Zoho Workdrive 3.0 — все, что вам нужно знать

Компании и специалисты по всему миру начали использовать гибридную модель работы. Это причина того, что так много бизнес-процессов уже перенесено в Интернет. К инструментам, улучшающим бизнес, можно получить быстрый доступ, а также легко сотрудничать с распределенными командами в качестве главного приоритета.

Следовательно, Zoho разработала последнюю версию Zoho WorkDrive, которая помогает получать доступ к файлам и сотрудничать с командой из любого места. Это онлайн-система управления файлами , которая помогает пользователям максимально эффективно использовать функции для повышения концентрации внимания команды на целях и повышения производительности труда.

Zoho понимает, что в процессе перехода, доступности данных и совместной работы над контентом возникают некоторые проблемы с онлайн-хранилищем файлов, с которыми сталкиваются многие организации. Следовательно, введение Zoho WorkDrive 3.0 для доступа, совместной работы и оптимизации данных, где бы вы ни находились.

В этом блоге мы подробно разберем все о Zoho WorkDrive 3.0.

Создание API WorkDrive

WorkDrive 3.0 легко интегрируется с бизнес-приложениями, а также оптимизирует поток данных в компании. Это облачная система для совместной работы с файлами, которую можно легко интегрировать с другими приложениями или сторонними инструментами. Он поставляется с нижеперечисленными функциями.

1. Оптимизируйте папки команды

Папки группы похожи на виртуальное рабочее пространство, где можно создавать файлы, делиться ими и даже совместно работать над ними. С Zoho WorkDrive 3.0 теперь можно помочь вашим командам получать доступ к документам и эффективно работать с ними с некоторыми новыми улучшениями.

• Закрепление папки: общее количество папок команды, созданных в компании, может быть важным числом. С этими папками может быть довольно сложно найти данные, когда это необходимо.
  Если вы разговариваете со своими клиентами, но не можете найти папку с деталями проекта для этого клиента, это может быть проблемой. Функция закрепления позволяет пользователям находить папки группы, закрепляя их в верхней части списка.

• Улучшенный интерфейс : Zoho WorkDrive 3.0 — это платформа для совместной работы с контентом , которая поставляется с подробным представлением папок группы, чтобы вы могли найти нужные данные в нужное время. Вы можете найти папки команды, которые вы закрепили, а также те, к которым вы должны присоединиться.
  В этом обновлении также есть возможность добавить возможность, помогающую определить, какие папки групп должны отображаться на левой боковой панели. Более того, также можно показать все папки группы, только те, которые закреплены, а иногда и ни одной.

• Дублируйте папку группы : общее пространство, созданное для одной команды или определенной цели, называется папкой команды. Подумайте о больнице, которая должна иметь одни и те же планы ухода за пациентами с разными медсестрами или врачами.
  Новые функции Zoho позволяют пользователям копировать всю папку команды для совместного использования и совместной работы с другим набором участников.

2. Лучшая видимость контента

Прокрутка вверх и вниз для поиска нужных документов осталась в прошлом. Zoho WorkDrive 3.0 помогает видеть больше элементов в папке, используя компактный режим просмотра WorkDrive.
Члены команды могут легко проверять содержимое папки и делать заметки, поскольку WorkDrive 3.0 обеспечивает улучшенную видимость содержимого.

3. Работайте на ходу

В современном мире большинство мобильных устройств превратились в расширение офисных устройств. Zoho WorkDrive 3.0 содержит последние усовершенствования мобильных приложений. Некоторые из них упомянуты ниже.

