Как настроить виртуальный офис за 5 простых шагов

Компании все чаще обращаются к облаку за приложениями и инструментами, которые помогают им выполнять свои повседневные операции. Эта тенденция сделала удаленную работу все более практичной и желательной, поскольку компании спешат сократить расходы, а сотрудники отказываются от традиционных поездок на работу. Гэллап недавно обнаружил, что около 37 процентов рабочей силы в настоящее время работают удаленно, что свидетельствует о значительных изменениях в том, как люди работают.

Облачные решения и мобильные устройства позволили сотрудникам оторваться от своих рабочих мест и офисов компании, повысив продуктивность удаленной работы. Технологии также расширили возможности стартапов, фрилансеров и самозанятых, предоставив ценные инструменты для ускорения и эффективности бизнес-процессов. Тем не менее, удаленным работникам нужна офисная среда, которая имитирует многие элементы традиционного рабочего места. Следующие пять советов покажут вам, как создать виртуальный офис, который будет поддерживать вашу карьеру.

1. Защитите основное оборудование

Удаленным работникам необходимо базовое оборудование для поддержки их успеха. Каждому удаленному работнику нужен портативный компьютер, чтобы он мог работать из любого места, где есть подключение к Интернету. Работники могут легко переносить свои компьютеры на сайты клиентов и работодателей, гарантируя постоянный доступ к своему программному обеспечению и файлам. Купите ноутбук с большим объемом памяти и дискового пространства, быстрым процессором и встроенной камерой, чтобы с легкостью выполнять все задачи своего бизнеса.

Работа удаленных сотрудников зависит от программного обеспечения. Со временем разработчики исправляют ошибки, улучшают безопасность и добавляют функции в свои продукты, что делает последние версии необходимыми для людей, которые хотят максимизировать свою производительность.

Мобильные устройства также считаются важным оборудованием для удаленных сотрудников. Смартфоны и планшеты позволяют людям оставаться на связи в условиях, когда ноутбук кажется непрактичным. Работники могут синхронизировать свои устройства со своим компьютером, чтобы всегда иметь доступ к своим данным. Благодаря облачному программному обеспечению сотрудники могут беспрепятственно переходить с одного устройства на другое, не опасаясь повреждения данных или конфликта версий.

В качестве удаленного работника вам может понадобиться другое оборудование, в зависимости от требований вашей работы. Если вы можете позволить себе роскошь работать из дома, вы можете легко настроить подходящее рабочее пространство, чтобы дополнить созданный вами виртуальный офис. Некоторые домашние работники используют внешние мониторы, полноразмерные клавиатуры, мышь и многофункциональный принтер для повышения эффективности своего виртуального офиса.

2. Оставайтесь на связи

Теперь, когда многие бизнес-приложения работают в облаке, удаленным работникам как никогда необходимо надежное подключение к Интернету. Быстрое соединение в домашнем офисе поможет обеспечить достаточную пропускную способность для голосовых и видеозвонков, онлайн-совещаний и конференций при обработке файлов и обновлении записей.

Мобильные работники всегда должны иметь под рукой мобильную точку доступа для использования во время путешествий и для резервного копирования, когда домашняя связь прерывается. Вы можете использовать функцию точки доступа на своем смартфоне или получить специальное устройство точки доступа, такое как мобильная точка доступа Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, Overdrive Pro от FreedomPop или Verizon Wireless Jetpack MiFi, и это лишь некоторые из них.

3. Выберите правильные инструменты для общения и совместной работы

Удаленные работники должны иметь доступ к средствам совместной работы и общения, которые могут оптимизировать их рабочий процесс. Последние тенденции управления проектами включают виртуализацию, оцифровку и удаленные подключения, поэтому убедитесь, что у вас есть инструменты, которые помогут вам идти в ногу с требованиями вашей работы. Основные инструменты связи включают поставщика услуг электронной почты, такого как Outlook или Gmail, обмен мгновенными сообщениями, программные телефоны или терминалы IP-телефонии, которые работают с вашим поставщиком услуг VoIP, а также веб-конференции, такие как WebEx или GoTo Meeting.

Инструменты для совместной работы, которые могут помочь вам эффективно работать с командами, включают Slack, приложение для обмена сообщениями для команд, Yammer, ведущую социальную сеть для предприятий, Asana, ведущее средство отслеживания проектов. WorkflowMax предоставляет комплексный инструмент управления заданиями, который помогает отслеживать время, расценки, выставление счетов и отчетность. Когда в вашем распоряжении будут нужные инструменты, вы обнаружите, что можете работать быстрее и эффективнее.

Вы можете быть еще более эффективными, используя инструмент визуальной коммуникации, такой как Creately. Ознакомьтесь с нашими интеграциями с Google Диском и Slack, если вы хотите добавить Creately в свой текущий рабочий процесс.

4. Переместите хранилище данных в облако

В прошлом удаленным работникам было трудно отслеживать свои файлы, хранящиеся на разных компьютерах, устройствах и переносных USB-накопителях. Теперь облачное хранилище файлов дает работникам доступ к своим данным с любого компьютера или устройства.

При правильном использовании онлайн-хранилище помогает защитить данные и защитить их от потери, вызванной сбоями компьютера и жесткого диска. Такие службы, как OneDrive, Dropbox, Google Диск и Box, предоставляют веб-приложения и мобильные приложения, которые позволяют легко сохранять файлы, делиться ими и упорядочивать их.

Однако, несмотря на многочисленные преимущества облачных сервисов, сотрудники должны быть знакомы с некоторыми рисками облачных хранилищ, чтобы не ставить под угрозу безопасность ценных и конфиденциальных бизнес-данных.

5. Будьте организованы и доступны

Пропущенные сроки, забытые задачи и пропущенные встречи могут подорвать вашу карьеру удаленного работника. Вы должны хорошо управлять своим временем, выполняя дела. Самое главное, вы должны оставаться доступными для своих клиентов и коллег. Попробуйте использовать приложения и инструменты для организации ваших задач, заметок и встреч, чтобы вы могли выполнять все свои обязанности.

Программные продукты, такие как MyLife Organized, Organizer Pro и MyOrganizer Ultimate, предоставляют вам централизованное место для создания списков дел, планирования, постановки целей и хранения контактов. Приложения, которые работают аналогичным образом, включают Календарь Google, Evernote, Trello и Toodledo. Независимо от вашего выбора, вы можете синхронизировать свою информацию для использования на всех своих устройствах, чтобы никогда больше не пропустить важную задачу или возможность.

Поделитесь своими идеями о том, как настроить виртуальный офис

Удаленные работники с виртуальными офисами изменили ландшафт занятости. Хотя новому способу работы не хватает личного общения и социальных отношений на рабочем месте, удаленные сотрудники могут компенсировать это с помощью технологий. Когда у вас есть подходящее оборудование, программное обеспечение, онлайн-инструменты и приложения, вы можете стать более продуктивным и успешным, чем вы могли себе представить.

Биография автора: Лиза Майклс — писатель-фрилансер, редактор и консультант по контент-маркетингу из Портленда. Работая не по найму, она делает все возможное, чтобы оставаться в курсе последних тенденций в мире бизнеса. В свободное время она пробует новые рецепты или читает скандинавские криминальные романы. Не стесняйтесь общаться с ней в Twitter и LinkedIn.