисные машины мешают вам или путают план вашего офиса? Требуется ли вашему ПК память или редизайн жесткого диска?

Возможно, это прекрасная возможность избавиться от вашего старого принтера, факса и сканера и вложить ресурсы в многофункциональный принтер.

Или наоборот пора обновить сырой кнопочный телефон на громкую связь. Увеличьте полезность своих офисных машин и сделайте доступнее рабочее пространство.

17. Переключите области.

Если ваш начальник разрешит, найдите время в течение недели, чтобы поработать в другом месте.

Отправляйтесь в библиотеку или ближайшую остановку (если позволяет климат) или найдите место, где царит тишина и яркое освещение. По словам Хайтана, это может помочь натолкнуть на новые мысли или пролить новый свет на старую проблему.

18. Записывайте свои повседневные цели.

Не всегда просто следить за всем, что вам нужно сделать, поэтому начинайте каждое утро с записи целей на день.

В тот момент, когда ваш центр нарушен или вы в конечном итоге задерживаетесь, вы можете использовать это краткое изложение, чтобы не сбиться с пути.

Запишите свое краткое изложение на стикере или на чем-то, что безошибочно видно из вашего рабочего места, а затем вернитесь к нему, когда вам потребуется уведомление о том, от чего вы должны отказаться.

19. Пересмотрите свою структуру документирования

По мере того, как мы полностью приближаемся к преклонному возрасту, потребность в хранении бумажных документов уменьшается.

Что может ваш магазин тщательно? Правильно ли сказать, что вы копируете документы? У вас может быть возможность обойтись без части записей и органайзеров, которые вы использовали раньше. Если вы храните документы на своем компьютере, убедитесь, что вы делаете стандартные резервные копии.

Вот несколько идей для создания плавной системы записи:

• Сделайте конверт для сбора — поместите туда все «вещи для обсуждения» вместе с вещами, которые следует раздать, отчетами, которые следует предоставить, и так далее. Это позволит вам быть готовым к собраниям и избавит вас от беспокойства, даже если место будет перенесено.

• Сделайте конверт WOR. Таким образом, многие наши запутанные бумаги — это вещи, которые отложены до тех пор, пока другой человек не отреагирует или не начнет действовать. Загоните их в конверт WOR (ожидание ответа). Проверяйте его каждые пару дней, чтобы узнать о необычных мероприятиях, которые вам могут понадобиться.

• Ящики емкости — используйте дешевые ящики емкости, чтобы хранить документированные записи и извлекать их из вашего текущего пространства для записей.

• Коробки для журналов. Используйте коробки для журналов или обложки для хранения журналов и списков, которые вам действительно нужны. Было бы идеально, если бы вы действительно нуждались в них для справки или исследования, обычно повторно использовали их или раздавали.

• Просмотр конверта — назначьте запись для печатных статей и архивов, которые вам нужно просмотреть и которые не являются критическими.

• Документы хроники . Когда дело будет завершено, соберите большую часть материалов и запишите их. Держите свои «рабочие конверты» для задач заранее.

• Записывайте неделю за неделей . Не позволяйте вашей документации загромождаться. Сложите свои бумаги в органайзер «В папку» и документируйте все раз в неделю.

Конец

Убедитесь, что вы объединили свою собственную систему прибыльности со стратегией ассоциации вашего офиса. Некоторые стратегии повышения эффективности предписывают особый способ навести порядок в офисе.

Какой бы ни была ваша любимая иерархическая стратегия или схема прибыльности, не останавливайтесь на достигнутом. Чем больше вы делаете пауз, тем больше времени теряете. Вот творческая инфографика, которая дает вам больше информации об организации Советы о том, как быть более продуктивным.

Дополнительные источники