Каковы важные показатели KPI управления проектами

В современном динамичном бизнес-среде эффективное управление проектами имеет важное значение для достижения организационных целей. Понимание и использование ключевых показателей эффективности (KPI) является неотъемлемой частью успеха проекта.

Показатели KPI играют важную роль — от измерения прогресса до определения областей для улучшения. В этой статье рассказывается о значении важных показателей KPI управления проектами, предоставляя информацию, которая может повысить производительность проекта и обеспечить общий успех.

Проще говоря, ключевые показатели эффективности (KPI) для управления проектами — это количественные показатели, используемые для оценки множества аспектов эффективности и прогресса проекта. Они помогают измерять достижения и включают показатели, связанные с соблюдением графика, управлением бюджетом, качеством, удовлетворенностью заинтересованных сторон, управлением рисками, использованием ресурсов и многим другим.

Общие ключевые показатели эффективности управления проектами включают, среди прочего, отклонение от графика , индекс эффективности затрат , показатель удовлетворенности клиентов и использование ресурсов . Ключевые показатели эффективности в проекте помогают менеджерам проектов и заинтересованным сторонам измерять успех и эффективность проекта, определять области для улучшения и принимать решения на основе данных на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое ключевые показатели эффективности (KPI) проекта?

KPI означает ключевые показатели эффективности в управлении проектами. Это относится к конкретным показателям, используемым для оценки или измерения эффективности работы команды в достижении поставленных целей.

Эти ключевые показатели эффективности обычно определяются на ранних стадиях проекта и соответствуют общему видению проекта организации, способствуя командной работе между отделами.

Хотя у каждой команды есть свой набор обязанностей, все они вносят индивидуальный вклад в достижение KPI. Понимание роли ключевых показателей эффективности в управлении проектами может способствовать развитию командной синергии и обеспечить основу для мониторинга общего успеха корпоративных проектов.

KPI обычно делятся на четыре категории:

• Своевременность: оценивает, завершается ли проект в запланированные сроки. В противном случае крайне важно отслеживать отклонения от графика и работать над установлением новой прогнозируемой даты завершения.
• Бюджет: эта категория фокусируется на отслеживании того, остается ли проект в пределах выделенного бюджета, превышает его или соответствует заранее определенным бюджетным ограничениям.
• Качество: здесь оценка фокусируется на том, продвигается ли проект так, как ожидалось, поддерживает ли он высокие стандарты качества и соответствует ли ожиданиям всех заинтересованных сторон и участвующих команд.
• Эффективность: эта категория включает в себя оценку того, эффективно ли управляется проект, обеспечивая эффективное использование как времени, так и финансовых ресурсов.

Понимая и эффективно используя эти ключевые показатели эффективности, команды управления проектами могут оптимизировать свой подход и обеспечить успешную реализацию проекта.

Как продуктивно создавать и использовать KPI проекта?

Создание и продуктивное использование ключевых показателей эффективности управления проектами предполагает системный подход, обеспечивающий их соответствие целям проекта и эффективное использование на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вот шаги для продуктивного создания и использования ключевых показателей эффективности проекта:

• Четко определите свои ключевые показатели эффективности. Убедитесь, что ваши ключевые показатели эффективности являются SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени . Например, стратегическая цель местного правительства по обеспечению разнообразных вариантов качественного жилья может быть измерена путем увеличения количества единиц доступного жилья с целью восстановления 1000 существующих построек ежегодно для удовлетворения общественных потребностей.
• Целенаправленно выбирайте меры: многие организации отслеживают несколько показателей, не принимая во внимание их соответствие заранее определенным целям. Крайне важно сосредоточиться на нескольких ключевых мерах, которые напрямую соответствуют вашим целям. Если конкретный KPI не может быть признан важным, его следует пересмотреть, чтобы избежать ненужных усилий по отчетности и информационной перегрузки.
• Всегда устанавливайте четкую цель для своих ключевых показателей эффективности: назначение цели каждому ключевому показателю эффективности обеспечивает основу для измерения и оценки. Исторические данные или отраслевые исследования могут быть использованы для принятия обоснованных решений относительно установления целей, даже для новых инициатив.
• Осознайте, когда следует отказаться от KPI: если KPI не влияет на принятие решений и не способствует стратегии организации, возможно, не стоит затрачивать усилия на его отслеживание. Очень важно периодически оценивать ценность каждого ключевого показателя эффективности и корректировать ее по мере необходимости, чтобы обеспечить их актуальность и эффективность.

Следуя этим шагам, руководители проектов и заинтересованные стороны могут создавать и эффективно использовать ключевые показатели эффективности проекта для повышения производительности, измерения успеха и достижения целей проекта.

