ใบแจ้งหนี้ทั่วไป 10 ประเภท
เผยแพร่แล้ว: 2022-06-01การดำเนินธุรกิจเชื่อมโยงกับการออกใบแจ้งหนี้อย่างแยกไม่ออก ซึ่งสิ่งเหล่านี้มีอยู่ในทุกรูปแบบและทุกขนาด บางอย่างก็คุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว ในขณะที่บางอันเราต้องออกให้ครั้งเดียวในบลูมูน อย่างไรก็ตาม ในฐานะมืออาชีพ เราควรรู้จักวิธีคัดแยกและคัดแยกทุกประเภท บทความนี้จะสรุปข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นเพื่อช่วยให้คุณแยกแยะและเลือกประเภทใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว
ประเภทของใบแจ้งหนี้ – สารบัญ
- ใบแจ้งหนี้ Proforma
- ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า
- ใบกำกับสินค้า
- ใบแจ้งหนี้ประจำ
- ใบแจ้งหนี้บางส่วน
- ใบเสร็จสุดท้าย
- สรุปใบแจ้งหนี้
- ใบลดหนี้
- ใบเพิ่มหนี้
- ใบกำกับภาษี
ใบแจ้งหนี้ Proforma
Proforma Invoice หรือที่บางคนบอกว่าเป็น Invoice เบื้องต้น เป็นโซลูชัน ที่ออกแบบมาเพื่อแสดงข้อเสนอของคุณต่อลูกค้า หากพวกเขายอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณ พวกเขาจะชำระเงินในใบแจ้งหนี้ และคุณสามารถส่งสินค้าหรือบริการตามรายละเอียดได้
หากลูกค้าไม่ยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณ ก็ไม่ต้องจ่าย เป็นเพราะการออกใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่ได้บังคับให้ลูกค้าต้องชำระเงินหรือสร้างภาระภาษีใดๆ
เงื่อนไขใดที่บ่งบอกถึงภาระผูกพันดังกล่าว? เฉพาะเมื่อลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ Proforma ในกรณีเช่นนี้ คุณต้อง ออกใบแจ้งหนี้ตามปกติ และชำระภาษีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการขาย สิ่งที่คุณได้รับคือเงินก่อนการประมวลผลคำสั่งซื้อ แล้วลูกค้าของคุณล่ะ? พวกเขาได้รับประโยชน์เช่นกันเนื่องจากใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยให้ลูกค้าสามารถ เปรียบเทียบข้อเสนอจากหลาย ๆ บริษัท เพื่อเลือกข้อเสนอที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดายและอิสระ
ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า
เมื่อมองแวบแรก ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจะคล้ายกับ Proforma แต่ลองมองให้ดีๆ แล้วคุณจะพบว่ามันแตกต่างกันไป ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเกี่ยวข้องกับภาระผูกพันในการชำระเงิน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นเพียงข้อเสนอเพื่อทำสัญญาขาย
ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อใด แน่นอน ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องกระทำการสำคัญ จากมุมมองของคุณ ทรัพยากรทางการเงินเพื่อดำเนินการตามคำสั่ง ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าช่วยให้คุณได้รับส่วนหนึ่งของการชำระเงินจากลูกค้าก่อนขายสินค้าหรือบริการ สิ่งนี้จะส่งผลดีต่อสภาพคล่องของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการกับคำสั่งซื้อจำนวนมาก คุณสามารถตั้งค่าเป็นเปอร์เซ็นต์เฉพาะของคำสั่งซื้อทั้งหมดได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณมั่นใจมากขึ้นว่าลูกค้าของคุณจะไม่ถอนตัวจากสัญญาเพราะจะสูญเสียเงินที่จ่ายไปแล้ว
ใบกำกับสินค้า
นี่เป็นใบแจ้งหนี้ธรรมดาแต่ขาดไม่ได้จากรายการนี้ ในการทำธุรกรรมทางการค้า ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเกิดขึ้นบ่อยที่สุด นั่นคือเอกสารที่เราทุกคนมีในใจเมื่อเราได้ยินคำว่าใบแจ้งหนี้ เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ ประกอบด้วย องค์ประกอบทั้งหมด 12 รายการตามใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ เป็นเอกสารเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้นระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวสามารถครอบคลุมทั้ง การขายสินค้า และ การให้บริการ
ใบแจ้งหนี้ประจำ
ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เป็นเรื่องธรรมดามากสำหรับการให้บริการ ออกให้ทุกงวดที่กำหนดไว้ ส่วนใหญ่มักจะเป็นเดือน แต่คุณยังสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้รายไตรมาสหรือรายปีได้อีกด้วย สิ่งเหล่านี้มักจะปรากฏในกรณีของการสมัครรับข้อมูลต่างๆ
ค่าธรรมเนียมสำหรับแต่ละเดือนกำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้คุณทราบได้ทันทีว่าต้องชำระเป็นจำนวนเงินเท่าใด คุณลักษณะของใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำนี้ทำให้ง่ายต่อการออกใบแจ้งหนี้ประเภทดังกล่าวโดยอัตโนมัติ ด้วยการใช้แอปพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำอาจกลายเป็นเรื่องธรรมดาและเรียบง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนข้อมูลที่จำเป็น แล้วใบแจ้งหนี้ถัดไปจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ข้อมูลใดที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ โดยปกติ ข้อมูลต่อไปนี้จะเพียงพอ:
- ข้อมูลลูกค้า,
- ข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับ
- จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้
- จะออกใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไปกี่โมง
- วันที่ชำระเงิน.
สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ใบแจ้งหนี้ที่ตามมาแต่ละใบจะคล้ายกับใบแจ้งหนี้ใบแรกที่ออก โดยจะแตกต่างกันในจำนวน วันที่ออกและขาย และวันที่ครบกำหนด หากคุณทราบที่อยู่อีเมลของลูกค้า คุณสามารถให้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณส่งใบแจ้งหนี้เหล่านี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก
ใบแจ้งหนี้บางส่วน
ในกรณีของโครงการขนาดใหญ่ ใบแจ้งหนี้บางส่วนเป็นที่นิยม ในสถานการณ์นี้ งานที่ตกลงกันไว้จะถูกแบ่งออกเป็นขั้นตอน เมื่อบรรลุขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งแล้ว คุณจะออกใบแจ้งหนี้บางส่วน วิธีการออกใบแจ้งหนี้นี้ใช้กับทั้งการจัดหาสินค้าและการให้บริการ เป็นการดีที่สุดที่จะกำหนดกำหนดการชำระเงินก่อนหน้านี้ซึ่งอยู่ในขั้นตอนของการเซ็นสัญญา ด้วยวิธีนี้ คุณจะแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าโดยไม่แปลกใจกับใบแจ้งหนี้ที่คุณออก
ใบแจ้งหนี้บางส่วนมีประโยชน์อย่างไร พวกเขาจะช่วยให้คุณมีสภาพคล่องมากขึ้นในขณะที่ลูกค้าของคุณจะหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินจำนวนมากหลังจากเสร็จสิ้นการสั่งซื้อทั้งหมดเนื่องจากการชำระเงินแบ่งออกเป็นส่วน ๆ และกระจายไปตามกาลเวลา
ใบเสร็จสุดท้าย
ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มักเกิดขึ้นหลังจากเสร็จสิ้นการสั่งซื้อ อาจมาพร้อมกับใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าหรือใบแจ้งหนี้บางส่วน คุณออกใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายโดยการคำนวณจำนวนเงินซึ่งเป็นส่วนต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วและเสร็จสมบูรณ์จนถึงปัจจุบันและจำนวนเงินรวมของสัญญา ทำอย่างไร? คุณต้องลบมูลค่าของใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าหรือบางส่วนที่คุณออกสำหรับโครงการออกจากมูลค่าโครงการทั้งหมด
สรุปใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้สรุปมีประโยชน์เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อหลายรายการกับคุณ คุณไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละรายการ ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ใบแจ้งหนี้สรุปได้ แน่นอนว่า ในการทำให้โซลูชันนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ คำสั่งซื้อแต่ละรายการไม่สามารถยืดเวลาออกไปได้ ทำไม คุณต้องจำไว้ว่าคุณจะได้รับเงินหลังจากออกใบแจ้งหนี้หลังจากผ่านไประยะหนึ่งเท่านั้น ดังนั้น หากคุณรอนานเกินไปก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้สรุป เงินจะเข้าบัญชีของคุณสำหรับคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์
ในทางปฏิบัติ คุณสามารถกำหนดเวลาใบแจ้งหนี้สรุปได้ทุกช่วงเวลา เช่น หนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน เมื่อสิ้นสัปดาห์หรือเดือน คุณรวบรวมคำสั่งซื้อทั้งหมดที่คุณทำไว้สำหรับลูกค้ารายนั้นและเตรียมใบแจ้งหนี้สรุปใบเดียว คุณยังสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เมื่อลูกค้าได้สั่งซื้อแล้ว แต่จะเพิ่มอย่างอื่นในภายหลัง ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดใบแจ้งหนี้แยกกันสองใบ แต่คุณสามารถรวมคำสั่งซื้อทั้งสองไว้ในสรุปได้
ใบลดหนี้
ใบลดหนี้เป็นใบเรียกเก็บเงินประเภทหนึ่ง โดยทั่วไปจะใช้เมื่อลูกค้า ส่งคืนสินค้า ชำระค่าสินค้าแต่ต้องการยกเลิกคำสั่งซื้อ หรือได้รับสินค้าที่เสียหายหรือ มีขนาดเล็กกว่าปกติซึ่งเกี่ยวข้องกับการลดราคาเพื่อเป็นการชดเชย คุณยังสามารถแจกบันทึกนี้เมื่อคุณต้องการมอบส่วนลดเพิ่มเติมให้กับลูกค้าหลังจากที่คำสั่งซื้อของพวกเขาเสร็จสิ้นและชำระเงินแล้ว นอกจากนี้ยังใช้เมื่อใบแจ้งหนี้มีมูลค่ารวมที่ไม่ถูกต้องและสูงเกินจริง ดังนั้นจึงต้องมีการปรับปรุง
ใบลดหนี้หมายความว่าผู้ขายเป็นหนี้เงินของผู้ซื้อ เป็นการยืนยันจากผู้ขายว่าเขาหรือเธอได้ให้เครดิตในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งแก่ผู้ซื้อ ผู้ซื้อสามารถใช้เครดิตนี้สำหรับการซื้อในอนาคตหรือขอเงินคืน
ใบเพิ่มหนี้
นี่คือประเภทของใบแจ้งหนี้แก้ไขที่คุณส่งให้กับลูกค้าเมื่อคุณ ทำผิดพลาดในการ understating มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่ขาย ใบเพิ่มหนี้หมายความว่านอกเหนือจากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้แล้ว ลูกค้ายังเป็นหนี้คุณในจำนวนเงินที่ออกใบลดหนี้นั้นด้วย ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้เครดิตหรือเดบิตกับใบแจ้งหนี้ปกติคือคุณส่งใบแจ้งหนี้ปกติเมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้เครดิตหรือเดบิตเกิดขึ้นหลังจากออกใบแจ้งหนี้ปกติแล้วเพื่อแก้ไขจำนวนเงินที่แสดงในใบแจ้งหนี้
ใบกำกับภาษี
ในประเทศที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) ใบแจ้งหนี้ประเภททั่วไปคือใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นเอกสารการขายสินค้าและบริการโดยหน่วยงานที่เป็นผู้ชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยทั่วไปคือบริษัทส่วนใหญ่ที่ดำเนินการในประเทศดังกล่าว ที่น่าสนใจ ถึงแม้ว่าจะไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศของคุณ หากคุณขายสินค้าหรือบริการไปยังประเทศที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณอาจต้องออกใบแจ้งหนี้ที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
อ่านเพิ่มเติม: 5 ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด