องค์กรที่ทำงาน: 10 เคล็ดลับในการจัดระเบียบการทำงานหลัก
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-16สงสัยว่าความลับของคนที่ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานคืออะไร? โดยปกติแล้ว คุณจะสังเกตได้ทันทีว่านี่เป็นเรื่องเฉพาะบุคคล เนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีทักษะที่แข็งและอ่อน บุคลิกภาพหรือลักษณะนิสัยเฉพาะตัว อย่างไรก็ตาม มีองค์ประกอบหนึ่งที่คุณสามารถดูแลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของงานประจำวันของคุณและเพิ่มความสำเร็จของผลลัพธ์ที่คาดหวัง นั่นคือการจัดระเบียบงานที่ดี ยังไง? ด้านล่างนี้คุณจะพบรายการเคล็ดลับ 10 ข้อสำหรับองค์กรของเราที่สามารถทำให้เป็นจริงได้
องค์กรที่ทำงาน – สารบัญ:
- วางแผนการทำงานของคุณ
- มุ่งเน้นไปที่หนึ่งเป้าหมาย (และงาน) ในแต่ละครั้ง
- อย่าลืมหยุดพักเป็นประจำ
- กำหนดลำดับความสำคัญ
- ประมาณการและควบคุมเวลา
- สร้างวงจรการผลิตแต่ละรายการ
- กำจัดสิ่งรบกวน
- ทำงานกับบอร์ด Kanban
- ใช้เครื่องมือเพื่อปรับปรุงงานของคุณ
- กำหนดขอบเขตสำหรับเพื่อนร่วมงาน
- จัดระเบียบการทำงานที่ดีขึ้น - ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าต้องทำอะไร
วางแผนการทำงานของคุณ
คุณสามารถจัดตารางเวลาของคุณในเครื่องมือออนไลน์พิเศษ ในสมุดบันทึกออนไลน์ แบบดั้งเดิมบนกระดาษ (วิธีใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณที่สุด) - อย่าลืมวางแผนงานของคุณหากคุณสนใจที่จะปรับปรุงองค์กรของคุณ การเขียนหน้าที่ที่ต้องทำทั้งหมดสำหรับวันหรือสัปดาห์ที่กำหนดเป็นพื้นฐานสำหรับขั้นตอนต่อไปที่เรากล่าวถึง อย่างไรก็ตาม อย่าลืมวางแผนการทำงานเพียง 80% ของเวลาทำงาน ส่วนที่เหลือควรเผื่อไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน
มุ่งเน้นไปที่หนึ่งเป้าหมาย (และงาน) ในแต่ละครั้ง
คุณจะไม่สามารถบรรลุทุกสิ่งที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเองในทันที เช่นเดียวกับที่คุณจะไม่สามารถจัดการงานทั้งหมดที่คุณวางแผนไว้สำหรับวันก่อนบ่ายให้เสร็จได้ มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดในขณะนี้ แล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ในเชิงบวก
อย่าลืมหยุดพักเป็นประจำ
ดีที่สุดคือวางแผนการพักของคุณทุกวันในช่วงเวลาเดียวกัน (แน่นอนว่าเป็นไปได้มากที่สุด) วิธีนี้จะทำให้ร่างกายของคุณเข้าสู่จังหวะการทำงานที่แน่นอน ทำให้บรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
กำหนดลำดับความสำคัญ
งานไหนสำคัญและเร่งด่วน และงานไหนควรถอยกลับ? เมื่อคุณวางแผนงานของคุณแล้ว คุณควรกำหนดลำดับที่คุณควรดำเนินการตามความรับผิดชอบต่างๆ (เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์จะช่วยคุณในเรื่องนี้) วิธีนี้จะทำให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไรและทำอย่างไรจึงจะย้ายจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งได้อย่างราบรื่น โดยไม่ปล่อยให้ตัวเองลังเลแม้แต่นิดเดียว
ประมาณการและควบคุมเวลา
ในการจัดระเบียบเวลาทำงานของคุณให้ดีที่สุด คุณควรพึ่งพาการประมาณว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานหนึ่งๆ ให้เสร็จ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถควบคุมเวลาได้ในขณะที่เพิ่มแรงจูงใจในการทำมันให้สำเร็จ ในทางกลับกัน การตรวจสอบความเร็วของหน้าที่ของคุณอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้คุณคาดการณ์ปัญหาคอขวดและเรียนรู้บทเรียนสำหรับอนาคต (เช่น ในแง่ของความจริงที่ว่างานบางประเภทต้องมีกำหนดเวลาที่ขยายออกไป) การดำเนินการทั้งสองนี้ช่วยปรับปรุงการจัดระบบงานอย่างมีนัยสำคัญ
สร้างวงจรการผลิตแต่ละรายการ