15 важных показателей эффективности управления проектами, которые стоит учитывать менеджерам

• Плановая стоимость
• Действительная цена
• Освоенная стоимость
• Возврат инвестиций (ROI)
• Разница в стоимости
• Индекс эффективности затрат (ИПЦ)
• Стоимость управления процессами
• Запланированные часы работы по сравнению с фактической ситуацией
• Просроченные задачи проекта/пересеченные сроки
• Отклонение от расписания
• Пропущенные этапы
• Индекс производительности расписания
• Процент выполненных задач
• Использование ресурсов
• Процент проектов, завершенных вовремя

Вот некоторые из лучших показателей KPI управления проектами или показателей эффективности проектов, которые помогают менеджерам проектов отслеживать KPI и извлекать ключевые уроки из проектов. К ним относятся:

1. Плановая стоимость: KPI проекта «Плановая стоимость» (PV) или «Сметная стоимость запланированных работ» (BCWS) представляет собой расчетную стоимость запланированных работ по проекту на отчетную дату. Сравнивая плановое значение с другими ключевыми показателями эффективности проекта, вы можете проанализировать, опережает ли проект график или превышен ли бюджет.

PV можно рассчитать с помощью формул, основанных на запланированных часах проекта и проценте выполнения бюджета. Например, в годовом проекте с запланированным бюджетом 10 000 долларов США плановая стоимость через 9 месяцев, если он будет соответствовать графику, составит 2500 долларов США (25% от общего бюджета). Любые фактические затраты, превышающие эту сумму, указывают на более высокую фактическую стоимость, чем плановая стоимость.

2. Фактическая стоимость: KPI проекта «Фактическая стоимость» (AC), также известный как «Фактическая стоимость выполненных работ» (ACWP) , означает общие расходы по проекту на текущую дату. Конкретной формулы расчета фактических затрат не существует; скорее, он включает суммирование всех понесенных расходов, связанных с проектом. Бюджет проекта основан на запланированных часах, поэтому время, затраченное на выполнение задач, используется для определения фактических затрат на заработную плату и ресурсы.

3. Освоенный объем. Метрика КПЭ проекта «Освоенный объем» (EV), также известная как «бюджетная стоимость выполненных работ» (BCWP), отображает бюджет, выделенный на завершенные действия по проекту к указанной дате, с указанием хода выполнения и соответствующего использования бюджета.

Использование нескольких панелей мониторинга KPI и сводной панели мониторинга для всех показателей проекта оказывается полезным для эффективного управления несколькими проектами. Более того, включение расширенных ключевых показателей эффективности проекта в панель отслеживания проекта обеспечивает всесторонний обзор эффективности проекта и бизнеса, что необходимо для эффективного управления.

4. Рентабельность инвестиций. Рентабельность инвестиций (ROI) измеряет прибыльность проекта и сравнивает его выгоды с затратами. Важно понимать, что не все проекты сразу приносят положительную рентабельность инвестиций, поскольку для получения прибыли некоторым может потребоваться больше времени. Очень важно использовать измеримые компоненты, такие как фактическая стоимость проекта и освоенный объем, для получения показателей рентабельности инвестиций на панели KPI проекта.

5. Отклонение стоимости. Отклонение стоимости (CV) измеряет расходы проекта и определяет, отклоняется ли сметная стоимость проекта от запланированной базовой линии. Сравнивая запланированный бюджет с фактическим бюджетом в определенное время, можно рассчитать отклонение в стоимости, чтобы оценить, превышает или не превышает проект утвержденный бюджет.

Этот анализ имеет решающее значение для мониторинга соблюдения бюджета и выявления любых отклонений от утвержденного бюджета.

6. Индекс эффективности затрат. Индекс эффективности затрат (CPI) помогает определить статус графика проекта, указывая, отстает он или опережает его. Он рассчитывается как отношение запланированного бюджета к фактическим затратам, понесенным на выполнение задачи. Этот индекс служит мерой экономической эффективности проекта и дает представление об относительной стоимости выполненных работ.

7. Стоимость управления процессами. Включите показатель «Стоимость управления процессами» на панель управления проектом, чтобы отслеживать время и ресурсы, выделенные на надзор и управление проектом. Высокие затраты на управление сигнализируют о неэффективности управления проектами, а чрезмерно низкие затраты указывают на плохую организацию команды.

Команда обычно посвящает время совещаниям по проекту и усилиям по координации. Рассмотрите возможность внедрения программного обеспечения для автоматического выставления счетов и учета рабочего времени, чтобы облегчить рабочую нагрузку менеджера проекта и еженедельно экономить время.

