Что такое СОП? Дорожная карта вашего агентства по обеспечению последовательности и роста

Масштабировать агентство непросто.

Это невозможно, если все вращается вокруг тебя. Вы совмещаете продажи, адаптацию сотрудников, результаты и многое другое.

Вот почему вам нужны СОПы.

СОП — это стандартизированный способ выполнения чего-либо. Он предлагает пошаговые подробные инструкции по выполнению задачи.

Мы постоянно используем СОПы, чтобы предоставлять последовательные и масштабируемые услуги.

При наличии СОП вы сможете более эффективно делегировать полномочия, оптимизировать рабочие процессы и каждый раз предоставлять своим клиентам одни и те же услуги высокого качества.

В этом руководстве мы покажем, как вы можете создавать СОП для своего агентства.

Мы рассмотрим:

• Что такое СОП
• Почему СОПы важны для агентств
• Задачи, для которых вы можете создавать СОПы
• Как написать эффективную СОП

Что такое СОП?

Стандартная операционная процедура (СОП) — это набор письменных пошаговых инструкций по выполнению конкретной задачи или процесса. Это подробный контрольный список, который гарантирует, что все, выполняющие задачу, выполняют ее одинаково.

СОПы предназначены для определения и документирования наилучшего способа действий.

Это сводит к минимуму риск недоразумений или ошибок. Это также помогает вашему агентству поддерживать стабильное качество работы.

Почему стандартные операционные процедуры важны для агентств?

Наличие документов СОП может изменить правила игры для вашего агентства. Вот почему:

Последовательность

Определение лучших способов решения задач помогает членам команды последовательно достигать высоких стандартов. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для клиента A или клиента Z, выполнение выполняется с одинаковой точностью.

Этоочень полезно, если вы передаете какие-либо результаты на аутсорсинг. Фрилансеры и внешние партнеры имеют четкие инструкции, которым следует следовать .

Эффективность

СОПы помогают оптимизировать повторяющиеся процессы. Вместо того, чтобы тратить время на выяснение ситуации или каждый раз делать что-то по-другому, у членов вашей команды есть прямой набор инструкций, которым они должны следовать.

Это значительно упрощает масштабирование вашего агентства, рост вашей команды и привлечение большего количества клиентов.

А если кто-то недоступен или уходит, наличие СОП сводит помехи к минимуму. Ваша команда может вмешаться и выполнить задачи, за которые они отвечали, по тем же стандартам.

Создайте СОПы для ВСЕГО в вашем агентстве. Никогда не оставайтесь в неведении, когда подрядчик исчезает. Никогда не тратьте недели на привлечение нового человека.

СОПы.

– Пьер де Пре (@Pierre_dePreux) 6 июля 2022 г.

Обучение и адаптация

Привлечение новых сотрудников к работе может оказаться непростой задачей.

В опросе Zippia среди людей, уволившихся с работы через 6 месяцев или меньше, получение четких указаний и более эффективное обучение было названо двумя главными вещами, которые компании могли бы сделать, чтобы заставить нового сотрудника остаться:

СОПы предлагают четкие инструкции и помогают в обучении. Новые сотрудники могут понимать свои обязанности и то, что им нужно делать, без постоянного руководства.

Примеры стандартных рабочих процедур для агентств

Есть куча задач, которые ваша команда выполняет регулярно. После того, как вы определите лучший способ выполнения задачи, вы можете создать СОП.

После того, как вы определили работающий процесс в своем бизнесе, создайте СОП, стандартизирующую этот процесс. По мере вашего роста они станут ключевыми.

– Крейг Зингерлайн (@craigzingerline) 16 февраля 2022 г.

Вот несколько примеров СОП для процессов, которые можно стандартизировать:

Регистрация клиентов

Хотя у каждого клиента будут уникальные потребности, вы можете упростить процесс адаптации, разработав систематические процедуры.

Вы можете создавать СОПы для определения объема работ, коммуникации, контрактов, соглашений о неразглашении и другой документации. Базовую структуру первоначальной оценки SEO также можно стандартизировать.

