Ответы на самые часто задаваемые вопросы о программном обеспечении

Каждый день мы говорим со многими людьми о том, какое программное обеспечение подходит для их бизнеса, а это значит, что мы здесь, в Software Advice, понимаем проблемы, с которыми сталкиваются малые и средние компании.

Будь то разработка того, как быстро вывести свой бизнес в онлайн, чтобы спасти семейную молочную ферму, или помочь вам найти программное обеспечение для планирования, чтобы ваши встречи были более организованными, мы здесь, чтобы дать совет. Независимо от обстоятельств, мы, вероятно, разговаривали с кем-то, кто оказался в такой же ситуации, как и вы.

Согласно опросу, проведенному Capterra, только 27% владельцев малого бизнеса находят программное обеспечение, которое соответствует или превосходит их ожидания без каких-либо компромиссов. Эта статистика может показаться обескураживающей, но при правильном планировании и советах экспертов вы можете быть уверены, что получаете лучшее программное обеспечение, подходящее для вашего бизнеса.

Вот почему мы ответили на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о программном обеспечении:

1. «Покупая программное обеспечение, как убедиться, что вы получаете именно ту услугу, которая вам нужна, а не змеиное масло?»
2. «Каковы последствия принятия неправильного программного решения?»
3. «Снижают ли малые предприятия расходы, внедряя новое программное обеспечение?»

Мы также предоставим вам некоторые дополнительные ресурсы, которые помогут вам принять наилучшее возможное решение, будь то понимание того, как работает программное обеспечение, какова его цена или как договориться о лучшем контракте.

Вопрос № 1: «Как убедиться, что при покупке программного обеспечения вы получаете именно ту услугу, которая вам нужна, а не змеиное масло?»

Вы принимаете серьезное решение о покупке, от которого может зависеть успех или провал вашего бизнеса. Это стресс, поэтому важно чувствовать уверенность в том, что вы принимаете правильное решение. Есть два способа убедиться, что вы получаете решение, которое поможет масштабировать ваш бизнес, и не продаете то, что не может быть реализовано.

Используйте расширенные функции обзора, чтобы найти более релевантные отзывы от людей в вашей отрасли.

Используйте отзывы коллег. Торговые представители вряд ли будут добровольно высказывать что-то негативное о своем продукте. Вот почему так важно получить мнение реальных людей, которые использовали продукт.

Будь то на Software Advice или где-то еще, вам нужно сделать несколько вещей, чтобы получить максимальную отдачу от обзоров, которые вы читаете:

• Фильтровать по отрасли
• Фильтровать по размеру бизнеса
• Сначала прочитайте самые свежие отзывы
• Если доступно, отфильтруйте по простоте использования, соотношению цены и качества, поддержке клиентов или функциональности.

Фильтруя, вы убедитесь, что видите мнение людей, находящихся в такой же ситуации, как и вы. Вы можете узнать, как это сработало для них и были ли успешными функции, которые важны для вас.

Чтение самых последних обзоров также важно, потому что программное обеспечение регулярно обновляется. Обзор, которому даже два года, может быть устаревшим из-за улучшения функций или снижения качества.

Заставьте поставщиков пройтись по вашему варианту использования в демоверсии

Когда вы находитесь на этапе, когда вы готовы говорить с поставщиками программного обеспечения об их продукте, пришло время организовать несколько демонстраций. Важно прийти подготовленным.

Потратив время на демонстрацию инструментов, которые вы рассматриваете, вы гарантируете, что ваш выбор лучше всего подходит для вашего бизнеса. Последнее, что вам нужно, это выбрать программное обеспечение, использовать его в течение нескольких месяцев, а затем повторять весь процесс заново.

Это ваш шанс задать конкретные вопросы о проблемах вашего бизнеса и о том, какие функции программного обеспечения лучше всего подходят для решения этих задач.

Вот несколько советов и приемов, которые помогут вам в процессе демонстрации:

• Запросите две демонстрации. Один для вашей руководящей группы и один для вашего ИТ-представителя, если он у вас есть.
• Настройте демо. Предоставьте от двух до трех реалистичных вариантов использования, которые вы хотите реализовать с помощью программного обеспечения, запросите пошаговое руководство с точки зрения клиента, если это применимо, и спросите, что можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями.
• Пересмотрите сильные стороны. Попросите провайдеров показать свои самые популярные функции. Это также хорошая идея, чтобы спросить о любых предстоящих функциях, которые они запланировали.
• Спросите об их самых успешных пользователях: узнайте, что делают их самые успешные клиенты, чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения. Если кажется, что для оптимальной работы требуется штатная ИТ-команда, а у вас ее нет, лучше узнать об этом раньше, чем позже.

Ознакомьтесь с разделом «Как сократить продажи в демонстрациях программного обеспечения», если вы хотите узнать больше о том, как лучше ориентироваться в общении с поставщиками программного обеспечения.

Вопрос № 2: «Каковы последствия принятия неправильного программного решения?»

В 2020 году и в первой половине 2021 года предприятиям пришлось беспрецедентно быстро выходить в интернет, чтобы выжить. Если вы владелец ресторана, у которого может быть наличность только на три недели, вы не можете позволить себе внедрять новое программное обеспечение несколько раз. Неправильное решение может стать причиной того, останется ли ваш бизнес открытым и будет процветать, или же он закроется.

Вы потратите деньги впустую, если сделаете неправильный выбор, но также следует учитывать последствия второго и третьего порядка. Представьте себе: вы купили не то программное обеспечение, и, конечно, оно может быть не таким уж дорогим с точки зрения затрат, но вы также должны учитывать время, которое вы потеряли на исследования, выбор, переговоры, внедрение и обучение. И вам придется делать все это снова, как только закончится контракт на ваше неудачное программное решение.

Суть в том, что альтернативная стоимость ошибки обычно превышает фактическую стоимость программного обеспечения.

Кроме того, обучение и получение одобрения от ваших сотрудников — один из наиболее часто упускаемых из виду аспектов внедрения нового программного обеспечения. Не имеет значения, насколько хорошо программное обеспечение подходит для вашего бизнеса, если ваши сотрудники используют его неправильно или не используют вообще.

С другой стороны, у вас может быть сценарий, в котором ваши сотрудники приняли программное обеспечение и используют его в полной мере, но вам нужно сменить программное обеспечение по какой-то несвязанной причине. При переходе на новое программное обеспечение вы рискуете снизить доверие сотрудников к принимаемым вами решениям. Гораздо труднее заручиться поддержкой во второй, третий или четвертый раз, когда вам нужно, чтобы ваши сотрудники изучали новое программное обеспечение.

Даже если программное обеспечение, которое вы внедрили, было относительно недорогим или даже бесплатным, вы теряете время, деньги и поддержку своих сотрудников.

Чтобы получить больше поддержки от своих сотрудников, прочитайте «3 способа получить отзывы от сотрудников для выбора программного обеспечения».

Вопрос № 3: «Снижают ли малые предприятия расходы за счет внедрения нового программного обеспечения?»

Да, но если вы думаете только о снижении затрат. вы упускаете много преимуществ. Сокращение затрат является частью этого, но отличное программное обеспечение должно быть множителем силы, помогающим вам совершенствоваться и масштабироваться, а также снижать затраты.

Но это не магия. Вы не собираетесь приобретать новое программное обеспечение, и ваши расходы внезапно снизятся. На самом деле у вас может быть всплеск расходов в ближайшем будущем, потому что вам придется платить сборы за установку, лицензионные сборы и обучение вашего персонала, но вы должны думать о долгосрочном снижении затрат.

Например, предположим, что вы представляете малый бизнес и обнаружили, что вам требуется время, усилия и деньги для управления расчетом заработной платы, поэтому вы решили приобрести программное обеспечение для расчета заработной платы. Это дополнительное время, которое вы сэкономите с программным обеспечением, означает, что у вашего персонала, занимающегося расчетом заработной платы, будет больше времени для выполнения работы более высокого порядка.

На самом деле, согласно отчету WorkMarket In(Sight) за 2020 год, 53% сотрудников говорят, что они могут сэкономить до двух рабочих часов в день за счет автоматизации, а 78% бизнес-лидеров говорят, что автоматизация может высвободить до трех рабочих часов в день. Простой факт заключается в том, что автоматизация, предлагаемая программным обеспечением, позволяет вашему бизнесу быть более эффективным и продуктивным.

Вы начали бизнес, потому что увидели потребность в вашем сообществе. Вы начали бизнес, потому что у вас есть страсть к чему-то. Если вы обнаружите, что тратите часы в неделю на ручные, повторяющиеся задачи, которые не связаны с вашей страстью, вы, вероятно, перегорите.

С программным обеспечением вы, по сути, передаете эти задачи на аутсорсинг и можете сосредоточиться на том, чем вы увлечены.

Эта эффективность и способность к масштабированию распространяются на весь ваш бизнес. Как только вы освободите свой персонал, чтобы сосредоточиться на проблемах более высокого порядка, вы сможете делать больше с меньшими затратами. Вы всегда хотите развивать свой бизнес быстрее, чем должна расти ваша численность персонала, и поиск подходящего программного обеспечения — отличный способ сделать это.

Чтобы узнать обо всех способах сэкономить деньги при покупке программного обеспечения, ознакомьтесь с разделом «Экономьте деньги на программном обеспечении с помощью этих секретов покупки».

Выбор подходящего программного обеспечения для вашего бизнеса не должен быть сложным

Покупка программного обеспечения может быть ошеломляющей, и хотя стоимость неправильного решения может быть разрушительной, выбор правильного программного обеспечения может изменить правила игры для вашего бизнеса.

Ознакомьтесь с некоторыми дополнительными ресурсами по выбору программного обеспечения!