10 распространенных ошибок Zoho CRM и как их избежать?

Системы управления взаимоотношениями с клиентами помогают расти многим компаниям, оптимизируя весь процесс продаж. Однако наиболее важным условием для эффективной работы CRM-структуры является успешное развертывание системы. Существует множество факторов, влияющих на эффективность онлайн-системы CRM . Они включают в себя обеспечение включения всех функций, процессно-ориентированную реализацию и правильную интеграцию со сторонними организациями.

Независимо от того, насколько сильное внимание уделяется недопущению ошибок при внедрении CRM, что-то легко пойдет не так. Когда CRM-системы были внедрены в самом начале, они предлагали предприятиям долгосрочную стратегию, позволяющую оперативно взаимодействовать с клиентами и управлять ими, заключать больше сделок и автоматизировать любые повторяющиеся задачи.

Распространенное заблуждение, связанное с реализацией Zoho CRM , заключается в том, что это рассматривается как разовое событие. Люди ошибаются, думая, что после внедрения Zoho все потерянные лиды, неработающие методы продаж и отсутствие последующих действий будут восстановлены. Несмотря на то, что система Zoho CRM действительно предназначена для сквозной поддержки процесса продаж, следует также помнить, что сама по себе система не будет способствовать росту бизнеса.

Следовательно, необходимо рассматривать внедрение CRM как важный долгосрочный и общекорпоративный процесс, а не разовое мероприятие. Часто менеджеры имеют самые лучшие намерения, но их стратегии в конечном итоге упираются в твердую почву на этапе реализации. В этом блоге мы увидим, почему это так, рассмотрев 10 распространенных ошибок Zoho CRM и как их избежать .

1. Неспособность подчеркнуть проблему

Почему-то это одна из самых распространенных ошибок в процессе внедрения Zoho CRM . Понимание того, что у вас есть проблема, является основным шагом. Возможно, вы уже слышали об этом раньше, но давайте рассмотрим этот момент применительно к циклу продаж.

Вы должны понимать, что стратегия CRM начинает разворачиваться именно тогда, когда вы размышляете о выборе CRM-системы. Очень можно подумать, что у вас даже нет проблемы. Вы должны знать, как управлять всеми точками соприкосновения потенциального клиента с вашим бизнесом.

Такие факторы, как знание того, как просеивать электронные письма, важные моменты в вашем блокноте, управление записями звонков, клиенты, которые есть в вашей воронке продаж, и доход, который можно ожидать в следующем месяце, все важны. Если вы чувствуете, что какой-либо из этих факторов вам непонятен или неизвестен, то велика вероятность того, что в вашем цикле продаж возникла проблема.

Когда вы знаете все проблемы, вы сможете гораздо лучше использовать функции, предлагаемые системой CRM. В конце концов, CRM-системы помогут вам и облегчат управление вашей рабочей жизнью. Поэтому вы должны увидеть проблему такой, какая она есть, и принять ее, потому что хорошая новость заключается в том, что всегда есть решение.

2. Неспособность приобрести ценность CRM

Вы должны помнить, что общение является ключевым в этой ситуации. Как менеджер, вы должны понимать ценность, которую CRM-система способна принести вашему бизнесу. Как только вы правильно поймете эту ценность, вы сможете лучше понять общую картину и ценность, которую CRM может принести вашей организации.

Все сотрудники подобны кусочкам пазла, которые вписываются в общую картину роста вашего бизнеса. Получение лучшего понимания того, как CRM может поддерживать эти роли, может помочь сотрудникам принять стратегию CRM. Вы можете помочь своей команде извлечь максимальную пользу из ценности CRM, принимая во внимание такие факторы, как стратегия роста бизнеса CRM, ценность, предоставляемая CRM для каждого времени и организации, а также контекст существующего процесса CRM.

При всем при этом важно помнить, что отделу продаж требуется дополнительное внимание во время изменений. Вы бы не хотели, чтобы отдел продаж думал, что вы добавляете рутинную задачу к их уже существующему напряженному дню. Вы можете заручиться поддержкой опытного специалиста по продажам, предложив контекст того, как система CRM предназначена для решения утомительных задач и проблем, чтобы сосредоточиться на заключении сделок.

3. Неумение сообщать о целях

Любые изменения могут открыть дверь для непонимания, потери мотивации и разочарования. Будучи менеджером, вы можете установить ожидания с самого начала. Неважно, что ваши цели в данный момент неясны, вы можете дать своей команде представление о том, куда вы хотите двигаться, и как онлайн-система CRM поможет в достижении этого.

Должно быть ясно, что CRM похожа на последовательно функционирующую стратегию, которая помогает команде заключать больше сделок, чтобы бизнес мог расти. Вы можете поддерживать мотивацию своей команды, отвечая на такие вопросы, как необходимость внедрения системы CRM, как система CRM будет поддерживать отдельные роли и как система CRM может предложить лучший контекст об этих процессах?

4. Отсутствие постоянной исполнительной поддержки

Не будьте профессионалом, у которого есть одна встреча с персоналом, чтобы потом исчезнуть. Необходимо присутствовать и участвовать в процессе интеграции. Таким образом, вы не только дадите своим сотрудникам новый процесс, но и интегрируете систему в уже существующий процесс.

Ваши сотрудники должны иметь возможность доверять вам, и когда вы проявляете инициативу, сохраняя при этом ответственность своей команды за интеграцию процесса, внедрение и функционирование онлайн-CRM становятся простыми. Основное внимание должно быть сосредоточено на том, чтобы держать команду в курсе, способствуя регулярному обмену информацией о том, как сотрудники интегрируют CRM в процесс.

Помимо этого, вы также должны иметь возможность планировать индивидуальные встречи с сотрудниками и запрашивать их особый вклад в улучшение процессов в системе CRM. Кроме того, вы также должны быть в состоянии привлечь руководителей групп к ответственности за поддержку долгосрочной стратегии с интеграцией системы CRM.

5. Никакая стратегия не действует

Легко понять, что нам нужна CRM-система, но гораздо сложнее внедрить и использовать CRM-систему надлежащим образом. Возможно, вы развернули свою CRM-систему, чтобы отметить все важные элементы. Вы также могли бы создать роли и профили, перенести правильные данные, настроить автоматизацию рабочего процесса, разместить веб-формы на своем веб-сайте, запланировать отчеты о каналах продаж и настроить назначения лидов.

Однако основные проблемы возникают, когда вы заставляете свои команды использовать все это. Вы должны уделить этой части должное внимание, чтобы работа могла быть успешной. Настройка онлайн-системы CRM и ее развертывание — это небольшая часть всей стратегии CRM. Внедрение CRM-системы фактически продолжается и после развертывания. Это долгосрочная стратегия.

Вы можете учитывать такие факторы, как то, как ваша команда будет использовать CRM, как команда будет поддерживать продажи, маркетинг и поддержку клиентов, как команда будет нести ответственность за постоянное обновление данных, как сотрудники будут обучаться и какие онлайн-обучение CRM сделает вас доступным для вашей команды.

Эффективная стратегия внедрения Zoho CRM будет включать развитие корпоративной культуры, в которой клиенты находятся в центре бизнеса. Вы должны быть целеустремленными и последовательными в своих целях и стратегии, чтобы система CRM могла правильно поддерживать рост вашего бизнеса.

6. Использование большего количества функций, чем необходимо

Распространенной ошибкой при выборе и внедрении CRM-системы является привлечение множества функций без реального понимания, нужны они вашему бизнесу или нет. Есть много пользователей, которые не используют функции CRM должным образом.

Вам не нужно выбирать самые продвинутые и многофункциональные варианты использования. Скорее, имеет смысл определить наиболее подходящие для вас функции, исходя из потребностей вашего бизнеса. Убедитесь, что все соответствует вашему бюджету и приоритетам.

Перед внедрением составьте список всех функций, которые вы хотите использовать. Также будет полезно, если вы в конечном итоге получите информацию от ваших конечных пользователей, спрашивая их о болевых точках рабочего процесса, которые они хотят решить.

7. Не обучать команду

Выбор и внедрение структуры CRM — это только начало долгой битвы. Надежная онлайн-система CRM ничего не будет значить, если никто не понимает, как ею пользоваться. Поэтому важно правильное внедрение и обучение конечных пользователей тому, как использовать систему CRM.

Когда вы сделаете это, вы поможете своей команде понять необходимость и преимущества использования системы, а также побудите их интегрировать CRM в свои повседневные задачи. Это поможет вам иметь низкий уровень принятия. Предприятиям предстоит пройти долгий путь, когда дело доходит до внедрения CRM.

