Автоматизация рабочих процессов: определение, важность, инструменты и способы их использования

В каждом бизнесе или организации есть рабочий процесс, которому должны следовать сотрудники. Однако иногда эти задачи могут отнимать много времени и могут привести к ошибкам.

Хотя компании в настоящее время используют инструменты управления проектами и Excel для решения повторяющихся задач, этого все еще недостаточно. Чтобы упростить эти утомительные задачи, мы познакомились с инструментами автоматизации рабочих процессов.

Но что такое автоматизация рабочих процессов и как она помогает бизнесу? В этом блоге мы рассмотрим его определение, важность и лучшие инструменты, которые вы можете использовать. Более того, мы также поговорим о некоторых вариантах использования. Итак, начнем.

Что такое автоматизация рабочих процессов?

Проще говоря, автоматизация рабочего процесса определяется как метод, который автоматизирует повторяющиеся задачи, чтобы сделать рабочий процесс более плавным и быстрым. Когда вы устанавливаете правила, программное обеспечение для автоматизации может планировать задачи, отправлять электронные письма, запускать маркетинговые кампании и многое другое — без какого-либо регулярного контроля.

Кроме того, автоматизация рабочих процессов — это способ работы, который делает работу более эффективной, экономит время, уменьшает количество ошибок и делает людей более продуктивными. Давайте лучше разберемся в этом на примерах.

Примеры автоматизации рабочих процессов

Вот пример того, как работает автоматизация рабочих процессов для маркетинговых агентств.

Предположим, вы работаете в маркетинговом агентстве и ежедневно рассылаете клиентам отчеты. Вместо того, чтобы вручную собирать данные из нескольких источников, вы можете использовать платформу рабочих процессов для создания установки, которая автоматически извлекает необходимые детали, форматирует их в отчет и планирует ежедневную отправку почты.

Это не только сэкономит время и уменьшит количество ошибок, но и гарантирует, что ваши клиенты будут получать свои отчеты оперативно каждый день. Кроме того, программное обеспечение рабочего процесса может помочь вам в следующем:

• Автоматизируйте сбор потенциальных клиентов для выявления потенциальных клиентов
• Планируйте и публикуйте публикации в социальных сетях на нескольких платформах.
• Автоматизируйте задачи по созданию контента
• Автоматически создавать и отправлять отчеты о производительности
• Отправляйте приветственные письма и назначайте первые встречи.
• Соберите отзывы клиентов и отправьте последующее сообщение.

Топ-5 инструментов для автоматизации рабочих процессов

Теперь, когда вы поняли, что такое автоматизация и ее важность, давайте познакомимся с некоторыми из лучших примеров программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов.

• КликАп
• Джира
• Запир
• Microsoft Power Автоматизация
• Поцелуй

1. Нажмите «Вверх»

ClickUp — это универсальный облачный инструмент управления проектами, который включает в себя различные функции автоматизации рабочих процессов. Он помогает вам легко создавать и автоматизировать рутинные задачи с помощью шаблонов процессов. Он может автоматически назначать работу, предоставлять отзывы, отслеживать статусы и многое другое. ClickUp также интегрируется с другими инструментами, такими как Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag и т. д.

Особенности ClickUp

• Настройка без кода
• Предлагает диаграммы Ганта, Канбан и библиотеки рабочих процессов.
• Бесперебойное командное сотрудничество и общение
• Отчетность в реальном времени с визуальными эффектами
• Функции управления временем и задачами

Цены на Clickup: -

ClickUp предлагает бесплатный план и три платных плана.

• Бесплатно: бесплатный вечный план со 100 МБ памяти и неограниченным количеством задач.
• Безлимит: от 10 долларов США в месяц.
• Бизнес: от 19 долларов в месяц.
• Предприятие: Доступно по запросу

2. Джира

Jira — это средство автоматизации без кода, которое является идеальным решением для нетехнических команд, позволяющим оптимизировать выполнение своих задач. Он хорош в управлении проектами и задачами и позволяет командам эффективно назначать, отслеживать и создавать задачи. Программное обеспечение также предлагает настраиваемые рабочие процессы, что позволяет предприятиям модифицировать его в соответствии со своими потребностями.

Возможности программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов Jira

• Функции автоматического назначения и автоматической синхронизации.
• Интеграция с вашими любимыми инструментами.
• Сотни шаблонов автоматизации
• Скрам-доска для организации задач.
• Отчеты и информационные панели.
• Перетащите конструктор автоматизации.

