Что такое график проекта и для чего он нужен? | # 18 Начало работы с управлением проектами

После того, как проект получил одобрение заинтересованных сторон, пришло время подготовить график. Еще до того, как команда проекта встретится в первый раз, менеджер проекта готовит структуру проекта.

График проекта – оглавление:

1. Введение
2. Как создать расписание проекта?
3. Чем график проекта отличается от плана проекта?
4. Пример расписания проекта
5. Краткое содержание

Введение

График проекта — это общий документ, который позволяет вам иметь обзор отдельных задач, предназначенных для текущего выполнения. Они содержатся в подробном бэклоге или представлены на канбан-доске. График включает вехи, задачи и ключевые события, а также представление о том, на каком этапе проекта находится путь к достижению цели.

Чаще всего график представляет собой визуализацию того, как цели проекта зависят друг от друга и в каком порядке двигаться дальше. В графике проекта также указаны временные рамки с установленными датами

Как создать расписание проекта?

При составлении расписания лучше всего использовать восходящий подход. Разделите весь проект на основные проблемные блоки или области. Это могут быть такие общие области, как тимбилдинг, UX-дизайн, программирование или маркетинг. График проекта проще всего подготовить с помощью специального программного обеспечения. Это позволит:

• простое добавление и группировка событий , а также внесение изменений — например, может быть так, что мы разбиваем задачи, разделенные как UX-дизайн, на отдельные группы визуального оформления и подготовки текста. С помощью программного обеспечения мы можем сделать это несколькими щелчками мыши, вместо того, чтобы переупорядочивать текстовый файл или электронную таблицу.
• визуализация продолжительности каждой задачи — поэтому мы можем легко планировать задачи с учетом наличия людей и ресурсов, необходимых для их выполнения,
• указание взаимозависимостей между задачами — настройка предупреждений о зависимостях — очень полезная функция, доступная в некоторых программах, благодаря ей мы уверены, что никто не возьмется за отделочные работы в здании, где еще не проложен монтаж.

Это сделает расписание понятным для всех заинтересованных сторон. обновление и дополнение его.

График чаще всего представлен следующими видами:

• масштабируемый календарь — с отмеченными задачами для выполнения; с помощью календаря проще, чем в других представлениях, заниматься планированием, например, назначением работы конкретным людям и планированием встреч,

• диаграмма Ганта или аналогичная визуализация задач на временной шкале — общий вид, показывающий всю продолжительность проекта, является его расписанием, а расширенная версия используется для создания и детализации плана проекта,
• карты эпиков, также известные как агрегатные задачи — то есть визуализация, показывающая, среди прочего, какой процент задач относится к конкретной области выполнения проекта, например, эпик «тестирование» может включать задачи, связанные с внутренним тестированием прототипа программного обеспечения, а также окончательное тестирование на объекте клиента.

Чем график проекта отличается от плана проекта?

График отличается от плана проекта прежде всего своей целью и уровнем детализации. График — это скелет проекта , в котором в основном указаны его ключевые области и вехи. Его цель — наметить четкую и упрощенную картину всего проекта. Тем не менее, план проекта создается для анализа реализации каждой задачи вплоть до мельчайших деталей, которые стоит записать.

График отвечает на вопрос, что мы реализуем. Там мы найдем общие рекомендации по продолжительности различных этапов проекта и обозначению ключевых моментов. С другой стороны, план проекта служит для описания того, как выполнить каждую задачу.

По хорошему графику легко прочитать путь, ведущий к реализации цели проекта, так как он показывает лишь вехи, представляющие наиболее общие и важные моменты реализации. Однако благодаря программному обеспечению для управления проектами грань между расписанием и планом проекта стала довольно размытой. Это связано с тем, что множество способов визуализации данных позволяет плавно переключаться между подробным представлением отдельных задач и самой общей картиной расписания всего проекта.

Пример расписания проекта

Давайте представим, что мы хотим реализовать проект по представлению приключенческой игры, происходящей в виртуальной реальности, на международной ярмарке.

Для создания графика нам необходимо отметить ключевые даты – начало проекта, крайний срок подачи заявок экспонентов на ярмарку, а также дату проведения ярмарки и окончания проекта. Следующим шагом является определение целей и ввод их в выбранную программу в виде сводных задач, эпиков или, возможно, тегов. В нашем примере это будут:

• Подготовка игры — эпопея будет включать в себя такие задачи, как подготовка стабильной тестовой версии игры, которую можно будет сделать общедоступной, тестирование, установка на оборудование, которое будет доступно на ярмарке.
• Подготовка стенда – подготовка оборудования, рекламных материалов, конкурсы для посетителей, закупка и закрепление оборудования
• Планирование поездки – бронирование отеля, покупка билетов на мероприятия, предоставление транспорта
• Анализ успешности презентации по возвращении – удалось ли игре привлечь предполагаемое количество клиентов, удалось ли наладить деловые контакты и партнерские отношения, а также уложиться в бюджет, выделенный на продвижение

У каждого эпика может быть куратор , назначенный нести ответственность за его реализацию в целом. Однако во многих проектах этим человеком является менеджер проекта, тогда как члены команды несут ответственность только за отдельные задачи.

Следующий шаг касается маркировки вех. Завершение каждой вехи, скорее всего, будет состоять из задач, принадлежащих нескольким эпикам. Если первой вехой является принятие презентации для выставки организаторами мероприятия, она будет включать в себя задачи, относящиеся, среди прочего, к группам «нетворкинг», «подготовка к игре» и «подготовка к презентации».

График для каждого проекта разрабатывается индивидуально. Хотя вы можете помочь себе с готовым шаблоном, он все равно, вероятно, потребует значительных изменений. Самым большим улучшением будет использование вашего расписания, созданного ранее в подобном проекте.

Краткое содержание

Грамотно составленный график в начале проекта значительно облегчает работу. Он служит не только руководителю проекта, который благодаря ему получает представление о стратегии действий, но и команде проекта, которая может легко увидеть, на каком этапе находится выполняемая работа и на что она направлена. График также является ценным инструментом, поддерживающим прозрачность реализации, поскольку он позволяет заинтересованным сторонам видеть структуру проекта и независимо сравнивать статус реализации с поставленными целями проекта.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами