ผู้คนมากกว่า 330 ล้านคนทั่วโลกใช้งานเอกสาร PDF ในแต่ละวัน PDF ได้กลายเป็นแกนหลักของการดำเนินงานขององค์กรสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเติบโตของวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล

‍

ง่ายต่อการใช้งาน จัดเก็บ และทำงานร่วมกับ อย่างไรก็ตาม คุณต้องใช้แพลตฟอร์มที่ถูกต้องในการประมวลผล ซอฟต์แวร์ PDF จำนวนมากใช้งานยากและต้องพึ่งพาบุคคลที่สามสำหรับการดำเนินการขั้นพื้นฐาน

‍

เลือกซอฟต์แวร์ PDF ที่ประมวลผล PDF โดยไม่สร้างภาระให้กับระบบของคุณ มาดูคุณลักษณะสำคัญบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ PDF

คุณสมบัติสำคัญ 10 ประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ PDF

Portable Document Format (PDF) ตามชื่อที่แนะนำ คือรูปแบบเอกสารดิจิทัลที่มีข้อมูลที่สามารถ ประมวลผล รักษาความปลอดภัย และแบ่งปันได้อย่างง่ายดายทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้กลายเป็นหนึ่งในหลักสำคัญที่โดดเด่นที่สุดในพื้นที่ทำงานดิจิทัลในปัจจุบัน

‍

การดำเนินการใดๆ ขององค์กรต้องใช้ PDF จำนวนมากเพื่อสร้าง แก้ไข และแชร์ข้ามแพลตฟอร์ม ในฐานะธุรกิจในยุคดิจิทัล คุณจะต้องใช้ประโยชน์จาก PDF เป็นประจำทุกวัน

‍

เพื่อสิ่งนั้น คุณต้องมีซอฟต์แวร์ PDF ที่ใช้งานง่ายและมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับลักษณะและขอบเขตของการดำเนินธุรกิจของคุณ เราได้นำเสนอคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ PDF ลองดูสิ.

1. การแปลงหลายรูปแบบ

แหล่งที่มา

‍

คุณสมบัติแรกและสำคัญที่สุดที่คุณต้องดูในซอฟต์แวร์ PDF ของคุณคือหาก มีการแปลงเอกสาร PDF เป็นรูปแบบอื่น ๆ เช่น word เช่น Word, Excel, PPT, JPG เป็นต้น

‍

เนื่องจาก ไฟล์ PDF มีชื่อเสียงในด้านการแก้ไขที่เข้มงวดและการใช้งานที่ยืดหยุ่น ธุรกิจต่างๆ มักจะต้องพึ่งพาเครื่องมือภายนอกเพื่อแยกการใช้งานที่เหมาะสมที่สุดออกจากไฟล์ PDF การใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การแปลงระหว่างเดินทางช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

‍

คุณสามารถแปลง PDF เป็น Word ได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือของ Smallpdf และเอกสาร word กลับเป็น PDF เพื่อให้เหมาะกับการใช้งานของเอกสาร ทำให้การแชร์และประมวลผลเอกสารบนแพลตฟอร์มต่างๆ ง่ายขึ้น เนื่องจากคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ยอมรับบนแพลตฟอร์มนั้น

2. สะดวกในการใช้

ซอฟต์แวร์ PDF เป็นเครื่องมือในชีวิตประจำวันที่ช่วยให้ขั้นตอนการดำเนินงานในสำนักงานง่ายขึ้น ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องมือที่ซับซ้อนที่ต้องใช้ช่วงการเรียนรู้เพื่อให้พนักงานใช้ ซอฟต์แวร์ PDF ควรใช้งานง่ายเพื่อให้ทุกคนได้รับประโยชน์สูงสุด

‍

ผู้ใช้ควรจะสามารถแก้ไขเอกสารและสแกนได้อย่างง่ายดาย มองหา คุณสมบัติ OCR เช่น Optical Character Recognition เนื่องจากจะเปลี่ยนรูปภาพเป็นข้อความโดยการจดจำข้อความ ในรูปภาพ สิ่งนี้ช่วยเปลี่ยน PDF ให้เป็นเอกสารที่แก้ไขได้ซึ่งสามารถดำเนินการได้ทุกที่

‍

นอกเหนือจากนั้น ให้ดูว่าโซลูชันซอฟต์แวร์ มีเทมเพลตที่สามารถใช้เพื่อเร่งกระบวนการทำงานของคุณ เมื่อคุณมีเทมเพลตพร้อมให้เลือก คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้เวลากับด้านต่างๆ เช่น การออกแบบและเค้าโครง