Предприятия должны осознавать важность, которую CRM-система способна принести при одновременном повышении эффективности продаж. Лучший способ избежать этой ошибки — провести надлежащую программу обучения в нужном месте, чтобы конечные пользователи могли изучить систему, прежде чем официально внедрить ее в повседневную деятельность.

Поддержка консультанта Zoho может помочь вам обучить команду использованию CRM. Вы можете найти советы по обучению, такие как планирование, использование ресурсов, определение передового опыта и создание учебных модулей для получения максимальной отдачи от инвестиций в CRM.

8. Не использовать мобильную CRM

Наиболее важным преимуществом доступа к CRM с мобильного устройства является то, что вы можете сделать это в любое время и в любом месте. Это одна из распространенных ошибок CRM , которую допускают многие компании. Вы должны понимать, что мобильная CRM держит вас в курсе ваших задач без необходимости постоянно находиться перед компьютером.

Неправильное использование мобильного приложения CRM может замедлить время ответа клиентам и увеличить вероятность пропуска важных обновлений клиентов. Большинство продавцов, которые пользуются мобильными телефонами, могут выполнять свои квоты продаж по сравнению с теми, кто этого не делает.

Большинство команд, использующих мобильные CRM, также в конечном итоге повышают свою общую производительность. Вы можете выбрать CRM-систему с отличным мобильным приложением CRM и убедиться, что отдел продаж загружает и использует его.

9. Неспособность поддерживать чистые и точные данные

Данные о клиентах больше похожи на жизненную силу CRM-системы. Необходимо убедиться, что вы переносите и сохраняете правильные и обновленные данные о клиентах в онлайн-системе CRM .

Несмотря на понимание важности этого, многие предприятия попадают в ловушку хранения неверных данных, что приводит к неточным прогнозам продаж и устаревшей информации о клиентах. Все недостающие, устаревшие и неполные данные дорого обходятся компаниям.

Чтобы этого не произошло, организации могут создать стандартную практику ввода данных, которой будет следовать команда. Например, процесс определения обязательных полей, которые должны быть заполнены при создании нового профиля клиента, чтобы исключить дублирование.

Это может включать полное имя, название компании, контактные данные, сведения о стационарных и мобильных телефонах, адрес и профили в социальных сетях. Помимо этого, вы также можете запланировать периодические настройки для очистки системы обслуживания. Это может помочь увидеть дублирующуюся или отсутствующую информацию, после чего шаги по исправлению ситуации могут быть предприняты немедленно, если процесс выполняется регулярно.

10. Отсутствие интеграции

Одним из основных преимуществ использования бизнес-инструмента и нескольких программных приложений является возможность интеграции инструментов друг с другом. Любая неспособность сделать то же самое в конечном итоге приведет к снижению уровня производительности, поскольку вынуждает пользователей использовать различные системы и переключаться между различными бизнес-инструментами.

В результате возрастут шансы на дублирование данных и разрозненность бизнес-знаний. Большинство людей понимают, что отсутствие бизнес-интеграции с другими инструментами является одной из самых больших проблем при использовании структуры CRM .

Перед внедрением CRM составьте подробный список всех бизнес-инструментов и посмотрите, совместимы они друг с другом или нет. Поставщики CRM должны иметь список собственных и сторонних интеграций, доступных для использования системы. Если у вас есть CRM-система и вы планируете подписаться на другие инструменты, вы можете сделать то же самое, проверив, интегрируется ли CRM с этими инструментами или нет.

Если вы обнаружите, что CRM не интегрируется с бизнес-инструментом, вы также можете проконсультироваться с консультантом Zoho . Консультант представит инструмент автоматизации, который может соединять приложения и сервисы. Два или более приложений можно легко подключить для автоматизации всех повторяющихся задач без необходимости кодирования или зависимости от разработчиков для интеграции.

Вывод

Ошибки CRM могут дорого обойтись. Они не только включают финансовые последствия, но также приводят к потере драгоценного времени и управления ключевыми данными о клиентах. Хорошо то, что тщательное исследование важных аспектов, таких как знание правильных функций, их надлежащая интеграция и отслеживание процесса внедрения, может помочь избежать распространенных ошибок CRM .

Вы можете рассмотреть все упомянутые выше ошибки, чтобы их можно было избежать, или вы можете сделать свою работу лучше и воспользоваться поддержкой консультанта Zoho . Таким образом, ваш бизнес будет защищен от возможных сбоев в будущем.