• Доступ к папкам : весь процесс предоставления каждому файлу автономного доступа может занять довольно много времени. Zoho WorkDrive 3.0 позволяет сделать полную папку доступной в автономном режиме для доступа к рабочим файлам на ходу. Это даже без работающего интернет-соединения.
• Улучшенная креативность : независимо от того, работаете ли вы над планом дизайна или создаете персонажа, можно создавать и загружать на WorkDrive с помощью Scribble. Вы можете использовать карандаш, набросок, цветовую палитру и ластик для воплощения своих идей в жизнь.
• Виджеты : если вы устали каждый раз заходить в мобильное приложение для поиска файла или загрузки документа, тогда виджеты можно использовать для загрузки изображений и поиска в WorkDrive прямо с главного экрана.

4. WorkDrive Genie (бета-версия) для Mac

Было много запросов на обновление WorkDrive с момента его запуска. Zoho представила новый WorkDrive Genie (бета-версия) для Mac в новой версии Zoho WorkDrive 3.0.
Пользователи Windows и Mac могут легко редактировать файлы, хранящиеся в WorkDrive, с помощью совместимого приложения на рабочем столе.

5. Стандартный формат документа

От юридической документации до журналов клиентов и записей сотрудников — шаблоны помогают создавать файлы с единообразными настройками документа. Новый выпуск Zoho WorkDrive 3.0 содержит два основных улучшения.

• Категоризация шаблонов : большинство предприятий в современном мире требуют использования шаблонов для многих целей. Это часто может затруднить поиск и даже управление документами в одном месте.
  В новой версии есть категории. С созданием категорий становится легко группировать шаблоны любым удобным для вас способом.

• Шаблоны поиска : поиск нового шаблона больше не является сложной задачей. Найти нужный шаблон можно с помощью встроенной строки поиска. Все, что вам нужно сделать, это знать имя, автора и ключевое слово в содержании, чтобы вы могли искать прямо из этой панели.
  В новом усовершенствовании вы можете использовать глобальный поиск для поиска шаблона из галереи без необходимости просматривать шаблоны вручную.

6. Улучшения предварительного просмотра

Новая версия Zoho WorkDrive 3.0 позволяет просматривать PDF-файлы и даже изображения в широком диапазоне размеров.
Новая функция Preview Enhancements помогает легко увеличивать и уменьшать масштаб, сбрасывать масштаб для соответствия размеру окна и переходить на любую страницу.

7. Целостность данных

Шаблоны данных предназначены для классификации и организации большинства файлов на уровне группы. С новым обновлением облачной системы совместной работы с файлами, представленной Zoho WorkDrive 3.0, можно помочь пользователям автоматически связывать шаблон данных.
Кроме того, также возможно автоматически добавлять пользовательские свойства к каждому файлу или папке. Именно так большинство пользователей могут искать и мгновенно находить нужный файл.

8. Управление собранными файлами

Zoho WorkDrive помогает в получении документов от внутренних и внешних пользователей. Он поставляется с улучшенной функциональностью для управления процессом сбора.

• Категоризация файлов : хранение всех файлов только в одном месте усложняло доступ к нужным данным в нужное время. Новая версия Zoho WorkDrive 3.0 позволяет пользователям создавать папки для каждого пользователя на основе его имени, номера телефона и адреса электронной почты.
• Отчет о сборе : необходимо получить файлы безопасным образом, но важно знать подробности отправки. Эти коллекции могут занять некоторое время и зависят от пользователя. Вы можете получить подробный журнал всех, кто отправил файлы и в какое время, создав отчет о сборе.

9. Аннотации PDF и изображений

Аннотации называются примечаниями, которые добавляются к тексту или диаграмме для предоставления дополнительной информации. Новая версия Zoho WorkDrive 3.0 поставляется с функциями PDF и аннотирования изображений.

• Аннотация PDF : PDF-файлы широко используются в организации, и во многих случаях вы даже можете работать с клиентом или членом команды над портфолио. Используя Zoho WorkDrive 3.0, вы можете легко использовать аннотацию и сотрудничать с командой. Большинство пользователей также могут перейти на страницу и добавить комментарии к тексту или области на странице.
• Аннотация к изображению : допустим, вы работали над объявлением со своим дизайнером и хотите внести предложения, когда они отправят дизайн. Используя аннотацию изображения, вы можете легко добавлять комментарии к любой конкретной части изображения, а также работать со своим дизайнером.

10. Улучшенное качество видео

Видео можно использовать в большинстве организаций для увеличения охвата, вовлеченности и даже продаж. Zoho понимает важность видео и предлагает три основные функции.

• Аннотация к видео : представьте, что команда работает над маркетинговым видео, и его нужно отправить на рассмотрение команде разработчиков. Как только видео будет отправлено команде разработчиков, они отметят кадры, которые необходимо изменить, и сообщат об этом команде маркетинга.
  Используя аннотации к видео, команда может перейти к любому кадру и добавить комментарии с отметкой времени. Таким образом команда может напрямую поделиться своими ожиданиями, а маркетинговая команда сможет эффективно работать над видео.

• Изображение обложки видео : Zoho WorkDrive 3.0 делает видео более заметным и ценным, используя опцию изображения обложки из WorkDrive. У вас также есть отличная возможность изменить сгенерированное системой изображение обложки по умолчанию.
  WorkDrive поставляется с возможностью изменить изображения по умолчанию на пользовательское изображение обложки, показывая только то, что есть в видео. Недавно обновленные изображения теперь могут отображаться во всех предварительных просмотрах, во встроенных видах и в виде эскизов в списке.

• Разделы с видео : большинство видео обычно скучные. Вот почему Zoho WorkDrive 3.0 поставляется с главами для удобной навигации по разделам.
  Главы видео также помогают разбить видео на разделы, чтобы вы могли видеть, о чем идет речь в видео, и переходить к интересующей вас теме.

11. Лучшая безопасность

Совместное использование позволяет большинству компаний отправлять важные файлы клиентам, деловым партнерам и заинтересованным сторонам. Это новая функция с двумя улучшениями, которые делают внешние ссылки намного более безопасными.

• Пароли: организации обмениваются конфиденциальными файлами со своими деловыми партнерами, поэтому важно безопасно обмениваться контентом, поскольку он может выйти за пределы компании.
  Zoho WorkDrive помогает обязать всех пользователей устанавливать пароли, когда дело доходит до создания ссылок на внешние ресурсы. Это также помогает установить надежную политику паролей, если это необходимо, делая ссылки более безопасными.

• Срок действия : Бывают случаи, когда многим компаниям приходится делиться официальными соглашениями, юридическими уведомлениями и письмами-предложениями. Zoho WorkDrive 3.0 поставляется с усовершенствованием, которое позволяет пользователям устанавливать срок действия по умолчанию для внешних общих ссылок и ссылок для загрузки, чтобы ограничить любой нежелательный доступ.
  Срок действия по умолчанию также может применяться автоматически. Более того, пользователи могут вручную изменить и даже отключить дату истечения срока действия, если это необходимо.

12. Режим уведомлений

Наконец, Zoho WorkDrive 3.0 также помогает пользователям выбирать режим уведомлений, чтобы было легко узнать, что происходит с корпоративным файлом, при обновлении задач и командных проектов.
Zoho WorkDrive поможет вам выбрать список уведомлений, которые вам нужны, а также тип носителя, который необходим для получения уведомлений.

Вывод

Когда дело доходит до выбора WorkDrive, никогда не нужно беспокоиться о передаче данных компании. Используя Zoho WorkDrive 3.0, вы можете легко перемещать файлы с рабочего стола или других облачных сервисов.

Важно помнить, что все предприятия работают с данными, независимо от отрасли, в которой они могут быть. Основная цель — предложить пользователям эффективный инструмент управления данными для обмена, хранения и совместной работы над документами.

Следовательно, улучшения Zoho WorkDrive выпускаются каждый год для улучшения онлайн-управления файлами. В ближайшее время все пользователи могут с нетерпением ожидать новых захватывающих обновлений от Zoho со множеством новых функций.