10 лучших советов по улучшению навыков делового письма

Деловое письмо — это форма профессионального общения, в которой используются условности, стиль и выбор слов для эффективного достижения целей организации.

Будь то предложение новой маркетинговой стратегии или предоставление еженедельных отчетов, каждый раз, когда вы кладете ручку на бумагу (или пальцы на клавиатуру), вы укрепляете свои деловые отношения ясностью и компетентностью.

Деловое письмо, как правило, формальное, но в рамках этой формальности все еще есть возможности для творчества и персонализации.

Деловое письмо направлено на то, чтобы четко и эффективно передать сообщение. Деловое письмо отличается от творческого письма тем, что оно передает факты и цифры, а не вымысел.

Деловое письмо также часто используется, чтобы убедить читателей принять определенный курс действий или поверить в то, что определенная точка зрения верна.

Ни для кого не секрет, что методы ведения бизнеса сильно изменились за последние годы. От отправки электронных писем своим клиентам до взаимодействия с ними в социальных сетях — теперь предприятиям необходимо обладать сильными навыками письма, особенно в деловом мире.

Но в то время как надлежащие навыки письма необходимы для успеха любого бизнеса, они часто упускаются из виду в современной культуре высокоскоростного бизнеса.

Виды делового письма

Широкую область делового письма можно разделить на четыре категории в зависимости от их цели, например:

Учебный

Инструктивный текст является основным типом делового письма, конечной целью которого является проведение читателя через этапы выполнения задачи.

Часто упускается из виду, что есть много других случаев, когда учебный подход может быть использован бизнесом с большим успехом.

Например, красиво оформленный набор инструкций по использованию продукта может избавить покупателей от путаницы в том, как обращаться с их новой покупкой.

Информационный

Хорошее информационное деловое письмо — это больше, чем просто фактическое ведение записей . Речь идет об эффективном общении с вашей командой.

Бизнес-отчеты, например, должны быть написаны в четком, увлекательном стиле, который гарантирует, что ваша команда понимает их важность и содержание.

Это означает не только хорошо писать, но и создавать отчеты, которые легко читать и понимать.

убедительный

Убедительное письмо — это тип письма, цель которого — убедить читателя в том, что он предлагает определенный продукт, услугу, компанию или отношения.

Этот тип письма обращается к эмоциям человека, чтобы вызвать интерес и продвигать идею, когда полезные факты недоступны.

Эта убедительность может быть использована при продаже товаров или услуг, попытке продать что-то в рекламе или при построении деловых отношений с неизвестными людьми.

Транзакционный

Повседневное общение на рабочем месте подпадает под категорию транзакционного делового письма. Большая часть такого общения осуществляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета.

Почему деловое письмо важно?

Мир становится более совместным, и бизнес становится лучше благодаря письму. Отличные навыки письма являются основой любой работы в современной рабочей силе.

Потрясающие предложения приводят к большему доходу; проницательные заметки и отчеты ведут к более глубокому пониманию; привлекательный контент укрепляет отношения.

Деловое письмо — один из самых важных навыков, которым должен владеть каждый владелец бизнеса, предприниматель и менеджер.

Это то, что составляет основу всех коммуникаций с сотрудниками, клиентами, поставщиками и менеджерами. И это помогает сделать вашу компанию надежным брендом в вашей отрасли.

Вот четыре преимущества хорошего делового письма.

Способы улучшить навыки делового письма

Если вы ищете стратегии, чтобы стать эффективным бизнес-писателем, есть несколько простых вещей, которые вы можете сделать.

Любой может научиться писать бизнес-контент, который более эффективно продает его продукты и услуги, но для этого требуется правильный подход и практика.

Вот несколько отличных советов, которые помогут вам отточить свои навыки письма.

01 . Зарегистрироваться на онлайн-курсы

Лучший способ помочь сотрудникам повысить свои навыки — пройти онлайн-курсы. Благодаря широкому выбору курсов, доступных в Интернете, вы обязательно найдете тот, который соответствует вашим целям и целям ваших сотрудников.

