Как лучше управлять своими проектами с помощью канбан-досок

Разработанные Toyota в 1940-х годах как система планирования для производства точно в срок, доски Канбан теперь стали незаменимым инструментом почти в каждой отрасли, особенно в разработке программного обеспечения.

Независимо от того, планируете ли вы свой следующий отпуск или создаете свое следующее приложение, доски Канбан могут помочь вашим проектам двигаться вперед и эффективно достигать ваших целей. Вот полное руководство о том, как использовать доски Канбан, чтобы лучше управлять своими проектами.

Что такое Канбан

Канбан — это распространенная методология гибкого управления проектами, разработанная для повышения эффективности процессов. Это метод управления технологическим процессом, который изначально использовался компаниями в производственной отрасли для лучшего управления своими запасами и обеспечения производства точно в срок.

Визуальная доска используется для организации всего процесса Канбан и инкапсуляции проекта или рабочего процесса. В то время как доска разделена для представления различных этапов или этапов процесса, карточки используются для записи задач. Эти карточки будут перемещаться по этапам процесса на доске по мере завершения каждого проекта.

Рабочие этапы Канбан-доски будут проходить слева направо, начиная с бэклога и заканчивая выполненными задачами. В то время как новые задачи будут добавляться в нижнюю часть столбца невыполненной работы, над теми, которые находятся вверху, следует работать и перемещать их в первую очередь.

Канбан-доска помогает руководителям проектов управлять неэффективностью проекта, помогая им убедиться, что существует ограничение на количество задач, помеченных в столбце «Выполняется». Применение этих ограничений, в свою очередь, помогает гарантировать, что команда работает с максимальной эффективностью и не использует многозадачность таким образом, который может снизить ее производительность.

Канбан-доски помогают проектным командам;

• Определите различные процессы, которые необходимо выполнить для достижения конечной цели.
• Увидеть узкие места в процессах и найти способы их устранения на ранней стадии
• Поддерживайте прозрачность и согласовывайте команды с организационными целями
• Отслеживайте, как продвигается работа между различными отделами
• Оптимизируйте встречи и общение команды с помощью канбан-досок, на которых четко отображаются статусы задач, сроки выполнения и ответственные лица.

Особенности Канбана

Основные особенности, которые помогают отличить Канбан от других методологий управления проектами, следующие:

• В команде нет предопределенных ролей; скорее членов команды поощряют помогать всякий раз, когда другой член команды отстает от своих задач.
• Продукт доставляется по мере необходимости, и нет установленного периода времени, когда функция должна быть завершена. Несмотря на наличие сроков выполнения, они определяются фактическими потребностями, а не установленными сроками.
• Члены команды начнут работать над новой функцией только тогда, когда они завершат и представят предыдущую.
• Поскольку большинство изменений в Канбан вносятся в середине процесса, это позволяет постоянно совершенствоваться до закрытия проекта.

Одна из причин, по которой канбан стал популярным среди команд по всему миру, заключается в том, что он очень нагляден. В то время как большинство гибких подходов к управлению проектами включают в себя визуальные доски, Канбан ставит визуальные методы в самое сердце всего в вашей организации. Канбан-доски создают красочное и наглядное представление прогресса, достигнутого вами и вашей командой в проекте.

Как создать эффективную канбан-доску

Выберите свой инструмент для создания доски

Вы можете использовать физическую доску или создать ее на цифровой платформе. В то время как физическая доска может подойти для команды, которая находится в одном месте, цифровая доска может быть более полезной для удаленной команды.

Вот некоторые из онлайн-инструментов, которые вы можете рассмотреть,

Создано

Creately — это визуальное рабочее пространство для совместной работы. Он оснащен бесконечным холстом и мощными возможностями построения диаграмм. Это облегчает совместную работу в режиме реального времени благодаря синхронному редактированию, отслеживанию мыши в реальном времени, предварительному просмотру синхронизированных изменений, комментариям в обсуждениях и видеоконференциям в приложении. Он может служить интерактивной доской, где вы можете создавать и управлять своей доской Канбан. С его помощью вы можете централизовать все документы, связанные с проектом, для быстрого доступа и совместной работы; интуитивно понятная доска Канбан, связывайте карты с файлами, легко встраивайте свои доски Канбан в страницы Confluence с отражением изменений в режиме реального времени и многое другое.

Трелло

Trello — это веб-приложение для управления проектами Kanban. Он предлагает доски, списки и функции карточек, которые идеально соответствуют системе Канбан. Вы можете прикреплять файлы к карточкам, разбивать задачи на подзадачи с помощью контрольных списков, назначать задачи участникам и уведомлять их, а также сотрудничать в режиме реального времени со своей командой во время работы над проектом.

Фавро

Favro — это гибкая облачная платформа для планирования и совместной работы, используемая командами для самоорганизации в отношении того, что и как делать. Хотя этот инструмент предлагает множество способов визуализации ваших рабочих процессов, одним из них является представление Канбан, где вы можете визуализировать работу с карточками, расположенными слева направо на доске. Вы можете назначать участников, добавлять контрольные списки и легко отслеживать ход проекта.

Асана

Asana — еще одно популярное программное обеспечение для управления проектами, которое вы можете использовать для создания канбан-досок и управления ими онлайн. С его помощью вы можете управлять рабочими запросами, организовывать рабочие процессы и планировать планы развития продукта.

Другие инструменты для создания канбан-досок онлайн включают Basecamp, Jira и Airtable.

Создайте свою канбан-доску

Канбан-доска вертикально разделена на столбцы, которые представляют разные этапы процесса. После создания доски укажите эти различные этапы процесса;

• To-do — содержит невыполненные задачи, над которыми нужно работать.
• В процессе - состоит из задач, над которыми в данный момент работают
• Готово – выполненные задачи перемещаются в эту колонку.

Хотя это самые основные состояния, которые можно добавить на канбан-доску, в зависимости от характера проекта и вашей команды, а также от того, как она работает, вы можете включить дополнительные столбцы, такие как «на рассмотрении», «отменено» или « отклоненный'.

Задачи в колонке дел упорядочены по приоритету сверху вниз. Когда слот в столбце «Выполняется» открывается, задача с наивысшим приоритетом может быть перемещена. Таким образом, ваш Канбан обеспечивает четкое представление о задачах проекта и их ходе, позволяя вам легко выявлять узкие места.

Установите четкий лимит для WIP

Лимит незавершенного производства является важным компонентом системы Канбан. Термин говорит сам за себя; это относится к ограничению количества задач, которые могут находиться в столбце незавершенных на доске Канбан в любой момент времени. Когда лимит WIP достигнут, новые задачи не должны добавляться. Это помогает гарантировать, что команды работают в полную силу без многозадачности.

Хотя точное число будет варьироваться в зависимости от количества членов вашей команды, их эффективности или размера вашего проекта, рассмотрите текущую рабочую мощность вашей команды, прежде чем принимать решение о подходящем лимите WIP. Цель ограничения WIP — гарантировать, что у каждого будет достаточно работы, но не многозадачность или праздное сидение, пока их работа проверяется. Однако, как только лимит установлен, наблюдайте за рабочим процессом и при необходимости корректируйте лимит WIP.

Добавить карты

После настройки доски осталось добавить карты. Карта может включать такую ​​информацию, как;

• Краткое описание предмета
• Статус
• Владелец
• Сроки выполнения

Размещайте карточки на доске в зависимости от их приоритета и графика выполнения соответствующих задач или проектов; с наиболее важными элементами в верхней части столбца, а остальные — в порядке их важности.

Карточка должна представлять только один элемент. Если объем карты кажется слишком широким, разбейте его на несколько карт.