3. ราคาและการออกใบอนุญาต

โซลูชันซอฟต์แวร์ PDF มักจะมีให้ใช้งานในรูปแบบผลิตภัณฑ์ SaaS ซึ่งหมายความว่า คุณจะต้องซื้อซอฟต์แวร์ดังกล่าวแบบสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปี เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่บริษัทต่างๆ ใช้ทุกวัน พวกเขาจึงมักเลือกสมัครแบบตลอดชีพเช่นกัน

‍

ราคาและสิทธิ์ใช้งานของซอฟต์แวร์ PDF มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจซื้อของคุณ มีซอฟต์แวร์ PDF ที่ ให้บริการฟรี และมีฟังก์ชันพื้นฐานและบางครั้งก็ยอดเยี่ยม ในขณะที่ผู้ให้บริการรายอื่นเสนอ คุณสมบัติพิเศษมากมายในราคาที่สูงกว่า

‍

โซลูชันที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับงบประมาณและการใช้งานที่คุณต้องการจากเครื่องมือ ระบุความต้องการของคุณและงบประมาณที่คุณสามารถจัดสรรเพื่อทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย หากโซลูชันเสนอ การทดลองใช้ฟรี ใช้โอกาสนี้เพื่อประเมินว่าเครื่องมือจะเข้ากันได้ กับโครงสร้างงานของคุณหรือไม่

4. การใช้งานข้ามแพลตฟอร์ม

คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ PDF คือความเข้ากันได้กับแพลตฟอร์มของบุคคลที่สาม ซอฟต์แวร์ PDF จะต้องทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอื่นสำหรับงานต่างๆ ตัวอย่างเช่น อนุญาตให้มีผู้เข้าร่วมหลายคนในเอกสาร

‍

ในทำนองเดียวกัน เอกสาร PDF ควรสามารถเข้าถึงได้จากแพลตฟอร์มต่างๆ อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ควรมีความยืดหยุ่นในการอนุญาตให้ใช้เอกสาร PDF โดยหลายฝ่ายในเวลาเดียวกัน

5. เป็นมิตรกับมือถือ

แหล่งที่มา

‍

ประมาณครึ่งหนึ่งของการเข้าชมเว็บทั่วโลกมาจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ ทุกคนตั้งแต่พนักงานของคุณไปจนถึงผู้ร่วมงานของคุณมีแนวโน้มที่จะใช้อุปกรณ์พกพา เพื่อเข้าถึงและทำงานกับ PDF ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบโซลูชันซอฟต์แวร์ของคุณสำหรับความสามารถในการใช้งานบนมือถือ

‍

PDF ของคุณจะต้องสามารถแก้ไขได้ในขณะเดินทาง ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ควรจะทำงานกับพวกเขาด้วยวิธีเดียวกันจากอุปกรณ์พกพาเหมือนกับที่พวกเขาทำจากเดสก์ท็อป สิ่งนี้ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับความสามารถในการอ่านและการปรับระยะขอบ

‍

อุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตมีหน้าจอที่เล็กกว่า ดังนั้น ซอฟต์แวร์ควรสามารถปรับขนาดของเอกสารได้โดยไม่ลดทอนความสามารถในการอ่านข้อความ หากเอกสารถูกบีบอัด คุณภาพจะไม่ได้รับผลกระทบเมื่อเปิดในหน้าจอขนาดเล็ก

6. ความปลอดภัยในตัว

หนึ่งในเหตุผลหลัก ที่ PDF กลายเป็นรูปแบบที่นำไปใช้ในพื้นที่ขององค์กรคือการรักษาความปลอดภัยที่มีให้ ไม่ใช่ทุกคนที่จะเข้าถึงหรือแก้ไขได้ สามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดายทั่วโลกโดยไม่ต้องประนีประนอมกับเนื้อหาภายใน

‍

ซอฟต์แวร์ PDF ที่คุณเลือกต้องมีการรักษาความปลอดภัยระดับสูงสุดเพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับในเอกสารของคุณ มองหา คุณสมบัติต่างๆ เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่านที่ช่วยให้คุณจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึง เอกสารได้

‍

มี สิทธิ์พิเศษที่อนุญาตให้คุณเลือกว่าใครสามารถอ่านหรือแก้ไขเอกสารได้ คุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถจำกัดหรือยกเลิกการเข้าถึงหลังจากแชร์เอกสารกับผู้ใช้แล้ว เพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารนั้นได้อีก

