Как мы провели трансформационное волонтерское мероприятие с инициативой «Отдавай, чтобы получить»

Одно волонтерское мероприятие изменило то, как мы организуем нашу самую крупную встречу года. И мы не были уверены, что сможем это осуществить.

С помощью наших друзей из Give To Get, которая организует мероприятия по КСО для компаний, мы не только справились с этой задачей, но и усвоили немало советов и приемов.

Таким образом, точно так же, как мы размышляли над уроками, которые мы извлекли из реализации программ корпоративных пожертвований, внедрения практик, основанных на доверии, и запуска ERG, мы подумали, что нам потребуется некоторое время, чтобы обдумать и поделиться советами, которые вы можете использовать сегодня для запуска преобразовательных программ. волонтерские программы.

Обзор трансформационного волонтерского мероприятия

Sales Kickoff (SKO) — это традиция Submittable, когда мы собираем вместе людей со всей компании, чтобы задать тон на весь год. В 2024 году мы провели SKO в нашем офисе в Бельвью. И, помимо презентаций, докладов и семинаров, мы добавили волонтерское мероприятие. С помощью Give To Get это волонтерское мероприятие стало центральным событием ЮКО-2024 и, возможно, станет для нас новой традицией.

Кэти Фишер, исполнительный помощник в Submittable, работала с Линнеей Мальмстром из Give To Get над организацией волонтерского мероприятия. На мероприятии волонтеры создали для Wellspring Family Services наборы для комфорта детей, в которые вошли плюшевые мишки, сделанные волонтерами, и рукописные заметки от волонтеров.

Волонтерское мероприятие имело успех как среди сотрудников, так и среди руководства. Это значительно подняло настроение участникам и, как ни странно, возрос интерес к волонтерским мероприятиям в Submittable. Другими словами, этот опыт запомнился сотрудникам так, что наш основной докладчик SKO Крис Джарвис из Realized Worth мог бы назвать его «трансформационным».

Когда его спросили, Фишер ответил, что мы «ПОЛНОСТЬЮ сделаем это снова. Я ожидаю, что это станет элементом всех будущих ЮКО». Мы также изучаем возможность дальнейшего сотрудничества с Wellspring Family Services, чтобы увидеть, как сотрудники Submittable могут продолжать помогать в их деле.

Один замечательный волонтерский опыт изменил то, как мы планируем самое важное мероприятие года в нашей компании. Но возникла загвоздка: логистика.

Обзор мероприятия

• Когда: 10 января 2024 г.
• Что: Создать наборы для комфорта детей для Wellspring Family Services, которые помогут бездомным семьям встать на ноги.
• Как: «сборочный конвейер», на котором волонтеры набивают плюшевых мишек, пишут заметки и собирают детские комплекты для комфорта.
• Результат: 85 волонтеров создали 150 детских наборов, включающих карточки поддержки и плюшевых мишек, которые волонтеры набили сами.
• Влияние: потенциальные продолжающиеся отношения между Submittable и Wellspring Family Services.

Этого почти не произошло (в этом году)

SKO — это огромная работа, которую нужно собрать. Идея волонтерского мероприятия возникла у одного сотрудника на позднем этапе планирования, когда многие детали SKO были заложены в камне. Если бы Give To Get не облегчила Фишеру задачу организации, есть шанс, что мы могли бы подождать до 2025 года, чтобы начать добавлять волонтерское мероприятие в SKO.

«Мы не сразу согласились на это из-за административной нагрузки», — говорит Фишер. По ее словам, возник ряд вопросов, на которые команде планирования ЮКО пришлось очень быстро ответить:

• Какая некоммерческая организация?
• Где находится некоммерческая организация в районе Сиэтла?
• Как мы доставим туда людей?
• Есть ли у некоммерческой организации условия для всех наших сотрудников?
• Появятся ли сотрудники?  

Фишер кратко резюмирует эти вопросы: «Этого бы не произошло, если бы нам пришлось обратиться в некоммерческую организацию». С логистикой было слишком сложно разобраться за такой короткий промежуток времени.

Войдите в команду Линнеи Мальмстрем из Give To Get. Они применили подход «Мы придем к вам», обойдя многие опасения, которые беспокоили Фишер и ее команду. С помощью Give To Get Фишер получил одобрение и включил волонтерское мероприятие в повестку дня.

