Что вам нужно знать об использовании Excel для вашего стартапа?

Как новый владелец бизнеса, вы можете не позволить себе роскошь нанять бухгалтера на полный рабочий день. Тем не менее, это не освобождает вас от необходимости вести книги. Все ваши записи должны быть в порядке, когда наступает налоговый сезон.

Полагаться на блокнот и ручку может быть не лучшим вариантом, особенно с учетом растущих потребностей вашего бизнеса и ограниченной рабочей силы. Кроме того, финансовые ограничения могут стать препятствием для приобретения программного обеспечения для бухгалтерского учета. Тем не менее, у вас есть готовый инструмент в вашем пакете Microsoft Office. И он поставляется в виде Microsoft Excel .

В настоящее время Excel используют более 750 миллионов человек. Он предоставляет решение для управления данными, анализа, учета, создания отчетов и т. д.

И это еще не лучшая часть. В Excel есть функции, которые могут помочь в управлении бизнесом. Небухгалтерские отделы, такие как отделы кадров, отделы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов, также могут использовать Excel.

В нашей статье будут рассмотрены некоторые важные моменты, которые должен знать каждый стартап об Excel.

1. Excel предоставляет решение для финансового учета

Одним из крупнейших бенефициаров Excel является бухгалтерия . Команды используют электронные таблицы для создания бюджета, прогнозирования, расчета заработной платы и определения финансовых результатов.

Действительно, Excel предлагает основные элементы бухгалтерской программы. Например, вы можете отслеживать расходы и доходы. Все, что вам нужно сделать, это ввести необходимые данные в строки в электронных таблицах.

Обратите внимание, однако, что очень важно соблюдать осторожность при вводе данных. Такая ошибка, как пустые строки/ячейки, поставит под угрозу результаты вычислений. Исправить такую ​​ошибку легко, если вы знаете, как удалить пустые строки в Excel. Потратьте время, чтобы узнать, как очистить данные.

Если вы решите удалить заготовки вручную, это займет много времени. Тем не менее, Excel позволяет сделать это за считанные секунды.

Другими ошибками являются дублирование, орфографические ошибки, текст вместо цифр и лишние пробелы. Все это повлияет на любые усилия по анализу данных с вашей стороны.

И, пожалуйста, пусть вас не пугают электронные таблицы и формулы Excel . Немного потренировавшись, вы обнаружите, что пользоваться им легко и очень полезно.

2. Вы можете использовать Excel для бизнес-анализа

Бизнес-анализ является важным компонентом ведения бизнеса. Это касается как стартапов, так и устоявшихся предприятий. Как вы можете знать, что происходит на рынке, если вы не тратите время на изучение бизнес-среды?

Процесс предполагает сбор большого количества данных. Вы должны сделать это из многих источников, включая продажи, маркетинг, обслуживание клиентов или HR. Тип информации включает анализ тенденций для целей прогнозирования.

Отслеживание прибылей и убытков, чтобы увидеть, что приходит или уходит. Ни один бизнес-анализ также не будет полным без изучения конкурентов.

После этого идет анализ данных. Это процесс преобразования необработанных данных во что-то полезное. Понимание, полученное из них, является основой для принятия любых решений.

Вы получаете доступ к сводным таблицам, графикам и другим формулам. Все это помогает в управлении данными, их организации и визуализации. Последнее имеет решающее значение при подготовке отчетов.

Было бы сложно потреблять или интерпретировать необработанные данные как есть. Представление результатов в виде графиков облегчает усвоение всей информации.

3. Excel также играет роль в HR

Отдел кадров может не заниматься повседневными финансовыми вопросами. Но у Excel есть много функций, которые могут принести пользу отделу. Управление персоналом, например, требует создания баз данных. HR может потратить много времени на поиск информации, если нет возможности систематизировать данные.

Электронные таблицы Excel позволяют вводить такие данные в определенные критерии. Поиск данных в электронных таблицах упрощается с помощью инструментов фильтрации.

Как стартап, у вас может не быть возможности нанять много сотрудников. Но вы все равно должны управлять теми, которые у вас уже есть. С Excel легко отслеживать посещаемость, платежную ведомость или искать данные о персонале.

Запишитесь на обучение Excel, чтобы раскрыть весь потенциал, который заложен внутри. Не беспокойтесь о том, чтобы провести много времени вдали от бизнеса во время прохождения курса. У вас есть онлайн-варианты, которые так же эффективны, как и физические классы.

4. Оптимизируйте продажи и маркетинг с помощью Excel

С Excel будет проще управлять продажами и маркетингом вашего стартапа. Используйте электронные таблицы для организации бюджетов, финансового анализа, целей продаж и запасов.

Возьмем пример сводных таблиц. Эти простые таблицы упрощают обобщение информации о клиентах или данных о продажах.

У вас также есть возможность создавать информационные панели и автоматизировать отчеты. Microsoft Excel также довольно гибок, если вам нужно интегрировать его с другими платформами. Например, вы можете импортировать или экспортировать данные на платформу электронной коммерции и обратно. Это может быть необходимо, если вам нужно работать с данными, но на вашей платформе нет соответствующего программного обеспечения.

Используйте электронную таблицу для управления информацией о продуктах и ​​запасами. Пожалуйста, добавьте столько строк или столбцов, сколько хотите.

Некоторые категории могут включать штрих-коды, запасы SKU и уровни повторного заказа. Автоматические расчеты уровня запасов дадут вам знать, когда вам нужно пополнить запасы. Таким образом, ваша информация остается актуальной. И вы никогда не разочаруете своих клиентов, если у вас закончатся запасы.

Другой вариант — использовать электронные таблицы Excel вместе со сканерами штрих-кода. Это позволяет легко отслеживать и точно определять заказы и быстро обрабатывать запросы клиентов.

Последние мысли

Операционный капитал может быть большой проблемой для многих стартапов. Имеющиеся деньги идут на текущие расходы. Изначально может не хватить денег, чтобы нанять штатных сотрудников.

Владельцу бизнеса, возможно, придется взять на себя большую часть работы. К ним относятся бухгалтерский учет, управление персоналом, продажи, маркетинг и управление запасами.

Правильное программное обеспечение может быть большим подспорьем. Но инвестирование в такие технологии может оказаться невозможным вначале. Тем не менее, идеальное решение находится в пределах легкой досягаемости. Microsoft Excel может обрабатывать задачи из любого отдела организации.

Лучший совет, который мы можем дать любому стартапу, — записаться на курсы обучения Excel. Правда, вам не нужно обладать знаниями на уровне эксперта, чтобы использовать электронные таблицы Excel. Но это ограничит вас самыми основными функциями.

Обучение — это единственный способ открыть для себя фантастические функции, предлагаемые пакетом. С хорошим пониманием Excel не будет таким пугающим, как думают многие новички.

Кроме того, не пропустите нашу статью о лучших альтернативах Excel.