Цены на Jira: -

• Бесплатно: бесплатный тарифный план для 10 пользователей и 2 ГБ хранилища.
• Стандарт: от 8,15 долларов США в месяц.
• Премиум: от 16 долларов США в месяц.
• Предприятие: Доступно по запросу

3. Запир

Как и Jira, Zapier также представляет собой программное обеспечение для создания процессов перетаскивания без кода. Вы можете автоматизировать все — от простых задач до сложных рабочих процессов. Более того, Zapier отличается тем, что он подключается к более чем 5000 различным приложениям. Независимо от того, используете ли вы Gmail, Slack, Trello или Stripe, Zapier поможет вам автоматизировать задачи для всех ваших бизнес-процессов.

Особенности Запиера

• Многошаговые Zaps для автоматизации задач
• Создавайте пути с различными действиями на основе логики
• Возможность фильтра для поиска определенных задач и условий
• Запланируйте свой рабочий процесс
• Конвертируйте валюту, даты, текст и т. д. в нужный формат.
• Получайте и отправляйте данные с помощью вебхуков

Цены на Запир

Zapier предлагает пять типов планов:

• Бесплатно: бесплатный план со 100 задачами в месяц.
• Стартер: от 20 долларов США в месяц (приблизительно).
• Профессионал: от 49 долларов США в месяц (приблизительно).
• Команда: от 70 долларов в месяц (приблизительно)
• Компания: Доступно по запросу

4. Microsoft Power Автоматизация

Microsoft Power Automate — это один из известных инструментов автоматизации бизнес-процессов, который помогает пользователям автоматизировать задачи между различными приложениями и службами. Он может автоматизировать настольные приложения и веб-сайты с помощью искусственного интеллекта, а также цифровой и роботизированной автоматизации процессов. Вы можете синхронизировать, собирать данные, получать уведомления и автоматизировать электронную почту или запросы на утверждение с помощью Power Automate.

Возможности Microsoft Power Automate

• Обработка и генерация ИИ
• Автоматизация рабочего стола
• Анализ задач и процессов
• Отчетность и анализ
• Автоматизация бизнеса на основе данных

Microsoft Power автоматизирует ценообразование

Microsoft Power Automation предлагает 3 типа планов:

• Бесплатно: бесплатное использование с премиум-функциями в течение 30 дней.
• Power Automate Premium: от 12 долларов США в месяц.
• Процесс Power Automate: начинается от 123 долларов США в месяц.

5. Поцелуй

Kissflow — одно из лучших программ для управления рабочими процессами, которое позволяет автоматизировать процессы и создавать приложения как с минимальным, так и без кода. Его можно использовать для автоматизации маркетинга, управления проектами и управления рабочими процессами. Он предлагает вам аналитическую панель с простым в использовании интерфейсом. Вы можете проверять простые отчеты с базовыми показателями, чтобы увидеть, как работает ваша система автоматизации, или создавать собственные отчеты.

Особенности Kissflow

• Межфункциональное сотрудничество
• Свободная от беспорядка и организованная панель управления
• Безопасность и контроль доступа
• API-интеграция
• Настройка и определение рабочих процессов

Цены на поцелуй

Kissflow предлагает два плана:

• Базовый: от 1500 долларов в месяц.
• Предприятие: Доступно по запросу

Сравнительная таблица инструментов автоматизации рабочих процессов

Важность автоматизации рабочих процессов и почему вам следует выбрать ее?

Инструменты автоматизации рабочих процессов стали обязательным программным обеспечением для предприятий любого размера. Фактически, недавнее исследование Zapier показало, что более 66% предприятий малого и среднего бизнеса полагаются на инструменты автоматизации, чтобы сделать свой бизнес более эффективным.

Эти инструменты помогают предприятиям решать утомительные задачи, уменьшать количество человеческих ошибок, повышать производительность и многое другое. Вот некоторые из причин, почему автоматизация рабочих процессов важна и почему вам следует об этом подумать.

Повышенная эффективность и производительность

Если рутинные бизнес-операции автоматизированы, вашим сотрудникам больше не придется тратить время на повторяющиеся действия или задачи. Это поможет организациям упростить рабочий процесс, управлять своим временем, повысить производительность и производительность сотрудников.

Уменьшение ошибок и повышение точности

Люди склонны к ошибкам, и вполне естественно столкнуться с проблемами при работе вручную, особенно с большим набором данных. Благодаря автоматизации рабочих процессов будет меньше точек соприкосновения с людьми и минимальное количество ошибок, что может помочь предприятиям уменьшить количество ошибок и повысить точность.

Расширенное сотрудничество и общение

Когда вы работаете удаленно, вы, вероятно, имеете дело с большим количеством электронных писем и сообщений, которые могут оказаться утомительными. Но автоматизация рабочих процессов может помочь, отслеживая ваши взаимодействия и аккуратно организуя их.

Инструменты автоматизации можно настроить в соответствии с рабочим процессом вашей компании, что делает его целенаправленным. Это означает, что все сотрудники компании могут работать вместе для улучшения сотрудничества и общения.