Что мы узнали о проведении преобразующего волонтерского мероприятия

В процессе организации этого волонтерского мероприятия Фишер многое узнал о том, через что проходит большинство специалистов по КСО — от беспокойства по поводу того, придут ли люди на самом деле, до обеспечения поддержки руководства. Вот несколько уроков, которые она усвоила.

Небольшая помощь поможет всем

Команда Мальмстрома взяла на себя большую часть логистической работы от имени Submittable и Wellspring Family Services, служа столь необходимым мостом между двумя загруженными командами.

Такая пропускная способность позволила Фишеру сосредоточиться на коммуникационной стратегии и повышении участия. Тем временем Wellspring Family Services вообще не пришлось много делать. На следующий день они получили партию детских комплектов без каких-либо усилий с их стороны.

Эта простота создала хорошую основу для постоянного некоммерческого и корпоративного партнерства. Фишер говорит, что это потенциально может стать началом постоянных отношений между Submittable и Wellspring Family Services.

Вывод: если вы заняты, можно обратиться за помощью к волонтерской службе планирования мероприятий (мы рекомендуем Give To Get после нашего беспроблемного опыта). Фактически, эта помощь может стать ключом к созданию успешного мероприятия для всех участников.

Сделайте это настоящим событием

Фишер работал с Give To Get, чтобы запланировать волонтерское мероприятие на среду, прямо в середине ЮКО, которое станет центральным событием недели. Она также включила это в «счастливый час» команды и ужин, который уже был запланирован на тот вечер. Планирование мероприятия так, чтобы оно неизбежно стало событием недели, помогло этому событию запомниться людям.

Центральное время сделало волонтерское мероприятие лейтмотивом всей недели ЮКО. Был этап до волонтерского мероприятия, когда все прибывали, и этап после волонтерского мероприятия, когда все были заселены в SKO и связаны общим опытом.

Объединение волонтерского мероприятия с событием, которого люди уже ожидали и с нетерпением ждали — счастливым часом команды и ужином — позволило Фишер задать позитивный тон своим сообщениям о мероприятии. Она описывает это так: «Посмотрите, какую потрясающую вещь мы делаем!» своего рода сообщение, а не «Можете ли вы принять участие?»

Кроме того, сделав волонтерское мероприятие событием недели, коммуникация может также включать в себя некоторую уверенность и легкий FOMO (страх упустить выгоду). Брейди Мельцер, директор по доходам Submittable, проводит неделю SKO. В своих презентациях, предшествовавших волонтерскому мероприятию, он мог сказать вариации как «Ты не будешь один, мы все идем», так и «Вы действительно много потеряете, если не пойдете!» Это будет весело!"

Вывод: Чтобы событие запомнилось людям, превратите его в настоящее событие – то, чего действительно стоит ожидать.

Сделайте так, чтобы руководителям было легко сказать «да»

Поддержка руководителей волонтерских мероприятий (и, вообще, всего, о чем вам нужно их мнение) зависит от вашей способности максимально облегчить им задачу сказать «да». В случае с этим волонтерским мероприятием Фишер работал с Give To Get, чтобы Мельцеру и другим руководителям было легче сказать «да».

Создайте бюджетные корзины

Если можете, включите стоимость мероприятия в существующие инициативы. Это обходит стороной бюджетные проблемы, что важно, если у вас мало времени и вы не хотите ждать, пока финансовая команда подсчитает цифры.

Фишер говорит: «Я покрыл административные расходы из своего существующего бюджета SKO», и что «мы покрыли стоимость фактически пожертвованных материалов из годового бюджета Submittable». Годовой бюджет пожертвований предварительно распределяется в рамках нашей программы «Отправляемые подарки».

Упреждающие проблемы с логистикой

Как мы уже говорили выше, в Give To Get были все ответы на сложные логистические вопросы Фишера. У Мельцера были те же вопросы, что и у Фишера, и наличие партнера, который помог разработать четкий план, помогло развеять любые опасения Мельцера.

Подарите им что-нибудь позитивное

В конечном итоге Мельцер стал главным промоутером волонтерского мероприятия, делая все: от ежедневных напоминаний до того, как встать на стул на мероприятии, чтобы начать его. Частично это возникло из-за совпадения волонтерского мероприятия с его темой ЮКО-2024: «Будь отличительной чертой». Ему было ясно, что волонтерство — это очевидный способ помочь понять его общее послание к неделе ЮКО.

Такое согласование помогло создать чувство сопричастности к действительно позитивному событию, которое волновало волонтеров. И это чувство собственности может заразить других руководителей. Первой группой, прошедшей по конвейеру, был исполнительный персонал, задавший тон всему вечеру.

Вывод: чем меньше деталей приходится подчеркивать руководителям, тем больше вероятность, что они поддержат эту идею и в конечном итоге помогут сделать мероприятие успешным.

Сделайте участие очень простым

Участникам не следует вдаваться в подробности корпоративных волонтерских мероприятий. Вот как команда Give To Get под руководством Мальмстрема работала с нами, чтобы снизить нагрузку на участников и помочь волонтерам сосредоточиться на набивке плюшевых игрушек и написании заметок.

Транспорт

Волонтерское мероприятие было организовано в ресторане в нескольких кварталах вскоре после завершения дневных переговоров. Это была короткая прогулка от офиса и отелей, в отличие от потенциальной поездки на автобусе или мероприятия, на которое людям позже придется ехать самостоятельно. Give To Get скоординирует свои действия с местом проведения мероприятия, чтобы все подготовить внутри ресторана. Все, что нужно было сделать волонтерам, это пройти дальше.

Четкие шаги

Give To Get создала сборочную линию с четкими этапами, которым люди должны следовать. Все заранее знали, чего от них ждут, просто взглянув на то, как было организовано мероприятие. Это сделало волонтерство быстрым и легким. Ни разу не возникло вопроса, что делать дальше, куда идти и зачем.

Подсказки

Часть детских наборов представляли собой рукописные заметки волонтеров. Если волонтер зацикливался на том, что написать в своих заметках, Give To Get давал подсказки и предложения, которые могли ему помочь. Команда Мальмстрома также была готова помочь в мозговом штурме идей.

Непосредственность

Компания Give To Get организовала доставку детских наборов для комфорта на следующий день. Этот быстрый результат помог волонтерам осознать результаты своей работы. Нафаршированные ими мишки не собирались долго сидеть на полке, а на следующее утро попадали в объятия детей.

Кроме того, Give To Get предоставила отчет о результатах через два дня после мероприятия, еще раз доказав, что действия волонтеров оказали реальное влияние.

Центральный цифровой дом для подробностей

Мы использовали нашу собственную платформу Volunteer от Submittable, чтобы разместить процесс регистрации и все детали мероприятия. Volunteer предоставляет волонтерам центральное место для поиска событий и подробностей об этих событиях, а некоторые сотрудники, например, входящие в группу ресурсов для сотрудников (ERG), могут даже создавать свои собственные.

Подробнее о волонтерстве можно узнать здесь. Вас также могут заинтересовать наши ежемесячные демонстрационные серии, в которых мы знакомим вас с продуктом и даем возможность задать вопросы.

Вывод: чтобы упростить работу волонтеров, нужны хорошие партнеры, такие как Give To Get, и отличные технологии, такие как Volunteer от Submittable.

Прекрасное чувство от начала до конца

То, что могло быть напряженным дополнением к громкому событию, превратилось в новую традицию, которая подарила всем участникам теплое, нечеткое ощущение. Благодаря нашим друзьям из Give To Get, первоначальное чувство: «Как мы справляемся с этим?» быстро превратилось в ожидание. И сияние после события было настоящим. Мы все еще чувствуем это сегодня.

Вы можете узнать больше о Give To Get здесь. Они сыграли важную роль в том, что помогли нам организовать это мероприятие в столь короткие сроки.
Мы много пишем и думаем о преобразующих волонтерских мероприятиях и стремимся помочь вам создать свои собственные. Мы создаем инструменты КСО, призванные помочь вам снизить нагрузку на участников, чтобы вы могли сосредоточиться на создании действительно незабываемых впечатлений. Запланируйте демонстрацию сегодня, чтобы узнать больше.