4 способа, которые вы можете использовать для улучшения удаленного сотрудничества

Лучшие сеансы совместной работы часто проходят за доской. Записывая мысль словами или обрисовывая ее с помощью наглядного изображения или схемы, вы лучше думаете, генерируете идеи и быстрее внедряете инновации.

Однако дни команды, собравшейся вокруг доски в конференц-зале и выплескивающей идеи, временно закончились — по крайней мере, до тех пор, пока COVID-19 не будет полностью искоренен. И хотя большинство команд работают из дома, чтобы поддержать последнее дело, цифровые или онлайн-доски стали для них незаменимым инструментом.

В этом посте мы покажем, как вы можете использовать Creately — визуальное рабочее пространство/онлайн-доску для совместной работы в режиме реального времени — для улучшения рабочих процессов удаленной команды посредством визуального сотрудничества.

Важность визуального взаимодействия для удаленных команд

Когда дело доходит до сотрудничества, существует множество способов и инструментов для облегчения процесса. Однако совместная работа с помощью визуальных средств выделяется по нескольким веским причинам.

• Наш мозг может воспринимать визуальные эффекты быстрее, чем речь или текст. Если вы хотите что-то быстро прояснить, сопроводите это наглядным изображением в виде схемы, диаграммы или эскиза.
• Помогает преодолеть языковой барьер. Все понимают изображение или диаграмму, а разделение сложной идеи с помощью наглядного изображения помогает всем быстрее усвоить ее, на каком бы языке они ни говорили.
• Обеспечивает структуру дискуссий, совещаний и сессий планирования . Набросок идеи, дизайна, системы или процесса с использованием интеллект-карты, макета пользовательского интерфейса, диаграммы вариантов использования или блок-схемы придает чему-то абстрактному внушительную форму, понятную любому — даже человеку с небольшими техническими знаниями.
• Это улучшает память. Когда мы что-то слышим, мы, как правило, запоминаем только 10% информации, но в сопровождении визуальных образов мы, вероятно, запоминаем 65% информации.
• Это стимулирует воображение, следовательно, инновации. Хотите быстрее генерировать новые идеи? Начните с ментальной карты. Это помогает улавливать свободный поток мыслей и осмысленно организовывать идеи.
• Помогает построить общее понимание более широкой картины . Когда каждый вносит свой вклад в разработку идеи в общем пространстве, это помогает согласовать их видение и знание концепции.
• Повышает участие и вовлеченность. Онлайн-доска дает всем доступ к одному и тому же пространству, позволяя им свободно выражать себя с помощью визуальных средств.

Как использовать Creately для улучшения удаленного сотрудничества

В качестве визуального рабочего пространства для совместной работы Creately можно использовать несколькими способами для повышения эффективности удаленных команд.

Мозговой штурм и разработка идей

В офисе мозговой штурм обычно проводится перед доской. Удаленные команды в основном используют для этого видеоконференции или чат-платформу.

Онлайн-канвас гораздо удобнее для мозгового штурма, чем любой из вышеперечисленных методов. Это дает всем доступ к одному и тому же пространству, что позволяет им делиться идеями и обсуждать их в режиме реального времени.

С Creately вы можете начать видеозвонок в самом приложении и наблюдать, как ваша команда добавляет идеи на холст во время сеанса. Для эффективного мозгового штурма на Creately,

• Создайте документ, назовите его и добавьте соавторов
• Начните с готового шаблона, подобного приведенному ниже.

• Назначьте ведущего для разработки диаграммы и систематизации идей, представленных на холсте.
• Раскрасьте диаграмму, чтобы выделить идеи, добавленные разными людьми.
• Используйте один и тот же холст для обсуждения, окончательной доработки и расстановки приоритетов собранных идей.
• Используйте комментарии, чтобы добавить заметки для тех, кто позже вернётся к карте.
• Поделитесь ссылкой на документ в Slack, чтобы любой мог быстро получить доступ к диаграмме.