Экономия затрат и оптимизация ресурсов

Автоматизация рабочих процессов может сэкономить затраты за счет сокращения затрат на рабочую силу и повышения эффективности. Например, автоматизация рутинных задач может освободить сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах, уменьшая потребность в дополнительном персонале или оплате сверхурочных.

Масштабируемость и адаптируемость к меняющимся потребностям

Автоматизированные рабочие процессы естественным образом масштабируются и адаптируются. По мере роста и развития бизнеса автоматизация рабочих процессов позволяет легко справляться с любыми изменениями объема или сложности работы. Эта масштабируемость гарантирует, что система остается эффективной и действенной для меняющихся потребностей организации.

Способствует подотчетности

Если все делается вручную, записи часто не ведутся, и менеджеры могут столкнуться с трудностями при их отслеживании. Инструменты автоматизации управления рабочими процессами позволяют создавать задачи, назначать их сотрудникам и устанавливать приоритеты. Это помогает распознать роль каждого сотрудника и проясняет ситуацию.

Как реализовать автоматизацию рабочих процессов?

Вы можете реализовать автоматизацию рабочих процессов, выявляя повторяющиеся задачи, анализируя этапы рабочего процесса, тестируя автоматизацию и отслеживая результаты. Вот пошаговое руководство по реализации автоматизации рабочих процессов:

Определите повторяющиеся задачи и рабочие процессы

Самым первым шагом во внедрении автоматизации рабочих процессов является выявление повторяющихся задач и рабочих процессов. Проверьте, какие задачи подходят для автоматизации, т. е. те, которые представляют собой повторяющиеся ручные задачи. Кроме того, рассмотрите задачи, которые более подвержены человеческим ошибкам.

Анализируйте этапы рабочего процесса и определяйте триггеры и действия

После того, как вы определили задачи для автоматизации, разбейте рабочий процесс на подробные этапы, чтобы четко понять процесс. Затем определите триггеры, которые могут запускать любые конкретные действия в рамках рабочего процесса. Например, если вы автоматизируете процесс найма, автоматизация рабочего процесса может сработать, когда кто-то подал заявку на работу или отправил свое резюме.

Выберите подходящий инструмент и настройте правила автоматизации.

Выберите лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, исходя из потребностей вашего бизнеса и сложности задач. Проверьте все правила автоматизации в выбранном инструменте и соответствующим образом сопоставьте свой триггер.

Тестируйте и совершенствуйте процесс автоматизации для достижения оптимальной производительности

Теперь проведите тщательное тестирование автоматизированного рабочего процесса в выбранном вами программном обеспечении. Выявляйте и устраняйте любые проблемы, ошибки или неэффективности на этапе тестирования. Кроме того, соберите отзывы пользователей, участвующих в рабочем процессе, чтобы усовершенствовать и улучшить автоматизацию.

Мониторинг и измерение результатов

После того как вы успешно протестировали свой рабочий процесс, отслеживайте и измеряйте результаты, чтобы отслеживать прогресс и определять области для улучшения. Регулярно анализируйте результаты и выявляйте области для улучшения.

Варианты использования автоматизации рабочих процессов

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов в основном используется для разработки программного обеспечения в ИТ-отраслях. Ниже приведены некоторые примеры использования автоматизации рабочих процессов:

Продажи и маркетинг

• Доставка счета
• Генерация лидов
• Публикация в социальных сетях
• Рекламная рассылка
• Регистрация и сопровождение клиентов

Банковское дело

• Генерация отчета
• KYC (Знай своих клиентов)
• Заявка на получение кредитной карты
• Оформление кредита
• Открытие и закрытие счета

Человеческие ресурсы

• Автоматизированный процесс регистрации
• АТС
• Обработка заработной платы
• Обзор производительности

Юридический

• Отслеживание дел
• Приём новых дел
• Документация
• Подача отчета
• Биллинг

Здравоохранение

• Прием и выписка пациентов
• Назначение встреч
• Автоматический биллинг
• Отчеты пациентов

Заключение

В конце концов, автоматизация с помощью правил и логики — отличный способ облегчить вашу работу. Это помогает организовывать и настраивать ваши задачи и уменьшать количество ошибок. Автоматизация рабочих процессов также повышает надежность, помогает быстро и легко выполнять задачи, повышает ответственность сотрудников, экономит деньги, уменьшает количество ошибок и многое другое.

Каждая организация имеет свой собственный способ облегчить задачи в зависимости от того, что им нужно. Но программное обеспечение для управления рабочим процессом — это то, о чем должна подумать каждая организация.

По мере того, как ваша организация становится больше, у вас появляется больше дел. Автоматизация может помочь в этом. Итак, если вы хотите добиться лучших результатов с более эффективной командой, вам подойдет автоматизация рабочих процессов.

Часто задаваемые вопросы