Типы проектных встреч | #33 Начало работы с управлением проектами

Опубликовано: 2023-02-09

Начало и закрытие, конфронтационное и переговорное, ежедневное и контрольное… Они различаются по составу участников, продолжительности, а также повестке дня. Однако у всех проектных совещаний есть одна общая черта: во время них люди, связанные с проектом, представляют проблемы или результаты и вместе обсуждают выполнение задач.

Типы совещаний по проекту – содержание:

  1. Введение
  2. Планирование
  3. Поиск решений
  4. Принятие решений
  5. Контроль результатов
  6. Резюме деятельности
  7. Краткое содержание

Введение

PMBOK выделяет целых 16 типов совещаний, которые имеют решающее значение для эффективного управления проектами! Каждый из них имеет определенную цель и список участников, присутствие которых необходимо для того, чтобы встреча состоялась. Мы не будем перечислять все типы, вместо этого сосредоточимся на этих основных типах и ответим на вопрос «Зачем проводятся собрания?»

Совещания очень часто ассоциируются с пустой тратой времени, но по замыслу они являются ключевой частью проекта и важным инструментом коммуникации. Но для этого участникам необходимо знать цель и, в идеале, повестку собрания. Вам также понадобится человек, ответственный за его бесперебойную работу. Сегодня давайте взглянем на типы встреч, разделенные в зависимости от цели, которой они служат.

Планирование

Планирование задач для проекта — это цель стартовых и повторяющихся встреч, на которых команда обсуждает цели и задачи проекта.

Стартовое совещание проводится в начале проекта, его фазы или конкретной итерации. Его посещают все члены команды и основные заинтересованные стороны, и его ключевыми компонентами являются:

  • Знакомство друг с другом и членами команды,
  • Установка ожиданий
  • Планирование – составление первого плана действий.

С хорошо проведенной стартовой встречи все участники должны принести мотивацию для начала проекта и четкое понимание:

  • Цель проекта,
  • Возложенные на них ожидания,
  • Доступные ресурсы и способы их использования,
  • Разделение ролей и ответственности в проекте,
  • Сроки и объем проекта,
  • Задачи, с которых они должны начать.

В ходе следующих стартовых совещаний и совещаний по планированию происходит постепенная адаптация плана проекта к обстоятельствам его реализации. Команда планирует более подробные задачи для определения целей и способов их достижения. Таким образом, он также занимается поиском решений.

project meetings

Поиск решений

Поиск способов справиться с трудностями, возникающими во время реализации проекта, является целью популярных мозговых штурмов и углубленных совещаний по проблемам.

Цель мозгового штурма — генерировать многочисленные идеи и потенциальные решения проблемы или задачи. Обычно в них участвуют только члены проектной группы, а иногда и приглашенные заинтересованные стороны. Хотя их часто критикуют за то, что они отдают предпочтение людям, которые любят говорить быстро, много и громко, они являются отличным инструментом для генерирования многочисленных идей, которые затем можно обсудить в более спокойной обстановке.

Совещания по решению проблем являются естественным продолжением сеансов мозгового штурма. Здесь решения обсуждаются более подробно, чтобы можно было принять более точные, взвешенные решения.

Принятие решений

Совещания по принятию решений проводятся для обсуждения доступных вариантов и достижения соглашения о конкретном действии. Если они касаются реализации целей, в них участвует только команда проекта. Если, с другой стороны, решения касаются вопросов с серьезными последствиями, ключевые заинтересованные стороны также уделяют им внимание.

Ключевые решения принимаются на «саммите», руководящем комитете. PMBOK определяет это как «совещание, на котором старшие заинтересованные стороны обеспечивают руководство и поддержку проектной группы и принимают решения, выходящие за рамки полномочий проектной группы».

Контроль результатов

Периодически проводятся встречи для обмена и анализа информации о результатах проектной работы. Они называются «Встречи по обновлению статуса» или просто «Встречи по статусу». Они позволяют оперативно выявлять неблагоприятные изменения в функционировании команды и реагировать на возникающие риски.

Резюме деятельности

Циклические подведения итогов деятельности происходят во время собраний, называемых ретроспективами. Они проводятся в конце каждого важного этапа проекта, например, при достижении вехи. Их цель — обсудить с командой выполненные задачи и то, как члены команды работают вместе.

В дополнение к ретроспективе PMBOK упоминает об интересном типе встреч, направленных на изучение уроков прошлой деятельности, называемых «извлеченными уроками». Он используется для подведения итогов и обмена уроками, извлеченными либо из всего проекта, либо из его выбранной фазы. Его результатом должно стать улучшение работы проектной группы, достигаемое за счет большего осознания допущенных ошибок, а также за счет последовательного применения передового опыта. Вы можете устраивать встречи по извлечению уроков, чтобы обсудить ситуации в команде, которые можно было решить лучше. Однако чаще всего она посвящена успехам, которые команда хочет повторить, и решениям, давшим очень хорошие результаты.

Краткое содержание

Основными задачами проектных совещаний являются:

  • облегчение общения,
  • решение проблем,
  • принятие решений и
  • отслеживание хода работы над проектом.

Ключом к их эффективности является прозрачность. Каждое совещание по проекту должно иметь четкую цель, повестку дня и список участников, а также, по возможности, фасилитатора, чье присутствие может помочь обеспечить его бесперебойную и эффективную работу.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Types of project meetings | #33 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

  1. Что такое проект?
  2. Что такое управление проектами?
  3. Как управлять проектами?
  4. Методы управления проектами
  5. Типы проектов
  6. 4 примера проектов
  7. Приоритизация проектов
  8. Направления проектной деятельности
  9. Определение успеха в управлении проектами
  10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
  11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
  12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
  13. Жизненный цикл проекта
  14. Для чего предназначено видение проекта?
  15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
  16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
  17. Сфера планирования в управлении проектами
  18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
  19. Как использовать вехи в проекте?
  20. Выполнение проекта
  21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
  22. Важность закрытия проекта
  23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
  24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
  25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
  26. Самые полезные навыки менеджера проектов
  27. Как стать менеджером проекта?
  28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
  29. Как создать команду проекта?
  30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
  31. Как вести команду во время гибридной работы?
  32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
  33. Типы проектных встреч
  34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
  35. Как написать убедительное
  36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
  37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
  38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
  39. Как создать устав проекта?
  40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
  41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
  42. Как составить бюджет проекта?
  43. Тайм-менеджмент в проекте
  44. Как создать реестр рисков проекта?
  45. Стратегии управления рисками проекта
  46. Маркетинг проекта
  47. Источники и направления изменений в проекте
  48. Модели изменения управления проектами
  49. Что после Agile? Методы управления проектами