Таким образом, каждый клиент получает одинаково хорошее начало.

Исследование ключевых слов

Исследование ключевых слов — одно из самых трудоемких занятий для любого SEO-специалиста. Вы можете упростить этот процесс с помощью СОП.

В нем можно подробно описать необходимые инструменты, способы их использования и способы оценки ценности ключевых слов.

Эту задачу вы также можете передать на аутсорсинг. Если ваша команда изо всех сил пытается идти в ногу со временем, рассмотрите возможность использования службы исследования ключевых слов с белой этикеткой.

SEO на странице

Есть много различных элементов, которые вам необходимо охватить при SEO-аудите на странице.

СОП может содержать контрольный список, охватывающий все: от тегов заголовков и метаописаний до читаемости контента и внутренних ссылок.

Внестраничное SEO

Создание ссылок — это сложно. И если вы ошибетесь, некачественные ссылки могут нанести ущерб рейтингу веб-сайта в поисковых системах.

Вы можете создать стандартные рабочие процедуры, которые помогут вашей команде создавать релевантные качественные обратные ссылки. Это может включать в себя все: от определения целевых веб-сайтов и анализа конкурентов до работы с блоггерами.

Технический SEO-аудит

Технический SEO-аудит может быть сложным. Системный подход может упростить процесс аудита. Это может помочь командам выявить технические ошибки, которые могут повлиять на рейтинг в поисковых системах.

Вы можете указать, какие инструменты использовать, на что обращать внимание и как создавать технические рекомендации по SEO.

Как создать СОП для вашего агентства

Вот как создать четкие и действенные СОП для вашего агентства.

Определите потребность

Начните с составления списка задач, которые ваша команда выполняет регулярно.

Вы хотите расставить приоритеты в процессах, которые оказывают большое влияние на удовлетворенность клиентов или в которых часто случаются ошибки. Это задачи, для которых СОП будут наиболее полезны.

Хорошая идея — проконсультироваться со своей командой. Существуют ли какие-либо внутренние процессы, которые они считают сложными, или определенные области, которые, по их мнению, должны иметь определенный порядок действий?

Соберите соответствующую информацию

Следующим шагом будет сбор информации, необходимой для создания пошагового руководства.

Ваш лучший ресурс — члены команды, имеющие непосредственный опыт выполнения задачи. Они могут предложить практический взгляд на то, что работает, а чего следует избегать.

Это гарантирует, что документ СОП основан на реальной практике и решает реальную проблему.

Также стоит проверить, существуют ли какие-либо неофициальные ресурсы. Вы можете найти импровизированные руководства, заметки и даже памятки, которые могут стать основой для вашей СОП.

Прежде чем приступить к конкретизации СОП, сравните существующие методы с лучшими отраслевыми практиками. Возможно, есть более эффективные способы выполнить задачу.

Структура СОП

Использование того же формата СОП упрощает процесс создания. Это также облегчает членам команды соблюдение любой новой СОП, которую они выбирают, — они знают, чего ожидать.

Вот как структурировать шаблон СОП:

Заголовок

Четкое и описательное название позволяет членам команды легко понять, что охватывает СОП. Например, если в СОП подробно описан весь процесс исследования ключевых слов, вы можете назвать его «Процедуры обнаружения и анализа ключевых слов».

Цель

Кратко опишите, почему необходима СОП. Цель — показать членам команды, почему им следует его использовать.

Объясните, какое влияние, по вашему мнению, должна оказать СОП, и как она поможет вашей команде выполнять свои обязанности.

Объем

Определите, когда следует использовать СОП. Когда членам команды следует обращаться к руководству?

Для исследования ключевых слов областью может быть «Применимо для всех новых стратегий клиентского контента и при оптимизации существующего контента».

Процедура

Это суть СОП. В нем должен быть подробно описан весь процесс выполнения задачи от начала до конца.

Распишите каждый шаг в логической последовательности.

Для исследования ключевых слов вы можете начать с определения ниши клиента, затем создать список исходных ключевых слов, использовать инструменты SEO, проанализировать объем поиска и конкуренцию и так далее.

Роли и обязанности

Уточните, кто несет ответственность за каждый шаг. Некоторые переговоры может вести один человек, а другим потребуется участие нескольких членов команды.

Например, младший специалист по SEO может провести первоначальное исследование ключевых слов, а старший аналитик подтвердит окончательный выбор ключевых слов.

Инструменты и ресурсы

Укажите любые инструменты и ресурсы, необходимые для выполнения задачи. Это могут быть шаблоны вашего внутреннего агентства и сторонние инструменты.

Напишите СОП

Следующим шагом будет уточнение структуры.

Важно, чтобы формулировки были действенными и простыми для понимания. Если существуют SEO-аббревиатуры или термины, которые могут знать не все в вашей команде, дайте краткое определение.

Вы можете сделать инструкции более понятными, добавив наглядные изображения. Например, аннотированные скриншоты могут быть полезны, если ваша СОП охватывает использование такого инструмента, как Semrush или Ahrefs.

Блок-схемы могут очень хорошо работать для более сложных процессов, таких как технический SEO-аудит. Вы можете проиллюстрировать процесс и то, как каждый шаг переходит в следующий.

У нашего генерального директора Джо Дэвиса есть отличный процесс автоматического создания СОП, который действительно сокращает время, затрачиваемое на создание надежной СОП, плюс вы всегда можете включить видео о том, как вы выполняете шаги, чтобы действительно помочь сделать все предельно ясным.

60-секундная СОП

СОПы — это бремя. Но они СЕРЬЕЗНО меняют игру, если вы масштабируетесь.

Этот метод делает создание СОП очень быстрым и вызывает привыкание.

Я гарантирую, что вы будете использовать его. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– Джо Дэвис (@fatjoedavies) 24 мая 2023 г.

После того, как вы создали СОПы для своих внутренних процессов, вы можете использовать их в замечательных руководствах, учебных пособиях и сообщениях в блогах. Этот тип практического контента очень хорошо работает в качестве лид-магнита.

Создайте СОПы для вашего агентства

Затем превратите их в контент:

-Подробные руководства
-Потоки
-Видео
-Списки

У вас больше существующего контента, чем вы думаете.

– Райан (@RyanMSchnitzler) 14 января 2023 г.

Просмотрите СОП

Закончив свой первый черновик, поделитесь им с ключевыми заинтересованными сторонами. Их отзывы помогут вам не упустить важные детали.

Прежде чем внедрять СОП, протестируйте ее на человеке, незнакомом с этой задачей. Посмотрите, не столкнутся ли они с какими-либо проблемами или застрянут.

Это может выявить любые шаги, требующие дополнительных объяснений или чего-то не хватает.

На этой неделе я наконец начал делегировать полномочия в своем новом агентстве.

Чему я научился?

Мои процессы были не такими застегнутыми, как я думал.

Лучший способ улучшить свои СОПы — начать передавать их другим людям. Пробелы и ошибки становятся очевидными ОЧЕНЬ быстро.

– Шейн Мартин (@Shane___Martin) 12 июня 2023 г.

Регулярные обзоры

Реализация СОП – это не просто составление документа и движение дальше.

Лучшие практики развиваются, ваше агентство может начать использовать новые инструменты, а способ совместной работы вашей команды может измениться.

Устаревшая СОП может привести к пустой трате времени и ресурсов.

Запланируйте регулярные проверки, чтобы ваши СОП содержали правильные рекомендации и помогали вашей команде работать максимально эффективно.

Масштабируйте свое агентство с помощью СОП

Без структурированных процессов рост агентства может быстро стать хаотичным.

СОПы помогут вам обеспечить стабильное качество. По мере того, как вы расширяете и привлекаете более широкий круг клиентов, у вашей команды появляются ресурсы, необходимые для успеха.

А если вы возьмете двухнедельный отпуск от работы в агентстве, ваш почтовый ящик не будет ломиться от «ПОМОГИТЕ!» письма, когда вы вернетесь.