Полное руководство по эффективному управлению ресурсами для инноваций и роста

В связи с резким развитием технологий и частыми изменениями в поведении потребителей организации сегодня испытывают повышенное давление, требуя от них постоянного внедрения инноваций. В основе получения конкурентного преимущества на постоянно развивающемся рынке, достижения стратегических целей при сохранении актуальности, удовлетворения ожиданий клиентов и увеличения доходов лежат ресурсы компании.

Однако чаще всего организации теряют свою прибыль из-за неэффективного использования имеющихся ресурсов. Чтобы достичь новых высот успеха и избежать больших потерь, любая организация должна практиковать эффективное управление ресурсами.

В этом посте описываются практические способы управления организационными ресурсами и приводятся методы, которые могут помочь облегчить этот процесс.

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами относится к надлежащему использованию организационных ресурсов. Это влечет за собой планирование, планирование и распределение как материальных, так и нематериальных ресурсов для повышения производительности. Его конечной целью является максимизация эффективности ресурсов, что повышает шансы на успех ваших организационных целей, проектов или задач.

В ходе этого процесса владелец бизнеса или менеджер определяет, как лучше всего использовать имеющиеся ресурсы, определяет необходимые дополнительные ресурсы и определяет ресурсы, которые тратятся впустую.

Важность управления ресурсами

Хорошее управление ресурсами позволяет организации выполнять свою работу максимально эффективно и сохранять конкурентоспособность по сравнению с конкурентами. Вот почему управление ресурсами так важно для вашей организации.

• Минимизируйте затраты и повысьте эффективность реализации проектов, выделяя нужные ресурсы для нужных проектов в нужное время.
• Предвидеть потребность в ресурсах и заранее определять потенциальные проблемы, такие как конфликты в расписании или нехватка ресурсов, тем самым предотвращая неудачи проекта.
• Обеспечьте оптимальное использование ресурсов, найдя правильный баланс между максимальной производительностью вашей команды и в то же время гарантируя, что они не будут чувствовать себя перегруженными работой.
• Повысьте прозрачность и коммуникацию, а также предотвратите конфликты на рабочем месте. Имея обзор доступности ресурсов и запланированной рабочей нагрузки, вы можете избежать избыточного распределения.
• Обеспечьте лучшее стратегическое планирование и принятие решений, предоставив информацию о ресурсах компании, их доступности и расписании.

Типы организационных ресурсов

Организация полагается на несколько ресурсов для выполнения проектов, и они делятся на две категории; материальные и нематериальные ресурсы. Эти ресурсы обычно включают в себя;

Процесс управления ресурсами

Жизненный цикл управления ресурсами, представленный Mavenlink, перечисляет 5 фаз, «отражающих жизненный цикл реализации проекта от начала до анализа: оценка, планирование, выполнение, анализ и оптимизация».

Этап оценки

Эффективное управление ресурсами начинается с оценки потребностей (типов и количества) внутренних и внешних ресурсов для завершения проекта. После определения задач проекта следует определить ресурсы, необходимые для их успешного выполнения.

Существует шесть входных данных, которые необходимо использовать при оценке ресурсов деятельности. Это

• Список действий
• Атрибуты активности
• Активы организационного процесса
• Факторы внешней среды предприятия
• План управления проектом
• Доступность ресурсов

Существует несколько методов оценки ресурсов деятельности,

• Мнение экспертов ; спросите экспертов, которые уже выполняли подобные задачи, и узнайте их мнение о типе требуемых ресурсов
• Альтернативный анализ ; это влечет за собой рассмотрение различных вариантов распределения ресурсов. Вы можете изменить количество или тип используемых ресурсов и изучить различные способы выполнения задачи и выбрать между различными альтернативами.
• Опубликованные оценочные данные ; понять, сколько ресурсов вам нужно, обратившись к исследованиям, статьям и исследованиям, в которых есть соответствующие данные от других людей и организаций.
• Программное обеспечение для управления проектами ; они часто предлагают менеджерам проектов функции, позволяющие легко оценить ресурсы, необходимые для проекта, и выявить любые ограничения.
• Восходящая оценка ; разбейте сложные задачи на более мелкие задачи и оцените ресурсы, необходимые для каждого отдельного шага. Затем стоимость отдельных задач может быть сложена для получения общей оценки.

