Что такое технический документ?

Опубликовано: 2022-11-29

В отличие от традиционных маркетинговых каналов, написание официальных документов выходит за рамки методов убеждения. Эти маркетинговые инструменты, зародившиеся в виде официальных правительственных отчетов и технических текстов, давно покинули Овальный кабинет и превратились в исследования, основанные на решениях, для продвижения продукта или услуги.

Белые книги — это хорошо проработанные, основанные на фактах рекламные объявления по определенной теме. Их часто считают закрытым контентом, потому что для доступа к ним часто требуется, чтобы читатели зарегистрировались или заполнили форму. Они являются неотъемлемой частью комплексной контент-стратегии.

Белые книги могут включать в себя глубокое погружение в секретный соус компании, тезис об основных принципах бизнеса или оценку данной отрасли.

Итак, как разработать авторитетную и убедительную стратегию обмена маркетинговыми сообщениями? Мы рассказали вам в этом сообщении в блоге.

Что такое технический документ и для чего он нужен?

При использовании в коммерческих целях технический документ представляет собой информационный документ, которым организация делится в целях продаж и маркетинга. Они часто используются в бизнес-контекстах (контент-маркетинг B2B).

Хотя технический документ предназначен для маркетинговых целей, его основная цель — проинформировать потенциального клиента или целевую аудиторию о том, что организация хочет им предложить, что может включать :

  • Товары
  • Процессы
  • Лучшие практики
  • Тематическое исследование
  • Контент идейного лидера
  • Услуги
  • Предлагаемое решение проблемы
  • Результаты исследований

Белые книги также обычно используются для обмена результатами после того, как организация провела оригинальное исследование в своей отрасли. По сути, технический документ предоставляет вашей организации возможность поделиться и продемонстрировать свой опыт, одновременно создавая чувство доверия со стороны своих читателей.

Хорошо продуманный технический документ способен сбалансировать тонкий убедительный язык (когда это уместно) с фактическими данными из надежных источников. При этом они устанавливают организацию в качестве авторитетного источника.
SEO-услуги

Типы технических документов

У вас есть множество вариантов, когда нужно решить, как вы хотите организовать технический документ. Что для вас наиболее идеально, будет зависеть от информации, о которой вы пишете, и от того, какова ваша цель.

Следующие фреймворки обычно используются для написания технических документов для предприятий и некоммерческих организаций:

  • Технические или справочные материалы. Информационные материалы, возможно, являются наиболее традиционным типом технического описания. Основная цель — объяснить новую или незнакомую концепцию или технологию определенной аудитории, часто той, которая обладает техническими знаниями в отрасли. Документ может пойти дальше и описать преимущества использования указанной концепции или технологии. 2
  • Нумерованные списки . Технические документы с нумерованными списками привлекательны тем, что они могут разбить концепции и процессы на более понятные этапы.
  • Проблемы и решения . Технический документ о проблеме/решении анализирует проблему, с которой сталкивается целевая аудитория, а затем использует убедительные элементы, подкрепленные фактическими исследованиями, чтобы представить им решения — в идеале те, которые организация может предоставить.

Как подготовить технический документ

Когда вы будете готовиться к написанию своего технического описания, чтение других технических документов, опубликованных в вашей отрасли, поможет вам получить представление о том, что ищут потребители, и о том, как вы можете создать эффективный рекламный и качественный контент.

В технических документах часто используется академический или авторитетный тон, который соответствует голосу вашего бренда. Например, компания, которая продает снаряжение для активного отдыха с помощью маркетинговых кампаний, основанных на историях, должна будет сбалансировать свой повествовательный голос с экспертным тоном, чтобы сформулировать успешный и убедительный технический документ, который привлекает и информирует ее клиентскую базу.

Чтобы создать привлекательный технический документ, обратите внимание на следующее:

  • Обширные исследования . По сути, официальные документы представляют собой исследовательские отчеты с убедительным уклоном. Чтобы поддерживать авторитетный тон, очень важно использовать надежные источники и везде цитировать их. При поиске фактических доказательств для цитирования постарайтесь выйти за рамки того, что клиент мог бы найти самостоятельно с помощью быстрого поиска в Интернете. Вместо этого расставьте приоритеты в первоисточниках, которые дают информацию из первых рук по теме, о которой вы говорите. Если источники в вашем техническом документе снабжены гиперссылками, не забудьте включить их список в конце документа для читателей, которые могут распечатать ваш отчет или прочитать его в автономном режиме. 3
  • Визуализация — используйте визуальные средства, такие как графики или диаграммы (если это уместно), чтобы сделать статью более визуально привлекательной и более понятной для аудитории. Графика может улучшить читабельность вашего технического описания и углубить понимание читателем сложных тем. 4
  • Подготовьтесь к долгому пути . Хотя характер информации, которой вы делитесь, будет определять объем вашего технического документа, большинство технических документов занимают от пяти до шести страниц или всего около 2500 слов. 5

Как написать технический документ

Когда вы будете готовы погрузиться в контент, вам нужно выполнить восемь шагов. Думайте о них как о желтой кирпичной дороге официальных документов.

Шаг 1. Определите цель и аудиторию

По сути, цель технического описания — повлиять на принятие решений потенциальными клиентами. Чтобы сделать это эффективно, вам нужно определить свою аудиторию и то, как лучше всего удовлетворить ее желания и потребности.

Чтобы определить свой масштаб, задайте себе такие вопросы, как:

  • Какая информация должна быть передана?
  • Какую проблему решает этот продукт или услуга?
  • Каковы основные результаты недавних обзоров/исследований?
  • Для кого это пишется? Каковы их основные проблемы и проблемы? Что их привлекает?

Уточнение этих особенностей позволяет вашему бизнесу общаться напрямую с теми, кто, скорее всего, заинтересуется вашим продуктом, услугой или решением и получит от них выгоду.

Шаг 2: Проведите исследование

После того, как вы ответили на свои «почему» и «кто», пришло время глубоко погрузиться в процесс исследования и собрать ваши «что» — также известный как материал, который подкрепит ваши ключевые аргументы.

Определите свои ключевые источники — в идеале основные — которые поддерживают, расширяют или предоставляют жизненно важную справочную информацию, относящуюся к теме вашего технического документа. Это может включать:

  • Тематические исследования
  • Статистика
  • Академические статьи

Как только вы почувствуете, что у вас достаточно информации, вы также можете собирать и создавать любые соответствующие наглядные пособия, такие как диаграммы, графики или фотографии, чтобы дополнить ваше исследование.

Шаг 3. Выберите фреймворк и набросайте план

Как только вы узнаете свою цель, аудиторию и визуальный материал, вы сможете выбрать структуру технического описания, которая лучше всего подходит для организации вашей информации.

Как правило, вы захотите включить в схему следующее:

  • Введение . В первом разделе вы предоставите общий обзор или краткое изложение темы и того, что вы хотите изучить.
  • Предыстория . Предыстория предоставит контекст для темы, о которой вы говорите, определит конкретную проблему (если применимо) и предоставит доказательства в поддержку ваших выводов или утверждений.
  • Решение . Используя хорошо проведенное исследование, вы найдете решение возникшей проблемы.
  • Убеждение . Для коммерческих организаций реклама, соответствующая вашим исследованиям, будет следовать за предложением решения, чтобы информировать читателя о конкретном продукте, услуге или ценностном предложении.
  • Заключение . Предоставьте последний краткий обзор обсуждаемой информации, чтобы улучшить понимание вашей аудитории.
  • Источники . В конце вашего технического документа вы укажете свои источники.

Шаг 4. Составьте вступление и заключение

Множество списков с практическими рекомендациями поместят написание вашего введения выше в этом списке, но выслушайте нас — многочисленные изменения могут произойти в процессе написания, и введения часто более эффективны, кратки и информативны, если они построены на информации, которая присутствует в вашем техническом описании.

Как только вы узнаете, куда ведет ваш технический документ, вы сможете обобщить свои исследования, ценностные предложения и детали продукта в окончательном призыве к действию. Это должно обеспечить идеальный баланс между убеждением и информацией, чтобы сохранить целостность вашего документа — яркое одобрение может делегитимировать доверие к вашему техническому документу.

Шаг 5: Выберите привлекательный заголовок

Как только вы узнаете все содержание своего технического документа, пришло время выбрать заголовок, который привлечет читателей и поможет им понять, что они могут ожидать от его прочтения. Это также может решить проблему, обсуждаемую в документе.

Учитывайте голос вашего бренда и ключевые определяющие моменты в вашем официальном документе, когда вы ищете источник вдохновения для названия. Зачастую более длинные заголовки наиболее эффективно привлекают внимание аудитории.

Шаг 6: Просмотрите, пересмотрите и повторите

Каким бы техническим это ни было, написание технического описания также является плавным и творческим процессом. После того, как вы закончите свой первый полный черновик, полезно прочитать технический документ, чтобы убедиться, что он служит своей цели и соответствует голосу вашего бренда.

При проверке обратите особое внимание на:

  • Структура
  • Стиль и форматирование
  • Организация и поток
  • Читабельность
  • Источники и наглядные пособия

С каждым новым чтением вы можете обнаружить, что прыгаете туда-сюда между описанными выше шагами, и это нормально — это часть процесса. После того, как вы закончите полировку своего проекта, вы можете передать его другим заинтересованным сторонам для получения окончательного утверждения или, может быть, для внесения еще нескольких изменений.

Заинтересованные стороны могут дать представление об определенных аспектах обмена сообщениями и убедиться, что они соответствуют ценностям компании и экспертным знаниям.

Развивайте свои маркетинговые стратегии с помощью Power Digital

Технический документ — это документ, основанный на решениях, который продвигает предложения организации посредством углубленного исследования и убеждения. В Power Digital мы тоже работаем на основе решений.

Power Digital – это фирма, занимающаяся развивающимся маркетингом, и агентство цифрового маркетинга, которое использует данные пользователей для создания многоканальной маркетинговой кампании, отвечающей потребностям вашей компании и повышающей узнаваемость бренда в вашем бизнесе.

Работая как SEO-компания и агентство контент-маркетинга, мы предлагаем решения для роста, на которые вы можете положиться. Свяжитесь с Power Digital сегодня.

Источники:

  1. Онлайн-лаборатория письма Purdue. Белая книга: организация и другие советы . https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/white_papers/organization_and_other_tips.html
  2. Стэндфордский Университет. Определения официальных документов, информационных бюллетеней, меморандумов . http://law.stanford.edu/wp-content/uploads/2015/04/Definitions-of-White-Papers-Briefing-Books-Memos-2.pdf
  3. Массачусетский университет Лоуэлл. Руководство по стилю Белой книги . https://libguides.uml.edu/whitepaper_style
  4. Инвестопедия. Что такое Белая книга? https://www.investopedia.com/terms/w/whitepaper.asp
  5. Запир. Что такое технический документ? И как написать один. https://zapier.com/blog/what-is-a-whitepaper/#definition
  6. Институт корпоративных финансов. Белая бумага. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/white-paper/
  7. Мастер класс. Руководство по официальному документу: как написать официальный документ. https://www.masterclass.com/articles/white-paper-guide#how-to-write-a-white-paper