8. Запланированные часы работы по сравнению с фактической ситуацией. Сравнение запланированных часов работы с фактической ситуацией дает представление о разнице между запланированным и фактическим временем, затраченным на процессы проекта. Полезно оценивать этот показатель в разные сроки и на разных этапах проекта.

Если фактические часы значительно превышают запланированные, это требует переоценки графика проекта. Использование программного обеспечения для планирования работы и планирования проектов может помочь в эффективной организации проектов и соблюдении сроков.

9. Просроченные задачи проекта/пересеченные сроки. Включите показатель « Просроченные задачи проекта » в панель отслеживания проекта, чтобы отслеживать количество просроченных задач проекта. Этот KPI рассчитывает процент задач с превышением сроков по отношению ко всем завершенным действиям проекта.

Высокий процент просроченных задач указывает на необходимость пересмотреть график проекта и рассмотреть возможность привлечения новых участников.

10. Отклонение от графика. Отклонение от графика (SV) указывает, опережает ли ваш проект запланированный бюджет и график или отстает от него. Он получается путем вычитания освоенной стоимости проекта из его плановой стоимости. По сути, SV предполагает вычитание первоначально запланированного времени и бюджета из фактически затраченного времени и бюджета.

Отрицательный результат означает, что вы выполнили больше, чем планировалось, и у вас остался больший бюджет на оставшиеся задачи.

11. Пропущенные этапы. Задержки этапов, общий показатель панели управления проектом, показывают, отстаете ли вы от графика из-за переоценки или постоянно выполняете этапы. Хотя случайные задержки допустимы в долгосрочных проектах, частые закономерности указывают на необходимость пересмотра всего процесса проекта.

12. Индекс производительности расписания. Индекс производительности расписания (SPI) показывает, опережает ли ваш проект запланированный график или отстает от него, обычно около единицы.

Он рассчитывается путем деления освоенного объема (EV) на плановую стоимость (PV) , при этом результат ниже единицы указывает на возможные задержки, а результат выше единицы указывает на то, что проект опережает график. Этот KPI дает представление об эффективности графика проекта и соблюдении запланированных сроков.

13. Процент выполненных задач. Для быстрого подведения итогов проекта установите KPI, показывающий процент выполненных задач. Введите запланированное время для каждого мероприятия проекта, чтобы обеспечить точность и получить представление о текущей фазе проекта.

Этот подход обеспечивает более точное описание хода выполнения задачи на основе затраченного времени, а не количества задач.

14. Использование ресурсов. Использование ресурсов дает представление о производительности вашей команды путем измерения рабочего времени на оплачиваемых и неоплачиваемых действиях. Это особенно важно для организаций, работающих с несколькими клиентами, поскольку показывает, сколько времени выделяется на оплачиваемые задачи проекта по сравнению с неоплачиваемой деятельностью, такой как встречи и планирование. Этот KPI дает представление об эффективном использовании времени членов команды и общей эффективности их работы.

15. Процент проектов, завершенных вовремя. KPI «Процент проектов, завершенных в срок или график» важен для управления несколькими проектами. Он отражает долю проектов, завершенных вовремя, по сравнению с проектами с превышением сроков. Поддержание этого процента выше 80% имеет решающее значение, а падение ниже требует найма новых членов команды или сокращения количества выполняемых проектов.

Зачем использовать KPI для управления проектами?

Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для управления проектами дает несколько преимуществ, таких как распределение ответственности, принятие решений, измерение производительности, выявление проблем и многое другое. Давайте прочитаем их подробно ниже:

• Измерение производительности: ключевые показатели эффективности предоставляют количественные показатели для оценки прогресса, производительности и успеха, позволяя заинтересованным сторонам отслеживать соответствие проекта стратегическим целям.
• Принятие решений. Они предлагают основанную на данных информацию, позволяющую принимать обоснованные решения, определять ключевые области эффективности, которые менеджеры проектов могут улучшить, и эффективно распределять ресурсы.
• Подотчетность: ключевые показатели эффективности определяют четкую подотчетность, устанавливая измеримые цели и поощряя культуру ответственности и прозрачности среди членов проектной команды.
• Раннее выявление проблем: отслеживая ключевые показатели эффективности, менеджеры проектов могут легко выявить все потенциальные проблемы или риски, позволяя принимать упреждающие меры для смягчения их воздействия.
• Общение с заинтересованными сторонами: ключевые показатели эффективности способствуют прозрачному и эффективному общению с заинтересованными сторонами, предоставляя объективные показатели эффективности и успеха проекта.
• Постоянное совершенствование. Регулярная оценка ключевых показателей эффективности способствует сосредоточению внимания на постоянном совершенствовании, стимулировании улучшений процессов, производительности и результатов.
• Согласование целей. Помогите согласовать деятельность проекта с целями организации, гарантируя, что усилия проекта способствуют достижению более широких стратегических целей.