Дополнительные ресурсы

Основное руководство по проведению мозгового штурма в Интернете

Окончательный список основных визуальных методов мозгового штурма

Планирование спринта

Белая доска необходима на любом собрании по планированию спринта. И, к счастью, благодаря наличию онлайн-досок команды, работающие дома, могут по-прежнему проводить сеансы, как если бы они находились в одной комнате.

Чтобы эффективно использовать Creately для планирования спринта

• Готовьте шаблоны перед каждой сессией и делитесь ими с остальной частью команды планирования спринта. Вы также можете использовать готовые шаблоны, доступные в ресурсах ниже.
• Назначьте назначенное лицо для обработки и обновления шаблонов

Дополнительные ресурсы

Основное руководство по планированию спринта с работой из домашних команд

Полное руководство для начинающих по Scrum

Онлайн-встречи и семинары

Благодаря встроенной видеоконференцсвязи, бесконечному холсту, совместной работе в реальном времени и ряду редактируемых шаблонов Creately может поддерживать весь процесс проведения онлайн-встречи или семинара.

Некоторые передовые практики для онлайн-встреч Creately включают в себя:

• Подготовьте шаблоны и поделитесь ими с командой до встречи или семинара.

• Уточните правила их использования. Вы можете добавить раздел в сам шаблон или сделать это отдельно
• Чтобы обеспечить легкий доступ, создайте их с помощью интеграции Creately с Google Диском, которая позволяет вам управлять разрешениями на доступ оттуда. Или поделитесь ссылкой с включенным редактированием на соответствующем канале Slack.

Дополнительные ресурсы

Как провести продуктивную удаленную встречу

Планирование проекта

Будь то разработка, дизайн или маркетинговый проект, вы можете использовать Creately для совместной работы над ним с помощью соответствующих инструментов.

Creately предлагает доступ к более чем 50 типам диаграмм, включая блок-схемы, диаграммы Ганта, диаграммы UML, макеты пользовательского интерфейса, каркасы, интеллект-карты и т. д. А готовые шаблоны охватывают широкий спектр сценариев от уставов проектов до популярных маркетинговых моделей.

• Привлекайте команду ко всем встречам по планированию. Их вклад можно эффективно учесть, включив шаблоны планирования проекта Creately, перечисленные в нашем визуальном руководстве по планированию проекта.
• Создайте отдельную папку, доступную для всей команды в Creately, и переместите в нее все документы, связанные с проектом. Это позволяет хранить все ресурсы в общем расположении.
• Используйте диаграмму Ганта или временную шкалу проекта, чтобы отметить ход выполнения задачи/проекта. Назначьте ответственного за регулярное обновление документа.
• Делитесь прогрессом с заинтересованными сторонами, отправляя им ссылку только для обзора на соответствующие документы Creately.

Дополнительные ресурсы

Как эффективно управлять проектом удаленно

Простое руководство по созданию эффективной временной шкалы проекта  

Простое руководство по созданию Устава успешного проекта

Понимание этапов жизненного цикла управления проектами

Что вы думаете о визуальном сотрудничестве

Визуальные эффекты делают все лучше. Мы думаем, что Creately уже установили это. Вопрос в том, как вы включаете визуальную совместную работу, чтобы улучшить то, что вы делаете.

Попробуйте включить Creately в свои повседневные задачи и посмотрите, как это может помочь вам улучшить рабочий процесс. Сообщите нам свой опыт в разделе комментариев ниже.

Этот пост является частью серии советов и лучших практик по работе на дому от Creately. Дополнительные темы включают

• Практическое руководство по работе из дома в команде
• Основное руководство по проведению мозгового штурма в Интернете
• Как улучшить совместную работу домашних команд
• Полное руководство по проведению успешного удаленного собеседования
• Рекомендации по адаптации удаленных сотрудников
• 5 мощных инструментов для совместной работы из домашних команд
• Как обучать удаленных сотрудников | Лучшие практики и инструменты
• Руководство для менеджера по удаленному управлению командой
• Как избежать выгорания WFH: причины и меры профилактики
• Важные советы по кибербезопасности для работающих на дому сотрудников