ชั่วโมงไหนที่คุณทำงานได้ดีที่สุด? การค้นพบว่าคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในช่วงเช้า เที่ยง หรือบ่าย (และข้อเท็จจริงนี้มีความสัมพันธ์กับมื้ออาหารที่ทำงานของคุณอย่างไร) เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการจัดระเบียบงานประจำวันของคุณให้ดีขึ้น ท้ายที่สุดแล้ว เป็นการดีที่สุดที่จะปล่อยให้ตัวเองทำงานที่ท้าทายที่สุดเมื่อคุณมีประสิทธิผลมากที่สุด เพื่อที่การทำมันให้เสร็จควรจะง่ายขึ้นเล็กน้อย ในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลน้อยที่สุด ในทางกลับกัน คุณควรทำงานอัตโนมัติและซ้ำๆ ที่ไม่ต้องการความมุ่งมั่นมากนัก วิธีนี้จะช่วยคุณกำจัดความรู้สึกเสียเวลาในการทำงาน
กำจัดสิ่งรบกวน
พึงระลึกไว้ว่าไม่มีสิ่งใดทำงานได้ไม่ดีเท่ากับการยอมจำนนต่อสิ่งรบกวนทุกประเภทตลอดเวลา เช่น การเช็คโซเชียลมีเดีย เยี่ยมเพื่อนร่วมงาน หรืออ่านอีเมล ทำไม เนื่องจากจิตใจของเราต้องใช้เวลาชั่วขณะในการจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ และการเบี่ยงเบนความสนใจแต่ละครั้งจะทำให้สมาธิของเราจางลงและเราต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะบล็อกบางไซต์ในระหว่างการทำงานของคุณ หรือใช้เทคนิค Pomodoro (ซึ่งรองรับการทำงานเป็นรอบ) เพื่อหลีกเลี่ยงการยอมจำนนต่อสิ่งรบกวน
ในเรื่องนี้ โปรดทราบว่าคุณพบสิ่งรบกวนทั้งในสำนักงานและขณะทำงานที่บ้าน ระบุสิ่งที่มักจะทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงาน จากนั้นพยายามขจัดปัญหาเหล่านี้เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ
ทำงานกับบอร์ด Kanban
การแสดงภาพงานที่ต้องทำของคุณบนกระดานคัมบัง (การแบ่งคอลัมน์คือสิ่งที่ต้องทำ) ปรับปรุงการควบคุมเวิร์กโฟลว์ ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้ผู้อื่นเห็นว่าพวกเขาสามารถใช้ทรัพยากรของคุณได้หรือไม่ หรือบางทีคุณอาจกำลังมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญและไม่สามารถหาพื้นที่ว่างที่จะช่วยได้
ใช้เครื่องมือเพื่อปรับปรุงงานของคุณ
ลองนึกถึงซอฟต์แวร์ประเภทนี้ (เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Firmbee ของเรา) หากคุณทำงานเป็นทีมและรู้สึกว่าจำเป็นต้องปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมแต่ละคน โซลูชันที่ช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการที่เกิดขึ้นในที่เดียวสามารถปรับปรุงองค์กรของงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม คุณต้องอย่าลืมเลือกอย่างเหมาะสมสำหรับความต้องการของทีมของคุณ (โดยการวิเคราะห์ส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหา)
กำหนดขอบเขตสำหรับเพื่อนร่วมงาน
คำแนะนำสุดท้ายเป็นคำแนะนำที่คนส่วนน้อยอยากทำ เพราะเชื่อว่าการทำเช่นนั้น คุณอาจได้รับป้ายชื่อ "เพื่อนที่ไม่ช่วยเหลือ" อย่างไรก็ตาม บางครั้งก็เป็นการดีกว่าที่จะบอกเพื่อนร่วมงานว่าคุณจะไม่ช่วยพวกเขาในตอนนี้ ดีกว่าการให้กำลังใจผู้อื่นอย่างแข็งขันและงานของคุณล่าช้าในภายหลัง ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อทั้งตัวคุณ (ผลกระทบต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่เกี่ยวข้องกับความเครียดและการทำงานล่วงเวลา) และ องค์กร (เนื่องจากพลาดกำหนดเวลา)
องค์กรการทำงานที่ดีขึ้น - ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าต้องทำอะไร
คุณอาจคิดว่าคำแนะนำข้างต้นนั้น “เล็กน้อย” และไม่เพียงพอที่จะสะสางความยุ่งเหยิงในชีวิตการทำงานของคุณอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม ลองรวมบางอย่างเข้ากับกิจกรรมประจำวันของคุณ แล้วคุณจะสังเกตได้อย่างรวดเร็วว่าผลลัพธ์จะเกินความคาดหมายของคุณไปมาก แน่นอนว่าไม่ใช่กรณีที่เคล็ดลับทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นจะใช้ได้ในสถานการณ์ของคุณ (ทั้งหมดขึ้นอยู่กับปัญหาที่คุณเคยมีกับการจัดการงานจนถึงตอนนี้) แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสมสำหรับการคิดเกี่ยวกับ เปลี่ยน ดำเนินการ และจากนั้น - เพลิดเพลินกับผลลัพธ์
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง