11 สิ่งที่คนจัดระเบียบและสร้างสรรค์ทำทุกวัน
เผยแพร่แล้ว: 2017-11-05มีเหตุผลว่าทำไมคนที่สงบและเครียดน้อยที่สุดคือคนที่ทำเต็มที่ที่สุด
เรามักสับสนระหว่างการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับการทำงานให้เร็วที่สุดในทุกๆ วินาทีของวัน เรากลัวว่าการจัดระเบียบช้าลงจะทำลายประสิทธิภาพการทำงานของเรา แต่ข้อเท็จจริงชี้ให้เห็นเป็นอย่างอื่น:
- พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้เวลามากกว่าหนึ่งชั่วโมงในแต่ละวันเพื่อค้นหาสิ่งต่างๆ
- ผู้บริหารชาวอเมริกันโดยเฉลี่ยใช้เวลาหกสัปดาห์ต่อปีเพื่อค้นหาข้อมูลที่วางผิดที่จากโต๊ะทำงานที่รกและไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบ
- 23% ของผู้ใหญ่บอกว่าพวกเขามาจ่ายช้าเพราะทำเงินหาย
การไม่เป็นระเบียบนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงทั้งในแง่ของเงินและเวลา แต่ถ้าคุณสามารถโน้มน้าวตัวเองให้ช้าลงและจัดระเบียบได้ ROI จะทำให้คุณตกใจ
“ทุกๆ นาทีที่ใช้ในการจัดระเบียบ จะได้รับชั่วโมง” - เบนจามินแฟรงคลิน
แม้ว่าการประเมินของเบนจามิน แฟรงคลินจะเกินจริง แต่การใช้เวลาในการจัดระเบียบยังคงเป็นการลงทุนที่มีคุณค่า ผู้เชี่ยวชาญคาดการณ์ว่าทุก ๆ ชั่วโมงที่ใช้ในการวางแผนและจัดระเบียบจะช่วยประหยัดเวลาได้สามถึงสี่ชั่วโมงซึ่งมิฉะนั้นจะสูญเปล่า
มีเหตุผลว่าทำไมคนที่ใจเย็นที่สุดและเครียดน้อยที่สุดคือคนที่ทำเต็มที่ที่สุด—พวกเขาเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดองค์กร และพวกเขาได้ปรับนิสัยของพวกเขาตามนั้น
ข่าวดีก็คือคุณสามารถมีระเบียบและมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วย เพียงแค่เลียนแบบนิสัยที่พวกเขาพึ่งพา
อย่าปล่อยให้โต๊ะทำงานรก
คุณอาจคิดว่าคุณรู้อย่างแน่ชัดว่าอยู่ที่ไหน และในกองกระดาษใด คุณสามารถค้นหาเอกสารเฉพาะได้ แต่คุณกำลังล้อเล่นถ้าคุณไม่คิดว่าคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยโต๊ะทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบ แค่ จัดระเบียบ ของบนโต๊ะก็ช่วยให้คุณ จัดระเบียบ ในความคิดได้ นอกจากนี้ การวิจัยที่ดำเนินการที่มหาวิทยาลัยพรินซ์ตันเปิดเผยว่ายิ่งสมองของเราถูกโจมตีโดยสิ่งเร้าที่แข่งขันกันบนโต๊ะที่รกมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งจดจ่อน้อยลงเท่านั้น และนี่ไม่ใช่แค่หลักฐานเชิงอัตนัย พวกเขาสามารถเห็นความแตกต่างใน MRIs ของการทำงานของสมองของอาสาสมัคร
พวกเขาไม่เคยแตะต้องสิ่งต่าง ๆ สองครั้ง
คนที่มีระเบียบและมีประสิทธิผลไม่เคยวางสิ่งใดไว้ในรูปแบบการถือครอง เพราะการสัมผัสสิ่งต่างๆ สองครั้งเป็นการเสียเวลาอย่างมาก อย่าบันทึกอีเมลหรือโทรศัพท์เพื่อจัดการในภายหลัง ทันทีที่บางสิ่งได้รับความสนใจ คุณควรดำเนินการ มอบหมาย หรือลบออก
พวกเขาไม่ตอบกลับอีเมลเมื่อมาถึง