Установить ожидания

Укажите, кто имеет право добавлять, переупорядочивать, удалять или перемещать карточки канбан. Ограничьте количество людей, которые могут, чтобы не создавать путаницы. Хотя вы можете назначить одного человека с правами на редактирование, если другие хотят внести изменения, они могут сообщить об этом ему или ей.

Также важно прояснить цели и предназначение Канбан-доски. Чтобы ваша команда могла положиться на него, они должны сначала осознать его ценность.

Соберите отзывы

По мере роста организаций, изменения продуктов и расширения команд может потребоваться адаптация процессов.

Время от времени размышляйте о процессе Канбан. Собирайте отзывы и предложения от заинтересованных сторон и вносите изменения в свою канбан-доску, чтобы лучше удовлетворять потребности вашей команды и организации.

Лучшие практики использования канбан-досок

Канбан лучше всего применять к проектам с более широким диапазоном приоритетов, которые могут часто меняться с течением времени. Ниже приведены несколько рекомендаций, которые вы можете использовать для более эффективного выполнения своих проектов с помощью Канбан.

Начните с того, что вы знаете

При настройке процесса Канбан в вашей организации начните с того, что вы уже знаете. Хотя Канбан можно комбинировать с другими методами управления проектами, возьмите свой существующий рабочий процесс и попробуйте адаптировать его к концепции использования Канбан-доски. Вы также можете продолжать использовать текущие процессы и названия.

Это поможет еще больше улучшить сам рабочий процесс, предоставив команде четкое визуальное представление о том, над чем они работают.

Упрощайте вещи

Не добавляйте слишком много столбцов на канбан-доску, чтобы сделать ее слишком сложной и в конечном итоге привести к путанице. Поэтому сведите количество столбцов к минимуму, чтобы он выглядел более привлекательным.

В то же время не добавляйте на доску задачи, которые еще не были полностью обсуждены с командой. Невыполнение этого требования только создаст больше путаницы среди членов команды и снизит их концентрацию и продуктивность.

Однако слишком простая канбан-доска может в равной степени вызвать путаницу, так как слишком простая доска, на которой недостаточно информации, может оставить место для неправильного толкования.

Сначала работайте над самыми важными вещами

Во время проекта Канбан все выполняется точно в срок. Убедившись, что у команды достаточно работы, вы не должны планировать слишком много работы заранее. Это позволяет заинтересованным сторонам и владельцу продукта практически сразу принимать решения о приоритетах и ​​оставляет команде возможность адаптироваться к изменяющимся потребностям.

Расставляя приоритеты в работе над наиболее важными задачами и выполняя только то, что необходимо, команда может эффективно устранять потери. Например, если пользователи не в восторге от конкретной функции продукта, над которой должна работать команда, вы можете отдать приоритет другой функции, которая пользуется большим спросом у клиентов.

Вовлекайте команду

Привлекайте участников из всех команд/отделов к определению рабочего процесса и соответствующих действий при настройке канбан-доски. Например, при определении столбцов канбан-доски, помимо очевидных, могут быть отличия, с которыми знакомы другие отделы, или подстолбцы, представляющие внутренние этапы конкретного процесса в рабочих процессах их отдела.

Это позволит вам создать канбан-доску, значимую для всех заинтересованных сторон.

Готовы создать свою собственную канбан-доску?

Доски канбан используют возможности визуального управления проектами, чтобы максимизировать их эффективность, уменьшить количество узких мест и непрерывно выпускать высококачественные продукты. Это метод, который легко внедрить и сочетать практически с любым другим методом управления проектами, к которому может привыкнуть ваша организация. Вы можете легко внедрить его для управления своими процессами с минимальными изменениями в существующей операционной деятельности команды.

Мы надеемся, что это руководство помогло вам узнать, что такое доска канбан, и эффективно создать ее для своей организации. Поделитесь своим опытом в комментариях ниже.