Этап планирования

На этом этапе процесса управления ресурсами ваша цель состоит в том, чтобы определить, как использовать выявленные ресурсы наиболее эффективным образом. Это означает резервирование ваших ресурсов для проектов высокого уровня на основе навыков, ролей и доступности.

На этом этапе вам необходимо иметь четкое представление о вашем пуле ресурсов, который включает в себя ресурсы, их навыки, роли и опыт, доступность, ставки затрат и ставки счетов. Вы можете обращаться к этому пулу ресурсов при выделении доступных и подходящих ресурсов для задач проекта.

Планирование ресурсов позволяет предотвратить недоиспользование и перераспределение ресурсов, а также свести к минимуму зависимость задач и ресурсов.

Фаза выполнения

К настоящему времени ресурсы запланированы, и план проекта реализован. Во время этой фазы

• Отслеживайте эффективность ресурсов по мере продвижения проекта. Перераспределение ресурсов, которые неправильно назначены, для повышения производительности.
• Регулярно проверяйте ресурсы, чтобы убедиться, что они работают хорошо и имеют необходимые инструменты для выполнения своих обязанностей.
• Создайте список резервных копий ресурсов на случай конфликтов, которые могут возникнуть во время проекта

Фаза анализа

Этот этап посвящен анализу точности распределения ресурсов, их производительности и их вклада в успех проекта. Чтобы эффективно выполнить этот этап, вам необходимо собирать информацию и данные на протяжении всего жизненного цикла управления ресурсами; это включает в себя такую ​​информацию, как отработанные часы, сроки выполнения задач и даты завершения, повышение уровня квалификации и т. д.

Проведение ретроспективы для размышлений о победах и неудачах управления ресурсами во время проекта может помочь раскрыть больше информации, которая может быть использована для будущего обучения или целей найма, а также для целей планирования ресурсов.

Этап оптимизации

На основе проведенного анализа вы можете принять меры для дальнейшей оптимизации процесса управления ресурсами. Определите, где вам нужно внести изменения, чтобы предотвратить проблемы, и где в процессе вам нужно внести улучшения.

Советы по управлению ресурсами

Советы, упомянутые ниже, помогут вам лучше внедрить управление ресурсами в вашей организации.

Получите обзор доступных ресурсов

Четкий обзор ресурсов, с которыми вы сейчас работаете, упрощает планирование ваших проектов в соответствии с вашими целями. Более того, знание всех доступных вам ресурсов поможет,

• Быстро определить нужные ресурсы для назначения правильной задаче проекта
• Обнаружьте потенциальные узкие места на ранней стадии и получите лучшее представление о предстоящих обязательствах.
• Составляйте более точные долгосрочные планы и более надежно прогнозируйте ресурсы

Создайте централизованный пул ресурсов

Пул ресурсов предоставляет четкий обзор ресурсов, доступных для назначения задачам проекта. Это помогает менеджеру проекта при распределении ресурсов и планировании нескольких проектов. Централизованный пул ресурсов позволяет каждому в команде понять «общую картину», где они вписываются, какую роль они должны играть и связанные с этим ограничения. Это, в свою очередь, помогает мотивировать их работать наилучшим образом, чтобы своевременно выполнять свои индивидуальные задачи.

Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств

Могут произойти непредвиденные события, которые могут привести к конфликтам и в конечном итоге привести к провалу проекта. Разработайте упреждающий план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы быть готовым к нехватке ресурсов и негативным обстоятельствам в случае чрезвычайной ситуации.

Постоянно следить за ходом проекта

Отслеживайте производительность каждого отдельного ресурса на протяжении всего проекта, чтобы выявить случаи избыточного или недостаточного выделения. Отслеживание фактической производительности по сравнению с прогнозируемой позволит вам лучше понять, где теряется время, и соответствующим образом скорректировать свое распределение.

Обеспечение прозрачности

Согласуйте свою команду и убедитесь, что они работают вместе для достижения одной цели, чтобы способствовать прозрачности и доверию. Это также означает вовлечение всей команды в процесс планирования и реализации проекта, поощрение открытого общения при обсуждении потенциальных рисков для ресурсов проекта и обеспечение осведомленности команды о приоритетах проекта.

Использование визуального рабочего пространства для управления ресурсами

Единое общее рабочее пространство для совместной работы над мозговым штурмом, планированием, выполнением и анализом вашего плана управления ресурсами помогает централизовать рабочие процессы и активы управления ресурсами. Это, в свою очередь, упрощает совместную работу и общение между командами, обеспечивая более плавный процесс управления ресурсами.

Бесконечное визуальное рабочее пространство, такое как Creately, позволяет вам иметь структуру разбивки работы, структуру разбивки ресурсов, устав команды и доски управления задачами рядом, когда вы продвигаетесь по планированию и выполнению своего проекта с вашей командой. Creately предлагает настраиваемые шаблоны для различных задач по управлению ресурсами и планированию проектов, которые команды могут сразу использовать для ускорения своей работы.

Визуальные методы для оптимизации управления ресурсами

Следующие визуальные инструменты можно использовать для лучшего понимания состояния использования ресурсов вашей организации и требований к ресурсам, более эффективного их распределения и эффективного отслеживания хода выполнения проекта.

Структура работы

Структура декомпозиции работ помогает разбивать большие проекты на более мелкие и более управляемые части, которые содержат результаты или результаты проекта, которые он должен выполнить. Это поможет быстро определить ресурсы, необходимые для завершения каждого отдельного проекта.

Обратитесь к нашему Простому руководству по структурам разбивки работ, чтобы узнать, как шаг за шагом создать WBS.

Структура распределения ресурсов

Структура распределения ресурсов представляет собой список ресурсов, которые потребуются для выполнения определенного проекта. Он иерархически разбивает ресурсы, которые будут стоить денег (например, людей, оборудование и материалы) по категориям и типам, что помогает оценить, сколько будет стоить проект, и информировать о бюджете.

Узнайте больше об использовании структуры разбивки ресурсов здесь.

Список навыков

Инвентаризация навыков — это инструмент управления человеческими ресурсами, который используется для записи информации о навыках, образовании и опыте нынешних сотрудников. Это позволяет вам быстро оценить, может ли текущий персонал соответствовать требованиям проекта, и распределить их соответствующим образом.

Прочтите наше руководство по планированию человеческих ресурсов, чтобы узнать больше о процессе и инструментах планирования людских ресурсов.

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет визуализировать рабочий процесс на нескольких этапах проекта (т. е. сделать, в процессе и сделать). С точки зрения управления ресурсами, Канбан-доска полезна при управлении проектом с дефицитными или ограниченными ресурсами, которые необходимо использовать с умом.

Обратитесь к нашему руководству «Как лучше управлять своими проектами с помощью канбан-досок», чтобы узнать больше о создании и использовании канбан-досок.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта предоставляют краткий обзор запланированных задач проекта, их хода и того, кто над ними работает. Возможность сразу ассимилировать всю рабочую нагрузку всей команды упрощает обнаружение областей, в которых ресурсы были перераспределены или недоиспользованы.

Готовы улучшить процесс управления ресурсами?

Практика управления ресурсами бесценна для всех организаций, поскольку ресурсы имеют решающее значение для достижения целей организации, удовлетворения потребностей клиентов, увеличения доходов и развития бизнеса.

Надлежащее управление ресурсами способствует повышению эффективности команды, предотвращению недопонимания между членами команды, менеджерами и клиентами, составлению точных прогнозов и устранению узких мест до того, как они возникнут во время проектов. Хотя это дает много преимуществ, если не сделать это должным образом, это также может стоить вам дорого.

Мы надеемся, что это руководство поможет вам лучше понять процесс управления ресурсами и улучшить ваши проекты.

Есть еще советы, которыми можно поделиться? Дайте нам знать ваши комментарии ниже.