Семь способов работать умнее, а не больше

Мы постоянно слышим одну из пословиц предпринимательства — работай умнее, а не усерднее. Но во что это выливается в нашей повседневной жизни? Работайте меньше, но получайте от этого больше. Но как это сделать? Как и многие другие вещи, в абстрактном виде эта идея кажется трудной для реализации, но в разбивке она показывает, что есть много способов улучшить свой стиль работы. Старайтесь ежедневно применять на практике хотя бы одну или две из этих идей, и в конечном итоге вы станете хозяином качества своей работы.

Избегайте отвлекающих факторов

Вспомните свой обычный рабочий день. Вы позволяете себе длительные отрезки времени, в течение которых вы можете по-настоящему погрузиться в задание, или вы склонны работать только небольшими отрезками времени между перерывом за перерывом? Вы постоянно переключаетесь между проектами и электронной почтой или сайтами социальных сетей? Ваши сотрудники часто приходят, чтобы задать вопросы или получить совет? Останови это!

Знаете ли вы, что обычному человеку требуется 15 минут, чтобы оправиться от отвлекающего фактора ? Это означает, что четверть часа вы барахтаетесь, пытаясь вернуть свой разум туда, где он был до того, как вас прервали, — а потом вас, вероятно, снова прервут! Вот несколько идей, как свести к минимуму отвлекающие факторы в офисе:

• Пусть вызовы переходят на голосовую почту, а затем отвечайте на них одним блоком.
• Выделите одно или два выделенных времени для проверки и ответа на электронные письма в течение дня, вместо того, чтобы проверять их по мере их поступления.
• Отключите оповещения о входящих электронных письмах, сообщениях или уведомлениях с социальных сетей. Да, это может означать и отключение телефона.
• Если в вашем офисе используется мессенджер, выключите его или установите себе режим «отсутствие», пока вы пытаетесь сосредоточиться.
• Закройте дверь своего офиса, повесьте табличку с просьбой не прерывать вас или, если вы действительно в отчаянии, наденьте большие наушники или притворитесь, что разговариваете по телефону.

Так много отвлекающих факторов, которые могут повредить нашей продуктивности

Организация и расстановка приоритетов

Слишком много людей спешат в течение дня без четкого плана действий, и это приводит к разочарованию и пустой трате времени, поскольку вы выясняете, на чем в первую очередь сосредоточить свои усилия. Каковы ваши цели на день? Что обязательно нужно сделать, в чем вам нужно добиться прогресса, а что может отложиться на второй план? Выделите немного времени в конце рабочего дня, чтобы спланировать предстоящий день. Для некоторых людей это означает внедрение сложного программного обеспечения для управления проектами; для других это означает составление длинного списка дел и разбрасывание стикеров по столу. Некоторые могут даже предпочесть простую диаграмму Ганта для визуального руководства. Какими бы ни были ваши предпочтения, если вы собираетесь пропустить какую-либо часть своего дня, определенно не пропускайте десять или пятнадцать минут, которые вы тратите на организацию дня и расстановку приоритетов.

Не многозадачность — работайте параллельно

Несмотря на то, во что вы можете верить, просто признайте: вы не можете работать в режиме многозадачности. Любой, кто когда-либо пытался говорить по телефону, отвечая на электронные письма, понимает. То, что мы называем «многозадачностью», на самом деле вовсе не означает выполнение двух (или более — позор вам!) дел одновременно; просто ваш мозг быстро переключается между двумя вещами снова и снова. Это не только плохо влияет на вашу концентрацию — помните, что для восстановления после отвлечения внимания требуется 15 минут? - но это также изнашивает ваш мозг, заставляя вас быстрее уставать.

Итак, что вы можете делать, если не многозадачность? Вместо этого попробуйте работать параллельно. Этот метод уже широко используется группами людей, работающих над одним и тем же материалом, например, дизайнерами или программистами, но вы тоже можете воспользоваться им. Некоторые из ваших проектов отправляются туда и обратно? Сначала займитесь этими проектами и, ожидая, пока другие пришлют их обратно, работайте над другими вещами. Это означает меньшее время ожидания для вас и ваших коллег и больше времени для выполнения задач. В качестве альтернативы вы можете попробовать совместную работу в режиме реального времени со своей командой или коллегами — еще один способ работать эффективнее и экономить время.

Узнайте, сколько времени занимают задачи

После того, как вы устраните или возьмете под контроль свои отвлекающие факторы, изучите свой график и свой способ работы. Со временем вы должны увидеть закономерности: на составление такого отчета всегда уходит не менее трех часов, в то время как другой проект можно выполнить за тридцать минут. Как бы вы узнали это, если бы не заарканили эти перерывы? Это полезно не только для того, чтобы запланировать для себя расписание, но и для того, чтобы знать, когда вам нужно сказать «нет» работе или проекту.

Делегат: необходимый навык, чтобы работать эффективнее

Все знают, что делегирование важно, но по какой-то причине слишком много людей цепляются за выполнение задач, которые другие могли бы выполнить более эффективно или просто лучше. Подумайте о том, почему вы выполняете те или иные задачи. Если ответ просто «потому что я всегда выполнял», вам нужно серьезно подумать о том, действительно ли эта задача должна принадлежать вам. Определенные задачи — особенно утомительные или те, выполнение которых можно легко обучить кого-то другого, — не представляют никакой сложности.

Постоянно улучшайте свои процессы

Изменения — это хорошо, особенно когда они приводят к тому, что что-то делается с большей эффективностью, целесообразностью или меньшими затратами. Последняя компания, в которой я работал, поощряла улучшения процессов. Даже если у вас нет, вы всегда должны искать способы сделать что-то лучше — это может означать, что вам будет легче управлять своим рабочим днем, или вы даже можете получить повышение.

Признайте точку убывающей отдачи

Это, пожалуй, главная причина поговорки «работай умнее, а не усерднее» — есть момент, когда работа больше не означает, что ты делаешь больше. Производительность падает, и становится все более и более неприятно достигать тех же целей, которые вы с легкостью достигали раньше. Это не означает, что вы делаете плохую работу — это может просто означать, что вам нужно сосредоточиться на новой стратегии или даже сделать перерыв и вернуться к задаче свежими. Если вы признаете, что такая точка существует, вы столкнетесь с меньшим разочарованием на работе.

Выше перечислены некоторые практические вещи, которые вы можете сделать, чтобы работать умнее, а не усерднее. Есть еще крутые советы? Делитесь ими в комментариях, и если это действительно круто, мы добавим их в статью.

Эдриенн Эрин — блогер и писатель. Когда она не ведет блог о технологиях и социальных сетях, вы можете обнаружить, что она практикует свой французский, придумывает рецепты, которые нашла на Pinterest, или увлекается старинными открытками и марками.