Подводя итог, можно сказать, что использование KPI в управлении проектами предлагает структурированный подход к мониторингу, оценке и повышению эффективности проекта, что в конечном итоге способствует успешной реализации проекта.

Типы ключевых показателей эффективности управления проектами

Ниже приведены некоторые примеры ключевых показателей эффективности в управлении проектами, которые облегчают мониторинг и выполнение проектов. К различным примерам ключевых показателей эффективности управления проектами относятся:

• Операционные/стратегические или процессные ключевые показатели эффективности: они измеряют эффективность и продуктивность бизнес-процессов, например, время, необходимое для доставки продукта.
• Ресурсные или входные ключевые показатели эффективности: они контролируют активы и ресурсы, используемые для достижения бизнес-результатов, включая расходы на исследования и разработки, средства на обучение сотрудников и качество сырья.
• Итоговые или выходные ключевые показатели эффективности: они оценивают финансовые и нефинансовые последствия деловой деятельности, такие как полученные доходы.
• Ведущие ключевые показатели эффективности: отслеживание операций, которые могут существенно повлиять на будущую производительность.
• Запаздывающие ключевые показатели эффективности: отражение результата события после его возникновения, что обычно наблюдается в финансовых ключевых показателях эффективности, измеряющих результаты прошлой деятельности.
• Ключевые показатели эффективности: отражают общее влияние или выгоды, полученные от бизнес-операций, включая такие показатели, как удержание клиентов и узнаваемость бренда.
• Качественные ключевые показатели эффективности: описательные характеристики, свойства, мнения или черты, часто оцениваемые с помощью таких методов, как опросы удовлетворенности сотрудников.
• Количественные ключевые показатели эффективности. Измеримые характеристики, полученные посредством численных измерений, служат основой для большинства ключевых показателей эффективности. Примеры включают единицы на человеко-час.

Как отслеживать ключевые показатели эффективности в управлении проектами?

Отслеживание ключевых показателей эффективности управления проектами требует структурированного подхода, гарантирующего, что данные дают значимое представление об эффективности проекта. Вот как эффективно отслеживать KPI:

• Определите четкие ключевые показатели эффективности. Четко определите матрицу ключевых показателей эффективности, которая соответствует целям проекта, гарантируя, что они являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени (SMART).
• Установите базовые показатели: установите базовые или контрольные значения для каждого ключевого показателя эффективности, чтобы обеспечить ориентир для сравнения и оценки прогресса.
• Выберите подходящие инструменты: выберите подходящие инструменты управления проектами и отчетности, которые смогут эффективно собирать и анализировать данные KPI.
• Регулярный сбор данных. Внедрите систематический процесс сбора данных KPI через заранее определенные промежутки времени, гарантируя последовательность и точность.
• Анализ данных: анализируйте собранные данные KPI, чтобы выявить тенденции, закономерности и потенциальные области для улучшения, облегчая принятие решений на основе данных.
• Отчетность и визуализация: представляйте данные KPI в четком и понятном формате с помощью информационных панелей, отчетов или визуализаций, чтобы эффективно сообщать о производительности заинтересованным сторонам.
• Полезная информация: используйте данные KPI для получения практической информации, которая может способствовать корректирующим действиям или мерам, улучшениям процессов и принятию решений для повышения эффективности проекта.
• Непрерывный мониторинг. Постоянно отслеживайте ключевые показатели эффективности на протяжении всего жизненного цикла проекта, что позволяет команде проекта активно реагировать на изменения и проблемы.

Следуя этим шагам, менеджеры проектов могут эффективно отслеживать ключевые показатели эффективности, получать ценную информацию и принимать обоснованные решения для повышения эффективности и успеха проекта.

Заключение

В заключение, показатели KPI управления проектами важны для оценки успеха проекта, мониторинга прогресса и принятия обоснованных решений. От финансовых показателей, таких как рентабельность инвестиций и отклонение затрат до индекса потребительских цен и освоенного объема, эти ключевые показатели эффективности дают ценную информацию для эффективного управления проектами.

Эффективно используя ключевые показатели эффективности, проектные группы могут измерять производительность, определять области улучшения и обеспечивать успешную реализацию проекта посредством принятия решений на основе данных.

Ключевые показатели эффективности управления проектами: часто задаваемые вопросы