Что такое деловые письма: типы, советы и формат

Деловые письма важны для профессионального общения и играют ключевую роль в корпоративной среде. Эти официальные документы служат структурированным средством передачи информации, запросов или предложений между отдельными лицами, организациями или другими заинтересованными сторонами.

Деловые письма воплощают в себе стандарты ясности, профессионализма и этикета, что делает их основным инструментом эффективного общения в деловой среде. В этой статье вы узнаете больше о написании деловых писем, их видах и о том, как создавать письма для профессионального общения.

Что такое деловые письма и почему они важны?

Деловое письмо — это тип официального письма, используемого компаниями для профессиональной переписки со своими клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами или любым другим лицом. Деловое письмо можно использовать для различных целей, таких как продвижение вашего продукта, отправка приглашений на мероприятия, приглашения к сотрудничеству с компанией, благодарственные письма и т. д.

Важность деловых писем заключается в том, что они представляют собой формальный метод обмена информацией, посредством которого поддерживаются профессиональные отношения с клиентами и организациями. Более того, он распространяется в письменной форме, которую можно использовать в качестве справочного материала для профессионального обмена информацией.

Виды писем в деловом общении

Существуют различные типы деловых писем, которые вы можете использовать для профессионального общения. Некоторые из наиболее популярных из них включают приветственные письма офисного меморандума, письма-запросы, письма-объявления, письма об увольнении и т. д. Вот некоторые другие важные деловые письма, перечисленные подробно:

• Сопроводительные письма: это деловое письмо, отправленное кандидатом вместе с резюме при приеме на работу. Он помогает кандидатам рассказать об их профессиональном опыте, квалификации и объяснить, почему они заинтересованы в предлагаемой работе.
• Рекомендательные письма: рекомендательное письмо предоставляется лицу другим специалистом, подтверждающим его трудовую этику, квалификацию и опыт.
• Деловые приглашения. Эти письма представляют собой формальный способ обратиться к физическому лицу или компании с просьбой пригласить их на мероприятие. Письмо должно быть написано так, чтобы вызвать у приглашенных волнение и предвкушение.
• Жалоба: этот тип делового письма используется для выражения обеспокоенности и недовольства, связанных с продуктом или услугой. Он используется для решения проблемы и поиска решения.
• Письма-заказы: Письмо-заказ — это официальное письмо, в котором одобряется продажа и покупка товаров и услуг и приводятся их характеристики. Это юридические документы, в которых фиксируется сделка между участвующими сторонами.
• Заявление об увольнении: этот тип письма используется сотрудниками, чтобы сообщить работодателю о своем увольнении и его причине. Заявление об увольнении включает заявление об увольнении, причину увольнения, последний рабочий день и благодарственное письмо.
• Письма с предложениями: Письмо с предложением предоставляется кандидату после того, как он был выбран на открытую позицию. В письме указывается зарплатный пакет, должность, размещенный отдел, перечисляются все льготы, которые он получит в случае прихода в компанию.
• Коммерческие письма. Коммерческое письмо в деловом общении используется для представления продукта или услуги вашим клиентам. Отделы продаж часто используют эти письма для связи с потенциальными покупателями или продвижения продуктов среди существующей клиентуры.

Формат делового письма и как его написать

Использование точного формата имеет важное значение для внешнего вида и читабельности делового письма. Если вы планируете написать письмо делового общения, эти форматы писем делового общения помогут вам создать эффективный документ:

• Вступление: В начале письма будет указан ваш почтовый адрес, полная дата, имя получателя, компания и адрес. Пропустите одну строку между вашим адресом, информацией получателя и датой. Вам необходимо добавить свой адрес, если вы используете фирменный бланк, на котором он есть.
• Приветствие: обратитесь к получателю со словами «Уважаемый», указав титул и последнее имя «Уважаемый мистер Грейнджер». Если вы не знаете его пол, назовите его полное имя, например «Дорогой Тейлор Дин». Обязательно ставьте двоеточие по окончании приветствия.
• Тело: Начните свой первый параграф с упоминания себя и цели вашего письма. В следующих абзацах следует подчеркнуть детали основного пункта. Последний абзац должен подтвердить цель письма и содержать призыв к необходимым действиям.
• Завершение: Ваше письмо должно завершаться формальным заключением, например «С уважением» или «С уважением». Если это неофициальное письмо, вы можете использовать завершающие слова, например «С уважением» или «С уважением». Обязательно добавьте запятую в конце.
• Подпись: После закрытия пропустите четыре строки и добавьте свое имя. Затем пропустите еще одну строку и добавьте свою должность и название организации. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя синими или черными чернилами.
• Приложения: При этом необходимо прикрепить документы и правильно их перечислить.

Советы по написанию деловых писем

При написании письма делового общения обязательно проверьте правильность всей информации перед его отправкой. Более того, постарайтесь быть точным и завершить свое письмо на одной странице. Вот еще несколько советов, которым можно следовать, чтобы написать эффективное деловое письмо:

• Пишите коротко и просто, избегайте использования технического жаргона.
• Используйте правильный тон в зависимости от типа письма: формальный, неформальный, напористый или юмористический.
• Проверьте буквы пару раз на наличие орфографических и грамматических ошибок.
• Тщательно спланируйте свое письмо, записав все важные моменты, которые должны быть отражены в письме.
• Проверьте содержание письма и удалите ненужные слова и фразы.
• Избегайте использования дискриминационных выражений, связанных с любым полом, расой или религией.

Шаблоны деловых писем

Вот некоторые из наиболее распространенных шаблонов деловых писем, которые вы можете использовать для создания профессионально выглядящих писем делового общения.

1. Шаблон коммерческого письма

Продающее письмо используется, чтобы убедить читателя совершить конкретное действие, например, купить товар или услугу. Хорошо написанное коммерческое письмо может стать для бизнеса отличным инструментом для увеличения продаж и управления деловыми отношениями.

2. Шаблон письма с предложением

Письмо-предложение похоже на официальный документ, который содержит условия найма. Он служит соглашением между работником и работодателями, в котором указываются такие детали, как заработная плата, льготы и другие детали работы.

3. Шаблон рекомендательного письма

Рекомендательное письмо — это документ, написанный лицом, которое может подтвердить навыки, квалификацию и характеристики человека. Это письмо в основном используется для поддержки стипендий, трудоустройства и академических программ.

4. Письмо о прекращении действия

Письмо об увольнении или письмо о прекращении или уведомление об увольнении — это документ, в котором говорится о прекращении трудовых отношений или любых других деловых партнерских отношениях между двумя сторонами. Например, работодатель может выдать своему сотруднику письмо об увольнении, в котором будет указано, что он/она уволен с работы.

5. Шаблон письма-жалобы

Жалоба — это письменное сообщение, в котором выражаются любые опасения по поводу продуктов или услуг или любые другие жалобы. Целью этого письма является поиск решения любого вопроса.

6. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо или резюме — это одностраничное письмо (250–350 слов), которое вы прикрепляете к своему резюме при подаче заявления на работу. Этот убедительный документ объясняет, почему вы хорошо подходите для этой должности или работы.

7. Шаблон благодарственного письма

Как следует из названия, благодарственное письмо — это официальный документ, в котором выражается ваша признательность за чью-либо помощь или действия. Вы можете отправить благодарственное письмо после любого собеседования, встречи, получения подарка или другого проявления доброты.

8. Деловые приглашения

Деловые приглашения или письмо с деловым приглашением — это официальный способ пригласить людей, группы, компании или отдельных лиц посетить встречу или мероприятие.

Лучшее программное обеспечение для написания деловых писем

Существуют различные типы программного обеспечения, которые предоставляют множество инструментов и шаблонов для написания профессионально выглядящих деловых писем. Шаблоны, предоставляемые этими инструментами, упрощают быстрое создание деловых писем. Вот некоторые из рекомендуемых:

• Microsoft Word
• Гугл документы
• LibreOffice Writer
• Страницы Apple
• OpenOffice Писатель

Заключение

Часто задаваемые вопросы