Когда вы должны выставить счет?

Выставление счетов — одна из самых приятных частей работы предпринимателя. Почему? Потому что это последний шаг к получению оплаты. Но возникает вопрос – когда выставлять счет, чтобы он был законным? Оказывается, на этот вопрос нет однозначного ответа. Все зависит от обстоятельств. Чаще всего счет-фактура выставляется после поставки товаров или услуг. Однако есть некоторые исключения. В этой статье объясняется, когда вы должны выставлять счета. В основном это зависит от типа счета, поэтому мы обсудим здесь те, которые встречаются чаще всего.

Когда вы должны выставить счет? - оглавление:

1. Счет-фактура продажи
2. Окончательный счет
3. Счет-фактура
4. Авансовый счет
5. Счет-проформа
6. Повторяющийся счет

Счет-фактура продажи

Это довольно распространенный способ выставления счетов. Особенно часто встречается в магазинах. Когда вы, как продавец, передаете купленные товары покупателю лично, вы также можете сразу же выставить счет-фактуру. В этом случае это обычно связано с приемом оплаты либо наличными, либо кредитной картой. Однако может случиться так, что за пределами вашей компании вы доставляете товары непосредственно клиенту.

Казалось бы, находясь вне офиса, вы не сможете сразу выставить счет своему клиенту. К счастью, вы можете использовать мобильное приложение для выставления счетов. Это позволяет выставлять счета с помощью смартфона. А что с печатью? Вам не нужно, потому что вы можете отправить счет по электронной почте. Электронный счет-фактура имеет ту же юридическую силу, что и бумажный счет-фактура.

Окончательный счет

Что касается услуг, то счета-фактуры обычно выставляются после завершения работы. Чем они отличаются от счетов-фактур, выставленных в день продажи? Теоретически, в тот момент, когда вы закончили свою услугу, вы можете выставить счет. Это хороший способ сделать это, если у вас есть личный контакт с клиентом. В этом случае заказчик сразу видит результаты вашей работы и может принять и утвердить счет.

Однако если заказчик еще не видел работу, которую вы для него сделали, лучше проверить, доволен ли он конечным результатом. Если у них есть какие-либо замечания, вы можете внести исправления до выставления счета. В противном случае может получиться так, что заказчик не принимает счет, потому что он прокомментировал проект. Это затянет процесс оплаты. Этого можно избежать, отправив заказчику сообщение с вопросом, принимает ли он проделанную работу, а если нет, то какие исправления еще нужны.

Счет-фактура

Частичные счета-фактуры могут встречаться, особенно для крупных проектов. В этом случае работу можно разделить на этапы. После их завершения выставляется счет-фактура, покрывающий выполненную работу. Где можно встретить такой вид выставления счетов? Каждый раз вся работа растягивается во времени.

Это происходит, например, при строительстве дома. Компания, выполняющая работы, может выставлять счета после завершения отдельных этапов. Такой способ выставления счетов обеспечивает движение денежных средств и позволяет избежать узких мест в платежах, а также высокого счета после того, как все будет завершено. Для долгосрочных проектов рекомендуется с самого начала установить график платежей. В нем могут быть указаны определенные вехи, после которых будут выставлены частичные счета.

Авансовый счет

Если услуги, которые вы предоставляете, требуют от вас выделения значительных средств на покупку компонентов, необходимых для выполнения работ по контракту, вы можете предложить оплатить их заранее. В этом случае вы выставляете счет до того, как работа будет выполнена.

Это решение оказывается полезным, когда ваши услуги довольно дороги, и неожиданная отмена ваших услуг клиентом может иметь для вас негативные финансовые последствия. Когда может возникнуть такая ситуация? Например, если вы свадебный фотограф, и задание включает в себя съемку свадебной церемонии в месте, указанном клиентом. Если клиент откажется от услуги за день до мероприятия, другого желающего снимать в этот день вы, скорее всего, не найдете. Предоплата защитит ваши интересы, так что в таком случае вы не будете в убытке.

Счет-проформа

Предварительный счет также известен как счет-проформа. На первый взгляд счет-проформа и счет-фактура могут показаться похожими. Однако это не одно и то же. Авансовый счет обязывает вас заплатить, в то время как счет-проформа не создает такого обязательства. Это скорее приглашение заключить контракт.

Вы выставляете такой счет в качестве ценового предложения по продаже товаров или оказанию услуг еще до того, как заказчик дает согласие на поставку. Клиенты запрашивают такие счета, например, чтобы сравнить предложения от нескольких компаний или проверить, уложится ли данный расход в их бюджет. Если клиент согласен с вашими условиями, вы можете оформить заказ, а затем выставить обычный счет, который, в отличие от предварительного счета, повлечет за собой обязательство оплатить поставленные товары или услуги.

Повторяющийся счет

В некоторых видах бизнеса повторяющиеся счета-фактуры являются обычным явлением. Для них популярно использовать форму счета-фактуры с фиксированной ставкой, то есть такой, в котором ставка установлена ​​заранее, независимо от объема выполненной работы. Где найти такие счета? Например, если вы управляете клининговой компанией и договорились с вашим клиентом о фиксированной ставке за еженедельную уборку офиса, вы будете брать с клиента одну и ту же сумму за каждую неделю, независимо от того, сколько времени это займет.

В таком случае программа выставления счетов может быть большим подспорьем в выставлении повторяющихся счетов. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные ваших клиентов, указать день, в который должен быть выставлен счет, и ввести сумму, и программа будет выставлять циклические счета и отправлять их вашим клиентам.

Ознакомьтесь с 5 лучшими бесплатными программными решениями для выставления счетов!

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения