Полный обзор Zoho Sign

В мире, где все становится все более цифровым, наша жизнь все больше зависит от оцифрованных методов. Подумайте об инструменте, который позволяет компаниям быстро заключать сделки и выполнять процесс подписания в облаке без каких-либо хлопот. Программное обеспечение, которое позволяет сотрудникам организаций забыть обо всех заботах, связанных со сканированием, печатью и отправкой документов по факсу. Звучит цельно, верно?

Что ж, программное обеспечение для электронной подписи Zoho Sign делает именно это. В основном это приводит к подписанию контракта, которое может быть в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Внедрение Знака Зохо имеет большое значение для организаций любого размера, будь то недвижимость, здравоохранение, строительство, производство и т. д. Это удобно, доступно и понятно.

Более того, с широким распространением COVID-19, все большим числом людей, переходящих на работу из дома, и тем, что все становится полностью безбумажным, внедрение Знака Зохо стало как никогда важным.

В этом блоге мы предложим полный обзор Zoho Sign. Однако сначала мы начнем с подробного понимания того, что такое Zoho Sign .

Что такое Знак Зохо?

Zoho Sign — это инструмент цифровой подписи , разработанный для компаний, чтобы заключать сделки в течение нескольких минут, беспрепятственно выполняя процесс подписания в облаке. Это услуга, которая устраняет дополнительное напряжение, время и деньги, затрачиваемые на транспортировку и сканирование бумажных документов, позволяя пользователям и их клиентам ставить цифровую подпись и проверять документы, имеющие обязательную юридическую силу.

Использование Zoho Sign помогает оптимизировать процесс подписания контрактов на ходу из любого места и с любого устройства. Это сделано для того, чтобы сделки продвигались вперед благодаря интеграции приложений с различными приложениями Zoho и другими сторонними приложениями, такими как OneDrive, DropBox, Google Drive и другими. Это делает Zoho Sign ценным решением для малых и средних предприятий и крупных предприятий в различных отраслях, включая недвижимость, производство, здравоохранение и строительство.

Вход в систему Zoho Sign обеспечивает определенный уровень безопасности конфиденциальности и конфиденциальности документов. Он использует контрольные журналы, коды доступа и многофакторную проверку для защиты документов. Кроме того, это также гарантирует, что документы, подписанные в цифровом виде в приложении Zoho Sign, имеют такую ​​же юридическую обработку, как и рукописные подписи в соответствии с правовыми актами.

Использование Zoho Sign поддерживает различные файлы, такие как pdf, doc, docx, txt, jpeg, png и т. д. Помимо этого, его также можно использовать в различных популярных веб-браузерах, таких как Google Chrome, Mozilla Firefox и т. д. Это делает Zoho Sign — удобное и доступное решение для всех пользователей. Что нужно помнить, так это то, что нет необходимости в учетной записи для подписания документа. Просто необходимо электронное письмо, содержащее уникальную ссылку, по которой получатель может получить доступ к документу и подписать его.

Zoho Sign — подписание, отправка и управление документами

Zoho Sign предлагает быстрый способ подписания, отправки и управления документами. Вы можете узнать, как легко ставить цифровую подпись, отправлять и управлять юридически обязывающими документами, выполнив действия, описанные ниже.

Отправка документа

Используя Zoho Sign, вы можете мгновенно отправить документ получателю. Выполните указанные ниже действия, чтобы отправить документ.

• Загрузить: загрузите документы с локального диска вашего устройства или импортируйте их из предпочтительного облачного хранилища.
• Добавить получателей. Теперь добавьте получателей, определите роли и установите порядок подписания документа.
• Отправить: Наконец, поместите поля формы для каждого подписавшего и нажмите кнопку отправки.

Подписание документа

Внедрение инструмента цифровой подписи, такого как Zoho Sign, позволяет пользователям легко подписывать документы. Выполните следующие шаги, чтобы подписать документы из любого места.

• Откройте ссылку : вы можете начать процесс подписания, нажав на ссылку, отправленную на ваш адрес электронной почты.
• Введите код аутентификации : введите код аутентификации, когда он будет применен, и начните процесс подписания.
• Заполните поля: заполните все поля, чтобы полностью и эффективно завершить процесс подписания.

Управление документами

С помощью Zoho Sign вы можете легко управлять документами. Выполните шаги, указанные ниже, для управления документами.

• Проверка статуса документа: для начала проверьте статус документа во время выполнения и предпримите быстрые действия в зависимости от статуса.
• Журналы аудита завершения: вы можете получить полную историю всех действий, выполненных с документом, а также подтверждение завершения готовых документов.
• Настройте шаблоны: начните процесс создания настраиваемых шаблонов и используйте их в любое время, когда это необходимо.

Преимущества Знака Зохо

Zoho Sign на самом деле является очень удобным и надежным решением для всех предприятий, которым необходимо подписывать юридически обязывающие документы и контракты в Интернете. Он поставляется с различными преимуществами, которые очень помогают оптимизировать процесс электронной подписи. Некоторые из преимуществ Zoho Sign включают в себя:

1. Индивидуальный процесс подписания документов

Zoho Sign позволяет подписывать и отправлять различные типы документов, начиная от предложений, правил и политик компании, независимых контрактов, соглашений о неразглашении, договоров аренды, заказов на покупку и т. д. При этом приложение предлагает инструменты, которые помогают в настройке или адаптация официальных документов, отправляемых с учетом различных потребностей.

Человек может один раз создать персонализированный шаблон и сохранить его для повторного использования в будущем. Кроме того, документы также могут быть брендированы электронными письмами и логотипами компании для включения имиджа бренда. Для экономии времени можно отправить несколько документов за один раз и одновременно подписать их все.

Кроме того, Zoho Sign также позволяет устанавливать срок действия документов. Он отправляет уведомления по мере приближения крайнего срока, чтобы гарантировать, что конфиденциальные документы не будут пропущены или оставлены.

2. Отслеживание официальных документов

Внедрение программного обеспечения для электронной подписи, такого как Zoho Sign, помогает оставаться в курсе документов, обеспечивая полный доступ, обзор и контроль над официальными документами. Чтобы убедиться, что вы полностью поддерживаете связь с отдельными или разными получателями, вы также можете оставить примечание к любому официальному документу или общаться, используя личные и групповые сообщения приложения.

В любое время, когда получатель взаимодействует с официальным документом, отправитель будет уведомлен. Все действия, включая просмотр, подписание и завершение процесса подписания, будут известны подписывающей стороне. Поскольку очень важно убедиться, что документ ни в каком смысле не пропущен, уведомления также отправляются получателю в качестве напоминания в любое время, когда документ требуется подписать.

3. Безопасные и законные документы

Основа, на которой создан инструмент цифровой подписи Zoho Sign, фактически основана на криптографии с открытым ключом, которая обеспечивает безопасность и юридическое соответствие цифровых подписей. Инструмент использует высокий уровень безопасности при шифровании и защите документов, поскольку он основан на инфраструктуре открытого ключа.

Zoho Sign защищен шифрованием AES-256 и находится в пути; шифрование SSL также защищает ваши файлы. Кроме того, он поставляется с доступом на основе ролей, который помогает устанавливать разрешения и определять роли пользователей. Это обеспечивает огромный контроль над тем, кому предоставляется или запрещается доступ к документу.

По сути, процесс аутентификации настолько продвинут, что он сразу же доставляет электронное письмо подписывающей стороне, чтобы гарантировать, что нужный получатель или получатели получили документ. Он поставляется с контрольными журналами, которые помогают отслеживать процесс подписи документа и изменения.

4. Оптимизация рабочих процессов подписания

С помощью партнеров Zoho по внедрению Zoho Sign предприятия могут оптимизировать ручные процессы, что помогает сэкономить время и избежать ошибок. Например, программное обеспечение таково, что оно позволяет вам добавлять несколько получателей для документа, ускоряя время отклика.

При наличии порядка, которому необходимо следовать при отправке документов на подпись, порядок подписания может быть установлен для получателей. С помощью средства просмотра документов можно легко проверить документы перед отправкой.

Процесс предварительного просмотра позволяет добавлять получателей и электронные письма. Помимо этого, вы также можете распечатать документ, а затем загрузить его. По сути, процесс взаимодействия с документами позволяет вам переходить на определенную страницу и перемещаться по полям с помощью функции перетаскивания.

5. Удаленное сотрудничество

Использование Zoho Sign предлагает удаленное сотрудничество в виде различных функций. Отправитель может добавить общедоступную или личную заметку, в которой уточняется информация о документе и сокращается отправка документов туда и обратно для большей ясности.

Вы также можете установить своевременные напоминания, которые помогают отслеживать статус документа и отправлять напоминания, чтобы ускорить процесс подписания. Кроме того, если отправитель допускает ошибку в документе или отправляет документ не тому человеку, то можно не беспокоиться, поскольку можно просто отозвать документ и отменить процесс подписания.

По сути, существует полный контроль, который позволяет отправителю утверждать, отклонять или отклонять документы по своему усмотрению. Внедрение Zoho Sign позволяет очень просто реагировать на любые запросы человека.

Вывод

Zoho Sign — это практически все, что может понадобиться организации для завершения процесса безбумажной подписи. Подписывать, отправлять и управлять документами можно практически из любого места и в любое время.

Если вы ведете бизнес, вы можете упростить процесс заключения сделок, отправки, подписания и управления документами, обратившись к опытным партнерам по внедрению Zoho , таким как Encaptechno. Внедрите замечательный Zoho Sign сегодня, чтобы обеспечить легкое, безопасное и юридическое подписание документов.