Существует множество вариантов для владельцев малого бизнеса, в том числе курсы, которые обучают основным навыкам делового письма, профессиональному общению и даже ведению блога.

02 . Используйте онлайн-инструменты для улучшения своей работы.

Есть несколько важных инструментов, которые писатели используют, чтобы убедиться, что их текст в лучшем виде. Приложение Hemingway позволяет вам увидеть читабельность и сложность вашего письма, выделяя предложения разной длины и отделяя наречия от прилагательных.

EssayRoo — это программа для проверки грамматики с индивидуальным подходом — она читает ваш текст вслух, чтобы вы могли слышать ошибки.

03 . Проконсультируйтесь со службой деловой переписки

На самом деле, профессиональные услуги делового письма, например CustomWritings, помогут вам написать очень хорошую копию делового письма, включая эссе, бизнес-планы и предложения.

Компании, занимающиеся бизнес-письмом, могут создать специальную деловую копию, чтобы стимулировать продажи, а также научить вас писать лучшие тексты.

04 . Знай свою аудиторию

Разные люди, разные роли, разные ожидания. Когда вы пишете для своего бизнеса, важно учитывать эти факторы.

Язык, который вы используете, должен соответствовать контексту, вашей аудитории и важности сообщения, которое вы пытаетесь передать.

05 . Планируйте свой подход

Есть несколько способов спланировать контент. Многие начинают с наброска. Это особенно полезно, если вы пытаетесь написать что-то вроде эссе или исследовательской работы, где структура очень формализована.

Структурирование также может быть полезно в деловой переписке, пытаетесь ли вы составить проект предложения или создать контент для кампании по электронной почте.

06 . Используйте онлайн-курсы, чтобы улучшить свои навыки

Эпоха цифровых технологий приносит с собой беспрецедентное количество онлайн-курсов, к которым можно получить доступ в любое удобное для вас время.

Существует так много онлайн-курсов, которые могут похвастаться более чем 45 000 курсов практически по всем предметам, о которых вы только можете подумать.

Они доступны бесплатно, однако, чтобы найти лучшие классы, вам нужно внимательно изучить подразделы веб-сайта, чтобы убедиться, что они соответствуют тому, что вы ищете.

07 . Используйте руководство по деловому письму

Руководства показывают пошаговые инструкции или рекомендации о том, как написать хорошую страницу делового письма. Вы можете посетить службу написания бизнес-эссе, чтобы получить очень хорошее руководство.

08 . Редактировать несколько раз

После того, как вы написали черновик и внесли правки, не отправляйте его сразу. Когда вы вернетесь к своему письму, ищите области, которые можно улучшить, особенно в отношении силы и ясности.

Если у вас есть коллега, который может взглянуть на контент, хорошо иметь еще одну пару глаз на ваш контент, чтобы вы были уверены в качестве.

09 . Отдайте его редактору для редактирования

« Никто не совершенен в писательстве », — говорит Лорен Брэдшоу из CustomWritings. Всем авторам нужна обратная связь. Один из лучших способов увидеть, что вам нужно улучшить, — это попросить кого-нибудь прочитать ваше письмо.

Это может быть либо профессиональная помощь в написании от корректурной компании, либо ваш близкий друг, которому вы можете доверить свое письмо.

10 . Пиши чаще

Наконец, самый важный совет, когда вы улучшаете свое деловое письмо, — продолжайте писать. Это точно так же, как и любой другой навык, чем больше вы практикуетесь, тем лучше у вас получается.

Результаты того стоят, когда вы видите, насколько вы улучшились, и когда эти навыки начинают приносить реальную пользу вашему бизнесу.

Хорошо писать и эффективно общаться — это не навыки, которые можно приобрести за одну ночь — и, будучи студентом-маркетологом, вы можете чувствовать, что в течение дня не хватает времени, чтобы овладеть своим ремеслом делового письма.

Лучший способ отточить свои навыки — это практика, а что может быть лучше, чем проверить свои навыки в профессиональной среде?