คนที่มีประสิทธิผลจะไม่ยอมให้อีเมลของพวกเขาถูกรบกวนอย่างต่อเนื่อง นอกเหนือจากการตรวจสอบอีเมลตามกำหนดเวลาแล้ว พวกเขายังใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะที่จัดลำดับความสำคัญของข้อความตามผู้ส่ง พวกเขาตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับผู้ขายที่สำคัญที่สุดและลูกค้าที่ดีที่สุดของพวกเขา และบันทึกส่วนที่เหลือจนกว่าจะถึงจุดหยุดในการทำงาน บางคนถึงกับตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ส่งทราบเมื่อพวกเขาจะตรวจสอบอีเมลอีกครั้ง
แนะนำสำหรับคุณ:
พวกเขาทำงานจากรายการสิ่งที่ต้องทำเดียว
จำวันที่ผู้คนเคยซื้อเครื่องวางแผนราคาแพงที่ทำด้วยหนังและเติมรายการสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญหรือไม่? สิ่งเหล่านั้นอาจดูเหมือนโรงเรียนเก่าไปหน่อย แต่ไม่มีใครปฏิเสธได้ว่าวิธีนี้ได้ผล เหตุใดนักวางแผนเหล่านั้นจึงมีประสิทธิภาพ พวกเขาเตือนเราถึงความสำคัญของการทำรายการสิ่งที่ต้องทำเพียงรายการเดียว เมื่อคุณรวมทุกอย่างไว้ในรายการเดียว คุณจะรู้เสมอว่าต้องดูที่ไหน และคุณสามารถหยุดเสียเวลาพยายามจำว่ารายการใดมีข้อมูลที่คุณต้องการ
มีความตระหนักในตนเองสูง
คนที่มีประสิทธิผลสูงและมีระเบียบมีความชัดเจนว่าพวกเขาเป็นใคร พวกเขารู้จุดอ่อนของพวกเขา และพวกเขาวาง โครงสร้างองค์กรเพื่อเอาชนะพวกเขา หากพวกเขามักจะปล่อยให้การประชุมดำเนินไปนานเกินไป พวกเขาตั้งเวลา หากพวกเขามีปัญหาในการทำให้การประชุมมีประสิทธิผล พวกเขาจะจัดทำวาระ หากพวกเขาลืมตรวจสอบข้อความเสียงในตอนเช้า พวกเขาตั้งการเตือนความจำ รายละเอียดไม่สำคัญ สิ่งสำคัญคือพวกเขาคิดอย่างรอบคอบและใช้ความช่วยเหลือและกิจวัตรเฉพาะที่ทำงานกับจุดอ่อนขององค์กร
พวกเขาหาเวลาทานอาหารกลางวัน
เราเคยไปที่นั่นมาแล้ว คุณกำลังยุ่งอยู่ และเมื่อคุณเงยหน้าขึ้น นี่ก็เลยเวลาอาหารกลางวันไปแล้ว คุณจะไปโดยไม่ต้องคว้าโดนัทหรือถุงชิปจากเครื่องทำขนม ทั้งสองเป็นความคิดที่ไม่ดีจริงๆ โดนัทจะช่วยเพิ่มพลังงานให้กับคุณเป็นเวลาประมาณ 20 นาที แต่หลังจากนั้น โฟกัสของคุณจะลดลงราวกับก้อนหิน ตราบใดที่การ ข้ามมื้ออาหาร ไม่เพียงแต่จะส่งผลต่อสมาธิ ประสิทธิภาพการทำงาน และทักษะการแก้ปัญหาของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อรอบเอวของคุณด้วย —ไม่ใช่ในแบบที่คุณคาดหวัง การวิจัยจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐโอไฮโอแสดงให้เห็นว่าน้ำหนักที่คุณสูญเสียโดยการข้ามมื้ออาหารคือน้ำหนักของกล้ามเนื้อที่คุณจะได้รับกลับมาเป็นไขมันในภายหลัง
พวกมันกินกบ
“การกินกบ” เป็นยาแก้พิษที่ดีที่สุดสำหรับการผัดวันประกันพรุ่ง คนที่มีประสิทธิผลสูงเริ่มต้นทุกเช้าด้วย "การรักษา" อันแสนอร่อยนี้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง พวกเขาทำสิ่งที่น่ารับประทานน้อยที่สุดและน่ากลัวที่สุดในรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนที่พวกเขาจะทำอย่างอื่น หลังจากนั้นพวกเขาจะมีอิสระที่จะจัดการกับสิ่งที่ทำให้พวกเขาตื่นเต้นและเป็นแรงบันดาลใจ
พวกเขาจัดระเบียบในตอนท้ายของแต่ละวัน
วิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับความยุ่งเหยิงคือการจัดโต๊ะประมาณ 10 นาทีในแต่ละวัน แม้ว่าเราจะทราบดีว่าการสัมผัสสิ่งต่างๆ เพียงครั้งเดียวเป็นการดีที่สุด แต่เราหยุดงานไปครึ่งทางเพราะโทรศัพท์ดังขึ้นหรือมีคนแวะมาคุย คุณไม่สามารถป้องกันสิ่งเหล่านี้ได้จริงๆ แต่ คุณสามารถจบวันด้วยการแก้ไขสิ่งที่คุณเหลือไว้ครึ่งหนึ่ง
พวกเขาวางแผนวันคืนก่อน
ผู้คนที่มีระเบียบและมีประสิทธิผลจะเข้านอนทุกคืน มั่นใจในความรู้ว่าพวกเขาจะทำอะไรให้สำเร็จในวันรุ่งขึ้น พวกเขาจัดลำดับความสำคัญตรงในคืนก่อน เพื่อที่ว่าเมื่อเริ่มต้นวัน พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะฟุ้งซ่านโดย "การปกครองแบบเผด็จการเร่งด่วน"—ไฟเล็กๆ เหล่านั้นที่ปรากฏขึ้นและขัดขวางการจัดลำดับความสำคัญที่แท้จริงของพวกเขา
พวกเขาใช้เทคโนโลยีอย่างเต็มที่
มีคนพูดกันเยอะมากว่าเทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยยืดวันทำงานได้อย่างไร ทำให้เราทำงานตลอดเวลา แม้ว่านั่นอาจเป็นความจริง แต่เทคโนโลยียังสามารถทำให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อให้กล่องขาเข้าของคุณปราศจากสแปม หรือใช้แอพอย่าง Evernote เพื่อจัดระเบียบข้อมูลที่คุณต้องการอีกครั้ง เทคโนโลยีก็ไม่ได้แย่เสมอไป ใช้อย่างถูกต้องสามารถประหยัดเวลาได้มาก
พวกเขาไม่ละเลยจดหมายหอยทากของพวกเขา
สำหรับเรื่องนี้ เรากลับไปที่ปรัชญา "สัมผัสครั้งเดียว" สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ ทุกวันนี้มีจดหมายหอยทากไม่มากนักที่เราตั้งตารอ แต่การเพิกเฉยอาจทำให้เกิดปัญหาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงเรื่องต่างๆ เช่น ใบเรียกเก็บเงินและการแจ้งเตือนภาษี เพียงแค่ไปข้างหน้าและเปิดมัน และดูแลมันทันทีที่มาถึง ไม่เช่นนั้นคุณจะต้องขุดใต้เบาะโซฟาเพื่อค้นหาใบเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระ
รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน
ทุกนาทีที่คุณใช้ไปเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณวางผิดที่หรือพยายามจำสิ่งที่คุณควรทำต่อไปจะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ในทางกลับกันก็กินเข้าไปในศักยภาพในอาชีพของคุณ ข่าวดีก็คือมีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นแม้แต่คนที่ไม่เป็นระเบียบที่สุดในหมู่พวกเราก็สามารถวางระบบไว้เพื่อควบคุมดูแลเราได้
เกี่ยวกับผู้เขียน
Dr. Travis Bradberry เป็นผู้เขียนร่วมที่ได้รับรางวัลหนังสือขายดีอันดับ 1, Emotional Intelligence 2.0 และผู้ร่วมก่อตั้ง TalentSmart ผู้ให้บริการทดสอบและฝึกอบรมความฉลาดทางอารมณ์ชั้นนำของโลก โดยให้บริการมากกว่า 75% ของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 หนังสือขายดีของเขาได้รับการแปลเป็น 25 ภาษาและมีจำหน่ายในกว่า 150 ประเทศ ดร. แบรดเบอร์รี่เขียนหรือครอบคลุมโดย Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post และ The Harvard Business Review