7. การสนับสนุนลูกค้าและการบริการ

แม้ว่าซอฟต์แวร์ PDF จะเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ง่าย แต่ผู้ให้บริการของคุณยังคงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ดูว่า ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จัดเตรียมบทช่วยสอนและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้โซลูชันให้กับคุณ

‍

ต้องมี คำถามที่พบบ่อยเพื่อช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาง่ายๆ ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ยังต้องมีการบริการลูกค้าในทันทีเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาที่ใหญ่กว่า หากต้องการทราบเกี่ยวกับคุณภาพของบริการที่ผู้ให้บริการมอบให้ ตรวจสอบรีวิวและความคิดเห็นของผู้ใช้

‍

มันจะทำให้คุณเข้าใจความจริงว่าผู้ให้บริการของคุณมีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหามากน้อยเพียงใด ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถ ถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับการบริการลูกค้าของตนได้เสมอ เพื่อรับแนวคิดพื้นฐาน เกี่ยวกับขอบเขตของบริการที่มีให้

8. บนคลาวด์

โซลูชันซอฟต์แวร์ PDF บนคลาวด์เป็นโซลูชันที่บริษัทต่างๆ เลือกใช้มากที่สุด นี่เป็นเพราะเหตุผลง่ายๆ ที่พวกเขาเป็น โซลูชันขนาดเล็กที่ใช้งานง่ายและให้สิทธิ์การเข้าถึง

‍

คุณไม่ต้องการให้ระบบ PDF ของคุณทำงานหนักหรือช้า ยิ่งไปกว่านั้น ระบบที่ช้าสามารถขัดขวางขั้นตอนการดำเนินงานทั้งหมดของคุณด้วยการประมวลผลที่เฉื่อยชา ระบบบนคลาวด์นั้นรวดเร็ว คล่องตัว และยืดหยุ่นในการใช้งาน รวมถึงเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่

9. การรวม eSignature

แหล่งที่มา

‍

ตัวเลือก eSignature กลายเป็นความต้องการในชั่วโมงนี้ เนื่องจาก มีธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ดำเนินธุรกิจเสมือนจริง คุณไม่สามารถส่งเอกสารที่จับต้องได้ให้กับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งและรอเป็นวันเพื่อรับกลับพร้อมลายเซ็น

‍

ซอฟต์แวร์ PDF ของคุณควรมีเครื่องมือ eSignature ที่ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสารและส่งกลับคืนโดยมีคุณภาพเหมือนเดิม ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำธุรกรรมระหว่างฝ่ายต่าง ๆ และทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. ระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกระบวนการขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณดำเนินการในขนาดใหญ่และคุณจำเป็นต้องดำเนินการเอกสารจำนวนมาก ในแต่ละวัน มองหาคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ PDF ของคุณเพื่อให้สามารถเลือกได้อย่างถูกต้อง

‍

คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องมือลากและวาง และเครื่องมือค้นหาและแทนที่ ช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและง่ายขึ้น โดยไม่มีข้อผิดพลาด คำอธิบายประกอบและมาร์กอัปจะช่วยให้คุณแก้ไข PDF ได้เร็วขึ้น

‍

มันจะช่วยให้ผู้ใช้คนต่อไปประมวลผลได้เร็วขึ้นและพวกเขาจะรู้จุดที่ต้องค้นหาทันที ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถดำเนินการได้ในเวลาไม่นาน

เลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ PDF ที่มีคุณลักษณะหลากหลายและคล่องตัวเพื่อให้การทำงานประจำวันของคุณง่ายขึ้น

PDF ได้กลายเป็นรูปแบบไฟล์ go-to สำหรับการดำเนินงานขององค์กร การเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องเพื่อประมวลผลและจัดการจะช่วยให้คุณดึงสิ่งที่ดีที่สุดออกมาและทำให้การดำเนินงานประจำวันของคุณในฐานะธุรกิจง่ายขึ้น

‍

มองหาคุณสมบัติต่างๆ เช่น การแก้ไขขณะเดินทางและการทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์มในซอฟต์แวร์ PDF ของคุณ ควรให้ความปลอดภัยสูงสุดในขณะที่มีน้ำหนักเบาและใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ทุกประเภท

‍

แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นว่าคุณคิดว่าคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์ PDf ควรมีเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการได้ง่ายขึ้น

‍