Что такое организационная диаграмма?

Что необходимо, чтобы компания или учреждение – независимо от ее размера – функционировали эффективно и слаженно, поочередно достигая каждой из поставленных целей? Вы, вероятно, назовете множество элементов: от хорошо подобранной команды с необходимыми компетенциями до индивидуальной стратегии действий для удовлетворения потребностей целевой группы или приобретения всех необходимых ресурсов.

Тем не менее, есть еще один чрезвычайно важный элемент, который вы, возможно, упустили – эффективная структура, которую создает компания или организация. Эта структура состоит из зависимостей и обязанностей, которые эффективно визуализируются с помощью так называемой организационной схемы. Ниже мы объясним, что именно представляет собой этот инструмент, а также укажем, какую пользу приносит его использование компаниям и учреждениям, работающим в различных отраслях.

Организационная структура – ​​или что?

Организационная структура — это не просто простой рисунок, а сложный инструмент управления, позволяющий отобразить — и, что наиболее важно, понять — структуру данной компании, учреждения или другой организации. Это графическая визуализация иерархии (от самого высокого до самого низкого уровня), разделения обязанностей, а также связей между различными субъектами (разными командами или отдельными людьми).

Это удобный инструмент для сотрудников (особенно для тех, кто только начинает), поскольку помогает им увидеть структуру компании или учреждения, четко определяя роли каждого подразделения, а также объем их обязанностей и компетенций. Это также может быть полезно для посторонних (например, потенциальных инвесторов или партнеров), которые хотят знать, как работает компания или учреждение. Таким образом, суть организационной структуры заключается в обеспечении прозрачности и эффективного управления имеющимися ресурсами.

Что содержит организационная структура?

Описаны разные типы инструментов (от иерархических, функциональных, до матричных, т.е. ориентированных на текущие проекты). Какие именно элементы включены, зависит от конкретного случая (особенно от размера организации и отрасли, в которой она работает). Однако чаще всего он включает в себя информацию о таких элементах, как:

• руководители – в верхней части визуализации размещены на наиболее важных руководящих должностях, отвечающих за принятие ключевых решений, касающихся всей компании или учреждения. Здесь обычно фигурируют такие люди, как президент, заместитель президента, генеральные менеджеры (таких направлений, как HR, маркетинг, развитие, продажи и т. д.), а иногда и топ-менеджеры.
• отдельные подразделения или отделы – каждый отдел (например, маркетинга, HR, IT, продаж, юридического и комплаенса и т. д.) представлен отдельным блоком, и в нем есть отдельные должности и роли (внутри отделов также могут быть команды, ответственные за для конкретной области, например, отдел маркетинга, команда по связям с общественностью, производительности и работе с общественностью),
• Разбивка должностей – внутри каждого отдела или подразделения также перечислены конкретные должности, существующие в компании или учреждении (от директоров до старших и младших специалистов, стажеров и стажеров), часто с указанием возложенных на них обязанностей,
• линии связи и подчинения – в рамках графического изображения структуры также указывается, кто несет ответственность за отчетность о ее деятельности и кому такой отчет должен быть предоставлен,
• ключ/легенда – графическая визуализация часто также включает ключ или легенду, объясняющую значение различных символов и линий, используемых на диаграмме. Это позволяет всем пользователям легко увидеть структуру и понять значение всех различных элементов.

Зачем компании нужна организационная структура?

Какая польза от подготовки организационной схемы? Во-первых, так сотрудникам легче понять свое место в структуре – они знают, какие у них задачи, перед кем именно они несут ответственность (как на базовом, так и на более высоком уровне) и к кому они могут обратиться в случае возникновения проблемы.

Более того, если им нужна поддержка человека из другого отдела, они могут сами проверить в организационной структуре, кто отвечает за конкретную область, и убедиться (в большинстве случаев), что они передали проблему нужному человеку. Таким образом, четко определенные линии связи и ответственности помогают избежать путаницы и простоев в работе. В то же время описанная графическая визуализация также позволяет выявить области, где есть пробелы или слишком большая загруженность, что позволяет более эффективно распределять действия.

Организационная структура – ​​сводка

Учитывая перечисленные выше преимущества, мы можем с уверенностью сказать, что управление компанией, учреждением или другой организацией без организационной структуры было бы сложной и чрезвычайно сложной задачей. Коммуникация будет более затянутой, решения — менее продуманными (из-за отсутствия полного знания внутренней структуры и взаимоотношений), а ресурсы будут использоваться неоптимизированным образом.

Организационная структура облегчает управление, а также позволяет понять компанию или учреждение в целом и определить области, где можно внести улучшения и изменения для дальнейшего роста и успеха. Таким образом, каждая компания и учреждение – даже небольшое – должны позаботиться о создании точной и (что крайне важно) актуальной организационной структуры.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему занятому сообществу пчел на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Клаудия Ковальчик

Графический и UX-дизайнер, который передает в дизайне то, что невозможно передать словами. Для него каждый использованный цвет, линия или шрифт имеет значение. Увлекаюсь графическим и веб-дизайном.

Просмотреть все сообщения