Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами? | # 10 Начало работы с управлением проектами

Требуется ли для реализации каждого проекта использование программного обеспечения? Предположительно нет. Однако стоит ли выполнять в памяти сложные вычисления, имея под рукой калькулятор, когда важно время и точность результата? Стоит ли приходить на встречу с папкой, полной заметок, когда участники хотят прочитать интересную и краткую презентацию?

Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами? - оглавление:

1. Введение
2. Экономия времени
3. Следите за статусом проекта
4. Сделайте информацию доступной
5. Обеспечение непрерывности проекта
6. Резюме

Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами? Введение

Вероятно, никому не нужно убеждать использовать программное обеспечение для управления проектами. Особенно, если речь идет о больших и сложных проектах, которые просто невозможно запустить на бумаге. Однако стоит разобраться, в чем преимущества использования программного обеспечения для управления проектами . Во-первых, подумайте, держим ли мы в нашей практике управления всеми этими областями под контролем. Во-вторых, мы можем выбрать программное обеспечение, которое лучше всего подходит для специфики наших проектов и совместной работы.

Мы хотели бы выделить четыре области, улучшение которых имеет решающее значение для пользователей программного обеспечения для управления проектами. Это:

• экономия времени
• контроль состояния проекта
• обеспечение доступности информации
• обеспечение непрерывности проекта

Ниже мы рассмотрим их одно за другим, а затем обсудим функции программного обеспечения, на которые стоит обратить внимание, а также рассмотрим некоторые из наиболее популярных решений, доступных на рынке.

Экономия времени

Преимущества программного обеспечения, позволяющие экономить время, заключаются прежде всего в улучшенной организации проекта. Это потому, что это означает простое планирование и гибкое создание эскизов структуры проекта. Подготовка устава проекта или диаграммы Ганта намного проще и практичнее, когда это делается сразу в программе, которую мы позже будем использовать для управления проектом.

Действительно, вместо использования внешних инструментов планы могут дополняться по мере продвижения проекта подробными задачами, размещенными на досках Канбан или в журнале невыполненных работ. Это обеспечит полностью реалистичное измерение времени, затрачиваемого на конкретные задачи конкретными членами проектной группы.

Однако, когда дело доходит до управления временем проекта, большое значение имеет выбор самого программного обеспечения и то, знакомо ли оно команде. В конце концов, программы управления проектами значительно различаются по сложности, и кривая обучения может стать сложной для навигации. В то время как Firmbee — это прозрачная среда, содержащая все инструменты, необходимые для управления проектом, Jira — это колоссальный и очень сложный инструмент, который позволяет автоматизировать задачи и интеграцию с внешними программами.

Следите за статусом проекта

Второй областью применения программного обеспечения для управления проектами является мониторинг состояния проекта в режиме реального времени. Каждая программа включает в себя аналитические инструменты для визуализации статистики. Среди прочего они показывают:

• текущий статус выполнения задач – сколько задач выполнено и в какое время, кто какие задачи выполнил,
• сравнение реальных результатов с предположениями — например, с помощью диаграммы, сравнивающей среднее время выполнения задачи с ее реальным ходом,
• состояние исполнения бюджета, а также
• инструменты прогнозирования для оценки того, идут ли дела в правильном направлении.

Сделайте информацию доступной

Еще одна проблема, которую помогает решить программное обеспечение, — это доступность проектной информации для команды и заинтересованных сторон в режиме реального времени. Основными преимуществами программного обеспечения для управления проектами являются возможность входа в систему в любое время, а также разграничение полномочий — например, на редактирование задач или просмотр статистики выполнения отдельных членов команды. Например, клиенту может быть предоставлена ​​возможность просматривать задачи, выполненные на данной неделе, но не право редактировать список задач, которые необходимо выполнить в последующие дни.

Одним словом, третье важное направление – это содействие поддержанию должного порядка в проекте, а также прозрачности коммуникации. И последнее, но не менее важное: использование редактируемого документа совместного проекта «на лету» помогает создать ощущение членства в команде и ответственности за выполнение поставленных задач, которые способствуют достижению цели проекта.

Обеспечение непрерывности проекта

Важным, но часто упускаемым из виду преимуществом использования программного обеспечения для управления проектами является то, что оно поддерживает непрерывность в случае кадровых изменений. Это может повлиять как на руководителя проекта, так и на других членов команды. Благодаря наличию исторических данных проекта и аналитических инструментов новый человек может относительно легко получить представление о ситуации и быстро освоиться с новыми задачами. Не просматривая всю проектную документацию, она также может узнать, в том числе, что уже сделано, какие задачи вызывают затруднения у команды, выполняется ли проект в соответствии с графиком и бюджетом.

Резюме

Программное обеспечение для управления проектами сокращает время, необходимое для завершения проектов. От планирования до делегирования задач, до проверки их выполнения членами команды, что не нужно каждый раз фиксировать руководителем проекта. Все эти шаги выполняются более эффективно. Поэтому стоит потратить время на изучение правильной программы.

Это также облегчает мониторинг текущей ситуации и гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют доступ к касающейся их информации, связанной с проектом, в любое время. Мы должны добавить к этому значительное удобство, заключающееся в том, что все данные собраны в одном месте, где с ними легко справиться. Эти функции также упрощают обеспечение непрерывности проекта даже в случае радикальных кадровых изменений.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?